Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của sự kiện khai trương

Trước khi tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện khai trương, cần nắm được những yếu tố ảnh hưởng, quyết định đến sự thành công của sự kiện. Điều này giúp bạn có sự chuẩn bị chu toàn nhất cho công tác tổ chức. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần lưu ý:

Thời điểm tổ chức sự kiện khai trương: Theo phong thủy, thời gian tổ chức sự kiện khai trương ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh về sau. Cần lựa chọn ngày lành, tháng tốt, giờ đẹp, hợp mệnh hợp tuổi với gia chủ để mang lại nhiều may mắn, thuận lợi và sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương: Thông thường, địa điểm tổ chức khai trương là ngay tại cửa hàng, công ty. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục đích hướng đến mà có thể lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp với quy mô, ngân sách, đối tượng khách mời của doanh nghiệp.

Quy mô tổ chức sự kiện khai trương: Quy mô tùy thuộc vào số lượng khách mời, ngân sách, mục đích của sự kiện, cũng là yếu tố ảnh hưởng và quyết định các khâu trong quy trình tổ chức. Do đó việc xác định quy mô từ ban đầu là vô cùng quan trọng.

Đối tượng khách mời tham dự sự kiện khai trương: Việc xác định và hiểu rõ đối tượng khách mời cũng ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện khai trương. Mỗi nhóm đối tượng sẽ có đặc điểm riêng về khung giờ rảnh, về nhu cầu, mối quan tâm. Ban tổ chức cần căn cứ vào đặc điểm của đối tượng khách mời để đưa ra những quyết định hợp lý nhất.

Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện khai trương: Bất cứ một sự kiện nào muốn thực hiện tốt đều phải xác định được mục đích. Từ đó, công tác chuẩn bị sẽ dễ dàng hơn, đưa ra những phương án tốt nhất để đạt được mục đích ban đầu. Bên cạnh mục đích thì việc tổ chức theo hình thức nào để sự kiện khai trương thu hút được nhiều sự quan tâm của khách mời cũng là điều mà bạn cần cân nhắc, nghiêm túc suy nghĩ.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương với các bước cơ bản không thể thiếu

Lên ý tưởng và xác định chủ đề cho sự kiện khai trương

Một sự kiện hấp dẫn, thu hút được nhiều khách mời tham dự là sự kiện có ý tưởng tốt, chủ đề mới lạ, độc đáo. Sự kiện khai trương cũng cần được lên ý tưởng ngay từ đầu dựa vào mục đích, lĩnh vực hoạt động. Một ý tưởng sáng tạo, một chủ đề khác biệt sẽ để lại ấn tượng khó quên cho khách mời, để họ thực sự nhớ đến thương hiệu, doanh nghiệp của bạn ngay từ ngày đầu khai trương.

Xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết cho sự kiện khai trương

Có kế hoạch tổ chức chi tiết từ đầu giúp bạn hình dung được cần chuẩn bị những gì và sự kiện khai trương sẽ diễn ra như thế nào. Điều này mang đến sự kiện khai trương thành công, hạn chế rủi ro không mong muốn.  Ngoài ra, có kế hoạch, timeline rõ ràng giúp bạn kiểm soát tốt thời gian, chuẩn bị đúng tiền độ và kịp ngày diễn ra sự kiện.

Lên nội dung chương trình chi tiết cho sự kiện

Sau khi đã có kế hoạch tổ chức rõ ràng, bước tiếp theo là cần lên nội dung chi tiết cho chương trình. Nội dung chương trình tức là bạn sẽ làm gì vào sự kiện, sẽ gồm những phần nào trong sự kiện khai trương của doanh nghiệp bạn. Nội dung chương trình cần bám sát mục tiêu, ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương, bám sát lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm

Kế hoạch chi tiết tổ chức khai trương quán cafe tạo ấn tượng với khách mời

Kế hoạch tổ chức Lễ Khai Trương Spa chi tiết, hiệu quả

Thiết kế và thi công sân khấu sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An

Chuẩn bị các hạng mục, vật dụng cần thiết cho sự kiện khai trương

Thực hiện checklist, kiểm tra và chuẩn bị tất cả những hạng mục, vật dụng, đạo cụ cần thiết là khâu cực quan trọng và đòi hỏi có sự đầu tư. Sẽ có rất nhiều đầu việc cần thực hiện ở bước này như lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức phù hợp, lên danh sách khách mời, khảo sát địa điểm, gửi thư mời, chuẩn bị ấn phẩm, trang trí không gian tổ chức,…. Tất cả đều cần có sự đầu tư chuẩn bị tỉ mỉ.

Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hạng mục, khâu quan trọng nhất chính là khâu tổ chức. Không phải lúc nào khâu tổ chức cũng diễn ra suôn sẻ theo dự tính ban đầu. Để sự kiện khai trương diễn ra như ý cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân sự, vị trí như MC, điều phối, kỹ thuật, an ninh,.. Thông thường, kịch bản tổ chức sự kiện khai trương gồm những phần cơ bản sau:

• Lân rồng múa mở màn
• Các tiết mục biểu diễn hoặc trò chơi khuấy động không khí
• MC giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý do và ý nghĩa của sự kiện
• Thực hiện nghi thức khai trương
• Trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ

Kết thúc sự kiện khai trương

Sau khi diễn ra tất cả các hoạt động trong sự kiện khai trương, bước cuối cùng chính là chụp ảnh lưu niệm và dọn dẹp vệ sinh khu vực. Cần kiểm tra một lần nữa các dụng cụ, trang thiết bị để tiến hành hoàn trả đầy đủ

Trên đây là các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của sự kiện khai trương và các bước cơ bản không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương. Hy vọng có thể giúp bạn hình dung và phần nào giảm bớt băn khoăn về công tác chuẩn bị, tổ chức khai trương cho doanh nghiệp mình.

Xoo Event hy vọng rằng có thể góp phần tạo nên thành công cho buổi lễ của quý khách. Bên cạnh đó Xoo Event luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách trong bất kỳ sự kiện nào. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ. Hãy liên hệ ngay với  Xoo Event.

Cho thuê bàn ghế sự kiện giá rẻ tại Đà Nẵng

Khai trương Quảng Home thực hiện bởi dịch vụ Xoo Event

Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương. Do đó quý công ty nên chọn một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm để giúp mình tổ chức một buổi lễ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các công ty tập đoàn và công ty lớn Xoo Event sẽ mang lại cho quý công ty một sự kiện hoành tráng và trọn vẹn nhất. Truyền tải thông điệp, thương hiệu của công ty đến nhiều khách hàng với giá thành cạnh tranh nhất

• Tổ chức event khai trương theo đúng nghi lễ đem lại sự may mắn cho khách hàng.
• Mức kinh phí tổ chức khai trương rẻ nhất trên thị trường, hiệu quả truyền thông cao
• Cho thuê thiết bị sự kiện giá rẻ – giá trực tiếp tại kho, chất lượng tốt
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình, hỗ trợ khách hàng tối đa
• Kịch bản – quy trình tổ chức sự kiện được thiết kế riêng cho lễ khai trương của khách hàng

Hình ảnh về sự kiện khai trương Quảng Home

Sự kiện khai trương cũng là dịp để đối tác, khách hàng đánh giá bước khởi đầu cho một thương hiệu, nhãn hàng của bạn.(Doanh nghiệp)

Ấn tượng ban đầu của ngày khai trương là rất quan trọng. Nó ảnh hưởng lớn đến góc nhìn của những người tham gia và cả những người đi đường nhìn thấy.

Bạn muốn có một cái nhìn thiện cảm, ấn tượng tốt nhất. Để lấy được sự tin tưởng của khách hàng, từ đó có thể tiếp cận lượng khách hàng tiềm năng nhiều hơn đóng góp vào sự thành công sau này của doanh nghiệp, cửa hàng của bạn.

Chúng tôi Xoo Event chuyên chuyên tổ chức các chương trình sự kiện theo yêu cầu với giá cạnh tranh

Tự hào có đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp và có trình độ. Với nhiều năm kinh nghiệm, trong lĩnh vực sự kiện chắc chắn sẽ làm quý khách hàng hài lòng kể cả những khách hàng khó tính nhất ! Hài lòng khác hàng là tâm niệm của chúng tôi.

Với sứ mệnh đặt ra và cần thực hiện được mà công ty chúng tôi không ngừng cố gắng, không ngừng học hỏi hằng ngày để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Với lý tưởng sẽ trở thành một trong số những công ty nổi tiếng, những công ty hàng đầu về sự kiện mang lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Chúng tôi luôn cố gắng, cải thiện với phương châm “ khách hàng là thượng đế phải quan tâm đến trải nghiệm của khách hàng”. Vậy nên, chúng tôi đang ngày càng nỗ lực, ngày càng hoàn thiện bản thân để có thể phù hợp với khách hàng nhất có thể. Khi sử dụng các dịch vụ của chúng tôi bạn sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích như được nêu trên.

Khác với rất nhiều các công ty dịch vụ khác chúng tôi chưa bao giờ khiến khách hàng phải thất vọng, Xoo Event luôn hoạt động với tiêu chí không cần màu mè hình thức nhiều mà quan trọng vẫn là tốc độ kèm theo giá thành và chất lượng để đi đến kết thúc hoàn hảo cho đôi bên.

Rất mong có cơ hội được phục vụ quý khách!

Các bước tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả

Sự khởi đầu luôn là một vấn đề quan trọng mà hầu hết các công ty đều chú ý khi muốn mở một cửa hàng mới. Vì nếu như sự khởi đầu suôn sẻ sẽ mang lại cho việc kinh doanh sau này của công ty có thêm nhiều sự phát triển tốt và mang về nhiều may mắn, tài lộc.

Dù ở góc nhìn nào thì việc tổ chức buổi lễ khai trương thành công cũng được xem là bước đệm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, khi tổ chức khai trương thì công ty cần phải thật chú ý và cẩn trọng trong các bước và kịch bản chương trình khai trương phải hợp lý

Sau đây là các bước tổ chức sự kiện khai trương vô cùng cần thiết mà khi tổ chức một buổi lễ khai trương cần biết.

Xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự

Đầu tiên trong các bước tổ chức một buổi sự kiện khai trương đó chính là xác định thời gian, địa điểm tổ chức và số lượng người tham dự. Từ đó, có thể chuẩn bị thư mời và lên danh sách khách mời. Với thời gian thường là buổi sáng và địa điểm tổ chức khai trương thường là ngay tại cửa hàng.

Lên ý tưởng, chủ đề của buổi tổ chức khai trương

Lên ý tưởng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Những ý tưởng độc đáo và cuốn hút sẽ để lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Từ đó, tạo ra được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên những phương tiện truyền thông đại chúng. Hãy ghi nhớ chủ đề và concept của buổi lễ khai trương vẫn phải thích hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu của cửa hàng, doanh nghiệp.

Đề ra và lập kế hoạch cho sự kiện khai trương

Sau khi đã lên ý tưởng và có cho mình nội dung của buổi lễ thì hãy bắt tay vào lập kế hoạch cho sự kiện. Tùy thuộc vào từng mục đích, yêu cầu của doanh nghiệp để thiết kế chương trình sao cho thích hợp nhất. Kế hoạch cần phải được vạch ra cụ thể về nhân sự, thời gian, ….

Viết kịch bản chi tiết cho tổ chức sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, thì chúng ta bắt đầu viết kịch bản chi tiết cho buổi tổ chức khai trương của cửa hàng. Kịch bản chương trình khai trương thường sẽ có các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, bài phát biểu, trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ, tặng hoa quà, kết thúc buổi lễ.

Truyền thông và quảng bá cho sự kiện 

Để quảng bá và truyền thông sự kiện cho tổ chức thì Marketing là điều rất cần thiết để giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ khai trương có thể được triển khai và thực hiện trên cả kênh online và offline.

Chuẩn bị voucher, quà tặng sự kiện cho khách mời

Những phần quà tặng hay ưu đãi voucher cuối chương trình tổ chức khai trương sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời. Hơn nữa, đây sẽ cũng là cơ hội rất tốt để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm/dịch vụ của mình ngay sau sự kiện. Sau đó, kết thúc sự kiện bằng việc tặng hoa cho các quý đại biểu hay các nhà đầu tư đã tham dự.

Tổng kết và đánh giá sau buổi lễ khai trương

Để đánh giá được một sự kiện có thành công hay không, cần tổng hợp lại những thông tin sau sự kiện. Bên cạnh đó, dựa trên các mục tiêu đã đề ra trước đó để so sánh, sau đó đánh giá hiệu quả của sự kiện.

XEM NGAY

3 Hình Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương phổ biến cho doanh nghiệp

Tổ Chức Lễ Khai Trương Showroom không nên bỏ qua những yếu tố này

Những rủi ro khi tổ chức khai trương 

Lên kịch bản chương trình khai trương chỉ là bước đầu tiên trong quá trình để chuẩn bị buổi lễ sự kiện của tổ chức. Còn buổi sự kiện đó có thành công hay không đều phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Với những điều sau, các bạn có thể tổ chức một buổi sự kiện không được thành công như mong đợi:

• Thời gian phân chia trong quá trình thực hiện công việc không hợp lý.
• Ý tưởng nội dung thì thiếu phần sáng tạo, không hấp dẫn, không thu hút khách hàng tham dự.
• Bị những đơn vị cung cấp thiết bị nâng giá lên cao.
• Những nhân sự được phân công thực hiện chương trình, thiếu trách nhiệm trong công việc hoặc thiếu chuyên môn. Gây lỗi kỹ thuật và một số lỗi không cần thiết.

Đây là một số rủi ro có thể xảy ra tại buổi lễ khai trương. Nhưng nếu bạn chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng thì chắc chắn sự kiện đó sẽ diễn ra suông sẻ và thành công. Nếu buổi lễ thành công là sự khởi đầu tốt cho một doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại  nhiều thông tin hữu ích dành cho mọi người. Cần tư vấn hỗ trợ dịch vụ sự kiện, thiết bị sự kiện hay nhân sự sự kiện cứ liên hệ ngay Xoo Event nhé! Đảm bảo mang đến sự hài lòng nhất dành cho quý khách.

Quy trình tổ chức lễ khai trương văn phòng chuyên nghiệp