Các chiến lược tiết kiệm chi phí cho sự kiện của bạn

Dự phòng ngân sách không linh hoạt

Duy trì giới hạn chi phí trong các hoạt động chuẩn bị sự kiện như kế hoạch đã đề ra. Và trong ngân sách dự phòng, sẽ chắc chắn và hay hơn nếu bạn bổ sung them một khoản gọi là không linh hoạt, là những khoản không lường trước được, là những chi phí phát sinh bất ngờ và hãy để khoản đó trong kế hoạch ngân sách dự kiến, để đó là danh mục duy nhất mà bạn cần chi để không phải thay đổi một khoản nào trong bất kì hạng mục nào đã lên sẵn kế hoạch.

Cân đối ngân sách sự kiện

Ngân sách của sự kiện không nên phân bổ 40% ngân sách bởi một chi phí nào đó như váy cưới cao cấp chẳng hạn. Việc phân bổ không đồng đều chi phí sẽ không đảm bảo được trải nghiệm của sự kiện dành cho mọi người. Để nâng cao điều đó, đảm bảo không một khía cạnh nào chiếm phần lớn lấn át các khoản chi khác trong ngân sách. Việc quản lý sự kiện làm là cân đối chi tiêu trong từng lĩnh vực ngay từ đầu trong bước lập kế hoạch và chuẩn bị ngân sách ngay từ đầu.

Cắt bớt 1/4 chi tiêu được phân bổ

Sau khi đã phân bổ một lượng ngân sách dự kiến trong ngân sách, bây giờ bạn có thể để riêng ra ¼ số tiền trong ngân sách, chỉ sử dụng ¾ số ngân sách ước tính. Để số còn lại như một quỹ an toàn trong trường hợp có sự cố bất ngờ, các trường hợp khẩn cấp xảy ra và ứng phó kịp thời với nó.

Tham khảo thêm

Cho thuê màn sao phông sao sân khấu tại Đà Nẵng

Cung cấp MC sự kiện, MC dẫn chương trình chuyên nghiệp tại Đà Nẵng

Thiết kế và thi công lắp đặt Backdrop sự kiện tại Đà Nẵng

Rút gọn danh sách khách mời

Một cách khác để rút gọn chi phí tổ chức sự kiện là rút gọn lại danh sách khách mời tham dự. Khi người quản lý và những người đại diện chính của sự kiện lập danh sách khách mời tham dự đầu tiên, chắc chắn sẽ có rất nhiều vị khách được đưa vào danh sách đó.

Tuy nhiên, trong danh sách khách mời đầu tiên, không phải vị khách nào cũng là những người trọng tâm, những vị khách tiềm năng để tham gia và là trọng tâm của mục tiêu sự kiện. Lần lượt thực hiện lược bớt và rút gọn các vị khách để giảm danh sách xuống mức mà ngân sách thực hiện có thể đáp ứng đủ và vừa đủ số lượng khách mời của sự kiện hôm ấy.

Nâng cao kỹ năng đàm phán

Một yếu tố, kỹ năng quan trọng của người tổ chức sự kiện là kỹ năng đàm phán, đàm phán không chỉ với khách hàng, với đối tác mà còn đàm phán với tất cả các nhà cung cấp trong sự kiện mà bạn quản lý. Và nhà cung cấp đều mong đợi khách hàng đàm phán bởi trên thực tế, nhà cung cấp sẽ định giá cao hơn một chút so với mức giá đúng của họ và người quản lý sự kiện có thể đàm phán và “hạ gục” họ giảm xuống từ 5 – 10% tùy vào khả năng của bạn.

Yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp thêm ưu đãi

Ngoài ra, người quản lý sự kiện hay người quản lý ngân sách sự kiện có thể yêu cầu mỗi nhà cung cấp một số dịch vụ hoặc sản phẩm tặng kèm để thỏa thuận được dịu xuống và hợp tác vui vẻ. Việc này sẽ giảm được một lượng ngân sách đáng kể. Cách khác là bạn có thể tìm tới một nhà cung cấp đa dịch vụ hay sản phẩm để hưởng ưu đãi trong gói sản phẩm/ dịch vụ của họ thay vì yêu cầu them ưu đãi hoặc phải đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Xem kỹ chính sách hủy sự kiện

Sẽ có những tình huống hay những điều không lường trước được xảy ra và ảnh hưởng tới sự kiện, tệ nhất là sự kiện sẽ bị hủy vào phút cuối. Bạn hãy đảm bảo xem xét và đàm phán an toàn trước các khoản thanh toán lớn cho sự kiện trong trường hợp sự kiện bị hoãn hoặc hủy trước giờ tổ chức.

Hạn chế làm quà tặng

Trong xu hướng sự kiện hiện nay, những người tham dự không còn ấn tượng hay háo hức bởi quà tặng miễn phí khi tham gia sự kiện. Việc chuẩn bị quà tặng như móc chìa khóa, hay quà tặng có thương hiệu là một ý tưởng quá cũ, nó sẽ là ý tưởng hay cách đây một thập kỉ. Vì vậy, quản lý sự kiện không cần cân nhắc khoản ngân sách về những món quà không hữu ích và không ai quan tâm tới. Thay vào đó, hãy chuẩn bị nội dung thu hút, chủ đề sự kiện nào đó mà mọi người quan tâm để thu hút sự chú ý tới sự kiện.

Ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số vào sự kiện

Toàn bộ sự kiện về việc phản hồi hay cảm ơn có thể chuyển sang kỹ thuật số hoàn toàn. Đất nước đang bước vào thời đại chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ hiện đại vào đời sống. Việc chuẩn bị thẻ phản hồi hay gửi thư cảm ơn không còn cần thiết trong sự kiện.

Bạn có thể tạo riêng cho sự kiện của mình một trang web và cung cấp nó cho khách mời tham dự để họ có thể theo dõi toàn bộ thông tin cũng như diễn biến của sự kiện một cách nhanh chóng. Dù tính chất sự kiện là gì thì người quản lý kỹ thuật số trong sự kiện sẽ đảm bảo tối ưu hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cho sự kiện của bạn được hoàn hảo nhất.

Tìm kiếm nhà tài trợ

Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà nhiều công ty hay doanh nghiệp sẽ xem xét, tìm kiếm và yêu cầu một tới hai nhà tài trợ cho sự kiện của mình. Việc tìm nhà tài trợ vừa tiết kiệm chi phí, vừa là cơ hội quảng bá và tiếp thị sản phẩm của cả đôi bên, vậy nên đây là hình thức hợp tác không thể bỏ qua khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Tìm kiếm người lên kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp 

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ hiểu rõ sự kiện cần chuẩn bị những gì và sẽ đảm bảo mục tiêu của sự kiện được thực hiện một cách rõ rang nhất. Ngoài ra, người tổ chức sự kiện có thể đàm phán với nhà cung cấp để thương lượng một mức giá tối ưu nhất cho sự kiện của bạn.

Chưa hết, người lên kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp sẽ giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp bằng cách họ sẽ thực hiện, giám sát các diễn biến và chi tiết về tiến trình thực hiện sự kiện và cuối cùng những người lên kế hoạch sự kiện họ đều có khả năng sáng tạo, họ có thể tư vấn và đưa ra những ý tưởng hoàn toàn mới mẻ và đầy cảm hứng cho sự kiện.

Có lẽ bạn cân nhắc việc chi thêm một khoản tiền cho sự kiện, tuy nhiên xét về lâu về dài, việc cộng tác cùng người lên kế hoạch sự kiện sẽ là một cách thực sự để tiết kiêm ngân sách, họ sẽ là người có trách nhiệm đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ, liền mạch và thành công cho sự kiện của bạn.

Xoo Event cung cấp các dịch vụ của các sự kiện từ sinh nhật, hội thảo, tiệc khai trương và cả tiệc cưới cho các cặp đôi, vì vậy hãy liên lạc ngay với chúng tôi nếu bạn cần nhé!

Phong cách thiệp cưới và những món quà cảm ơn

Top 12 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng, độc đáo 2022

Tổ chức team building

Các buổi team building đã không còn quá xa lạ với doanh nghiệp. Đây là chương trình tổ chức ngoài trời cùng các hoạt động nhóm nhằm đem lại sự đoàn kết, gắn bó nhân viên công ty.

Ưu điểm: địa điểm tổ chức sự kiện teambuilding khá đa dạng, không bị hạn chế, chi phí cho những buổi sự kiện này không quá đắt đỏ.

Nhược điểm: đa số các buổi team building đều tổ chức ngoài trời, vì thế nếu khởi hành vào những lúc thời tiết mưa hay quá nắng nóng sẽ gây ra nhiều bất tiện, buổi tiệc cũng không được trọn vẹn.

Hội chợ

Đây là ý tưởng phù hợp cho những buổi sự kiện ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp, giúp họ giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm của mình đến khách hàng. Thường được kết hợp với các chương trình ca nhạc, sự kiện giảm giá để thu hút người tham dự.

Ưu điểm: quy mô tổ chức lớn, có không gian cho các doanh nghiệp trưng bày sản phẩm và dịch vụ của mình, giúp tiếp cận khách hàng dễ hơn.

Nhược điểm: Cũng như các buổi sự kiện ngoài trời, điều kiện thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động của chương trình.

Lễ hội hóa trang

Với những chương trình tổng kết năm học, hay các buổi truyền thông nội bộ thì concept này khá tuyệt vời. Đối với sự kiện hoá trang thì các khách mời sẽ được thoải mái đóng nhân vật mà họ yêu thích, có thể kết hợp các chương trình thời trang, thi diễn kịch để thêm trải nghiệm cho người tham gia.

Ưu điểm: Các buổi tiệc như thế này thường sẽ mang đến không khí hài hước, vui vẻ, giúp khách mời được thể hiện sự sáng tạo tối đa và gắn kết mọi người với nhau.

Nhược điểm: để chương trình diễn ra suôn sẻ, bạn phải chắc chắn khách mời nắm được chủ đề và họ tự chuẩn bị trang phục cho vai diễn của mình, từ đó sắp xếp kịch bản, âm thanh, ánh sáng phù hợp. Nhìn chung, sự kiện theo phong cách này không đòi hỏi quá về sự trang trọng nhưng sẽ có rất nhiều đầu việc cần giải quyết.

Tiệc trà (Teabreak)

Teabreak là bữa tiệc nhẹ gồm bánh ngọt và trái cây, đi kèm đồ uống như nước ngọt, nước hoa quả, đặc biệt là trà.

Ưu điểm: Không quá khắc khe trong khâu tổ chức, không đòi hỏi nhiều về cơ sở vật chất. Chỉ cần một không gian nhỏ biết cách set up phù hợp cũng đủ cho một bữa tiệc ấm cúng. Loại hình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí.

Nhược điểm: vì khách mời tham gia thường sẽ di chuyển tự do, vì thể nếu bày biện thực đơn hay khâu quản lý không tốt thì rất dễ dẫn đến tình trạng buổi sự kiện bị lộn xộn. Teabreak thường chỉ phù hợp với những chương trình sự kiện diễn ra trong thời gian ngắn.

Tổ chức sự kiện phong cách sang trọng

Ý tưởng này được gọi là Gatsby, đây là những buổi tiệc tổ chức theo phong cách đại gia Gatsby những năm 1920s. Thường được decor lấp lánh, những món đồ trang trí mạ vàng bạc với tone đen chủ đạo. Đồ uống là những món cocktail truyền thống, khách mời diện trang phục sang trọng, lộng lẫy.

Ưu điểm: Khách mời có trải nghiệm đẳng cấp, sang trọng. Vì thế, các buổi Gatsby rất dễ gây ấn tượng mạnh với khách tham dự.

Nhược điểm: Đây là một buổi tiệc đẳng cấp nên chi phí cho nó cũng rất đắt đỏ, cần chuẩn bị kỹ lưỡng trong khâu trang trí, tổ chức và điều phối buổi sự kiện.

Tổ chức sự kiện theo phong cách cổ điển thập niên 80s

Nếu đã nhàm chán với lối sống hiện đại, bạn hãy thử hoà mình vào không gian cổ điển những năm 80s. Những chiếc áo phông rộng rãi, sơ mi sặc sỡ màu sắc đi kèm với chiếc quần jean ống loe, tận hưởng những giai điệu nhạc disco đình đám.

Ưu điểm: khâu tổ chức không cần quá cầu kỳ,  bạn chỉ cần chuẩn bị menu đơn giản và danh sách các bản nhạc disco là có thể sẵn sàng cho bữa tiệc.

Nhược điểm: Tuy không cần chuẩn bị quá tỉ mỉ, nhưng bạn nên thông báo đến khách mời sớm để họ có thời gian chuẩn bị những trang phục hợp thời và đẹp nhất.

Đêm hội ánh sáng

Đúng như tên gọi của nó, không gian tổ chức sự kiện sẽ rực rỡ ánh sáng đủ màu từ hàng trăm ánh đèn, ánh nến hay hàng loạt các máy chiếu 2D, 3D chuyên nghiệp,… Sự kiện này thường sẽ kết hợp giữa ánh sáng và chương trình ca nhạc, DJ hoành tráng và bên dưới là hàng nghìn người tham gia.

Ưu điểm:  với hình ảnh và âm thanh sôi động, bữa tiệc sẽ đầy hấp dẫn và thu hút người tham dự. Hình thức này phù hợp với các hoạt động liên hoan, ra mắt sản phẩm, sự kiện âm nhạc countdown,…

Nhược điểm: các chương trình sự kiện như này đòi hỏi sự chuyển nghiệp từ đơn vị tổ chức, đặc biệt về khâu âm thanh và ánh sáng. Không gian rộng lớn để đảm bảo số lượng người tham gia. Chi phí đầu tư cho chương trình cũng như các thiết bị khá lớn, nên doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn concept này.

Tiệc đồ ngọt

Về cơ bản ý tưởng này khá giống với Teabreak, các đơn vị tổ chức vẫn sẽ chuẩn bị đồ ngọt và trà để đãi khách. Tuy nhiên, phần trang trí sự kiện sẽ rực rỡ hơn cộng thêm các hình ảnh bánh kem, kẹo ngọt…

Ưu điểm: mang lại không gian tinh tế ngọt ngào, đem đến năng lượng cho người tham gia.

Nhược điểm: do đặc thù của buổi tiệc nên sẽ bị hạn chế đối tượng khách mời, thường chỉ phù hợp cho những buổi hẹn hò lãng mạn hoặc những buổi sinh nhật dành cho các bạn trẻ.

Tổ chức sự kiện Pool Party

Pool Party xuất hiện ở các nước Âu-Mỹ, thời gian gần đây được du nhập vào Việt Nam. Đối với Pool Party, hồ bơi sẽ là trung tâm của sự kiện.

Ưu điểm: không khí mát mẻ, mang lại cảm giác sang trọng. Khâu chuẩn bị cũng khá đơn giản: trang phục không cần quá cầu kì, không cần trang trí phức tạp, thực đơn nhẹ nhàng,…

Nhược điểm: Pool Party chỉ thích hợp những ngày thời tiết mát mẻ, không có mưa. Tiệc đa số phù hợp với giới trẻ, nếu sự kiện có đối tượng khách mời là đối tác hoặc người lớn tuổi sẽ không phù hợp với hình thức này.

Buổi tiệc sắc màu

Gọi chung là tiệc sắc màu vì bạn có thể thoải mái lựa chọn bất kỳ một màu sắc nào làm tone chủ đạo của buổi tiệc. Theo đó, màu sắc được lựa chọn sẽ xuất hiện xuyên suốt chương trình từ trang phục, background, hay thậm chí cả đồ ăn và thức uống.

Ưu điểm: cảm giác mới lạ, độc đáo đối với người tham gia. Bạn cũng không cần tốn quá nhiều thời gian trong khâu chuẩn bị, địa điểm tổ chức đa dạng có thể trong nhà hoặc ngoài trời.

Nhược điểm: lên ý tưởng sớm về tone màu chủ đạo phù hợp với chủ đề chính, thông báo đến mọi người để chuẩn bị trang phục màu sắc phù hợp.

Buổi tiệc chủ đề siêu anh hùng

Siêu anh hùng là chủ đề rất được yêu thích với nhiều bộ phim gây sốt. Vì vậy, lựa chọn concept tổ chức theo chủ đề này cũng khá độc đáo.

Ưu điểm: địa điểm tổ chức linh hoạt, tổ chức điều phối chương trình đơn giản, mang lại cảm nhận mới mẻ và độc lạ cho khách mời.

Nhược điểm: tuy nhiên, để chuẩn bị trang phục phù hợp khách mời cần thời gian để chuẩn bị, phong cách tiệc chỉ phù hợp với giới trẻ, các hoạt động nội bộ.

Tham khảo thêm

Cho thuê màn hình LED Sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An

Cung cấp chú hề bong bóng, bóng bay nghệ thuật

Thiết kế và thi công sân khấu sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An

Tiệc Hawaii

Nhắc đến Hawaii, mọi người sẽ nghĩ đến những gam màu tươi mát nằm trên bãi biển có cát trắng mịn, sóng vỗ rì rào, việc của chúng ta là đến thư giãn và cảm nhận những điều tuyệt vời ấy. Các buổi tiệc tổ chức theo phong cách Hawaii đều để lại ấn tượng cho người tham gia.

Ưu điểm: Khách mời sẽ được đến những vùng đất mới, diện những trang phục ngày hè đầy màu sắc, không cần quá trang trọng. Menu không cần quá cầu kỳ, việc điều phối chương trình cũng dễ dàng.

Nhược điểm: bởi địa điểm tổ chức ngoài trời, đặc biệt nếu trên biển thì những ngày mưa sẽ gây bất lợi. Thời gian tổ chức có thể là 1-2 ngày tuỳ vào nơi tổ chức, vì thế khách mời pải sắp xếp thời gian để có thể tham gia.

Ngân sách là yếu tố chi phối hầu hết các hoạt động của sự kiện, dù bạn đã chuẩn bị một ý tưởng xuất sắc như thế nào đi nữa nhưng vượt ngoài ngân sách dự trù thì cũng khó để thực hiện hoá nó. Do đó, bạn nên bám sát vào mức ngân sách đã được quy định khi lên ý tưởng nhé.

Top 3 Year End Party Ideas ấn tượng, mới lạ cho doanh nghiệp

Các kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng không thể thiếu

Người làm trong ngành tổ chức sự kiện phải là người sở hữu nhiều kỹ năng bởi đây là lĩnh vực liên quan đến óc sáng tạo, sự chỉn chủ, chuyên nghiệp và tỉ mỉ trong từng khâu thì mới đạt được kết quả tốt nhất. Sau đây sẽ là một số kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng không thể thiếu nếu bạn muốn là chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi, có tâm và có tầm.

Kỹ năng sáng tạo

Trong các kỹ năng tổ chức sự kiện thì ưu tiên nhất chính là kỹ năng sáng tạo. Ý tưởng là khâu quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện, mọi thứ từ khâu chuẩn bị đến nội dung đều cần có sự nhất quán từ ý tưởng sự kiện để truyền đạt đến người xem. Bởi vậy, ý tưởng sự kiện có hấp dẫn, đặc sắc thì mới tạo nên một sự kiện thành công.

Một ý tưởng sáng tạo không nhất thiết phải độc và lạ 100% mà bạn có thể học hỏi, góp nhặt từ một số sự kiện khác để ứng dụng trong sự kiện của mình một cách hiệu quả. Đó là thành quả của sự ham học hỏi, sự năng động và biết tiếp cận cái mới, xu hướng mới rất cần có ở công việc tổ chức sự kiện.

Kỹ năng xây dựng kịch bản

Một kỹ năng cũng khá quan trọng nằm trong các kỹ năng tổ chức sự kiện chính là kỹ năng xây dựng kịch bản. Người tổ chức sự kiện muốn viết ra những kịch bản tốt phải có sự thuần thục về ngôn ngữ, trí tưởng tượng phong phú, đầu óc tư duy nhạy bén để có thể hình dung ra sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào.

Viết Proposal

Proposal là cách bạn trình bày ý tưởng tổ chức sự kiện đến khách hàng, đối tác và đây cũng là kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng giúp bạn thu hút được khách hàng. Để tạo ra một proposal, bạn cần có sự nghiên cứu kĩ về tính khả thi của dự án, ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ đạt được những gì, dẫn chứng cụ thể chứng minh ý tưởng đó rất triển vọng.

Tham khảo thêm

Tổ chức Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty với Ý Tưởng hay nhất năm 2022

Mẫu Kịch Bản Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới cho doanh nghiệp

Kỹ năng lập kế hoạch và theo sát công việc

Kỹ năng lập kế hoạch và theo sát công việc sẽ giúp bạn tạo nên trình độ chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Khi đó, bạn sẽ không bao giờ bị bỏ sót sự việc, hạng mục nào trong quá trình lên ý tưởng hay thực thi tổ chức sự kiện.

Kỹ năng triển khai, giám sát công việc

Kỹ năng triển khai và giám sát công việc là kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản nhất giúp bạn đảm bảo hiệu quả của sự kiện.

Kỹ năng quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là một kỹ năng tổ chức sự kiện đặc biệt quan trọng bạn cần phải có được vì tổn thất của những rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể sẽ rất lớn. Một số rủi ro thường xảy ra như: Thời tiết, âm thanh, ánh sáng, sự cố sân khấu….

Kỹ năng làm việc nhóm

Tổ chức sự kiện là công việc mang tính quy mô và tập thể, một cá nhân không thể tạo nên một chương trình hay và hiệu quả. Vì vậy, đừng bao giờ ôm đồm mọi việc hay làm việc cá nhân mà hay mở lòng với tập thể và tạo được sự đoàn kết nhóm để phân công công việc cho từng người có kỹ năng tốt đảm nhận từng công việc.

Kỹ năng xử lý tình huống

Tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ chất lượng cao, bởi vậy đòi hỏi bạn phải có kỹ năng xử lý tình huống thật khéo léo để dĩ hoà vĩ quý, đưa ra các giải pháp xử lý mối quan hệ một cách thông minh, hài hoá nhất.

Hy vọng bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích dành cho bạn. Mọi nhu cầu hay thắc mắc cần được tư vấn hỗ trợ cứ liên hệ Xoo Event nhé!

Cập nhật và tham khảo về bảng giá dịch vụ MC

Quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp, thành công tốt đẹp, chúng ta cần hoàn thành rất nhiều mục tiêu đề ra từ khâu chuẩn bị đến thi công và tổ chức. Điều đó cần sự góp mặt của những chuyên viên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm và ý tưởng cùng quy trình thực hiện chuẩn hóa.

Xác định mục đích của sự kiện

Ý nghĩa và mục đích thực hiện của sự kiện lần nào là gì? Bạn muốn truyền tải thông điệp gì đến khách mời của mình và lý do nào khiến họ thấy quan trọng và sẽ dành thời gian quý báu của mình để đến tham gia sự kiện của bạn? Do đó, trong kế hoạch tổ chức sự kiện cao cấp phải thể hiện rõ đối tượng khách mời, mục đích tổ chức, thông điệp cần truyền tải, tầm quan trọng của sự kiện và mục tiêu cần đạt được trong sự kiện.

Dù bạn muốn tổ chức tiệc tất niên, tân niên, tri ân khách hàng, gala dinner hay thank you party…  thì mục tiêu của mỗi sự kiện cũng như khách hàng cần hướng tới luôn khác nhau. Xác định rõ khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xác định rõ hình thức sự kiện.

Lên kế hoạch và phân công nhân sự

Mức độ hoành tráng của sự kiện tỷ lệ thuận với số lượng nhân viên tham gia. Để tạo nên sự chỉnh chu và chuyên nghiệp cho sự kiện, bạn không chỉ cần nhiều nhân sự mà còn phải có đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Dịch vụ tổ chức sự kiện cao cấp uy tín của Xoo Event  sẽ hỗ trợ tốt phần này cho bạn.

Kịch bản chương trình cần bao gồm 3 loại:

Kịch bản tổng quát – Xây dựng timeline cho tất cả các hoạt động như thông báo, thi công, chuẩn bị, kết thúc,… để kiểm soát công việc cần thực hiện;

Kịch bản chi tiết – Lên phân công công việc cho từng bộ phận, cá nhân để hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

Kế hoạch dự phòng – Lên kế hoạch chuẩn bị cho những tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra để phòng rủi ro tốt nhất.

Sau khi hỗ trợ lên kịch bản chương trình và kế hoạch thực hiện, Xoo Event sẽ cung cấp nhân sự và hoàn thành việc trang trí sự kiện theo đúng kế hoạch.

Tham khảo thêm

Các ý tưởng trang trí Noel sang trọng cho tòa nhà trung tâm thương mại

Cập nhật và tham khảo về bảng giá dịch vụ MC

Xác định hình thức sự kiện

Hình thức sự kiện được quyết định bởi thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện. Tùy theo mục đích và số lượng khách mời, bạn có thể chọn tổ chức bên trong sảnh hoặc ngoài trời. Mỗi hình thức sẽ có yêu cầu, thuận lợi và khó khăn khác nhau. Xác định được hình thức, bạn sẽ dễ dàng lên kịch bản chương trình cũng như kế hoạch phòng ngừa rủi ro hơn.

Dự trù ngân sách

Chi phí tổ chức sự kiện cao cấp tiêu tốn nhiều kinh phí, do đó, cần phải quản lý chi tiêu phù hợp cho từng hạng mục để tránh tiêu tốn quá nhiều ngân sách so với dự kiến. Sự kiện thành công với ngân sách trong dự tính là mục tiêu quan trọng khi tổ chức sự kiện.

Chúng tôi sẽ hỗ trợ tất tần tật công việc tổ chức sự kiện cho quý khách từ khâu chuẩn bị, lên khung chương trình, tư vấn kịch bản chương trình và điều phối mọi hoạt động trong sự kiện. Bạn chỉ cần theo sát kế hoạch thực hiện và đưa ra một số góp ý khi cần thiết, ngoài ra, những công việc còn lại đều đã có chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ thực hiện. Như vậy, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị những công tác quan trọng hơn, thúc đẩy sự kiện thành công tốt đẹp hơn.

9 trò chơi cực thú vị trong tiệc tất niên cuối năm

Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện cao cấp là gì?

Vai trò của sự kiện cao cấp

Cần tổ chức sự kiện cao cấp nhằm tăng uy tín và sức hút đối với giới truyền thông và khách hàng mục tiêu. Tổ chức sự kiện cao cấp là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, xã hội, giải trí, thể thao,… nhằm tăng sự chú ý của khách mới đối với thương hiệu, tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới,…

Vì đối tượng của sự kiện cao cấp là những khách mời có đẳng cấp, địa vị xã hội cao, do đó, mức độ hoành tráng và sự chỉnh chu trong sự kiện rất quan trọng. Sự kiện có thể được chuẩn bị từ 4 đến 6 tháng trước khi diễn ra để đảm bảo mọi quá trình không xảy ra sai sót.

Đóng vai trò quan trọng như hoạt động tiếp thị, những sự kiện event cao cấp sẽ giúp bạn đánh bóng tên tuổi thương hiệu, tăng doanh số bán hàng và tạo nên tác động truyền thông hiệu quả. Sự thành công của mỗi sự kiện đều ảnh hưởng lớn đến sự phát triển thương hiệu và số lượng khách hàng trung thành.

Những công ty lớn đã đầu tư mạnh vào đa dạng sự kiện như tiệc tất niên, tân niên, tri ân khách hàng, gala dinner, thank you party… để gần gũi hơn với khách hàng, đa dạng cách tiếp cận và mang đến nhiều sự mới mẻ cho họ. Nếu bạn muốn gây ấn tượng tốt với khách hàng, hãy cân nhắc đến những sự kiện này.

Mục đích của sự kiện cao cấp

Mỗi đơn vị kinh doanh đều đề ra những mục tiêu quan trọng phải đạt được trong sự kiện sắp tới của mình và đó cũng là kết quả mà họ mong đợi. Đối với sự kiện cao cấp, chi phí bỏ ra nhiều và mục tiêu cần đạt được cũng phải mang đến giá trị lớn cho thương hiệu.

3 mục tiêu chính mà các nhãn hàng cao cấp thường hướng tới trong các sự kiện như:

• Hỗ trợ chiến dịch truyền thông, phát triển hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ;
• Cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của khách hàng đối với thương hiệu hoặc nhãn hiệu;
• Phát triển hiệu ứng truyền thông để tiếp cận khách hàng thuận lợi hơn.

Để đạt được mục đích của sự kiện, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của đơn vị tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam – Xoo Event. Với kinh nghiệm dày dặn, hoạt động chuyên bên lĩnh vực tổ chức sự kiện cao cấp, có cơ hội làm việc, tiếp xúc và hoàn thành những yêu cầu khắt khe từ các sự kiện của các tập đoàn lớn trong cả nước.

Xoo Event tự tin sẽ hoàn thành hạng mục này hoàn hảo nhất. Hãy để chúng tôi có cơ hội đồng hành cùng bạn để đạt được thành công và tạo nên tiếng vang lớn cho thương hiệu trong sự kiện sắp tới.

Tổ chức sự kiện cao cấp dành cho những đối tượng khách mời đẳng cấp sẽ đòi hỏi nhiều yêu cầu hơn so với những sự kiện dành cho đối tượng khách hàng khác. Những vị khách mà bạn chuẩn bị đón tiếp sắp đến là những người có địa vị xã hội cao, đạt được nhiều thành tựu trong công việc và cuộc sống.

Họ sẽ đến tham gia sự kiện với sự kỳ vọng lớn vào mức độ hoành tráng của chương trình. Chính vì lý do đó, tổ chức sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ, đủ hoành tráng, đủ chỉnh chu và không có bất kỳ sai sót nào từ khâu thiết kế và vận hành.

Cung cấp ca sĩ Đà Nẵng: thiếu nhi, đơn ca, song ca, tam ca

Khác biệt giữa tổ chức Rock Show và EDM Show là gì?

Về sân khấu tổ chức

Đối với EDM Show, sân khấu dành cho các DJ khá linh hoạt và biến hóa. Tuy nhiên để tạo thêm điểm nhấn thu hút khán giả và làm cho sự kiện trở nên lung linh, nhiều màu sắc người ta thường thiết kế sân khấu này một cách công phu và nổi bật hơn so với nhu cầu sử dụng của nghệ sĩ.

Trái lại, sân khấu dành cho các Rocker lại đơn giả và rộng rãi đủ chỗ chứa cho cả một ban nhạc cùng biểu diễn với các dàn nhạc cụ cồng kềnh. Các sân khấu nhạc Rock thường đơn giản bởi vì bản chất Rock là một thứ âm nhạc xù xì mà mộc mạc nên những khán giả thưởng thức nhạc Rock họ cũng chỉ cần gặm nhấm những ca từ và giai điệu của Rock mà thôi.

Về Tech Rider

Tech Rider được hiểu là bản hướng dẫn dàn dựng thiết bị/ dụng cụ chơi nhạc cho nghệ sĩ. Với tính chất âm nhạc khác nhau nên khi tổ chức, việc chuẩn bị Tech Rider cho 2 loại sự kiện này cũng hoàn toàn khác nhau.

Với Rock Show sẽ bao gồm: Drum set; Guitar; Bass; Boomstand cho Vocalist; Monitor….

Với EDM Show sẽ là: CDJ; DJM; Wireless microphone; Monitor…

Về trình diễn ánh sáng

Nói đến EDM Show, người ta thường gọi đây là những bữa tiệc âm thanh & ánh sáng. Đặc biệt đối với dòng nhạc điện tử này, hiệu ứng ánh sáng là chất xúc tác kỳ diệu bổ trợ cho âm nhạc giúp khán giả hoà mình hoàn toàn trong đêm vũ hội âm nhạc cực kỳ sôi động và hoành tráng.

Còn đối với Rock Show là những hình ảnh các tín đồ nhạc Rock nhắm nghiền mắt lại và giật lắc theo âm điệu mạnh mẽ. Vì vậy, hiệu ứng ánh sáng trong các đêm Rock Show không cần quá nổi bật và bắt mắt. Chủ yếu chỉ cần tập trung trình diễn các hiệu ứng trên sân khấu, phụ họa cho màn biểu diễn của các Rockers mà thôi.

Cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp tại Đà Nẵng, Hội An

Các màn trình diễn phụ họa

Có thể thấy, màn trình diễn EDM sẽ xoay quanh một người, vì vậy nó khá nhàm chán về mặt hình ảnh. Với các chương trình EDM hiện nay, người ta thường xây dựng khá nhiều các tiết mục phụ trợ như: Rapper; Dancer; Singer… hay thậm chí là DJ mix nhạc với một nhạc cụ khác hoặc 2 DJ mix nhạc với nhau.

Những Rock Show thì hoàn toàn ngược lại, với một ban nhạc vừa hát vừa biểu diễn sinh động sẽ khiến khán giả cảm nhận thật sâu thứ âm nhạc bùng nổ, dằn vặt, phá phách và nổi loạn này.

Trên đây là những điều tạo nên sự khác biệt giữa hai sự kiện âm nhạc được yêu thích nhất hiện nay. Hi vọng những thông tin của Xoo Event sẽ giúp bạn có thêm những cái nhìn thú vị về các sự kiện âm nhạc này.

Lưu ý 4 bước khai tiệc tân niên sáng tạo và độc đáo ngày đầu xuân

Nghề sự kiện cần gì?

Nghề sự kiện – không chỉ có kiến thức sách vở

Có thể nói, để hoạt động thật sự tốt trong ngành tổ chức sự kiện, nếu bạn chỉ có vốn liếng sách vở thì có lẽ sự khắc nghiệt sẽ đánh gục bạn bất kỳ lúc nào. Trong thị trường sôi nổi hiện nay, lĩnh vực tổ chức sự kiện luôn biến đổi một cách nhanh chóng và để thích nghi với nó, người làm việc trong ngành sự kiện phải luôn có sự linh hoạt, cập nhật kiến thức và kỹ năng một cách nhanh chóng và liên tục để có thể cạnh tranh và thực hiện những hoạt động sự kiện một cách tốt nhất.

Tuy nhiên, hiện nay lĩnh vực sự kiện ở Việt Nam vẫn chưa hoàn toàn được phát triển theo đúng hướng và chưa thực sự có trường lớp nào đào tạo 1 cách chuyên sâu đúng nghĩa về tổ chức sự kiện. Vì vậy, để đến với nghề này bạn phải luôn có sự tìm tòi học hỏi những kiến thức từ sách vở cho đến những kinh nghiệm thực tế để có thể đứng vững và phát triển trong ngành này.

Làm thế nào để có những bài học quý giá?

Để có những trải nghiệm và bài học quý giá trong ngành tổ chức sự kiện, có lẽ cách tốt nhất chính là hòa mình vào vòng quay của nó mỗi ngày. Với việc hoạt động và tiếp xúc với những con người, những công việc thực tế sẽ giúp bạn học hỏi và tích lũy những kinh nghiệm quý giá, hơn hẳn bất kỳ những kiến thức nào nằm trong sách vở. Làm tất cả những gì bạn có thể để tiếp thu những kiến thức độc đáo cho chính bản thân mình. Sách vở là sự hỗ trợ cần thiết nhưng thực tế mới là người thầy chỉ dạy cho ta biết đúng sai.

Xem thêm

Cho thuê cổng hơi mới đa dạng kích thước: 8m, 10m, 12m, 15m, 18m tại Đà Nẵng giá siêu rẻ

Cho thuê thi công và lắp đặt sân khấu tại Đà Nẵng

Nghề tổ chức sự kiện – lo trước cái lo của thiên hạ, vui sau niềm vui của thiên hạ

Không có bất cứ điều gì là hoàn hảo cả, một sự kiện dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu đều vẫn sẽ có những lỗi khác nhau. Người tổ chức sự kiện luôn phải lo lắng, chuẩn bị những phương án backup cho tất cả những trường hợp có thể xảy ra… Đôi khi là để thực hiện tổ chức, họ còn phải bỏ qua bữa ăn để tập trung thực hiện cho tốt những công việc theo kế hoạch.

Khi đến với công việc này bạn là người lo trước cái lo của thiên hạ, vui sau niềm vui của thiên hạ. Công việc rất thường xuyên phải đi sớm về khuya và đôi khi là bỏ đi những cảm xúc cá nhân để tập trung hoàn thành công việc trọn vẹn. Đặc biệt, ngành sự kiện sẽ không có ngày nghỉ mà chỉ có thể dành những kỳ nghỉ lễ tuyệt vời cho những khán giả và khách hàng của chúng ta.

Tuy nhiên, khi làm sự kiện bạn sẽ được trải nghiệm nhiều hơn vì trong công việc này đòi hỏi những kiến thức đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn tích lũy cho bản thân những kiến thức cần thiết và kỹ năng tốt nhất cho những công việc khác sau này. Và hơn hết, bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc khi nhìn thấy những nụ cười, sự vui vẻ, hài lòng của mọi người dành cho chương trình của bạn. Đó là những niềm động lực lớn lao nhất để bạn tiếp tục bước trên con đường này.

Trên đây là những chia sẻ của Xoo Event giúp bạn có một cách nhìn đúng đắn hơn về nghề và những người trong nghề tổ chức sự kiện. Hi vọng bạn sẽ có thêm lý do để lựa chọn cũng như theo đuổi con đường mà bạn yêu thích.

Gợi ý các bước tổ chức sự kiện cuối năm

Gợi ý hình thức tổ chức sự kiện cho các sản phẩm nhạy cảm

Tổ chức các buổi rock show/DJ show và mời tài trợ từ các nhãn rượu hoặc thuốc lá

Đối với hình thức tổ chức này, các đối tượng khách mời chính là khách hàng mục tiêu của các loại mặt hàng cho nên tuy không thể truyền thông trên các phương tiện chính thống nhưng lại được truyền miệng rất tốt. Bên cạnh đó nó còn được các đơn vị tổ chức sử dụng viral marketing để quảng bá một cách hữu hiệu.

Tổ chức ngày hội game thủ, sự kiện cộng đồng với sự tài trợ của một công ty phát hành game hoặc một game cụ thể

Các đơn vị phát hành game sẽ không được phép đứng ra để tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm game mới của mình. Chính vì vậy, họ thường giới thiệu sản phẩm thông qua việc tài trợ cho một buổi tiệc hoặc sự kiện nào đó khác. Để làm được điều này, bạn cần đưa ra được những lợi ích và đối tượng khách hàng có thể tiếp cận, đồng thời chứng minh được tiềm năng thông qua sự kiện của bạn để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.

Ngày hội bartender được tài trợ bởi một nhãn rượu

Quảng cáo rượu tuy không được cho phép những quảng cáo thông qua một ngày hội bartender sẽ là rất khả thi và phù hợp. Với một ngày hội sử dụng rất nhiều loại nguyên liệu pha chế, trong đó có rượu thì việc một thương hiệu rượu đứng ra tài trợ sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và đưa sản phẩm tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Các giải thể thao dành cho nam giới

Những giải đấu thể thao như golf, tennis với đối tượng tham dự chủ yếu là nam giới. Việc tài trợ và tham dự tại các sự kiện này là một cơ hội lý tưởng để các nhãn hàng rượu và thuốc lá tiếp cận tốt hơn với đối tượng khách hàng của mình. Những giải đấu như trên thường rất phù hợp và dễ dàng kêu gọi được sự tài trợ thông qua việc xác định đúng đối tượng khách tham gia cũng như đối tượng để chào tài trợ.

Trên đây là những gợi ý của Xoo Event dành cho bạn khi tổ chức sự kiện dành cho các sản phẩm nhạy cảm. Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều sự lựa chọn thích hợp cho những sự kiện sắp tới.

Còn nhiều bâng khuâng và lo lắng thì cứ đến với Xoo Event nhé! Xoo Event là công ty tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, màn hình LED hàng đầu tại Đà Nẵng và khu vực miền Trung. Với niềm đam mê cháy bỏng dành cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nỗ lực bền bỉ và sự tận tâm, khát khao được cống hiến. Xoo Event đang nỗ lực từng ngày để đem đến cho Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá trị cao nhất.

Là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và xây dựng thương hiệu với nhiều năm kinh nghiệm, tổ chức thành công các sự kiện trọng đại. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những chuyên viên giỏi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PR, Marketing…và xây dựng thương hiệu. Khách hàng, đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Công ty TNHH Công nghệ & Truyền thông Xoo  (Xoo Event)  đã trở thành đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp.

Tất tần tất các dịch vụ đa màu sắc cho nhu cầu của quý khách. Cứ mạnh dạn liên hệ chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ nhanh nhất nhé! Trân trọng!!!

Ý tưởng tổ chức launching event hiệu quả

Làm thế nào để tăng tính lan truyền cho sự kiện?

Ý tưởng sáng tạo độc đáo

Có rất nhiều sự kiện cùng một lĩnh vực diễn ra trong một khoảng thời gian, chính vì vậy, để sự kiện của bạn trở nên nổi bật, thu hút được sự quan tâm của khách hàng thì đó phải là một sự kiện với ý tưởng sáo tạo độc nhất. Để làm được điều này, bạn cần có sự tìm tòi, nghiên cứu thật nhiều, tránh sử dụng lại các format, ý tưởng trước đó hoặc ý tưởng trùng lặp. Một sự kiện với ý tưởng sáng tạo, độc đáo sẽ đem đến sự lan toả bất ngờ đến với cộng đồng.

Sự kiện ứng dụng công nghệ tiên tiến

Trong thời đại hiện nay, ứng dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến vào sự kiện là một điều vô cùng cần thiết. Điều này giúp cho sự kiện của bạn hoạt động với hiệu quả tốt hơn và đồng thời tạo được sức hút riêng đối với cộng đồng. Để làm được điều này, bạn cầm nghiên cứu và sử dụng công nghệ một cách có liên quan và sáng tạo. Áp dụng cách thức tiếp cận một cách kỹ lưỡng và đừng quá quan trọng vào chiến thuật cốt lõi, bạn sẽ giảm thiểu được rủi ro.

Sự kiện có sự tham gia của những tên tuổi tầm cỡ

Một trong những điểm thu hút, tạo nên sức lan tỏa của một sự kiện chính là tầm cỡ của những người tham dự, trình bày hoặc tham gia làm cho sự kiện trở thành một cơ hội để kết nối và học hỏi. Chính vì vậy, hãy mời đến sự kiện của bạn những tên tuổi tầm cỡ, có sức ảnh hưởng với cộng đồng và trong lĩnh vực liên quan tới sự kiện mà khách hàng đang hướng đến.

Tham khảo

Bài Phát Biểu Đêm Gala Dinner ngắn gọn, súc tích

Top 4 hình thức brand activation hiệu quả cho doanh nghiệp

Làm sao tổ chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới gây tiếng vang?

Sự kiện “đồng thực hiện”

Một sự kiện với sự cam kết tham gia sáng lập, tổ chức từ những người chơi cũng là một ý tưởng tổ chức thú vị. Đây là một hình thức tạo nên sức lan tỏa khá đơn giản nhưng mạnh mẽ vì được kết hợp từ nhiều người tham dự. Để làm được điều này, bạn cần phải thiết lập một phương tiện truyền thông xã hội để tạo ra các chiến dịch tương tự. Bạn có thể đơn giản hoá mọi chuyện và mang đến những phần thưởng thật hấp dẫn trong sự kiện của mình.

Trên đây là những chia sẻ của Xoo Event về sức lan tỏa của một sự kiện đến mọi người. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích để làm cho sự kiện của mình trở trên hiệu quả và ấn tượng nhất.

Xoo Event là công ty tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, màn hình LED hàng đầu tại Đà Nẵng và khu vực miền Trung. Với niềm đam mê cháy bỏng dành cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nỗ lực bền bỉ và sự tận tâm, khát khao được cống hiến. Xoo Event đang nỗ lực từng ngày để đem đến cho Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá trị cao nhất.

Chúng tôi cung cấp một dịch vụ toàn diện về tổ chức sự kiện, xây dựng và phát triển thương hiệu từ việc nghiên cứu, phân tích xu hướng, lập chiến lược định vị, chiến lược khác biệt, thiết kế logo, sáng tạo sự kiện, các action và thực hiện các chương trình truyền thông thương hiệu… Nếu bạn có nhu cầu và thắc mắc gì cần được tư vấn cứ liên hệ ngay cho chúng tôi.

Thiết kế và thi công lắp đặt Backdrop sự kiện tại Đà Nẵng

Điểm danh 5 bí quyết để tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp

Sự kiện (hay còn gọi là event): Được hiểu những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, chúng có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện có thể chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…)

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra. Việc tổ chức một sự kiên sẽ phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải, ngoài ra còn dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được.

Tổ chức một sự kiện không phải việc quá khó khăn nhưng làm thế nào để sự kiện ghi dấu ấn tới người tham gia lại là điều quyết định thành công mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng làm được.

Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

Cho thuê thi công và lắp đặt sân khấu tại Đà Nẵng

Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia.

Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình, có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Những tiêu chí này bao gồm:

• Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.
• Kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết, có đề xuất kế phương án dự trù.
• Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên nghiệp.
• Luôn cập nhật xu hướng mới để tổ chức sự kiện mới mẻ, thu hút

Và với những yếu tố này bạn hoàn toàn yên tâm khi đến và lựa chọn Xoo Event của chúng tôi. Xoo Event là là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và xây dựng thương hiệu với nhiều năm kinh nghiệm, tổ chức thành công các sự kiện trọng đại.

Xem ngay 3 Hình Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương phổ biến cho doanh nghiệp

Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những chuyên viên giỏi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PR, Marketing…và xây dựng thương hiệu. Khách hàng, đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Công ty TNHH Công nghệ & Truyền thông Xoo  (Xoo Event)  đã trở thành đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp.

Với niềm đam mê cháy bỏng dành cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nỗ lực bền bỉ và sự tận tâm, khát khao được cống hiến. Xoo Event đang nỗ lực từng ngày để đem đến cho Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá trị cao nhất.

Luôn cam kết những quyền lợi dành cho quý khách cũng như mang đến một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và đặc sắc nhất. Nếu bạn còn thắc mắc gì hay có nhu cầu cần cứ liên hệ ngay Xoo Event của chúng tôi.

Cho thuê màn hình LED Sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An