Sự kiện ngoài trời lựa chọn địa điểm như thế nào cho phù hợp?

Ngày nay xu hướng hướng ngoại ngày một mở rộng, việc tổ chức sự kiện với không gian thoáng mát bên ngoài, những buổi tiệc nhẹ hoà mình vào thiên nhiên gây được ấn tượng sâu sắc đối với người tham gia sự kiện. Vậy làm thế nào để có được một buổi tiệc ngoài trời ấn tượng đáp ứng được song song yêu cầu của một sự kiện cũng như thoả mãn được khách hàng đó là vấn đề cần được tìm hiểu.

Địa điểm là yếu tố quyết định sựu kiện có diễn ra đúng kế hoạch, có tạo ấn tượng cho người tham dự, nói cách khác là một trong những yếu tố thành công của sư kiện ngoài trời.

Mách bạn một số lưu ý khi chọn địa điểm

• Dựa vào nội dung kế hoạch của sự kiện tổ chức. Ví dụ như tổ chức tiệc nhẹ nên chọn nơi có cây xanh cảnh quan, khu vực thoáng rộng, ưu tiên có không gian cho trẻ nhỏ.
• Dựa trên yếu tố khách hàng của sự kiện. Đối tượng khách hàng hướng tới là ai?
• Số lượng người tham dự, diện tích cần sử dụng, không gian ngoài trời cần sử dụng?
• Địa điểm tổ chức thoả mãn về yếu tố di chuyển thuận lợi, an toàn, cần thiết có bãi đỗ xe hoặc giữ xe cho khách.
• Yếu tố về pháp lý đối với nơi tổ chức sự kiện và sự kiện. Cần thiết nên xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời tại địa điểm đã chọn trước ngày diễn ra sự kiện.

Ngoài việc lựa chọn địa điểm bạn cũng cần chú ý những vấn đề sau

Concept, ý tưởng và trang trí cho sự kiện

Lên ý tưởng nội dung trang trí cho sự kiện. Việc này góp phần truyền đạt thông điệp của sự kiện cho khách hàng tham dự. Tạo ấn tượng cho khách hàng.

Dự phòng rủi ro cho sự kiện ngoài trời

Phải có các phương án nếu gặp thời tiết không thuận lợi như chuẩn bị ô, liều bạc….

Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp

Ăn uống trong sự kiện

Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

Vệ sinh cho sự kiện

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.

Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện

khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựơc hỗ trợ về an ninh để đảm bảo cho người tham gia và cả sự kiện được an ninh tốt hơn.

Hy vọng nội dung bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích dành cho mọi người. Xoo Event với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề luôn đảm bảo dịch vụ tốt nhất mang lại cho tất cả nhu cầu khách cần. Mọi nhu cầu hay thắc mắc xin vui lòng liên hệ ngay chúng tôi.

9 trò chơi cực thú vị trong tiệc tất niên cuối năm

Sự kiện nào nên được tổ chức ngoài trời?

• Sự kiện tổng kết năm, liên hoan công ty, gala dinner
• Lễ hội thường niên của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn
• Lễ động thổ, khánh thành các công trình xây dựng, nhà máy
• Sự kiện tuần lễ thời trang
• Sự kiện liên hoan, thưởng thức âm nhạc
• Giao lưu văn hóa giữa các công ty
• …

Tổ chức sự kiện ngoài trời (hay còn gọi là outdoor event) là phương án được lựa chọn nhiều nhất hiện nay. Các công ty, tổ chức hay xí nghiệp thường sử dụng hình thức này trong các sự kiện của họ. Nhất là các sự kiện liên quan đến khai trương, liên hoan âm nhạc, tổng kết năm…

Đây có thể coi là một hình thức giải trí ngoài trời hấp dẫn. Nên ưu điểm về không gian rộng, thoáng đãng được khai thác triệt để. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công không phải điều dễ dàng. Bởi nó bị chi phối bởi rất nhiều các yếu tố khách quan khó kiểm soát.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện ở ngoài trời

Chọn địa điểm tổ chức hiệu quả

Bạn nên liệt kê các ý sau để làm tiêu chí lựa chọn địa điểm:

• Nội dung của sự kiện là gì?
• Thông điệp, ý nghĩa?
• Số lượng khách tham gia?
• Sự thuận tiện?
• Diện tích và không gian cần thiết?

Chắc chắn rằng có rất nhiều công viên, khu du lịch và phòng hội nghị ngoài trời trong thành phố mà bạn có thể sử dụng. Giống với tổ chức sự kiện trong nhà, bạn nên làm việc trực tiếp với ban quản lý địa điểm. Để hiểu rõ về năng lực, sự tiện nghi cũng như các hoạt động mà mỗi cơ sở hoạt động ngoài trời cung cấp.

Và bạn cần phải xin các giấy phép đúng với pháp luật để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Quan tâm đến yếu tố thời tiết – Dự trù kế hoạch B

Thời tiết được coi là yếu tố khách quan ảnh hưởng đến tổ chức event outdoor.

Vì sự kiện diễn ra ở không gian ngoài nên điều tối quan trọng là bạn phải lên kế hoạch cho thời tiết khắc nghiệt. Và theo dõi các báo cáo thời tiết khi ngày diễn ra sự kiện đến gần.

Hãy xác định trước chiến lược “ngày mưa”:

• Bạn có dễ dàng di chuyển sự kiện của mình vào bên trong không?
• Các gian hàng di động có cung cấp đủ độ che phủ không?
• Bạn có dựng lều dù trời mưa hay nắng?
• Bạn có hoãn hay hủy event không?

Câu trảu lời cho câu hỏi này là căn cứ quan trọng cho nhiều quyết định lập kế hoạch khác. Lời khuyên ở đây là hãy xác lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp xấu nhất, thì chắc chắn sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công.

Cho thuê nhà bạt không gian phục vụ sự kiện

Bố trí địa điểm để xe

Sẽ thật sự bất tiện nếu khách hàng của bạn không dễ dàng trong việc gửi xe tại một khu vực nào đấy. Hãy lên kế hoạch cho việc này. Tính toán và đo lường số lượng ô tô và xe máy. Tham khảo các địa điểm trông giữ xe gần nhất. Hoặc không, hãy tự tạo cho mình một khu để xe và đảm bảo an toàn cho chúng.

Vị trí để xe càng gần sự kiện càng tốt. Quan sát và đưa ra đường đi đến sự kiện cần ngắn, sạch và đẹp.

Đảm bảo sự tiện nghi cho khách mời

Một sự kiện thành công khi ban tổ chức nhận được những giá trị mà họ mong muốn. Một trong các yếu tố cân nhắc đến là mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu sự kiện của bạn không có được sự hưởng ứng và khách hàng cảm thấy thoải mái, thì có lẽ bạn đã fall ở một công đoạn nào đó.

Đối với các sự kiện giải trí ngoài trời, đó có thể là việc khách hàng khó khăn trong việc tận hưởng. Tại sao ư?

Bạn hãy chú ý các nhu yếu phẩm cơ bản cần thiết như: nước hoặc đồ uống khác, kem chống nắng, bình xịt côn trùng, bộ sơ cứu, và tùy theo nhiệt độ, có thể là chăn nhẹ hoặc quạt.

Yếu tố vệ sinh trong sự kiện

Nếu không có nhà vệ sinh công cộng hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thuê các nhà vệ sinh di động. Và đương nhiên có đầy đủ các dung dịch làm sát khuẩn. Đồng thời, bạn nên chỉ định một nhân viên phục vụ để đảm bảo rằng tất cả các phòng vệ sinh luôn có đủ giấy. Nếu có thể, hãy cung cấp hệ thống thông gió để tránh những rủi ro cề sức khỏe cho khách hàng của bạn.

Thùng rác nên được để ở những nơi rìa ngoài sự kiện. Nhưng đừng quá xa vì sẽ gây ra bất tiện cho khách hàng. Hãy tính toán lượng rác xả ra để có dự trù về số lượng thùng rác cho phù hợp.

Ngoài ra, sau sự kiện, hãy chú ý đến khâu vệ sinh. Nếu không có thể bạn sẽ bị phạt vì các ảnh hưởng xấu đến môi trường. Và sự kiện của bạn sẽ không được truyền thông tốt.

Hãy liên hệ với Xoo Event chúng tôi để nhận được các thông tin về kế hoạch, kịch bản, các khâu phụ trợ. Rất hân hạnh khi được cùng bạn chứng kiến sự thành công của buổi tiệc.

Cách Tổ Chức Tiệc Tân Niên ấn tượng, sáng tạo cho doanh nghiệp