Hội thảo khách hàng và những điều cần biết cho doanh nghiệp

Một trong những hình thức quảng bá văn minh và tầm cỡ được các doanh nghiệp lớn ưa thích hiện nay là hội nghị, hội thảo khách hàng có quy mô. Ví dụ điển hình có thể bạn đã nghe qua là hội thảo khách hàng. Là một hình thức xúc tiến và đẩy nhanh quá trình thương mại hoá dịch vụ, sản phẩm. Thông qua hình thức tổ chức chương trình, meeting với tập khách mời mục tiêu.

Tại đây, các doanh nghiệp sẽ giới thiệu và bán trực tiếp sản phẩm của họ tới khách hàng tham gia, mang lại hiệu quả bất ngờ cho các doanh nghiệp. Đồng thời thu hút thêm sự chú ý của dư luận vì nét đột phá mới mẻ của nó. Tuy nhiên, để có thể hoạch định chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp, các nhà quản lý cần hiểu rõ những điều sau đối với hội thảo khách hàng

Chú trọng nghi thức đón tiếp khách mời

Khoan xét đến những ưu việt của sản phẩm. Trong quy trình tổ chức hội nghị, khâu quan trọng nhất đó là nghi thức đón tiếp khách mời.

Chu trình này cần thể hiện ra sao để tạo nhiều ấn tượng về doanh nghiệp với khách hàng. Từ đó mà phần nào ảnh hưởng tới quyết định có mua hàng cuối cùng của khách hàng.

Đầu tiên là thư mời hội thảo khách hàng với 2 hình thức: thiệp trao tận tay hoặc email/ phonecall thông báo trực tiếp cho khách mời. Đây là bước quan trọng để xác định và chốt danh sách khách mời cho khâu tiếp đón.

Tiếp theo, để đón tiếp khách mời khi tổ chức hội nghị khách hàng cần có đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp. Được đào tạo nghi thức kỹ lưỡng. Là bộ mặt của toàn bộ hội nghị, họ phải là những người luôn rạng rỡ nụ cười trên môi. Có khả năng giao tiếp tốt.

Một điều nữa trong đón tiếp khách mời đó là tiệc, thường là buffet tiệc đứng. Đồ ăn uống trong hội nghị khách hàng cần có sự đảm bảo về sự an toàn và chất lượng. Điều này thể hiện đẳng cấp của công ty trong khâu quản lý – vận hành. Và đặc biệt là chất lượng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp.

Chương trình hội thảo khách hàng đầy đủ 2 phần: lễ – hội

Để hội nghị được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp thì chương trình hội nghị cần được xây dựng kịch bản hợp lý, bao gồm 02 loại:

• Kịch bản bao quát hết các hạng mục trong hội nghị. Mỗi hạng mục có các tổ phụ trách và phối hợp với nhau. Bộ phận âm thanh ánh sáng và các thiết bị cần thuê.
• Kịch bản cho MC dẫn chương trình và cả ekip cần thực hiện chi tiết những công việc gì.

Trong một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp bao giờ cũng có chương trình phần lễ và phần hội.

Phần lễ 

• Tiếp khách mời và dẫn họ vào vị trí ngồi
• Biểu diễn nghệ thuật trước giờ khai mạc
• MC tuyên bố lý do hội nghị khách hàng
• Lãnh đạo lên phát biểu khai mạc hội nghị và khui sâm banh khai tiệc
• Giới thiệu, thuyết trình về sản phẩm
• Ghi lại thông tin các khách mời

Phần hội

• Biểu diễn ca nhạc, tiết mục nghệ thuật
• Các trò chơi hội nghị, trò chơi teambuilding cho khách mời
• Rút thăm trúng thưởng/ trao quà tặng
• Chụp ảnh lưu niệm

Các bước tiến hành tổ chức hội nghị cho chương trình hội nghị khách hàng cần được tính toán kỹ về ngân sách. Đồng thời trong quá trình lên chương trình cũng cần lựa chọn và đặt trước địa điểm tổ chức; tính toán nhân sự cho hội nghị.

Thông điệp hội thảo khách hàng làm nổi bật thương hiệu và uy tín doanh nghiệp

Bất kỳ một hội nghị nào muốn để lại dấu ấn cho khách hàng đều có một thông điệp muốn truyền tải. Tại hội nghị khách hàng cũng không ngoại lệ.

Quý công ty nên sáng tạo các câu slogan ngắn gọn nhưng xúc tích, có vần điệu, có thể bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Truyền cảm hứng về dịch vụ và sản phẩm cốt lõi của công ty tới khách hàng.

Có lẽ đọng lại cuối cùng trong buổi hội nghị nhiều thông tin, và sự kiện. Khách hàng sẽ nhớ nhất là câu slogan, hoặc logo của công ty.

Thông tin khách mời là nguồn thông tin đáng giá và là mục đích của hội nghị khách hàng

Mỗi hội nghị cần lưu ý có yêu cầu đội ngũ bàn tiếp tân ghi lại thông tin khách mời qua file excel tổng hợp.

Đây là những khách hàng tiềm năng và có quan tâm nhất định đến quý doanh nghiệp. Thông tin cơ bản gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại… Thông tin về người thân của họ như con cái, vợ/chồng, bố mẹ.

Một số thông tin nhân thân liên quan đến thói quen và xu hướng sử dụng hàng hoá, thói quen tiêu dùng của họ. Để doanh nghiệp có thể liên lạc và tư vấn sản phẩm phù hợp sau hội nghị.

Xoo Event là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng. Có đội ngũ nhân sự hùng hậu, trong đó có cả MC, ca sĩ, đội nam/nữ tiếp tân ưu tú. Ngoài ra, Xoo Event cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, thảm sự kiện, bàn ghế sự kiện, bục phát biểu, sân khấu… Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có được dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói với giá cả ưu đãi nhất.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Tổ chức hội thảo khoa học cần lưu ý những điều này