Tổ chức hội thảo hội nghị thành công với 3 bước

Tổ chức hội nghị hội thảo là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định tới sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức thành công và hiệu quả là tiêu chí đầu tiên để lựa chọn người tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp. Để tổ chức thành công một buổi hội nghị hội thảo, ban tổ chức cần có một sự chuẩn bị chu đáo để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình. Để đảm bảo cho một buổi hội nghị hội thảo thành công, cần đảm bảo 3 bước chuẩn bị sau:

Hoạch định cụ thể

Đây là công đoạn đầu tiên, có ảnh hưởng rất lớn trong suốt quy trình tổ chức hội nghị hội thảo. Ban tổ chức cần phải lên kế hoạch chi tiết về chủ đề, cách thức, mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…

Kế hoạch, dự trù đảm bảo chi tiết và chính xác sẽ là tiền đề cho các công đoạn sau diễn ra thuận lợi và thành công.

Triển khai

Trước mỗi buổi hội nghị hội thảo, ban tổ chức luôn cần triển khai thông báo sự kiện. Tùy theo tính chất của hội nghị hội thảo mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau: sử dụng thư mời trực tiếp hoặc thông báo, quảng bá rộng rãi trên các kênh thông tin đại chúng.

Ngoài ra, công tác hậu cần như chuẩn bị cơ sở vật chất (hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn, tài liệu…), dịch vụ phục vụ (đưa đón, phòng nghỉ, ăn trưa, giải khát, công tác an ninh…) cũng cần được lên danh mục cụ thể và chuẩn bị chu đáo để đảm bảo việc tổ chức hội nghị hội thảo diễn ra thành công.

Và quan trọng nhất, trong lịch trình cần lưu ý 3 yếu tố sau:

• Có sự tầm soát bao quát và đầy đủ danh mục các công việc cần triển khai trong hội nghị hội thảo;
• Điều hành một cách linh hoạt và uyển chuyển, phát huy tối đa sự đóng góp ý kiến của người tham dự, nhưng vẫn đảm bảo về chủ đề, mục tiêu, thời gian và hình thức thảo luận trong hội nghị hội thảo;
• Kết quả bàn bạc, đóng góp của những người tham dự phải được sao lưu để làm tài liệu đánh giá, báo cáo sau hội nghị hội thảo.

Công tác hậu kỳ

Đây chính là công đoạn tổng kết, đánh giá dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu trong hội nghị hội thảo, sau đó gửi báo cáo đến cho các cá nhân, tổ chức có liên quan thực hiện. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội nghị hội thảo.

Để đảm bảo tổ chức thành công mọi cuộc hội nghị hội thảo, đạt được mục tiêu đề ra, tránh lãng phí thời gian, tài lực và nhân lực, bạn có thể liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi Xoo Event chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo – hội nghị – hội thảo – tọa đàm chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp tới bạn một chất lượng dịch vụ tốt nhất. Liên hệ ngay nếu bạn đang cần được tư vấn nhé!

Khai trương Quảng Home thực hiện bởi dịch vụ Xoo Event

5 bước để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Xây dựng chủ đề

Chủ đề của sự kiện chính là mục đích của việc tổ chức. Khi nhìn vào chủ đề đó, các khách mời cũng biết được họ sẽ nhận được gì từ sự kiện mình tham gia. Đối với những sự kiện mất phí thì việc chọn một chủ đề hot sẽ thu hút hơn sự chú ý của công chúng. Nếu còn phân vân trong quá trình lựa chọn chủ đề thì bạn có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ để biết được vấn đề mà độc giả đang quan tâm hiện nay.

Lựa chọn diễn giả

Diễn giả là linh hồn của hội nghị hội thảo. Những người có tiếng tăm sẽ có sức hút tốt hơn tuy nhiên giá cả lại rất cao. Do đó, bạn cần cân nhắc thật kĩ để vừa chọn được diễn giả chất lượng vừa phù hợp với kinh phí hiện có.

Khi chọn được diễn giả rồi, việc tiếp theo là trao đổi với họ về nội dung và kịch bản chương trình. Đã có nhiều trường hợp chương trình bị “bể” do diễn giả không chú ý đến thời lượng. Khi đó ban tổ chức phải có biện pháp nhắc nhở để chương trình diễn ra đúng hướng như đã định trước.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cần phù hợp với nội dung cũng như đối tượng khách mời. Nếu là hội thảo về một vấn đề vĩ mô và khách mời là những doanh nhân, lãnh đạo cao cấp thì địa điểm tổ chức cũng cần xứng tầm đẳng cấp của họ. Do đó các khách sạn 5 sao là lựa chọn tối ưu. Còn nếu chương trình dành cho sinh viên, người mới đi làm thì có thể chọn không gian rộng rãi của một quán cà phê, một hội trường lớn nào đó để tiến hành.

Tham khảo: Các hình thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông giúp sự kiện có thể tiếp cận được với công chúng. Một số kênh hiệu quả cho việc truyền thông như: báo chí, mạng xã hội, diễn đàn… Ngoài ra, bạn cũng có thể gọi điện trực tiếp để mời khách đến tham dự. Thời gian truyền thông nên trước 1 tháng và có thể hơn đối với các sản phẩm có bán vé. Trong quá trình truyền thông, bạn có thể áp dụng hình thức đăng kí và đóng tiền trực tuyến để khách hàng giữ chỗ, đồng thời cũng hạn chế việc họ lãng quên sự kiện của bạn sau thời gian dài đọc tin.

Xin giấy phép

Hội nghị, hội thảo là những sự kiện phải xin cấp giấy phép. Việc này nên tiến hành sớm để không lỡ thời gian tổ chức chương trình. Giấy phép được cấp tại Sở Văn hóa- thể thao và du lịch tại các tỉnh, thành phố.

Đây chính là nội dung chúng tôi muốn chia sẻ, hy vọng mang lại nhiều thông tin hữu ích dành cho mọi người. Nếu có nhu cầu hay thắc mắc về việc tổ chức hội nghị, hội thảo cứ liên hệ ngay Xoo Event nhé!

Bán và cho thuê thảm: đen, xanh, đỏ phục vụ sự kiện tại Đà Nẵng