Gợi ý mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên; và quan trọng nhất của doanh nghiệp trong năm. Đây không chỉ là sự kiện tri ân thông thường. Mà nó còn có vai trò định hướng hình ảnh truyền thông của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và các bạn hàng.

Vì vậy việc chú trọng xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết chương trình là việc làm hết sức cần thiết. Ngay sau đây, XooEvent cũng xin giới thiệu đến quý vị phần sơ lược mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Phía lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo để triển khai sự kiện này một cách chủ động, hiệu quả hơn.

Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Trước hết, khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện; ban tổ chức cần xét đến 3 yếu tố cơ bản cấu thành một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp đó là: tính sự kiện, tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng) và tính gắn liền với doanh nghiệp.

Đó có thể là một buổi hội nghị khách hàng bình thường; hoặc hội nghị khách hàng kết hợp tiệc tất niên công ty. Tiếp đến, mọi người bắt tay vào tìm kiếm địa điểm và định thời gian tổ chức hội nghị. Tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời? Kéo dài trong bao lâu? Khách mời gồm những ai?

Theo đó, việc lên ý tưởng và mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng như trên nên sớm được chuẩn bị trước.  Có thể từ ít nhất là 3 tuần và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ do nhu cầu tổ chức tiệc tùng; sự kiện vào thời điểm cuối năm thường tăng cao.

Lên danh sách khách mời tham dự

Theo đó, số lượng người tham gia chương trình; luôn có ảnh hưởng trực tiếp đến rất nhiều yếu tố quan trọng khác của sự kiện như: việc tìm kiếm địa điểm tổ chức, chuẩn bị số thư mời, ngân sách quà tặng và thống nhất đặt tiệc. Hơn nữa, việc xác định được số lượng khách mời tham dự còn giúp đảm bảo tính trang trọng; và chỉn chu trong quy trình đón tiếp và chăm sóc khách tại hội nghị.

Thiết kế, xây dựng kịch bản chương trình

Có thể thấy, hiện nay khi tổ chức bất kỳ chương trình nào. Người ta đều phải dành thời gian bàn bạc; và chuẩn bị kịch bản thật cẩn thận và chi tiết. Trong đó các tiết mục và nội dung buổi hội nghị khách hàng; sẽ được trình bày thành bảng với các đề mục được trình bày theo hàng ngang như sau:

• Số thứ tự
• Thời gian, thời lượng cho từng tiết mục (từ mấy giờ đến mấy giờ?)
• Tên tiết mục, dùng để phân loại từng tiết mục, giúp cho việc chạy chương trình dễ dàng hơn
• Nội dung phần lời nói MC (hay còn được gọi là “MC Script”)
• Người thể hiện/ người phụ trách. Phần này giúp MC có thể giới thiệu và mời đúng người phụ trách từng tiết mục
• Ghi chú về chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng hoặc nhân sự cho các tiết mục

Chuẩn bị phần kịch bản như trên; là yêu cầu bắt buộc đối với các mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp hiện nay.

Bố trí nhân sự và thiết bị

Có thể thấy, dù trong bất kỳ lĩnh vực nào, yếu tố con người cũng luôn đóng vai trò vô cùng then chốt. Góp một phần không nhỏ vào tính chuyên nghiệp và hiệu quả của các sự kiện.

Theo đó, nhân sự cho chương trình hội nghị khách hàng bao giờ cũng cần phải có: quản lý sự kiện, MC chương trình, ekip kỹ thuật hỗ trợ chạy chương trình, lễ tân, security, camera man (nếu có ghi hình),…

Các thiết bị, đạo cụ chủ yếu là các thiết bị âm thanh, ánh sáng, backdrop sân khấu, nhà bạt, bandroll, photo booth, gallery quảng cáo,…

Dự trù ngân sách sự kiện

Ngân sách là vấn đề tiếp theo cần lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành xây dựng mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Thực tế, việc sử dụng ngân sách tổ chức sự kiện hiệu quả, tiết kiệm luôn là bài toán đau đầu cho những người làm sự kiện.

Với rất nhiều những hạng mục cần lưu ý như: tiền thuê địa điểm tổ chức; tiền thuê/ mua sắm trang thiết bị; dụng cụ trang trí, nhân sự, cát xê cho khách mời, quà tặng, thực đơn ăn uống,… Theo đó, các khoản chi tiêu này phải được liệt kê và chi tiết một cách khoa học; đảm bảo hiệu quả tổ chức hội nghị sẽ đạt được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.

Trên đây là phần gợi ý chi tiết mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. Quý vị có thể tham khảo khi có nhu cầu. Chúc quý vị và các bạn tổ chức được một chương trình hội nghị thành công tốt đẹp! Mọi ý kiến thắc mắc đừng ngại chia sẻ với đội ngũ của Xoo Event để được giải đáp và tư vấn hiệu quả nhất.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp