Company trip – Tổ chức du lịch công ty là gì?

Company trip theo đúng nghĩa cơ bản là chuyến du lịch của công ty. Trước đây, các doanh nghiệp thường tổ chức du lịch cho nhân viên hằng năm từ 1 – 2 lần. Nhưng hiện nay, để có sự riêng biệt và sáng tạo, các công ty sự kiện đã tạo ra nhiều loại hình company trip khác nhau. Sự mới lạ này sẽ đáp ứng được kỳ vọng của người lao động. Và chi phí bạn bỏ ra sẽ hoàn toàn xứng đáng.

Tổ chức cho nhân viên

Tổ chức du lịch cho nhân viên thường kết hợp với team builidng hoặc du lịch nghỉ dưỡng. Đây vừa là điểm thu hút và thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp. Vừa là cơ hội để tái tạo sức lao động. Và nâng cao tinh thần làm việc nhóm của các nhân viên.

Tổ chức cho khách hàng và đối tác

Tổ chức du lịch cho khách hàng và đối tác sẽ được đầu tư kỹ lưỡng hơn. Thường sẽ kết hợp với tổ chức các hội nghị, hội thảo kết hợp nghỉ dưỡng, khám phá. Tổ chức ở dạng này thường doanh nghiệp sẽ thuê tổ chức sự kiện trọn gói của các đơn vị chuyên nghiệp. Bởi nó không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận tương lai. Mà còn ảnh hưởng đến background của doanh nghiệp.

Kế hoạch tổ chức company-trip cho doanh nghiệp sáng tạo

Xác định đầy đủ thông tin cho chuyến du lịch

Thông tin chi tiết và cụ thể sẽ giúp kế hoạch của bạn thành công và tiết kiệm chi phí hơn. Chắc chắn là vậy. Bạn cần phải chuẩn bị số liệu về:

• Số lượng người tham dự: Số lượng người tham dự liên quan trực tiếp đến chi phí tổ chức. Không chỉ vé máy bay, tàu, xe cộ… mà còn vé khách sạn, nhà nghỉ… Một số doanh nghiệp không cho toàn bộ nhân viên du mà chỉ lựa những nhân viên suất sắc. Hoặc một số doanh nghiệp khác lại có hỗ trợ suất cho gia đình của nhân viên đi cùng.. Như vậy, hãy hoàn thành đăng ký số lượng thành viên thật sớm để có kế hoạch chi tiết hơn.
• Địa điểm tổ chức: Địa điểm du lịch trong và ngoài nước cần xác định rõ. Thường nếu du lịch nước ngoài, sẽ thường hay đến Thái Lan, Hàn Quốc… Trong nước bạn cần lựa chọn các địa điểm đa dạng và thay đổi theo các năm. Hiện nay một số tỉnh đã bắt đầu triển khai các sự án khu du lịch mới như Quy Nhơn, Phú Yên…
• Thời gian dự kiến: Việc xác định thời gian tốt là yếu tốt giúp bạn giảm thiểu rất nhiều các chi phí khác. Có thể kể đến như vé máy bay, khách sạn, ăn uống… Việc đặt lịch trình trước sẽ khiến bạn được ưu ái nhiều hơn ở tất cả các dịch vụ.

Xây dựng mục đích, chủ đề của chuyến đi

Văn hóa và tinh thần của công ty sẽ quyết định chủ đề của chuyến đi. Một chuyến đi ý nghĩa sẽ vừa kết hợp được văn hóa công ty và mục đích riêng của chuyến đi. Company trip lần này bạn muốn xây dựng, nâng cao điều gì? Hay muốn cải thiện cái gì? Điều đó quyết định cả hình thức tổ chức. Như du lịch khám phá, du lịch trải nghiệm hay du lịch nghỉ dưỡng…

Dự trù ngân sách phù hợp

Một chuyến du lịch công ty ý nghĩa với mức ngân sách hạn hẹp? Làm sao để phù hợp?

Chỉ có một cách. Bạn cần phải dự trù chính xác ngân sách cho mỗi chương trình trong chuyến du lịch. Có thể kể đến các hoạt động như:

• Chi phí thuê địa điểm và các chi phí liên quan. Có thể kể đến như phí dịch vụ, phí ăn uống, trang trí…
• Chi phí thuê âm thanh, áng sáng… Hoặc hơn nữa là thuê ca sỹ, nhóm nhảy…
• Chi phí thiết kế, in ấn
• Chi phí thuê các photograph chụp ảnh, quay video
• Chi phí đi lại, vận chuyển

Cần tư vấn hỗ trợ gì sự kiện này cứ liên hệ chúng tôi nhé! Hy vọng bài viết mang lại nhiều thông tin cần dành cho tất cả mọi người.

Thiết kế thi công decor backdrop chụp hình, photo booth

Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp

Khi truyền thông lưu ý thông điệp cửa sự kiện nhất thống quan điểm xuyên suốt không nên tham lam mà chọn khá nhiều thông điệp. Bởi vậy vô tình sẽ tạo nên sự bội thực thông tin cho người tiếp nhận & kết quả là thông điệp sẽ không được quan tâm.

Hãy chọn ra thông điệp truyền thông mấu chốt của sự kiện. từ đây, truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu và nhất quán trên toàn bộ các kênh và phương tiện truyền thông. Đấy là cách để khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn.

Không tạo được điểm nhấn trong suốt sự kiện

Một sự kiện mà xảy ra đều đều, nhàm chán, chỉ có đèn đóm lòe xòe cùng âm nhạc xập xình đã không thể để lại cho nhiều ấn tượng cho người tham dự. Như vậy thì không thể gọi là một sự kiện thành công.

Mỗi sự kiện cần thiết cần có một tiết mục cần thiết (keymoment) làm điểm nhấn, để từ đây đẩy cảm giác của người tham gia lên cao trào. Tiết mục keymoment trong mỗi sự kiện chính là linh hồn của toàn bộ buổi diễn, nó sẽ truyền tải thông điệp của toàn bộ sự kiện 1 cách rất đầy đủ và cảm xúc nhất tới người tham gia. Có như vậy, sự kiện mới không gấp rút rơi vào vùng quên lãng ngay khi kết thúc. Việc để lại ấn tượng tốt cho người tham dự chính là mục tiêu cuối cùng mà tất cả các doanh nghiệp và nhà tổ chức sự kiện hướng đến.

Yêu cầu không cụ thể về địa điểm, thiết bị

Nhiều người tổ chức sự kiện thiếu năng lực giải thích vấn đề & bày tỏ nhu cầu. Họ không hề biết cách nói ra yêu cầu & nêu ra những dòng thiết bị kỹ thuật mà họ mong muốn. Dẫn tới nhiều sự kiện diễn ra với rất nhiều sai sót về hạ tầng kỹ thuật như: dòng thiết bị âm thanh không đủ chuẩn, sân khấu làm sai kích thước…

Để khắc phục được việc này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu thông tin về các thiết bị (đa dạng về mẫu mã, chất lượng & công năng), khảo sát kĩ địa điểm tổ chức sự kiện (quy mô, tầm cỡ)… Thu thập rất đầy đủ và chuẩn xác những thông tin quan trọng giúp cho bạn vận hành kế hoạch tổ chức sự kiện 1 cách suôn sẻ, ít sai phạm nhất có thể.

Hãy luôn nhớ rằng: một sự kiện với quy mô nhỏ, dễ dàng nhưng được tổ chức tốt hơn sẽ ấn tượng hơn một sự kiện quy mô lớn với rất nhiều thiếu sót.

Người dẫn chương trình (MC) chưa phối hợp nhịp nhàng

Khi tổ chức event thì người dẫn chương trình đôi lúc cũng sẽ gây ra các tình huống dở khóc và dở cười. Bình thường thì bên tổ chức chương trình sẽ gửi một bài nói đã được soạn thảo trước cho MC cách đó vài ngày để MC có thể đọc và tập sao cho nhuần nhuyễn.

Đôi lúc người dẫn chương trình lại quá tự tin vào năng lực của mình mà không cần phải xem trước. Mặc dù vậy cũng có những trường hợp MC lại chỉ nhận được bài nói của mình cách đó vài tiếng & thậm chí là ngay khi chương trình bắt đầu. vấn đề này sẽ dẫn tới hậu quả là người dẫn nói một hướng, chương trình chạy một phương.

Cung cấp MC sự kiện, MC dẫn chương trình chuyên nghiệp tại Đà Nẵng

Thiết kế trải nghiệm khách hàng quá tệ

Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn trong các sự kiện. nhưng, nhiều nhà tổ chức thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng không thiết yếu. Đó là một sai lầm lớn khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau sự kiện.

Bỏ qua hoạt động truyền thông sau sự kiện

Hoạt động truyền thông sau sự kiện chính là một thước đo sự hài lòng cũng như phản ứng của khách hàng và người tham gia một khi sự kiện được xảy ra. Nhưng mà, không phải ai ai cũng hiểu được giá trị quan trọng của giai đoạn này bởi vậy nhiều đơn vị khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường hay bỏ qua bước này.

Truyền thông sau sự kiện cũng được coi như là một hình thức truyền thông gợi nhớ, nhắc nhở khách hàng về một trải nghiệm đáng nhớ vừa qua. Từ đây, khách hàng sẽ nhớ lâu hơn và có thiện cảm hơn về thương hiệu của mình.

Không có hiểu biết sâu về công nghệ

Các công nghệ tối tân ngày càng được dùng nhiều hơn trong các sự kiện. Việc sử dụng các công nghệ mà không có sự hiểu biết sâu sắc về nó sẽ là một sai lầm tai hại có thể làm hỏng toàn bộ chương trình.

Xem thêm

Cách tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm mới

Kịch bản event ra mắt sản phẩm mới gây chú ý với khách hàng

Chưa coi người tham dự là trung tâm của sự kiện

Đây chính là một sai lầm mà rất là nhiều các nhà tổ chức sự kiện thường hay mắc phải. Công ty, đơn vị tổ chức sự kiện thường chỉ quan tâm tới thiết kế sân khấu thật hoành tráng hay trang trí sự kiện sao cho thật lộng lẫy mà quên đi mất cái cần quan tâm nhất chính là trải nghiệm của khách hàng.

Ngay từ những bước đầu giao tiếp với khách mời là gửi thư mời trước sự kiện đến việc đón tiếp, phục vụ & chăm sóc khách mời trong quá trình xảy ra sự kiện đều cần phải được thiết kế liền mạch, chú trọng và cảm nhận & trải nghiệm của khách mời. Hãy đặt người tham dự chính là trung tâm của sự kiện, có như vậy khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện các bạn mới không bỏ qua việc quan trọng này.

Không chuẩn bị sẵn đội ngũ ghi lại hình ảnh của sự kiện

Việc chuẩn bị đội ngũ ghi lại hình ảnh cho sự kiện cũng là một vấn đề cần hơn thế nữa lưu ý. Quan trọng là trong giai đoạn truyền thông kỹ thuật số vào thời điểm hiện tại. Nhiều đơn vị tổ chức thường giao tất cả phần điều này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không chuẩn bị sẵn các kịch bản từ trước.

Lưu ý nhé! Hy vọng bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu cần hay thắc mắc gì cứ liên hệ ngay Xoo Event của chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất. Trân trọng!!!

TOP 10 Công Ty Tổ Chức Team Building hàng đầu Việt Nam

Lý do doanh nghiệp nên chọn công ty sự kiện chuyên nghiệp

Đảm bảo sự thành công

Không phải ngẫu nhiên mà một công ty được đánh giá là công ty sự kiện chuyên nghiệp. Sự “chuyên nghiệp” đó thể hiện trong cách thức và hiệu quả công việc. Tại đây, quý khách hàng sẽ được cung cấp các dịch vụ cần thiết cho quá trình tổ chức. Cùng một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản. Họ biết cách thực hiện một chương trình tuần tự và đúng quy trình. Đặc biệt là khả năng xử lý nhanh với những tình huống bất ngờ, khó khăn. Nhờ đó, khách hàng có thể yên tâm về chất lượng và thành công của chương trình được thực hiện.

Tiết kiệm chi phí tổ chức

Các công ty chuyên nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện luôn khả năng tính toán chính xác những công việc cần làm cho một chương trình cụ thể. Trên cơ sở đó, họ sẽ giúp khách hàng vạch định rõ nguồn nhân lực. Và chi phí cần dùng cho mỗi giai đoạn và mỗi khâu tổ chức sự kiện là bao nhiêu. Vì thế quá trình tổ chức sẽ hạn chế tối đa tình trạng lãng phí. Khoản ngân sách quý vị phải bỏ ra cũng xứng đáng và đạt hiệu quả cao hơn.

Nhận được tư vấn chuyên nghiệp

Bản thân khách hàng nào cũng gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu và thực hiện các sự kiện, đặc biệt là những chương trình có quy mô lớn. Thông qua các công ty sự kiện, quý vị sẽ được hướng dẫn và tư vấn cụ thể về từng hạng mục, từng bước tiến hành tổ chức một sự kiện thật chi tiết. Nhờ đó, quá trình thực hiện sẽ được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều

Sự tận tâm

Một công ty sự kiện chuyên nghiệp là một công ty biết lấy lợi ích của khách hàng làm giá trị cốt lõi.  Sự tận tâm và nhiệt huyết là cơ sở cần thiết để khách tin tưởng giao phó công việc tổ chức sự kiện cho phía công ty đảm nhận.

Sự chuyên nghiệp

Yếu tố chuyên nghiệp là điều mà khách hàng cũng mong muốn khi tìm kiếm các công ty tổ chức event,sự kiện. Cách thức làm việc của công ty có hiệu quả thì khả năng thành công của chương trình sẽ càng lớn và được đảm  bảo hơn.

Ý tưởng sự kiện

Một sự kiện thành công bắt nguồn từ những ý tưởng nền tảng trong xây dựng nội dung. Do đó, các công ty sự kiện chuyên nghiệp cần có sự sáng tạo và đột phá hơn trong xây dựng ý tưởng thực hiện chương trình. Tuy nhiên, ý tưởng này vẫn cần bám sát vào mục tiêu chính và nội dung mà khách hàng muốn truyền tải.

Hỗ trợ đầy đủ

Công ty sự kiện chuyên nghiệp là công ty có khả năng hướng dẫn và cung cấp các dịch vụ về tổ chức sự kiện từ A – Z tùy vào nhu cầu của khách hàng. Các vấn đề như địa điểm, thiết bị kỹ thuật, đội ngũ nhân lực, PG, MC,… tất cả sẽ được đơn vị định hướng và hỗ trợ để khách hàng cân nhắc lựa chọn sao cho phù hợp và tiện lợi nhất.

Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những chuyên viên giỏi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PR, Marketing…và xây dựng thương hiệu. Khách hàng, đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Xoo Event đã trở thành đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp.

1. Tư vấn chuyên nghiệp: tự hào có những nhân sự giàu kinh nghiệm và tràn đầy sự sáng tạo. Họ là những chuyên gia trong ngành sự kiện. Từ việc tạo kịch bản, biên đạo các tiết mục nghệ thuật và chọn lựa điểm then chốt trong sự kiện. tự tin sẽ tư vấn, giới thiệu cho khách hàng những cách để có được một sự kiện ấn tượng, giải quyết tốt những vấn đề liên quan.
2. Sáng tạo không giới hạn: Với mỗi khâu trong sự kiện, chúng tôi luôn đảm bảo nó phải hoàn hảo nhất. Từ khi bắt đầu đến khi kết thúc sự kiện. Tránh trùng lặp trong các sự kiện với nhau.
3. Cam kết 100% Thành công, không rủi ro, không phụ trội: Đảm bảo sự kiện của bạn sẽ nằm ngoài rủi ro về: thiết bị, con người…. Đồng thời, chuẩn bị kế hoạch ứng phó khi có rủi ro về thời tiết hoặc các rủi ro khác. Với hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ được tổ chức thành công trong nhiều năm qua đảm bảo không bao giờ làm bạn thất vọng

Liên hệ ngay Xoo Event để được tư vấn hỗ trợ kèm báo giá và tất tần tật những gì bạn đang cần chúng tôi sẵn sàng chia sẻ giải quyết cho bạn nhé! Đừng chần chừ khi bạn được cộng tác với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Xoo Event chúng tôi. Ngoài tiết kiệm chi phí, chúng tôi đảm bảo sự kiện của bạn là độc nhất, có 1-0-2. Sự hấp dẫn và lôi cuốn sẽ là nét riêng độc đáo của bạn. Tạo nên thương hiệu dành cho bạn.

Bí quyết để tổ chức sự kiện tất niên thành công

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Vào dịp cuối năm, các doanh nghiệp thường tổ chức buổi tiệc tất niên nhằm để tổng kết một năm hoạt động trong năm qua; và đưa ra nhiều mục đích, chỉ tiêu cho năm mới. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp gửi lời tri ân, cảm ơn đến các thành viên trong công ty đã cống hiến hết mình vì lý tưởng chung của doanh nghiệp.

Buổi tiệc tất niên cuối năm còn tạo ra một môi trường sum họp cho các thành viên. Sau khoảng thời gian “chạy đua” với các chỉ tiêu cuối năm; một buổi tiệc ăn uống vui chơi chắc chắn sẽ mang lại nhiều cảm xúc cho nhân viên. Mọi người cùng nhau sum vầy vào những ngày giao mùa của năm, cùng tận hưởng những giây phút vui đùa bên nhau…

Và sau đây là các ý tưởng tổ chức dành cho mọi người, cùng tham khảo nhé!

Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm trở thành một buổi Liveshow

Đêm tiệc liveshow tất niên tốt nhất nên được tổ chức ngoài trời. Địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố cần được khảo sát trước khi lên kế hoạch. Với những địa điểm ngoài trời quý khách cần phải tính toán đến các yếu tố thời tiết. Còn đối với những địa điểm trong nhà thì yếu tố không gian sẽ ảnh hưởng rất nhiều chương trình.

Lồng ghép những tiết mục văn nghệ là một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm phổ biến. Đối với những buổi tiệc như này yếu tố âm thanh ánh sáng là quan trọng nhất. Do đó cần đầu tư hoặc nhờ một đơn vị thứ 3 chuyên nghiệp để chuẩn bị phần này.

Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm như một buổi Teambuilding

Cốt lõi để tạo nên một buổi tất niên theo ý tưởng Teambuilding độc đáo chính là tinh thần tập thể và đoàn kết. Teambuilding nên được tổ chức xuyên suốt trong ngày hoặc hơn để các thành viên trở nên hoà đồng thân thiết, thấu hiểu và đoàn kết với nhau hơn. Giúp cho nền móng công ty vững chắc hơn. Do đó Teambuilding nên được tổ chức ngoài trời như các resort, bãi biển, khu du lịch sinh thái…

XEM NGAY : Dịch Vụ Tổ Chức Team Building du lịch Xoo Event uy tín, chuyên nghiệp

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên thành một buổi dạ tiệc

Buổi dạ tiệc cũng giống như các buổi Prom Night, nơi đây quy định về hình thức và màu sắc trang phục để tôn lên vẻ trang trọng cho buổi lễ. Có thể ý tưởng này sẽ khá mới mẻ với nhiều công ty vì đa phần hình thức tổ chức tiệc tất niên này sẽ khá phức tạp cả về phía người tổ chức và người tham dự.

Tổ chức tiệc cuối năm với ý tưởng cuộc thi khoảnh khắc doanh nghiệp

Tiệc tất niên với chủ đề khoảnh khắc doanh nghiệp này, chắc chắn rằng sẽ mang lại cho doanh nghiệp cùng toàn thể nhân viên những ký ức tuyệt đẹp và ý nghĩa nhất trong khoảng thời gian làm việc.

Tổ chức tiệc tất niên cùng dạ tiệc trắng

Dạ tiệc trắng là một sự kiện thường niên tại các kinh đô lớn như Paris, New York. Tất cả những người tham dự đều ăn vận bằng bộ đồ màu trắng và thưởng thức một bữa tiệc sang trọng vào chiều tối ở ngoài trời. Chủ đề này sẽ mang lại sự đồng bộ nhất định cho buổi tiệc cuối năm. Khi mà mọi người cùng nhau mặc đồng nhất một màu trang phục.

Có rất nhiều ý tưởng cho buổi tiệc cuối năm mà bạn muốn. Mỗi sự kiện một ấn tượng và đặc sắc thì hãy đến với Xoo Event của chúng tôi nhé! Chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho quý khách dịch vụ tốt nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Tất cả các chương trình đều được lên kế hoạch tổ chức rõ ràng chi tiết. Được giám sát chặt chẽ ở từng công đoạn để đạt mức độ hoàn thiện cao nhất.

Với nhiều năm kinh nghiệm kết hợp tổ chức thành công nhiều chương trình, Xoo Event tự hào là sự lựa chọn đúng đắn, người đồng hành tin cậy tạo nên những event chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn.

• Đặt phòng họp, hội trường tổ chức tiệc cuối năm
• Thiết kế, in ấn và thi công backdrop, banner, standee, phướn, băng rôn
• Dịch vụ thiết kế và lắp đặt photo booth
• Cho thuê màn hình LED P4
• Cho thuê thiết bị ánh sáng sân khấu
• Cho thuê thiết bị âm thanh phục vụ sự kiện
• Trang trí, set up phục vụ Gala Dinner Tiệc cuối năm
• Dịch vụ dựng visual các chương trình biểu diễn
• Cung cấp nhân sự phục vụ chương trình biểu diễn (vũ đoàn, ca sĩ, diễn viên, MC, thợ chụp hình, thợ quay dựng phim, thợ quay phim Flycam)
• Dịch vụ tiệc lưu động

Tất tần tật sẽ thực hiện trọn gói dành cho bạn cũng như theo đúng nhu cầu của bạn. Liên hệ ngay cho chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn hỗ trợ chi tiết nhé!

Cung cấp ca sĩ Đà Nẵng: thiếu nhi, đơn ca, song ca, tam ca

Các bước tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả

Sự khởi đầu luôn là một vấn đề quan trọng mà hầu hết các công ty đều chú ý khi muốn mở một cửa hàng mới. Vì nếu như sự khởi đầu suôn sẻ sẽ mang lại cho việc kinh doanh sau này của công ty có thêm nhiều sự phát triển tốt và mang về nhiều may mắn, tài lộc.

Dù ở góc nhìn nào thì việc tổ chức buổi lễ khai trương thành công cũng được xem là bước đệm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, khi tổ chức khai trương thì công ty cần phải thật chú ý và cẩn trọng trong các bước và kịch bản chương trình khai trương phải hợp lý

Sau đây là các bước tổ chức sự kiện khai trương vô cùng cần thiết mà khi tổ chức một buổi lễ khai trương cần biết.

Xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự

Đầu tiên trong các bước tổ chức một buổi sự kiện khai trương đó chính là xác định thời gian, địa điểm tổ chức và số lượng người tham dự. Từ đó, có thể chuẩn bị thư mời và lên danh sách khách mời. Với thời gian thường là buổi sáng và địa điểm tổ chức khai trương thường là ngay tại cửa hàng.

Lên ý tưởng, chủ đề của buổi tổ chức khai trương

Lên ý tưởng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Những ý tưởng độc đáo và cuốn hút sẽ để lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Từ đó, tạo ra được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên những phương tiện truyền thông đại chúng. Hãy ghi nhớ chủ đề và concept của buổi lễ khai trương vẫn phải thích hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu của cửa hàng, doanh nghiệp.

Đề ra và lập kế hoạch cho sự kiện khai trương

Sau khi đã lên ý tưởng và có cho mình nội dung của buổi lễ thì hãy bắt tay vào lập kế hoạch cho sự kiện. Tùy thuộc vào từng mục đích, yêu cầu của doanh nghiệp để thiết kế chương trình sao cho thích hợp nhất. Kế hoạch cần phải được vạch ra cụ thể về nhân sự, thời gian, ….

Viết kịch bản chi tiết cho tổ chức sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, thì chúng ta bắt đầu viết kịch bản chi tiết cho buổi tổ chức khai trương của cửa hàng. Kịch bản chương trình khai trương thường sẽ có các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, bài phát biểu, trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ, tặng hoa quà, kết thúc buổi lễ.

Truyền thông và quảng bá cho sự kiện 

Để quảng bá và truyền thông sự kiện cho tổ chức thì Marketing là điều rất cần thiết để giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ khai trương có thể được triển khai và thực hiện trên cả kênh online và offline.

Chuẩn bị voucher, quà tặng sự kiện cho khách mời

Những phần quà tặng hay ưu đãi voucher cuối chương trình tổ chức khai trương sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời. Hơn nữa, đây sẽ cũng là cơ hội rất tốt để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm/dịch vụ của mình ngay sau sự kiện. Sau đó, kết thúc sự kiện bằng việc tặng hoa cho các quý đại biểu hay các nhà đầu tư đã tham dự.

Tổng kết và đánh giá sau buổi lễ khai trương

Để đánh giá được một sự kiện có thành công hay không, cần tổng hợp lại những thông tin sau sự kiện. Bên cạnh đó, dựa trên các mục tiêu đã đề ra trước đó để so sánh, sau đó đánh giá hiệu quả của sự kiện.

XEM NGAY

3 Hình Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương phổ biến cho doanh nghiệp

Tổ Chức Lễ Khai Trương Showroom không nên bỏ qua những yếu tố này

Những rủi ro khi tổ chức khai trương 

Lên kịch bản chương trình khai trương chỉ là bước đầu tiên trong quá trình để chuẩn bị buổi lễ sự kiện của tổ chức. Còn buổi sự kiện đó có thành công hay không đều phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Với những điều sau, các bạn có thể tổ chức một buổi sự kiện không được thành công như mong đợi:

• Thời gian phân chia trong quá trình thực hiện công việc không hợp lý.
• Ý tưởng nội dung thì thiếu phần sáng tạo, không hấp dẫn, không thu hút khách hàng tham dự.
• Bị những đơn vị cung cấp thiết bị nâng giá lên cao.
• Những nhân sự được phân công thực hiện chương trình, thiếu trách nhiệm trong công việc hoặc thiếu chuyên môn. Gây lỗi kỹ thuật và một số lỗi không cần thiết.

Đây là một số rủi ro có thể xảy ra tại buổi lễ khai trương. Nhưng nếu bạn chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng thì chắc chắn sự kiện đó sẽ diễn ra suông sẻ và thành công. Nếu buổi lễ thành công là sự khởi đầu tốt cho một doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại  nhiều thông tin hữu ích dành cho mọi người. Cần tư vấn hỗ trợ dịch vụ sự kiện, thiết bị sự kiện hay nhân sự sự kiện cứ liên hệ ngay Xoo Event nhé! Đảm bảo mang đến sự hài lòng nhất dành cho quý khách.

Quy trình tổ chức lễ khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Điểm danh 5 bí quyết để tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp

Sự kiện (hay còn gọi là event): Được hiểu những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, chúng có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện có thể chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…)

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra. Việc tổ chức một sự kiên sẽ phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải, ngoài ra còn dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được.

Tổ chức một sự kiện không phải việc quá khó khăn nhưng làm thế nào để sự kiện ghi dấu ấn tới người tham gia lại là điều quyết định thành công mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng làm được.

Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

Cho thuê thi công và lắp đặt sân khấu tại Đà Nẵng

Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia.

Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình, có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Những tiêu chí này bao gồm:

• Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.
• Kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết, có đề xuất kế phương án dự trù.
• Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên nghiệp.
• Luôn cập nhật xu hướng mới để tổ chức sự kiện mới mẻ, thu hút

Và với những yếu tố này bạn hoàn toàn yên tâm khi đến và lựa chọn Xoo Event của chúng tôi. Xoo Event là là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và xây dựng thương hiệu với nhiều năm kinh nghiệm, tổ chức thành công các sự kiện trọng đại.

Xem ngay 3 Hình Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương phổ biến cho doanh nghiệp

Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những chuyên viên giỏi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PR, Marketing…và xây dựng thương hiệu. Khách hàng, đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Công ty TNHH Công nghệ & Truyền thông Xoo  (Xoo Event)  đã trở thành đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp.

Với niềm đam mê cháy bỏng dành cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nỗ lực bền bỉ và sự tận tâm, khát khao được cống hiến. Xoo Event đang nỗ lực từng ngày để đem đến cho Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá trị cao nhất.

Luôn cam kết những quyền lợi dành cho quý khách cũng như mang đến một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và đặc sắc nhất. Nếu bạn còn thắc mắc gì hay có nhu cầu cần cứ liên hệ ngay Xoo Event của chúng tôi.

Cho thuê màn hình LED Sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An