Tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành một trong những sự kiện quan trọng và thường niên trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Chính vì vậy, vấn đề xây dựng, thiết kế phòng hội nghị là một trong những nhu cầu cấp thiết; nhằm tiện lợi và dễ dàng trong việc tổ chức các buổi họp; cũng như nhiều hoạt động khác trong các cơ quan.

Đối với bố trí phòng hội nghị; hai yếu tố phải đặc biệt quan trọng chính là tính thẩm mỹ và sự tiện lợi trong khâu tổ chức sự kiện. Trong nội dung bài viết dưới đây; Xoo Event sẽ giới thiệu cho quý khách một số cách bố trí phòng hội nghị thông dụng, hợp với xu hướng hiện nay.

Bố trí phòng hội nghị theo kiểu theater – nhà hát

Với tính chất tổ chức sự kiện cho một lượng lớn người tham dự. Kiểu sắp xếp phòng hội nghị theo phong cách theater – nhà hát là một trong những kiểu sắp xếp cổ điển và thông dụng nhất.

Lấy ý tưởng từ việc bố trí không gian nhà hát. Phòng hội nghị sẽ có thiết kế gồm hai phần chính: phần ghế ngồi cho khán giả và phần bàn họp được đặt song song.

Kiểu sắp xếp này sẽ giúp cho những người tham dự có thể nhìn trực diện về phía đại biểu.

Từ đó, việc truyền đạt và trao đổi thông tin trong quá trình tổ chức hội nghị cũng trở nên dễ dàng hơn.

Cách bố trí phòng hội nghị theo phong cách nhà hát sẽ phù hợp với những hội nghị có tính chất giao lưu. Đúng như ý tưởng khởi nguồn của nó – cách bố trí nhà hát; giữa giới chuyên môn hoặc giới nghệ sĩ với khán giả khách mời.

Những buổi hội nghị mang tính chất học thuật sẽ không thật sự phù hợp với phong cách này; bởi sẽ khó khăn trong việc ghi chép.

Kiểu phòng hội nghị hình chữ U

Cách bố trí phòng hội nghị hình chữ U sẽ đặc biệt phù hợp với những buổi giao lưu tọa đàm học thuật. Hoặc môi trường công sở; như cuộc họp thường niên của ban lãnh đạo; buổi hội nghị tổng kết đánh giá chất lượng của các cơ quan đoàn thể.

Với thiết kế ghế chạy hình chữ U và một bục phát biểu được đặt ở vị trí  trung tâm; sẽ giúp hướng sự chú ý, tập trung của các thành viên tham gia hội nghị đến phần phát biểu của người nói một cách tối đa. Đặc biệt là phát biểu của các lãnh đạo.

Tuy nhiên, nhược điểm của cách bố trí này chính là không gian thường bị kéo dài. Không có sự phân bổ theo chiều ngang; nên khó có thể tận dụng được diện tích của phòng họp. Thông thường các phòng hội nghị kiểu này sẽ phải bố trí thêm các hàng ghế sau; để đảm bảo số lượng người tham gia.

Dù vậy, nhìn chung phòng họp kiểu chữ U cũng chỉ có sức chứa bé hơn 50 người. Và thường phù hợp với các cuộc họp nội bộ; hoặc các cuộc họp của ban lãnh đạo cấp cao, không mở rộng người tham gia.

Cách bố trí phòng hội nghị theo sơ đồ lớp học

Cách bố trí kiểu lớp học có lẽ là cách bố trí giao thao giữa hai cách bố trí trên; và khắc phục được phần nào những nhược điểm của hai cách bố trí phòng hội nghị trước.

Cũng được chia thành hai không gian chính: bao gồm phần ghế ngồi có thiết kế bàn cho người tham dự; và phần sân khấu cho các đại biểu lên phát biểu, tọa đàm, giao lưu. Cách bố trí phòng hội nghị kiểu lớp học giúp cho người nghe vừa ghi chép; lại có thể di chuyển thuận lợi, tận dụng được mọi hướng của không gian bài trí.

Điều này giúp cho những phòng hội nghị kiểu sơ đồ lớp học có sức chứa nhiều hơn so với hình chữ U. Vừa có thể linh hoạt; phù hợp với nhiều buổi hội nghị có tính chất từ học thuật đến giao lưu giải trí.

Ba cách bố trí phòng hội nghị mà Xoo Event vừa giới thiệu trên; mong rằng sẽ giúp ích được cho quý khách khi tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng tuy chỉ diễn ra vài giờ đồng hồ nhưng nó mang ý nghĩa và mục đích rất quan trọng. Giúp các công ty, doanh nghiệp hội thảo, giải quyết được những vấn đề còn vướng mắc; hoặc đưa ra những phương hướng để phát triển tập thể của mình.

Đôi khi hội nghị cũng có thể tổ chức để lấy ý kiến khách hàng. Vì vậy đây là sự kiện lôi cuốn nhiều tham gia với quy mô lớn. Việc thuê phòng hội nghị là một hoạt động cần được quan tâm; thực hiện một cách cẩn thận. Bởi phòng hội nghị là một trong các yếu tố xác định sự thành công của hội nghị. Dưới đây là một số lưu ý thuê phòng hội nghị mà các công ty, doanh nghiệp cần biết.

Sơ đồ hóa các vị trí của phòng để dễ tìm và hình dung

Lý do nên thuê phòng hội nghị chuyên nghiệp là vì các buổi hội nghị thường mang quy mô lớn; số lượng khách mời tham dự buổi hội nghị cũng khá đông. Nên doanh nghiệp thường phải tổ chức hội nghị ở các phòng có diện tích rộng lớn.

Tuy nhiên phòng hội nghị rộng đồng nghĩa với việc rất khó tìm và kiểm soát chỗ ngồi, chỗ đi lại.

Vì vậy, các công ty nên lựa chọn các phòng họp mà vị trí các chỗ ngồi được sơ đồ hóa. Giúp các khách mời có thể dễ dàng tìm kiếm; và hình dung được chỗ ngồi của mình và lối đi thuận tiện nhất.

Ví dụ như các khu ghế được xếp theo chữ cái A, B, C phù hợp với từng đối tượng khách mời; và có sơ đồ hướng dẫn ở các cửa ra vào của phòng hội nghị; để mọi người dễ dàng kiểm soát.

Đảm bảo chất lượng và mức độ an toàn của trang thiết bị

Các trang thiết bị được sử dụng trong buổi hội nghị khá nhiều. Nên doanh nghiệp phải kiểm soát; và đảm bảo được chất lượng của các trang thiết bị qua file bàn giao và phân chia trách nhiệm.

Quý khách cần tránh trường hợp các thiết bị rơi vào tình trạng hỏng hóc. Ảnh hưởng đến tiến độ và quá trình thực hiện buổi hội nghị.

Cùng với đó, sự an toàn của trang thiết bị cũng cần được đảm bảo. Nếu có sự cố xảy ra như cháy nổ; sẽ không chỉ làm ảnh hưởng tới buổi hội nghị. Mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của khách mời tham gia.

Các công ty, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra các trang thiết bị; trước khi bắt đầu thuê phòng hội nghị đó để tổ chức sự kiện.

Lưu ý thuê phòng hội nghị với sức chứa và bãi đỗ xe

Một lưu ý thuê phòng hội nghị khác là sức chứa và bãi đậu xe. Tùy thuộc vào quy mô; vấn đề cần được hội thảo mà doanh nghiệp lên danh sách các khách mời sao cho phù hợp; cần thiết với chủ đề của buổi hội thảo. Và tương ứng với số lượng khách mời; thì các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn được phòng hội nghị với sức chứa phù hợp.

Không nên quá rộng sẽ trống quá nhiều ghế ngồi và làm phí phạm ngân sách; chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị.

Ngoài ra, địa điểm tổ chức hội nghị phải có bãi đỗ xe rộng rãi. Để tất cả các khách mời có thể để xe thoải mái; và yên tâm về sự an toàn của phương tiện của mình khi đến tham gia hội nghị.

Hiện nay ở các trung tâm tổ chức sự kiện đều thiết kế hệ thống bãi đỗ xe thông minh; để khách hàng được thoải mái nhất; không cần chờ đợi lộn xộn trong tình cảnh tìm xe, lấy xe.

Trên đây là một số lưu ý thuê phòng hội nghị mà Xoo Event muốn nhấn mạnh để các công ty, doanh nghiệp có thể rút kinh nghiệm; để tổ chức được những buổi hội nghị thành công nhất; phục vụ cho mục đích phát triển của công ty mình. Nếu quý khách có nhu cầu; hoặc thắc mắc về dịch vụ tổ chức hội nghị của Xoo Event; hoặc các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng có xu hướng tổ chức hội nghị, hội thảo để thu hút sự chú ý của công chúng hướng đến thương hiệu và dịch vụ cung cấp. Dịch vụ cho thuê phòng hội nghị theo lẽ đó mà trở nên phát triển, tăng mạnh trong những năm gần đây. Vậy thì đâu là những địa điểm thuê phòng hội nghị? Cùng Xoo Event đi tìm hiểu qua nội dung bài viết sau.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị Đại hội cổ đông thường niên của “Nhà tiên phong công nghệ” FPT

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Lý do nên thuê phòng hội nghị

Cơ sở vật chất đầy đủ

Các dịch vụ cho thuê phòng tổ chức hội thảo, hội nghị hiện nay đều cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, bao gồm: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, bàn ghế,… được setup chuyên nghiệp, đa dạng theo yêu cầu của khách hàng.

Cùng với đó, các đội ngũ nhân viên kỹ thuật có hiểu biết về cơ sở vật chất sẽ giúp đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra thành công, thuận lợi.

Tránh lãng phí xây dựng phòng hội nghị

Trên thực tế việc đầu tư cho một hệ thống phòng họp phòng hội nghị thường khá tốn kém do chi phí thuê mặt bằng ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh là rất cao.

Trong khi đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm quỹ đất cho thành phố bằng cách sử dụng dịch vụ thuê ngoài để tiết kiệm ngân sách mà chương trình vẫn được bố trí linh động, hiệu quả.

Tạo được không khí trang trọng chuyên nghiệp

Thông thường, với các dịch vụ cho thuê phòng hội nghị hiện nay có thể đáp ứng sức chứa đa dạng từ 50 – 100 – 200 – 300 chỗ với nhiều phong cách trang trí hội trường: lịch sự, hài hoà, vui tươi, sôi động. Hội trường cho doanh nghiệp meeting thường mang không khí trang trọng, chuyên nghiệp. Thể hiện vị thế của doanh nghiệp và để lại ấn tượng tốt trong lòng đối tác và khách hàng.

Ngoài ra, lý do nên thuê phòng hội nghị ở các khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức sự kiện là vì tại đây hầu hết đều bố trí khu vực sảnh sạch sẽ, rộng rãi để khách nghỉ giải lao, trao đổi, teabreak…và nhân viên kỹ thuật túc trực liên tục để hỗ trợ chương trình khi có sự cố máy móc.

Cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế đứng đầu Việt Nam. Chính vì thế nhiều doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị, hội thảo đều đến đây. Một phần là doanh nghiệp có trụ sở tại thành phố; một phần nữa là do nơi đây tập trung rất nhiều dịch vụ thuê phòng hội thảo, hội nghị. Sau đây là một số dịch vụ thuê phòng hội nghị mà Xoo Event muốn chia sẻ đến quý khách.

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Tổ chức hội nghị tại khách sạn 5 sao sẽ mang đến cho quý khách nhiều chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp, hoàn hảo nhất có thể. Từ đó có thể định vị được thương hiệu và tầm cao của doanh nghiệp.

Khách sạn Rex

Toạ lạc trên đại lộ Nguyễn Huệ – Lê Lợi, ngay tại trung tâm thành phố, khách sạn Rex là chứng nhân lịch sử cho bao thay đổi cùa Sài Gòn – Thành phố Hổ Chí Minh.

Hơn 80 năm hình thành và phát triển, khách sạn Rex ngày nay là khách sạn sang trọng hàng đầu, biểu tượng của lòng hiếu khách Việt Nam.

Với 286 phòng ngủ cao cấp, 5 nhà hàng và bar cùng chuỗi 8 phòng hội nghị đa chức năng đảm bảo cung cấp các dịch vụ tiện ích tốt nhất cho khách hàng.

Khách sạn Equatorial TPHCM

Khách sạn Equatorial sở hữu tiện nghi phục vụ hội nghị và yến tiệc đẳng cấp nhất thành phố. Với một phòng tiệc có sức chứa hơn 1000 người. Và có khu vực tiền sảnh phù hợp để lắp đặt những màn hình lớn.

Một phòng hội họp sở hữu màn hình LED tích hợp đầy ấn tượng, ngang 8 mét, cao 4 mét. Màn hình LED tường có thể cung cấp tác động trực quan tuyệt đẹp cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo khách hàng. Đây là lựa chọn hàng đầu để các doanh nghiệp tổ chức hội nghị với quy mô lớn.

Khách sạn mang đến cho quý khách những gói dịch vụ hội thảo nửa ngày hoặc cả ngày. Ngoài ra khách sạn cũng cung cấp các lựa chọn bổ sung theo yêu cầu của quý khách.

Khách sạn 5 sao MerPerle Crystal Palace

Tọa lạc ngay trung tâm khu đô thị cao cấp bậc nhất Phú Mỹ Hưng. Với phong cách thiết kế kết hợp tinh tế và hài hoà giữa hai nền văn hoá Á – Âu sang trọng, Crystal Palace thật sự thể hiện đẳng cấp của giới thượng lưu.

Xếp hạng chuẩn 4 sao quốc tế, Crystal Palace hội tụ đầy đủ các dịch vụ đẳng cấp gồm: 80 phòng khách sạn cao cấp, 4 sảnh hội nghị và tiệc cưới tráng lệ, nhà hàng ẩm thực theo phong cách Á – Âu  và 2 khu café ngoài trời vừa thanh lịch vừa thoáng mát.

Trên nền không gian mở 4 phía, Crystal Palace phù hợp cho mọi loại hình sự kiện, tổ chức hội nghị, nhu cầu đa dạng khác nhau, tương ứng là dịch vụ đẳng cấp cùng đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp.

Báo giá phòng hội nghị 5 sao tiêu chuẩn

Dịch vụ phòng hội nghị, hội thảo trọn gói khoảng 50 người tại các khách sạn 4, 5 sao: Khách sạn Rex, Majestic, Grand, Sofitel plaza, New World, Palace hotel, Legend hotel…

Dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Phòng họp setup tiêu chuẩn
• 2 lần giải khát giữa giờ
• 1 bữa trưa tự chọn
• Bút và giấy viết
• Bánh, kẹo
• Màn chiếu
• Bảng trắng và bút viết
• Nhân viên kỹ thuật phục vụ
• Thuế và phí dịch vụ

Liên hệ Xoo Event để có được báo giá ưu đãi nhất!

Gợi ý thuê phòng hội nghị, thuê phòng họp giá rẻ tại TPHCM

Thuê phòng họp quận 3 tại khách sạn Victory

Hệ thống khách sạn Victory có mặt tại ba địa điểm du lịch nổi tiếng của Việt Nam là Sài Gòn, Vũng Tàu và Đà Lạt.

Nằm ở vị trí đắc địa trên con đường huyết mạch ngay trung tâm thương mại với hai mặt tiền đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa và Võ Văn Tần.

Với trên 200 phòng ngủ có cấu trúc hợp lý, kiến trúc tinh tế mang đậm phong cách Á Đông, nội thất được trang bị đầy đủ tiện nghi, sang trọng và hiện đại. Phòng ở được chia ra 4 loại: Victory Suite, Luxury, Deluxe, Superior.

Khách sạn Victory được thiết kế hài hòa, trang nhã cùng các trang thiết bị hiện đại phục vụ hội họp. Gồm 4 phòng họp với sức chứa đa dạng sẽ là nơi phù hợp để tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, huấn luyện…

Báo giá dịch vụ (Liên hệ Xoo Event để có được báo giá ưu đãi nhất)

• Phòng họp có sức chứa 100 khách
• Giải khát giữa giờ
• Gồm trà, cafe, hoa quả và bánh ngọt
• Ăn trưa hoặc ăn tối
• Phòng ở
• Giá phòng bao gồm phí dịch vụ

Thuê phòng tổ chức hội thảo tại khách sạn Sài Gòn Đông Du

Khách Sạn Sài Gòn tọa lạc ở vị trí đắc địa ngay trung tâm thương mại và du lịch của thành phố Hồ Chí Minh. Khách sạn với 2 phòng họp có tầm nhìn hướng ra sông Sài Gòn hoặc cảnh quan Thành phố có thể phục vụ nhiều sự kiện: hội họp, hội thảo, hội nghị…

Nơi đây phục vụ từ một cuộc họp riêng cho 20 người cho đến một hội nghị lớn của 180 người. Trang thiết bị yến tiệc của khách sạn phù hợp cho nhiều loại sự kiện khác nhau.

Báo giá dịch vụ (Liên hệ Xoo Event để có được báo giá ưu đãi nhất)

• 30 – 40  khách
• Từ 200 khách – 300 khách
• Giải khát giữa giờ
• Gồm trà, cafe, hoa quả và bánh ngọt
• Ăn trưa hoặc ăn tối
• Phòng ở
• Giá phòng bao gồm phí dịch vụ

Dịch vụ cho thuê phòng hội nghị Xoo Event uy tín, chuyên nghiệp

Hiểu được nhu cầu cũng như khó khăn cho các doanh nghiệp khi thuê phòng hội nghị. Xoo Event mang đến rất nhiều lựa chọn về phòng hội nghị, phù hợp với nhu cầu của quý khách. Với kinh nghiệm vể tổ chức các loại hình sự kiện, Xoo Event luôn mang lại cho quý khách sự chuyên nghiệp. Đảm bảo hội nghị diễn ra trọng vẹn và thành công nhất

Quý vị có nhu cầu tư vấn và tổ chức hội nghị khách hàng, hoặc các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Có thể liên hệ với đội ngũ của Xoo Event để cho hỗ trợ và báo giá tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư đầy đủ chi tiết

Cách lên kịch bản hội nghị nhà chung cư cho doanh nghiệp

4 loại quà tặng hội nghị khách hàng phổ biến

Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm hay tiệc tất niên là cách để toàn thể công ty cùng nhau nhìn lại những thành tựu và phân tích những sai lầm còn tồn tại để rút kinh nghiệm và liên tục hoàn thiện cho những năm sau. Bên cạnh đó, các buổi tiệc cuối năm còn là dịp để các thành viên công ty chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn trong công việc, trong cuộc sống. Từ đây gắn kết mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau, xây dựng tình đoàn kết bền chặt.

Hiểu được điều này, hầu hết các công ty hiện nay đều quan tâm và chú trọng đến việc tiến hành tổ chức tiệc tất niên. Song không phải công ty nào cũng biết cách tổ chức sao cho hợp lý mà vẫn đảm bảo mục đích đặt ra ban đầu. Dưới đây là các thông tin cơ bản về cách tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Tổ chức hội nghị tổng kết trên tinh thần hướng đến tập thể

Tiệc tất niên cuối năm là một món quà tinh thần dành cho tất cả thành viên của doanh nghiệp sau một năm lao động tích cực. Do đó, nội dung buổi lễ không nên chỉ trích, trách móc những lỗi lầm, sai phạm.

Đây là sự kiện để cổ vũ tinh thần. Giúp mọi người có thêm cảm hứng để làm việc chăm chỉ hơn. Đương nhiên, các khuyết điểm vẫn cần được nhấn mạnh để khắc phục.

Một hội nghị khách hàng thành công chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp có ấn tượng tốt trong mắt nhân viên, đối tác, nhà đầu tư.

Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm, tưởng như đơn giản nhưng thực tế lại khó khăn hơn nhiều. Nếu quý công ty không biết cách tổ chức làm sao cho khéo léo; thì rất dễ khiến cho không khí của sự kiện trở nên khó xử.

Đây không phải là một sự kiện để ca ngợi một cá nhân nào; mà là để giúp cho tập thể trở nên gắn kết, vững mạnh hơn. Ban lãnh đạo nên chia sẻ kinh nghiệm và khẳng định niềm tin vào đội ngũ lao động hiện có.

Nhờ đó tạo cảm hứng và thúc đẩy mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau. Tạo động lực cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ và công việc được giao trong những năm tiếp theo.

Thuê một công ty sự kiện chuyên tổ chức hội nghị khách hàng, tiệc tất niên dành cho doanh nghiệp

Để thực hiện buổi hội nghị khách hàng kết hợp với tiệc tất niên cuối năm theo đúng yêu cầu. Điều mà nhiều doanh nghiệp hiện nay luôn hướng tới là hợp tác với công ty sự kiện để thực hiện chương trình cho mình. Trên thị trường hiện nay, các công ty sự kiện tương đối đa dạng, với nhiều thế mạnh khác nhau.

Có những công ty chuyên tổ chức các sự kiện đòi hỏi sự sáng tạo. Như là tiệc cưới, tiệc sinh nhật với nhiều chương trình cực kì ấn tượng, thu hút.

Cũng có các công ty chuyên tổ chức các sự kiện dành cho doanh nghiệp. Như tổ chức hội nghị khách hàng, lễ khởi công, khai trương khánh thành, tiệc tất niên cho doanh nghiệp,…

Hiện nay, tồn tại rất nhiều công ty sự kiện uy tín, có chất lượng. Song không phải công ty nào cũng phù hợp và đáp ứng mọi tiêu chí mà quý khách đưa ra.

Nên lựa chọn một công ty sự kiện uy tín

Để có lựa chọn một công ty sự kiện tối ưu, uy tín nhất. Quý khách hãy phân tích cụ thể các thông tin có được. Không nên chỉ tập trung vào các công ty tổ chức sự kiện lớn, nổi tiếng. Bởi trong nhiều trường hợp, chi phí họ đưa ra có thể làm khó cho doanh nghiệp của anh chị.

Một số tiêu chí cơ bản quý khách cần lưu ý để chọn một đơn vị uy tín bao gồm: uy tín, trách nhiệm, phương châm hoạt động, giá cả,…

Với uy tín là một công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng dành cho doanh nghiệp, Xoo Event tự tin mang lại cho công ty quý khách những hội nghị tổng kết cuối năm thật ấn tượng. Không chỉ có thể làm nổi bật tinh thần, chủ đề của công ty mà còn giúp thúc đẩy sự gắn kết của các thành viên trong công ty.

Lên kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm một cách chi tiết

Chọn lựa được bên tổ chức phù hợp không đồng nghĩa mọi công việc chuẩn bị sẽ hoàn toàn do công ty sự kiện quyết định. Bởi vì đây là hội nghị của doanh nghiệp quý khách. Và các công ty sự kiện chỉ là bên triển khai kế hoạch. Nhưng phải đáp ứng được phương châm tổ chức mà doanh nghiệp của quý khách đang hướng tới.

Đặc biệt, cần xác định thời điểm thích hợp cho việc tổ chức. Để toàn bộ nhân viên có thể tham gia. Cũng như hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.

Một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hay hội nghị tổng kết cuối năm cần được hai bên (doanh nghiệp đứng ra tổ chức và công ty sự kiện) thảo luận; và thống nhất cho thật kỹ lưỡng. Từ kế hoạch có thể quy định được các hạng mục công việc mà hai bên sẽ thực thi sau khi hợp đồng được ký kết.

Xoo Event chuyên tổ chức tiệt tất niên cho doanh nghiệp với uy tín và chất lượng được đặt lên hàng đầu

Xoo Event tự hào là công ty sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm và hội nghị khách hàng cũng như nhiều chương trình khác cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Chúng tôi cam kết cung cấp những dịch vụ chất lượng với giá thành ưu đãi nhất đến mọi đối tượng khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận báo giá tốt nhất thị trường nhé!

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

3 địa điểm không thể bỏ qua khi thuê phòng hội thảo khu vực TPHCM

Đô thị càng ngày càng phát triển hiện đại. Điều đó đã khiến diện tích sinh hoạt của người dân ngày càng bị thu hẹp. Quỹ đất ở các thành phố không đáp ứng đủ cho một lượng lớn nhu cầu nhà đất hiện nay. Trước thực tế đó, căn hộ chung cư là giải pháp cho vấn đề nhà ở tại các thành phố lớn. Khi đã trở thành công dân chung cư, sẽ thường có hoạt động tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Đây là một trong những hoạt động không thể thiếu định kỳ của cộng đồng ở đây. Sắp về cuối năm, chắc chắn hoạt động này sẽ diễn ra thêm ít nhất một lần trong năm 2022. Dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư đầy đủ và chi tiết cho năm 2022.

Xác định thành phần tham gia khi tổ chức hội nghị nhà chung cư

Số lượng khách tham gia sẽ quyết định quy mô và quy trình tổ chức hội nghị. Đối với buổi hội nghị nhà chung cư, cần lên danh sách tất cả các gia đình sinh sống trong chung cư.

Nếu gia đình đông người chỉ cần một đại diện đi dự hội nghị là đủ. Việc cử đại diện đi sẽ đảm bảo mỗi hộ trong chung cư đều có người tham dự từ đó có thể thảo luận, truyền đạt những thông tin liên quan đến quyền và nghĩa vụ. Cũng như kế hoạch của chung cư tới tất cả mọi người.

Ngoài người dân, thành phần tham gia còn có sự có mặt của ban lãnh đạo chung cư. Và có thể có đại diện của các cơ quan ban ngành khác.

Sau khi lên danh sách được thành phần tham gia. Người tổ chức có thể hình dung được quy mô của hội nghị. Và những bước tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Phát biểu nội dung công tác nhiệm kỳ từ ban lãnh đạo

Mở đầu mỗi một cuộc hội nghị, đặc biệt là những hội nghị tiếp xúc với người dân như hội nghị nhà chung cư. Hoạt động báo cáo nội dung công tác nhiệm kỳ vừa qua của ban lãnh đạo. Là một trong những khâu quan trọng, thu hút được sự chú ý của người dân tham gia.

Để chuẩn bị cho bước này được tổ chức tốt, cần chuẩn bị hệ thống âm thanh, bàn ghế ngồi cho ban lãnh đạo sao cho việc di chuyển được thuận lợi. Và việc báo cáo công tác có thể đảm bảo mọi người tham gia đều được tiếp thu đầy đủ. Đồng thời, cũng cần tổ chức chỗ ngồi cho những người tham gia khác, sắp xếp lối đi hợp lý, tránh sự lộn xộn.

Nhận ý kiến đóng góp từ cư dân

Sau bước báo cáo công tác nhiệm kỳ vừa rồi, bao gồm những thành tích và hạn chế. Trong đó sẽ là lúc người dân được đưa ra ý kiến quan điểm của mình.

Người thực hiện quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư cần đảm bảo mọi người dân đều được phát biểu. Phải có sự ghi chép đầy đủ những ý kiến đó.

Việc phát biểu của người dân cũng cần đảm bảo được cung cấp thiết bị âm thanh như mic, loa. Và theo thứ tự, có người chuyền mic di động. Tránh tình trạng lộn xộn, làm ồn, gây rối mất trật tự cho hội nghị.

Quá trình bỏ phiếu biểu quyết cũng được sắp xếp chuyên nghiệp, đảm bảo văn minh trật tự của hội nghị và quyền lợi của mọi cư dân tham gia.

Tổng kết và bế mạc tổ chức hội nghị nhà chung cư

Sau khi tiếp thu ý kiến của cư dân. Ban lãnh đạo chung cư đã đạt được những mục tiêu quan trọng của việc tổ chức hội nghị. Như truyền đạt những nhiệm vụ sắp tới, báo cáo những công việc đã đạt được. Và lắng nghe, tiếp thu giải thích tâm tư, đề xuất, ý kiến của cư dân.

Phần cuối cùng chính là tổng kết và bế mạc hội nghị. Trong phần này ban lãnh đạo sẽ tóm tắt lại nội dung của hội nghị. Và phát biểu đôi lời để gắn kết tinh thần của cộng đồng dân cư.

Hội nghị nhà chung cư là cột mốc quan trọng để cư dân đồng lòng tin tưởng ban lãnh đạo, chung tay xây dựng khu đô thị nhân văn. Và môi trường xanh – sạch – đẹp cho tất cả mọi người.

Trên đây là những bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư. Xoo Event mong rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp quý khách tổ chức thành công trong sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng nói chung. Và sự kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư này nói riêng. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ của Xoo Event. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Hướng dẫn lên kịch bản hội nghị nhà chung cư cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là chương trình mà các công ty, doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức. Để thực hiện những buổi họp, đàm phán trao đổi quan trọng. Đối tượng là các đối tác, khách hàng hoặc trong nội bộ công ty. Tổ chức một buổi hội thảo thành công, chi phí tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng. Mời quý độc giả điểm qua những loại chi phí cấu thành nên tổng chi phí tổ chức hội thảo mà công ty tổ chức sự kiện Xoo Event đã tổng hợp sau. 

Chi phí thuê địa điểm để tổ chức hội thảo

Địa điểm tổ chức hội thảo thông thường là những phòng họp, phòng hội thảo. Điều đó đồng nghĩa là diện tích, không gian rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Thông thường, các công ty doanh nghiệp sẽ tổ chức hội thảo ở ngay trong trụ sở cơ quan của mình. Nhưng nếu với số lượng khách mời đông và quy mô của buổi hội thảo khá lớn; thì các công ty, doanh nghiệp sẽ tìm đến đại lý phân phối bất động sản. Như vậy, chi phí đầu tiên mà các công ty cần lưu ý đó là chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo.

Xem nhanh:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Tuy nhiên cũng nên xem xét, nghiên cứu và tìm hiểu kỹ trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu về mặt hình thức là chứa đủ được lượng khách mời, có đầy đủ trang thiết bị. Vừa đáp ứng nhu cầu về mặt kinh tế là tiết kiệm chi phí ở mức tối ưu nhất; để công ty có thể sử dụng ngân sách vào việc khác cho buổi hội thảo thêm thành công.

Chi phí cho các tiết mục

Diễn giả

Diễn giả là một đội ngũ nhân sự không thể thiếu trong việc tổ chức nghị khách hàng. Có thể nói họ là những người chủ chốt để quyết định buổi hội thảo thành công. Dựa vào lĩnh vực và chủ đề mà công ty, doanh nghiệp tổ chức buổi hội thảo mà có thể lựa chọn mời những diễn giả nổi tiếng, có kỹ năng, chuyên môn sâu về lĩnh vực đó để thuyết trình trước mọi người trong buổi hội thảo với những kiến thức, suy nghĩ đúng đắn.

Một diễn giả nổi tiếng sẽ thu hút không chỉ lượng fan trung thành của người đó, mà còn là những người quan tâm, ngưỡng mộ câu chuyện thành công của họ. Sự kiện diễn giả tỷ phú nổi tiếng Jack Ma tới Việt Nam vào ngày 6.11.2017 tại Diễn đàn Thanh Toán điện tử Việt Nam là một minh chứng cho điều này. Lượng vé khủng đã được tiêu thụ trong chớp mắt, với phân khúc lớn là các bạn trẻ sinh viên Việt Nam, và họ đặc biệt hào hứng mong chờ đến với buổi hội thảo đó.

Vì vậy, đây có thể là một khoản chi phí lớn mà các công ty, doanh nghiệp cần đầu tư để có thể mời được các diễn giả chuyên nghiệp đến với buổi hội thảo của mình.

MC

MC cũng là một thành phần không thể thiếu trong mỗi chương trình hay buổi hội thảo. Họ sẽ là những người kiểm soát, điều khiển thời lượng chương trình theo đúng kịch bản, thời gian cụ thể. Các công ty, doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn những MC có kinh nghiệm lâu năm dẫn các buổi hội thảo vì họ biết cách dẫn dắt các câu chuyện, các vấn đề của những lĩnh vực được hội thảo đi theo đúng hướng, không bị rườm rà và lan man.

Nếu chương trình có mời thêm khách nước ngoài thì BTC nên tìm kiếm ứng viên dẫn chương trình thông thạo 2-3 thứ tiếng: tiếng Anh, tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc.

Chi phí tổ chức hội thảo gồm chi phí âm thanh ánh sáng

Đây là những hệ thống, trang thiết bị không thể thiếu. Đặc biệt trong mỗi buổi hội thảo nói riêng và trong các chương trình, sự kiện nói chung. Để buổi hội thảo thành công thì những phụ kiện liên quan cũng phải được quan tâm, đầu tư. Hệ thống âm thanh ánh sáng tốt thì mới giúp cho buổi hội thảo được diễn ra trơn tru. Tránh những rủi ro trục trặc làm người xem bị ngắt quãng, mất tập trung.

Chi phí tiệc trà

Khi tổ chức, các công ty phải lưu ý, quan tâm và chăm sóc đến bộ phận khách mời. Vì đó là thành phần vô cùng quan trọng của buổi hội thảo. Tiệc trà là một yêu cầu cần có cho các công ty, doanh nghiệp khi tổ chức buổi hội thảo. Chi phí tiệc trà cũng sẽ không phải là quá cao.

Tuy nhiên các công ty cũng nên lưu ý chi tiêu sao cho hợp lý. Nên lựa chọn những loại đồ ăn thức uống ngon, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Đảm bảo an toàn vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt trong lòng các khách mời.

Trên đây là một số điều cần thiết trong chi phí tổ chức hội thảo mà các công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để tổ chức được một buổi hội thảo thành công nhất. Xoo Event hân hạnh đồng hành cùng quý khách hàng trong sự kiện này!

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

4 lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học doanh nghiệp cần biết