Khách sạn là một trong những địa điểm lý tưởng và đỉnh cao được chọn làm nơi tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị khách hàng; các buổi giới thiệu, quảng cáo. Tuy nhiên, trên khắp các tỉnh thành; nhất là ở các thành phố lớn thường có rất nhiều loại hình khách sạn. Khiến công ty không biết chọn lọc theo phương thức nào cho đúng.

Hiểu được khó khăn này, Xoo Event xin chia sẻ kinh nghiệm cho doanh nghiệp cách thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp. Tô điểm thêm vào hồ sơ năng lực và tín nhiệm của công ty trên thị trường doanh nghiệp đa dạng; và nhiều biến động hiện nay.

Xác định mục đích của hội nghị, hội thảo

Mỗi buổi hội nghị, sự kiện có một nội dung và motip để chương trình được dàn trải theo cách khác nhau.

Để có thể thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp phù hợp thì doanh nghiệp cần phải xác định được mục đích hướng đến. Ví dụ: Nếu hội nghị tiếp đón đối tác làm ăn, khách VIP cùng hợp tác dự án kinh doanh… thì phòng hội nghị, hội thảo phải mang đẳng cấp cao như khách sạn 4 hay 5 sao. Thể hiện được sự sang trọng, lịch sự.

Ngược lại, tổ chức sự kiện cho nhân viên nhằm thể hiện tinh thần đoàn kết trong công ty; trau dồi năng lực và nghiệp vụ của nhân viên thì không gian cần sự ấm cúng, đơn giản nhưng hiện đại…

Như vậy, việc xác định được mục đích của hội thảo sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ đưa ra được sự lựa chọn hơn. Hay tối thiểu là khoanh vùng được top 5 những khách sạn có thể sử dụng. Tránh được những sai lầm khi tổ chức hội nghị đáng tiếc cho doanh nghiệp.

Xác định quy mô khi tiến hành thiết kế phòng hội thảo

Số lượng khách đến tham dự? Số lượng bàn tiệc?…. là những thông số phản ánh lên quy mô của sự kiện.

Với sự kiện lớn mang tầm quốc gia thì phòng hội nghị phải rộng; để đủ sức chứa, tránh tình trạng thuê địa điểm nhỏ so với quy mô. Sẽ dẫn đến ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp cho khách đến tham dự.

Mặt khác, nếu tổ chức hội nghị quy mô từ 200 – 500 khách.Thì cũng không cần thiết phải thuê một phòng hội nghị tại khách sạn quá lớn; vừa tốn chi phí lại không có sự kết nối.

Như vậy, việc xác định quy mô hội nghị là một trong những yếu tố; mà các doanh nghiệp cần phải chú ý để thuê địa điểm dễ dàng hơn.

Bài trí và sắp xếp bố cục theo tiêu chuẩn thiết kế phòng hội thảo

Bố cục phòng hội thảo nên được sơ đồ hoá và sắp xếp hợp lý dựa trên các khu vực.

Bố cục thiết kế bao gồm: khu vực khán đài; dãy ghế giám khảo diễn giả; dãy ghế khách mời; khu vực lễ tân; giải đáp thắc mắc khách hàng.

Phòng hội thảo được sắp xếp bài bản khiến người tham dự dễ hình dung hơn về vị trí của mình. Và họ sẽ đánh giá ban tổ chức rất cao về sự chuyên nghiệp.

Phòng hội thảo nên được bài trí những cây xanh, banner tổ chức; và những vật dụng lịch sự, màu sắc nhã nhặn. Cần tránh những trang thiết bị phô trương quá mức; chỉ cần đủ dùng và thiết thực là được.

Lựa chọn dịch vụ thiết kế phòng hội thảo uy tín

Nếu công ty của bạn thường xuyên tổ chức các sự kiện. Thì chắc chắn sẽ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Nhưng với các doanh nghiệp không thường xuyên thì việc thiết kế phòng hội thảo thực sự là vấn đề khó khăn.

Do đó, quý khách hàng có thể cân nhắc lựa chọn Xoo Event – công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam; với nhiều năm kinh nghiệm.

Cùng với các dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp quý khách lựa chọn được những địa điểm uy tín nhất. Từ đó thiết kế nên một không gian sang trọng, thoải mái. Đảm bảo góp phần làm cho sự kiện, hội thảo diễn ra thành công, tốt đẹp.

Trên đây là những tiêu chí giúp doanh nghiệp có thể thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp như ý; phù hợp với mục tiêu mình hướng đến. Nếu còn bất cứ điều gì thắc mắc vui lòng liên hệ đến Xoo Event để được tư vấn cụ thể hơn. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Các buổi hội thảo và việc tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành những sự kiện thường niên và quen thuộc với nhiều người. Đặc biệt trong các cơ quan đoàn thể. Chính vì vậy, các event manager, trong quá trình tổ chức hội thảo, cần phải có những kỹ năng “nằm lòng”. Để có thể tổ chức thành công sự kiện này. Trong nội dung dưới đây, Xoo Event sẽ chia sẻ những kỹ năng tổ chức hội thảo mà một event manager cần có.

Kỹ năng tổ chức hội thảo quan trọng nhất là phải thấu hiểu khách hàng

Kỹ năng tổ chức hội thảo này đặc biệt quan trọng đối với môi trường doanh nghiệp. Việc thấu hiểu mong muốn khách hàng chính là chìa khóa để doanh nghiệp thu được lợi ích trong công việc kinh doanh của mình.

Một trong các buổi hội thảo thường xuyên trong môi trường doanh nghiệp chính là hội thảo giao lưu với khách hàng. Để từ đó có thể giới thiệu quảng bá sản phẩm. Đồng thời thông qua đó tiếp nhận được những mong muốn của khách hàng về sản phẩm của công ty; những phàn nàn hay những góp ý.

Tất cả đó sẽ là những thông tin quý giá mà một nhà event manager cần phải có khi tổ chức event. Để có thể giúp doanh nghiệp của mình để lại được ấn tượng tốt với khách hàng. Và xa hơn là đảm bảo lòng tin cho khách hàng.

Kỹ năng tổ chức hội thảo với việc xây dựng và phát triển ý tưởng, planning

Với một agency event, việc phải tổ chức nhiều buổi hội thảo trong năm; với tính chất có thể khác nhau từ hội thảo giao lưu với khách hàng; đến hội thảo học thuật giữa các chuyên gia trong ngành. Việc xây dựng concept cần phải được event manager thực hiện một cách sáng tạo. Đảm bảo sự tinh tế và luôn mới lạ, tạo sức hấp dẫn cho người tham gia.

Hơn nữa, việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo cũng là kỹ một phần quan trọng mà một event manager cần có; để có thể điều hành, chỉ đạo một ekip làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng và tạo sức hấp dẫn cho buổi hội thảo.

Kỹ năng lãnh đạo và điều phối

Lãnh đạo và điều phối tốt là hai thứ cần có trong kỹ năng tổ chức hội thảo. Xuất phát từ chính tính chất “quản lý” của một event manager khi làm event.

Việc lãnh đạo và điều phối công việc sẽ giúp các thành viên trong team; hoặc trong ekip làm việc có thể thực hiện tốt planning mà công ty đã dày công xây dựng.

Yếu tố con người là yếu tố quyết định đến sự thành công trong mọi công việc. Chính vì vậy, lãnh đạo con người tốt; điều phối họ làm việc một cách đoàn kết; hiệu quả; năng suất chính là cách để một event manager thực hiện hoàn hảo mọi mục tiêu; kế hoạch đã được hoạch định trên giấy. Và đạt được sự thành công trong thực tế.

Kỹ năng khích lệ tinh thần nhân viên

Với việc quản lý một nhóm người, người event manager trong quá trình tổ chức hội thảo cần phải chia sẻ; tạo sự đồng lòng; đoàn kết; cùng nhau nỗ lực giữa các thành viên.

Nói một cách khác, bạn nên là “leader” – người thủ lĩnh cả về tinh thần lẫn công việc. Thay vì đơn thuần là “boss” – người chỉ đạo khắc nghiệt. Hãy quan tâm đến việc khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm. Để có thể phát huy hết sức mạnh tập thể.

Trên đây là những kỹ năng tổ chức hội thảo mà một event manager cần có để tổ chức thành công một buổi hội thảo. Xoo Event hi vọng với những kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện; những chia sẻ của chúng tôi sẽ góp phần giúp quý khách có thêm kinh nghiệm tốt trong việc tổ chức hội thảo nói riêng cũng như các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Hãy liên hệ với chúng tôi để có được những tư vấn chuyên môn và miễn phí.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Hoạt động giới thiệu sản phẩm hiện nay đã không còn quá xa lạ với các tổ chức doanh nghiệp. Với mục đích là quảng bá giới thiệu sản phẩm mới đến các khách hàng thân thiết, người tiêu dùng. Các công ty doanh nghiệp thường hay tổ chức những buổi hội thảo hoành tráng. Với mục tiêu thu hút sự chú ý của mọi người với sản phẩm của mình. Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công các công ty doanh nghiệp phải lên kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chi tiết theo các lưu ý sau đây.

Thiết kế khu trưng bày sản phẩm độc đáo

Khu trưng bày sản phẩm sẽ là nơi được nhiều khách hàng chú ý tới nhất. Bởi mục đích chính của buổi hội thảo vẫn là giới thiệu và quảng bá. Đặc biệt xúc tiến sản phẩm mới đến tất cả mọi người.

Vì vậy, để thu hút, tạo dấu ấn trong lòng mọi người. Các công ty, doanh nghiệp nên thiết kế khu trưng bày sản phẩm sao cho độc đáo, ấn tượng. Có thể lựa chọn thiết kế khu trưng bày sản phẩm theo chủ đề, hình tượng đang thịnh hành trên thị trường để có nhiều cơ hội tiếp cận hơn với mọi lứa tuổi khách hàng.

Chủ đề, hình ảnh của khu trưng bày càng đẹp mắt, độc đáo thì khách hàng sẽ có xu hướng chụp hình, chia sẻ chúng lên mạng xã hội hoặc gửi cho bạn bè. Từ đó các khách hàng tham gia buổi hội thảo sẽ ghi nhớ hình ảnh sản phẩm và sẽ có nhiều kế hoạch, dự định mua hoặc giới thiệu sản phẩm đến nhiều người khác. Hiệu ứng của sản phẩm cũng lan truyền nhanh như một cơn sốt, một trào lưu mới mẻ.

Chuẩn bị kịch bản nghệ thuật ấn tượng

Bên cạnh những nội dung chính của buổi hội thảo, các công ty, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm kịch bản nghệ thuật, đan xen những tiết mục văn nghệ để thay đổi bầu không khí cũng như giúp cho mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi tham gia buổi hội thảo.

Có thể tổ chức buổi hội thảo xuyên suốt theo một kịch bản nghệ thuật như diễn lại một vở kịch, biểu diễn những bài hát, bài múa có sự kết hợp với giới thiệu sản phẩm. Âm nhạc và nghệ thuật sẽ giúp mọi người ghi nhớ được nhiều điều hơn về sản phẩm được giới thiệu.

Kế hoạch tổ chức hội thảo với chiến lược Marketing trải nghiệm

Đã gọi là hội thảo giới thiệu sản phẩm, nên tổ chức thêm phần sử dụng thử sản phẩm. Để các vị khách mời có thể trực tiếp tiếp xúc và sử dụng với sản phẩm mới ra này. Người ta quan niệm rằng “trăm thấy không bằng một thử”. Vì vậy phần sử dụng thử sản phẩm là dịp để khách mời tiếp cận sản phẩm mới. Từ đó đánh giá được sâu sắc và chính xác về sản phẩm.

Khâu demo sản phẩm cần những nhân viên bán hàng khéo léo, đã được training, nhanh nhẹn. Đặc biệt phải nắm bắt cảm xúc của khách hàng và đáp ứng họ một cách tốt nhất. Nếu khách hàng bị thuyết phục ngay từ khi demo thì có nghĩa sản phẩm đó rất tiềm năng và sẽ bán rất chạy trên thị trường.

Tâm lý “ai cũng muốn là người may mắn” của khách hàng

Bên cạnh những nội dung như giới thiệu sản phẩm, dùng thử sản phẩm. Các công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức các trò chơi. Hoặc dành những phần quà may mắn cho một số vị khách mời có mặt trong buổi hội thảo.

Dựa vào tâm lý “ai cũng muốn là người may mắn” của khách hàng. Các công ty doanh nghiệp có thể tổ chức một phần trò chơi bốc thăm may mắn. Và dành những phần quà có giá trị khác nhau để cảm ơn khách hàng đã tham dự buổi hội thảo. Cũng như để quảng cáo sản phẩm gần hơn với khách hàng. Phần quà có thể là những đồ vật thông dụng như ô, mũ, nón, cốc có in logo doanh nghiệp. Thiết thực hơn chính là một trong những sản phẩm doanh nghiệp đang bán.

Trên đây là một số điều nổi bật trong kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm. Các công ty, doanh nghiệp có thể áp dụng để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công và hiệu quả nhất. Nếu cần hỗ trợ trong khâu chuẩn bị hội thảo, hội nghị hoặc tổ chức sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện Xoo Event rất hân hạnh được phục vụ khách hàng.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A-Z

5 bước tiến hành tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Những sai sót tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần lưu ý

Hội thảo khoa học là một sự kiện được tổ chức thường niên ở những cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu phát triển, trung tâm công nghệ; và đặc biệt là các trường đại học lớn. Đây là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định. Để tổ chức hội thảo khoa học thành công, cần lưu ý những đặc điểm đặc biệt sau đây.

Địa điểm tổ chức buổi hội thảo khoa học

Có bao nhiêu lĩnh vực trong đời sống thì có bấy nhiêu chủ đề hội thảo khoa học có thể được tổ chức. Nội dung chính là xác định địa điểm tổ chức hội thảo khoa học và các hạng mục theo kèm.

Ví dụ như một cuộc hội thảo chuyên đề công nghệ thông tin. Thì địa điểm tổ chức cần có một không gian rộng rãi để có thể trưng bày các sản phẩm công nghệ mới. Làm dẫn chứng cho bài phát biểu tại hội nghị.

Còn trường hợp, hội thảo về các vấn đề đời sống thường ngày như sức khỏe, thực phẩm. Thì sử dụng không gian thiên nhiên ngoài trời, ngoài vườn đem lại cảm giác gần gũi, thân thiện.

Trang trí phòng hội thảo, hội nghị 

Phòng hội thảo dù cho chủ đề khác nhau nhưng đều có tiêu chí chung để trang trí. Đó chính là bám sát nội dung chương trình.

Hạng mục cần thiết nhất chính là tấm bạt, phông, bìa trang trí thể hiện rõ chủ đề cuộc hội thảo, đơn vị tổ chức và các hình ảnh minh hoạ theo kèm.

Từ thiết kế chủ đạo này mà sẽ xác định màu chủ đạo và chi tiết trang trí theo kèm. Ví dụ hội thảo về luật phát sẽ lấy tông vàng đồng của cán cân làm chi tiết điểm nhấn. Từ đó, hoa trang trí, khăn trải bàn,… cũng sẽ lấy màu sắc này làm gốc.

Chi tiết trang trí trong hội thảo không quá rườm rà mà đem đến cho khách mời sự chuyên nghiệp, lịch sự.

Khách mời tham dự hội thảo khoa học

Phong cách trang trí hội thảo khoa học cũng bị ảnh hưởng bởi đối tượng khác mời tham dự. Với mục đích tổ chức là để thảo luận, nghiên cứu. Nên đối tượng tham gia chủ yếu sẽ là tầng lớp tri thức, trung lưu hoặc học sinh, sinh viên. Là thành viên trong các cơ sở đào tạo có liên quan đến chủ đề hội nghị.

Bên cạnh đó, những nhà diễn giả nổi tiếng, tiến sĩ, giáo sư am hiểu cao cũng được mời đến. Có lẽ, họ sẽ quan tâm nhiều đến lượng kiến thức mình nhận được. Mà không quá xem trọng hình thức trang trí rườm rà. Miễn sao hội thảo mang lại sự thoải mái, lịch sự cần có.

Các trung tâm tổ chức sự kiện hay phòng hội nghị tại các trường đại học sẽ là địa điểm lý tưởng trong trường hợp này.

Chương trình buổi hội thảo

Kịch bản tổ chức hội thảo khoa học cần được lên chi tiết ngay từ đầu. Là một sự kiện có tính chuyên môn cao nên nội dung cần được chuẩn bị hết sức chính xác. Và có giá trị học vấn bởi chính khách mời tham dự.

Chương trình diễn ra có nêu ý kiến, có tranh luận và đối thoại theo khuôn khổ. Với quá nhiều kiến thức trong một sự kiện, người nghe có thể bị mệt mỏi.

Chính vì vậy thời gian nghỉ giữa giờ và các câu hỏi giao lưu sẽ mang lại không khí phấn chấn hơn cho các hội thảo khoa học.

Hội thảo khoa học là sự kiện đặc biệt, thu hút sự chú ý của giới truyền thống. Đây cũng là dịp mà các công ty có thể đánh bóng tên tuổi của mình. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn các dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp với giá cả ưu đãi nhất thị trường!

»»» Tìm hiểu thêm:

Tổ chức hội nghị và hội thảo là hình thức sự kiện đã trở nên khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc góp phần thúc đẩy kinh doanh của công ty. Thông qua quá trình chia sẻ thông tin và thu thập ý kiến từ phía khách hàng, đối tác. Quý doanh nghiệp biết cách cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình. Sao cho phù hợp với thị hiếu và mong muốn của người tiêu dùng.

Đồng thời đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội phát triển ở nhiều kênh thị trường mới, tiềm năng hơn. Tuy nhiên hội nghị và hội thảo là hai khái niệm khác biệt, không đồng nhất. Song không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này. Do đó, để quý doanh nghiệp dễ dàng phân biệt. Xoo Event đã cho ra đời bài “Điểm khác nhau giữa hội nghị và hội thảo là gì?”

Hội nghị là gì?

Hội nghị khách hàng là một cuộc họp được tổ chức nhằm bàn bạc và thảo luận về một vấn đề cụ thể. Mục đích của hoạt động này là hướng đến tìm kiếm giải pháp phù hợp. Nhằm giải quyết các công việc thực tế dựa trên cơ sở tổng kết tình hình hoạt động đã qua. Rút kinh nghiệm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại.

Hội thảo là gì?

Thành phần tham dự của hội nghị và hội thảo thường khá giống nhau. Tuy nhiên, xét về mặt bản chất, nếu hội nghị là một cuộc họp; thì hội thảo lại được hiểu là một cuộc thảo luận. Cũng dựa trên nguyên tắc bàn bạc và lấy ý kiến về một công việc cụ thể.

Song mục đích mà hoạt động này hướng đến là làm sáng tỏ nguyên nhân, cơ sở thực tiễn. Và nhiều những yếu tố khác liên quan trực tiếp đến vấn đề đang được đề cập tới. Trên cơ sở đó, hội thảo sẽ đưa ra kiến nghị và những dự báo sơ bộ về vấn đề này.

Các loại hội nghị phổ biến

• Hội nghị tổng kết năm: Đây là hoạt động mà hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện vào dịp cuối năm. Mục đích của hội nghị là tổng kết; và nhìn lại quá trình hoạt động trong suốt một năm qua. Trên cơ sở đó doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và định hướng hoạt động tốt hơn trong năm tiếp theo.
• Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Là hình thức hội nghị tập trung vào các danh mục dự án đầu tư tiềm năng. Hội nghị sẽ phân tích các vấn đề liên quan đến dự án này. Nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư từ cả trong và ngoài nước.
• Hội nghị khách hàng: còn có tên gọi khác là hội nghị tri ân khách hàng. Đây là sự kiện được các doanh nghiệp hiện nay thường xuyên tổ chức. Với đối tượng hướng đến là khách hàng và các đối tác. Thông qua hội nghị này; doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân và cảm ơn tới những đơn vị; khách hàng đã tin tưởng và luôn ủng hộ các sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.

Các loại hội thảo phổ biến

• Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hình thức hội thảo này có thể diễn ra cả trong và ngoài doanh nghiệp. Quý vị có thể tổ chức trong nội bộ công ty. Để chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa các cá nhân, đơn vị với nhau.Ngoài ra sự kiện này còn có thể tiến hành với sự tham gia của cả khách hàng và đối tác. Nhằm trao đổi kỹ thuật và chia sẻ phương thức kinh doanh tiên tiến, hiện đại hơn.
• Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo được tổ chức nhằm mục đích quảng bá. Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới do doanh nghiệp cung cấp tới công chúng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể truyền tải những ưu thế của mình. Và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm đến khách hàng.
• Hội thảo chuyên ngành: Đây là hình thức hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia và các doanh nghiệp trong một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể. Nội dung hội thảo tập trung vào những tiến bộ và vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành nghề đó.

Xoo Event mong rằng với những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về hội nghị và hội thảo. Nếu quý anh chị còn điều gì thắc mắc cần giải đáp. Hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

4 lưu ý tổ chức hội thảo khoa học doanh nghiệp cần biết

Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng. Với mục đích nhằm quảng bá sản phẩm và thúc đẩy thương hiệu đối với mỗi đơn vị tổ chức. Do tính chất và số lượng khách mời cho từng loại hội thảo là khác nhau. Nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cần phải được lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ theo đặc thù loại hình hội thảo.

Nhiệm vụ tìm kiếm và xác định địa điểm cần được thực hiện sớm để có thể tiến hành thuận lợi và chắc chắn các bước tiếp theo. Sau đây là những yếu tố quan trọng để chọn địa điểm tổ chức hội thảo công ty tổ chức sự kiện Xoo Event đúc kết được.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô

Quy mô hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Đối với những hội thảo có quy mô nhỏ. Đặc biệt là các hội thảo chuyên môn, mang tính đặc thù với lượng khách mời ít hơn 100 người.

Việc lựa chọn địa điểm cho quy mô này sẽ tương đối đơn giản. Quý khách có thể lựa chọn tổ chức hội thảo trong nhà hoặc ngoài trời.

Điều này phụ thuộc nhiều vào tính chất của hội thảo. Một vài địa điểm thích hợp là: hội trường cơ quan, phòng họp lớn của cơ quan, các trung tâm tổ chức sự kiện,… Các hội thảo có quy mô lớn bắt buộc phải tổ chức ở ngoài trời.

Tính chất hội thảo diễn ra

Tính chất hội thảo quyết định tới cách bài trí không gian của hội thảo. Với những hội thảo học thuật, hội thảo khoa học; hoặc hội thảo nội bộ giữa các chuyên gia trong ngành, hay hội thảo du học… địa điểm tốt nhất là những phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.

Những lựa chọn đó tạo sự trang trọng và nghiêm túc cho buổi hội thảo, mặt khác, nó cũng tạo không gian riêng tư, tránh tiếng ồn có thể ảnh hưởng đến chất lượng của buổi hội thảo.

Nhu cầu về thiết bị sự kiện

Sau khi đã xem xét hai yếu tố về quy mô và tính chất của hội thảo, vấn đề tiếp theo cần quan tâm là thiết bị của sự kiện. Đối với những hội thảo có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng cao hơn các hội thảo quy mô nhỏ. Các thiết bị cần thiết như dàn âm thanh, mic, máy chiếu là là những thứ không thể thiếu.

Tương tự, những hội thảo học thuật sẽ cần nhiều thiết bị phục vụ cho tính chất trình chiếu. Như máy chiếu, màn hình LED, bút chỉ, bút laser …

Đối với các hội thảo khách hàng, các thiết bị thu hút, quảng bá sản phẩm và trang trí không gian lại cần được xem trọng hơn cả. Như vậy, nhu cầu về thiết bị sự kiện ngoài dàn âm thanh, mic, thì còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của hội thảo để chuẩn bị và lắp đặt sao cho phù hợp.

Hình thức của địa điểm tổ chức hội thảo

Yếu tố cuối cùng để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo chính là hình thức của hội thảo. Với những hội thảo chuyên nghiệp, sang trọng cùng với những khách mời quý.

Đòi hỏi những địa điểm tổ chức có hình thức đẹp mắt và cao cấp. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn tại các trung tâm tổ chức sự kiện. Nếu tổ chức trong nhà hoặc những khu thảo quần viên, resort với những hội thảo ngoài trời.

Đơn cử trong diễn đàn kinh tế cấp cao APEC tổ chức tại Việt Nam năm ngoái. Phóng viên Nga đã thuê một resort đẳng cấp quốc tế tại bán đảo Sơn Trà để tổ chức họp báo cho tổng thống Putin. Để phục vụ công việc kết hợp nghỉ dưỡng. Các vị quan khách quý cũng sử dụng các khu vực của quần thể resort này.

Thế nhưng, nếu tính chất hội thảo cởi mở và không quá nghiêm ngặt hình thức. Đơn vị tổ chức có thể chọn những địa điểm vừa tầm về chất lượng và chi phí bỏ ra. Chỉ cần đảm bảo tính lịch sự và thoải mái cho người tham dự.

Các hội thảo tổ chức trong một buổi và không kèm theo bữa tiệc. Chỉ cần các đảm bảo hình thức về không gian bài trí, trang thiết bị kĩ thuật. Nhưng đối với các hội thảo dài ngày, có tổ chức tiệc cho khách mời tham gia đòi hỏi các địa điểm đảm bảo được về mặt thời gian cũng như chất lượng phục vụ.

Như vậy, với địa điểm tổ chức hội thảo, Xoo Event có 4 yếu tố cần lưu ý như trên. Nếu có thắc mắc về vấn đề này tổ chức hội nghị khách hàng. Quý khách có thể liên hệ với Xoo Event để được tư vấn và cung cấp những dịch vụ tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

 Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị, hội thảo tại TPHCM