Chuẩn bị lễ khởi công xây dựng cần tránh những điều này

Ai cũng biết lễ khởi công dự án hay lễ động thổ là sự kiện hết sức quan trọng. Được tổ chức trước khi bắt đầu thi công công trình nhất định. Tầm cỡ của sự kiện phụ thuộc vào công trình đó lớn và có tầm quan trọng như thế nào. Tuy nhiên, bất cứ chủ đầu tư từ lớn đến nhỏ đều chú trọng Tổ chức Lễ Khởi Công. Vì những ý nghĩa mang tính truyền thống và cả thực tế mà lễ khởi công mang lại. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, khâu chuẩn bị lễ khởi công xây dựng cần lưu ý những chi tiết sau đây.

Không tính toán số lượng khách mời

Sự kiện nào cũng có đối tượng khách mời đặc thù của nó. Trước khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, quý khách cần đánh giá đặc tính của công trình. Và xem xét chọn lựa những khách mời quan trọng nhất định sẽ tham dự. Và dự trù số lượng khách mời có thể phát sinh trong khâu quảng bá sự kiện.

Nắm được số lượng khách mời sẽ giúp chuẩn bị đầy đủ các hạng mục theo kèm. Ví dụ như lựa chọn được không gian tổ chức thích hợp. Xem xét số lượng bàn ghế cần thuê, chuẩn bị nước, kẹo bánh và có khi cả đồ ăn mặn. Nếu bỏ qua khâu này, có thể bị vỡ kế hoạch khi không thể đáp ứng đủ số lượng khách mời lớn. Hoặc dư thừa gây lãng phí trong quá trình tổ chức lễ khởi công.

Chuẩn bị lễ khởi công sơ sài

Chuẩn bị sơ sài là lỗi thứ 2 các doanh nghiệp thường mắc phải khi chuẩn bị lễ khởi công. Từ việc lên kịch bản lễ khởi công thiếu nội dung; không có thời gian cụ thể; không phân công công việc cho từng người,… Thì nguy cơ cao toàn bộ sự kiện sau đó sẽ diễn ra không có sự thống nhất, lộn xộn.

Trong khâu thi công trang trí hay lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng cũng cần lưu ý. Theo dõi cẩn thận để tránh xảy ra trường hợp “thừa đầu thiếu đuôi”. Thiết bị không phù hợp gây ảnh hưởng đến bộ mặt sự kiện và cái nhìn của khách mời. Điều đáng chú ý nhất có lẽ là đón tiếp khách mời cẩn thận đầy thiện chí, niềm nở. Từ việc đón khách từ nơi để xe, dẫn khách đến chỗ ngồi,… Điều này sẽ để lại ấn tượng đầu tốt đẹp với khách mời. Giúp khách mời có thể bỏ qua những sai sót nhỏ trong chương trình lễ khởi công sau đó.

Chuẩn bị lễ khởi công xây dựng nhưng không có kế hoạch dự phòng

Bất kỳ kế hoạch nào cũng có thể xuất hiện những tình huống không mong đợi. Vì “người tính không bằng trời tính”. Một cách chuyên nghiệp thì cần có đến 2-3 dự trù và khắc phục rủi ro đối với kịch bản lễ khởi công. Ví dụ như:

• Những diễn biến bất thường như không thuê được bộ âm thanh ánh sáng mong muốn
• MC có việc bận đột xuất
• Tiết mục, trò chơi không phù hợp với đối tượng khách mời có mặt chủ yếu hôm đó…

Việc không lên kế hoạch lễ khởi công dự phòng sẽ khiến khách mời đánh giá công ty thiếu chuyên môn, không có nhiều kinh nghiệm và ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp, tập đoàn trong trường hợp có sự cố thật sự xảy ra.

Không lường trước yếu tố thời tiết

Tất nhiên với dự báo thời tiết, việc lường trước những sự kiện bất thường của thời tiết đã dễ dàng hơn nhiều. Nhưng cũng không nên vì thế mà chủ quan vì đây vẫn là vấn đề không có tính chính xác tuyệt đối. Để chuẩn bị được kỹ càng hơn thì nên liên tục theo dõi dự báo và diễn biến thực tế của thời tiết có theo đúng hay không. Chọn một ngày đẹp có nắng nhưng vẫn cần chuẩn bị bạt cho những sự kiện ngoài trời. Khu vực để xe có mái che cho khách mời và ô để đón khách dù nắng hay mưa.

Trên đây là những thiếu sót rất phổ biến trong khâu chuẩn bị lễ khởi công xây dựng của nhiều doanh nghiệp. Vì thế, để chương trình diễn ra suôn sẻ và chu toàn nhất; hãy để Xoo Event đảm nhiệm mọi khâu tổ chức cho quý khách. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện; chúng tôi cam kết mang đến khách hàng nhưng dịch vụ tốt nhất với giá cả cực kỳ tối ưu nhất thị trường!

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức lễ khởi công chi tiết và hiệu quả nhất

4 thứ cần chuẩn bị cho lễ khởi công diễn ra thật suôn sẻ và thành công