Kế hoạch cho sự kiện quy mô lớn

Sự kiện quy mô lớn được xác định bởi số lượng lớn khách mời, thường là hàng trăm, hàng nghìn và hàng chục nghìn. Thường quy trình tổ chức sự kiện lớn khá phức tạp và cần yêu cầu sự phối hợp từ nhiều nhà cung cấp, từ nhiều không gian sự kiện và thường sự kiện sẽ diễn ra trong khoảng vài ngày.

Sự kiện quy mô lớn sẽ được đưa tin rộng rãi trên các phương tiện truyền thông, được nhiều người biết đến và chú ý hẳn so với các sự kiện trước đây. Bởi nhận được sự quan tâm đông đảo từ sự kiện, người quản lý sự kiện rất dễ bị căng thẳng trong quá trình chuẩn bị bởi bất kỳ điều gì cũng cần được xử lý cực kỳ cẩn thận.

Không còn xa lạ gì với một người quản lý sự kiện về cách lập kế hoạch cho một sự kiện, bài chia sẻ này muốn đưa ra các chiến lược sáng tạo giúp cải thiện quy trình làm việc, công việc được hoàn thành và quan trọng hơn cả là mong muốn giúp bạn chuẩn bị chu đáo cho sự kiện tránh những căng thẳng khi tổ chức.

Làm việc nhóm

Không phải ai tham gia sự kiện đều có cảm giác vội vã và cấp bách như nhóm chạy sự kiện. Để hoàn thành một sự kiện, tất cả mọi người có mặt đều phải cần có chung mục tiêu và chung một định hướng, nếu không trong một công đoạn nào đó, có thể là bước phê duyệt ngân sách, có thể là những quyết định vào phút cuối sẽ không được giải quyết kịp thời, gây cản trở tới tiến trình của sự kiện.

Kết nối, tương tác và cách làm việc nhóm hiệu quả là quyết định cốt lõi trong quá trình này. Nhóm chuẩn bị sự kiện có thể chia sẻ hình ảnh, nguồn cảm hứng sáng tạo hay những diễn giả thích hợp cho sự kiện này. Khi đã chung một mục tiêu, chung chí hướng sẽ thúc đẩy sự nhiệt huyết và hứng thú về sự thành công của sự kiện.

Ngoài ra, để làm việc hiệu quả, cần chia sẻ trong nhóm và các bên đối tác liên quan về báo cáo tiến độ định kỳ để kiểm tra về tiến độ sự kiện đã được chuẩn bị tới đâu. Những báo cáo hay hợp đồng quan trọng cần gửi qua email để đảm bảo quyền lợi của mình, quyền lợi của công ty và cả quyền lợi của các bên đối tác cung cấp cho tới cuối sự kiện.

Khóa ngày tổ chức

Khóa ngày luôn là việc cần thiết trong kế hoạch sự kiện. Không thể vì lý do nào đó mà sự kiện bị phạm vi, việc chọn địa điểm tổ chức đã cố định và nếu phải di dời thì ảnh hưởng rất lớn tới mọi phía trong một sự kiện quy mô lớn.

Để đảm bảo chốt ngày, trước tiên hãy liên hệ với những người có vị trí hay chức danh cao nhất của sự kiện đó. Khi làm việc, có thể bạn chỉ chủ yếu là giao tiếp với trợ lý điều hành ở đó. Ngoài ra, cần phải giữ một thái độ lịch sự, thiết lập mối quan hệ và tôn trọng họ bởi họ là kết nối của bạn, nếu bạn là người của một công ty tổ chức sự kiện thì điều này rất cần thiết.

Sau khi đã chốt xong ngày, việc làm bây giờ là liên lạc với những người liên quan tới sự kiện sớm nhất để mọi người sắp xếp công việc và tới để thực hiện sự kiện quy mô lớn này.

Đối với một sự kiện quy mô lớn, để thu hút người tham dự cũng như thu hút truyền thông, sự kiện phải cần có yếu tố giải trí, là đặc quyền dành cho người tham dự.

Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp

Điều gì quan trọng nhắc lại 3 lần.

Lên kế hoạch sự kiện quy mô lớn đòi hỏi nhiều đối tác, đơn vị làm việc trên các yếu tố khác nhau. Sẽ rất bất lợi nếu khả năng giao tiếp của bạn có hạn, nhiều thông tin quan trọng sẽ bị bỏ lỡ nếu không truyền tải được rõ ràng các thông tin, các thông số hay chi tiết của sự kiện. Xoo Event  có đưa ra một số chiến lược giao tiếp chắc chắn sẽ có ích cho những người làm sự kiện.

Thiết lập lịch trình làm việc trong quá trình lập kế hoạch. Cho dù bằng cuộc gọi hội nghị hay gặp trực tiếp, mọi người nên sử dụng thời gian này để cập nhật cho nhóm về các nhiệm vụ đã hoàn thành, các vấn đề cấp bách, mối quan tâm và phối hợp các bước tiếp theo.

Cấp cho những người phù hợp quyền truy cập vào các sự kiện quan trọng trong phần mềm tổ chức sự kiện, công cụ làm việc hỗ trợ quá trình tổ chức sự kiện. Có thể có nhiều sự kiện cần theo dõi cùng một lúc: Bài phát biểu quan trọng và Hỏi và Đáp. Buổi dạ tiệc…

Đảm bảo các thành viên thiết yếu trong nhóm có thể thêm thông tin chi tiết vào sự kiện khi cần thiết. Đây có thể là những người lập kế hoạch trong nhà hoặc cộng tác viên khách mời, chẳng hạn như một công ty thiết kế sân khấu bên ngoài có thể thêm cách bố trí hoặc người quản lý địa điểm có thể thêm bố trí bàn cho bữa tối tiệc buffet.

Một lời cảnh báo quan trọng là hãy cẩn thận trong việc chia sẻ để tránh nhầm lẫn và nhầm lẫn. Cấp quyền truy cập ‘Có thể chỉnh sửa’ cho các thành viên trong nhóm với quyền thêm các yếu tố thiết kế hoặc thực hiện thay đổi và cấp quyền truy cập ‘Có thể xem’ cho tất cả những người khác.

Thảo luận về các hạn chế trong chế độ ăn uống, dị ứng và tuân thủ an toàn thực phẩm. Đây là những điều quan trọng và cần được chú ý đặc biệt trong cuộc họp trước khi diễn ra một tháng hoặc lâu hơn trước khi sự kiện diễn ra.

Đảm bảo địa điểm và địa điểm hỗ trợ mục tiêu sự kiện

Các sự kiện quy mô lớn thường yêu cầu các địa điểm có nhiều không gian. Nếu sự kiện có các diễn giả và hội thảo thảo luận, hãy tìm các địa điểm nguồn có từ hai không gian khán phòng lớn trở lên. Những điều này cho phép một số lượng lớn người tham dự và chỗ ngồi đảm bảo họ có thể nhìn thấy diễn giả và bất kỳ bản trình bày video hoặc slide nào.

Nếu sự kiện cũng sẽ có các buổi gặp mặt và chào hỏi kết nối nhỏ hơn và các buổi học tập đột phá về các chủ đề thích hợp, hãy đảm bảo địa điểm có nhiều không gian sử dụng hỗn hợp, chẳng hạn như phòng hội nghị và phòng chờ.

Một ý tưởng rất hay nếu sự kiện của bạn là sự kiện mở muốn thu hút sự chú ý của nhiều người. Hãy chọn địa điểm có sức hấp dẫn du lịch và nếu thú vị mọi người sẽ tấp vào để tham dự sự kiện của bạn.

Nếu sự kiện lớn của bạn có ngân sách hạn chế hơn lý tưởng, hãy tìm các địa điểm tổ chức ở các thị trấn và thành phố nhỏ. Nơi này sẽ có chi phí thấp hơn và thường mang đến những nét quyến rũ cho thị trấn nhỏ mà những người tham dự đánh giá cao.

Tập hợp và đảm bảo khai thác điểm mạnh đáp ứng được yêu cầu của sự kiện này

Mỗi thành viên trong đội ngũ sự kiện đều mang những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, và những lĩnh vực khác nhau đều có chỗ để phát triển. Phát huy khả năng và phong cách làm việc độc đáo của mỗi người. Giao cho các thành viên sáng tạo nhất chịu trách nhiệm về chủ đề bữa tối hoặc lựa chọn nhạc nền.

Khi có thể, hãy cho nhân viên cơ hội để vượt ra khỏi vùng an toàn của họ. Điều này giúp không chỉ giúp người chỉ huy phát triển một nhóm toàn diện hơn theo thời gian và nâng cao tinh thần mà còn tăng tinh thần làm việc của cả nhân viên.

Nói “không” khi cần thiết

Giám đốc điều hành của bạn muốn A, B hoặc C, nhưng ‘yêu cầu’ của họ là một thách thức về mặt hậu cần hoặc sẽ yêu cầu khác so với kế hoạch. Nếu là những yêu cầu không phù hợp và ảnh hưởng tới sự kiện, mạnh dạn một cách lịch sự và nói “không”, và bạn cũng cần giải thích cho họ về lý do từ chối để hai bên đồng thuận trong quá trình làm việc với nhau.

Nói “không” cũng là một kỹ năng của người quản lý sự kiện. Là một người lập kế hoạch, hãy làm một người hài lòng theo cách của bạn. Tự hỏi bản thân xem liệu yêu cầu có quan trọng đối với sự kiện hay thúc đẩy mục tiêu sự kiện không? Nếu không, hãy nói với người yêu cầu “không” một cách nhẹ nhàng nhưng dứt khoát kèm theo một lời giải thích ngắn gọn.

Mong đợi và lập kế hoạch về những điều bất ngờ

Những điều bất ngờ đối với nghề tổ chức sự kiện là yếu tố không được đón chào cho lắm. Quy mô càng lớn thì khả năng xảy ra nhiều biến cố càng cao. Cần tập trung mọi người và suy nghĩ về mọi tình huống xấu nhất, sau đó đưa ra kế hoạch B để dự phòng để khi có vấn đề xảy ra, bạn sẽ có giải pháp sẵn sàng.

Tìm hiểu thêm

Cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp tại Đà Nẵng, Hội An

Thiết kế thi công decor trang trí cổng chào

Cho thuê máy chiếu, tivi, màn hình LCD tại Đà Nẵng

Loại hình sự kiện nào phổ biến tại Việt Nam?

Hội thảo và hội nghị

Hội thảo và hội nghị là một trong những sự kiện phổ biến hàng đầu tại các doanh nghiệp hiện nay. Sự kiện này được diễn ra nhằm cung cấp đến cho lượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp những thông tin liên quan đến hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Thông thường, hội thảo được tổ chức từ nửa ngày đến cả ngày với sự tham gia của tất cả các khách mời trong cùng một không gian. Hội nghị có thể diễn ra lâu hơn lên đến 2-3 ngày nhằm tổ chức các buổi ra mắt, giới thiệu sản phẩm của các đơn vị kinh doanh.

Sự kiện triển lãm

Sự kiện triển lãm là một hoạt động thế hệ lãnh đạo, hoặc tổ chức để củng cố hình ảnh của mình như một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp trong số những người tham dự, chẳng hạn như các thành viên, khách hàng, triển vọng và các nhà cung cấp. Tổ chức sự kiện triển lãm sẽ bao gồm rất nhiều các hoạt động khác nhau ở từng hạng mục khác nhau. Một số các sự kiện triển lãm nổi tiếng ở Việt Nam có thể kể đến như là Vietbuild, Saigon Expo,…

Chương trình ưu đãi

Là một sự kiện sang trọng với chi phí tổ chức khá cao nhằm mang đến cho khách hàng sự trải nghiệm, thư giãn tại các khu nghỉ dưỡng cao cấp. Những sự kiện ưu đãi thường được tổ chức nhằm mục đích phát triển kinh doanh và lập kế hoạch tổ chức.

Sự kiện ưu đãi thường là những chuyến đi kéo dài từ 3 – 5 ngày, trong đó bạn cần chú ý lựa chọn địa điểm, chỗ ở, giao thông vận tải, phục vụ, các cuộc họp kinh doanh và các hoạt động khác theo đúng tiêu chí yêu cầu để sự kiện được diễn ra một cách tốt nhất.

Sự kiện xếp hạng

Là một trong những sự kiện được tổ chức trong môi trường phi truyền thống nhằm mục đích tạo cơ hội để doanh nghiệp và khách hàng có thể xây dựng một mối quan hệ và tìm hiểu thêm về những ưu tiên kinh doanh lẫn nhau. Sự kiện xếp hạng có thể bao gồm rất nhiều những hoạt động như: Ăn tối và giải trí, Thi đấu thể thao, Du lịch trên biển ngày và buổi tối, Các lễ hội âm nhạc, Các event kết hộp hội thảo với nghỉ dưỡng,…

Trên đây là những loại hình sự kiện phổ biến mà Xoo Event giới thiệu đến bạn. Hi vọng sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về mục đích và công tác tổ chức và trang trí sự kiện cao cấp phổ biến của doanh nghiệp.

Những lợi ích khi bạn lựa chọn dịch vụ tại Xoo Event

1. Đến với chúng tôi bạn không phải tìm thêm đơn vị nào khác vì chúng tôi làm cho bạn trọn gói với chi phí hợp lý.
2. Tiết kiệm thời gian dành cho bạn
3.  Chúng tôi luôn có các phương án xử lý các tình huống khó dành cho bạn
4. An toàn, chu đáo và hài lòng
5. Tư vấn hỗ trợ hết mình
6. Chi phí phù hợp nhất dành cho bạn

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực set up sự kiện, chúng tôi tự tin mang đến dịch vụ tốt nhất cho chương trình và sự kiện của bạn.Liên hệ ngay cho Xoo Event theo thông tin bên dưới để được tư vấn hỗ trợ nhanh nhất kèm báo giá chi tiết hơn.

Địa điểm tổ chức Gala Dinner tại Đà Nẵng

Những điều cần lưu ý xung quanh khu vực sự kiện

An ninh khu vực

An toàn luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu. Những vấn đề liên quan đến an ninh quanh khu vực tổ chức sự kiện cần phải được tìm hiểu kỹ càng để đảm bảo không có bất kỳ sơ suất nhỏ nào ảnh hưởng đến sự kiện đã tốn nhiều công sức để tổ chức. Vấn đề an ninh cũng cần được theo sát kể cả trong khi sự kiện diễn ra đến khi kết thúc sự kiện.

Bảng hướng dẫn

Bảng hướng dẫn ở đây là để chỉ dẫn khách tham gia sự kiện những khu vực mà họ khó có thể nhìn thấy được ngay. Khi tới sự kiện, cần có người hoặc chỉ dẫn nơi để xe rõ ràng để người tham dự dễ dàng nhận biết và để xe nhanh chóng. Bảng hướng dẫn khu vực vệ sinh cũng rất quan trọng cho phép lịch sự khi khách tham dự ngại hỏi hoặc khó tìm được nhân viên về vấn đề này. Hướng chỉ dẫn lên số tầng, phòng tổ chức sự kiện cũng được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của sự kiện và nhân viên.

Tham khảo thêm

Cho thuê bàn ghế sự kiện giá rẻ tại Đà Nẵng

Thiết kế và thi công sân khấu sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An

Khách tham dự

Việc lưu ý đến mọi vấn đề khách đến tham dự là điều quan trọng nhất, trong đó việc kiểm soát và nắm bắt được số lượng khách, số nam nữ,…sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc chào đón người tham dự và dễ định hình được được các vấn đề phát sinh ngay sau đó. Ngay cả khi sự kiện, khách ra về, cũng cần có nhân viên phụ trách việc kiểm kê lại một lượt khách lần cuối.

Dịch vụ khác

Các dịch vụ hỗ trợ cho sự kiện phía bên trong hay bên ngoài sảnh đều cần được chu đáo và nắm bắt rõ ràng. Khu vực ăn uống cần được vệ sinh, đầy đủ, hợp lý. Khu vui chơi (cho những sự kiện có trẻ nhỏ) cũng cần được đảm bảo. Thái độ của các nhân viên phục vụ và hỗ trợ cũng rất quan trọng cho quá trình diễn ra trước, trong và sau sự kiện tại đây.

Việc đảm bảo được dịch vụ tốt góp phần thu hút khách tham dự và ghi được ấn tượng tốt cho thương hiệu và cho chính nhân viên sự kiện. Hy vọng với những lưu ý trên, các bạn đã bổ sung được thêm vào cẩm nang kiến thức cho công việc của mình.

Xoo Event là công ty tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, màn hình LED hàng đầu tại Đà Nẵng và khu vực miền Trung. Với niềm đam mê cháy bỏng dành cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nỗ lực bền bỉ và sự tận tâm, khát khao được cống hiến. Xoo Event đang nỗ lực từng ngày để đem đến cho Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá trị cao nhất.

Chính sách “khách hàng là trung tâm” là “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động của công ty. Chúng tôi lắng nghe, phân tích và thấu hiểu nhu cầu của từng khách hàng và áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư duy của mình để giải quyết tối ưu những nhu cầu đó, giúp doanh nghiệp phát triển các hoạt động kinh doanh của mình, cũng như quảng bá thương hiệu tốt nhất.

Mọi nhu cầu cần cứ liên hệ ngay Xoo Event nhé! Đảm bảo không làm bạn thất vọng.

Dịch vụ cung cấp nhân sự: PG, PB, Mẫu ảnh, Lễ tân… sự kiện tại Đà Nẵng

Tìm hiểu chi tiết về 5 giác quan trong sự kiện

5 giác quan trong sự kiện bao gồm thị giác, thính giác, khứu giác, vị giác và xúc giác. Mỗi một trải nghiệm gắn bó với một giác quan sẽ chiếm đến 20% sự thành công chung của sự kiện. Do đó, nếu muốn tổ chức các sự kiện “để đời”, bạn hãy liên hệ với những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín nhất.

Giác quan thứ nhất: Thị giác

Thị giác là giác quan đầu tiên ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời khi tham dự sự kiện. Và đây cũng được coi là giác quan quan trọng nhất cần được chú trọng khi tổ chức các sự kiện hiện nay.

Cảm giác sẽ thế nào khi bạn bước vào một sự kiện có không gian tràn ngập ánh đèn LED lấp lánh với lối thiết kế sang trọng, độc đáo? Chắc chắn hình ảnh đầu tiên đó sẽ in sâu vào tâm trí bạn mỗi khi nhắc đến sự kiện hoặc tên doanh nghiệp tổ chức. Đặc biệt hơn nữa là khi bạn được tận mắt thưởng thức các tiết mục nghệ thuật được đầu tư bài bản kết hợp với công nghệ trình chiếu đẳng cấp hiện nay. Mọi thứ sẽ trở nên chân thực và bạn như hòa mình vào một không gian lãng mạn. Một cảm giác thật đặc biệt và mới mẻ.

Một số tiết mục nghệ thuật bạn có thể tham khảo như múa tương tác màn hình LED, múa trống nước, nghệ thuật nhảy gương, múa lửa… Còn các công nghệ trình chiếu hiện đại bậc nhất hiện nay là công nghệ thực tế ảo – thực tế tăng cường, công nghệ 3D Mapping, công nghệ Hologram, công nghệ Kinetic…

Giác quan thứ hai: Thính giác

Bên cạnh thị giác, thính giác là yếu tố quan trọng trong việc tạo và giữ cảm xúc của khách mời trong suốt chiều dài sự kiện. Thính giác được thể hiện qua những tiếng nhạc du dương, trầm bổng, những bản nhạc hấp dẫn, sôi động. Đặc biệt, chính tiếng nhạc còn là yếu tố tạo ra những cảm xúc thăng trầm khác nhau của khách mời. Họ sẽ được trải nghiệm từ ngạc nhiên này đến ngạc nhiên khác. Và trong tiềm thức của họ, dấu ấn về sự kiện sẽ rõ ràng hơn bao giờ hết.

Tùy thuộc vào nội dung và mục đích tổ chức mà đơn vị phụ trách sẽ lựa chọn những hình thức khác nhau để thể hiện. Chẳng hạn như việc lựa chọn nhạc nền, nhạc các tiết mục nghệ thuật, nhạc chào đón khách mời… Bạn sẽ cảm thấy thế nào khi đặt chân đến một sự kiện và nghe thấy những tiếng nhạc du dương từ ban nhạc tứ tấu dân tộc? Có lẽ đó là cảm giác thật chân thực và đặc sắc.

Giác quan thứ ba: Khứu giác

Khứu giác là loại giác quan tác động mạnh mẽ nhất đến ký ức của mỗi người. Bởi mỗi khi chúng ta ngửi thấy một mùi hương quen thuộc nào đó thì trí não sẽ tự động “lục tìm” những ký ức liên quan. Và khi đó, khách mời sẽ một lần nữa nhớ đến sự kiện của bạn.

Đặc biệt, tùy thuộc vào mục đích tổ chức cũng như sự đặc trưng của doanh nghiệp mà đơn vị tổ chức có thể lựa chọn những mùi hương khác nhau. Chẳng hạn khi tổ chức các sự kiện cho các hãng xe hơi thì mùi hương thường được lựa chọn là hương gỗ và hương hoa tươi. Còn các sự kiện của các F&B thì chắc hẳn mùi hương đến từ thực phẩm sẽ thu hút sự chú ý của khách mời.

Giác quan thứ tư: Vị giác

Đối với các sự kiện thì khách mời sẽ cảm nhận vị giác của họ thông qua thức ăn và đồ uống.

Thông thường, các sự kiện sẽ có tiệc trà teabreak bao gồm rất nhiều loại bánh ngọt, trái cây và đồ ăn nhẹ theo từng loại vùng miền. Còn các sự kiện có tiệc mặn như tiệc tất niên cuối năm, hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm thành lập… thì mùi vị của các món ăn sẽ thu hút sự quan tâm của khách mời. Các món ăn nên được yêu cầu trước để tạo nên một tổng thể thống nhất với mục đích tổ chức. Một số gợi ý mà bạn có thể quan tâm đó là những hương vị mới lạ, đặc sản vùng miền, những món ăn sang trọng…

Các loại hình tiệc trà, tiệc teabreak

Giác quan thứ năm: Xúc giác

Xúc giác là giác quan cuối cùng góp phần tạo nên sự thành công trong hành trình trải nghiệm sự kiện của khách mời. Xúc giác được thể hiện qua việc chạm, sờ vào các vật thể xung quanh. Chẳng hạn như các hashtag cầm tay, hoa tươi chụp ảnh trong sự kiện, những cái bắt tay, cái ôm kết nối giữa những khách mời hay đơn giản như việc chạm tay vào những vật trưng bày, các sản phẩm mới…

Như vậy có thể thấy, để tổ chức một sự kiện thành công thì bạn phải đảm bảo yếu tố 5 giác quan trong sự kiện. Nếu khách mời cảm nhận được trọn vẹn yếu tố này thì sự kiện của bạn đã chạm đến được trái tìm của mỗi khách hàng. Họ sẽ nhớ mãi về sự kiện cũng như cảm thấy an tâm hơn khi sử dụng hoặc hợp tác với công ty, doanh nghiệp của bạn.

Bỏ túi những lời chúc mừng khai trương phổ biến, độc đáo và ý nghĩa nhất năm 2022