Lưu ý khi chọn phòng hội thảo cho 100 khách mời

Hiện nay với quy mô phát triển rộng trên nhiều lĩnh vực. Với mục đích xây dựng, phát triển những kế hoạch mới với nhiều khách mời quan trọng khác nhau. Mà các tập thể, cơ quan, doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội thảo hoặc tổ chức hội nghị cho khách hàng. Có những buổi hội thảo với quy mô lớn, có khi lên tới 100 khách mời. Vậy cần phải có sự lựa chọn về phòng hội thảo cho 100 khách mời hợp lý như sau.

Diện tích phòng hội thảo cho 100 khách

Diện tích phòng hội thảo cho 100 khách mời thì tương đối rộng, đủ để chứa ít nhất 100 người. Và phải còn đủ diện tích để đặt những đồ vật cần thiết như bàn ghế, sân khấu, máy chiếu. Quý công ty khi lựa chọn phòng hội thảo cho 100 khách mời thì diện tích phòng sẽ là điều đáng chú ý đầu tiên.

Đối với những tập thể không có đủ cơ sở vật chất để thực hiện tổ chức buổi hội thảo đến 100 khách mời thì có thể tìm hiểu và thuê địa điểm tổ chức hội thảo khác. Như ở những tòa nhà văn phòng, ở một số khu nghỉ dưỡng cung cấp đủ các phòng có diện tích lớn với quy mô đáp ứng.

Nếu diện tích phòng không đảm bảo được sự rộng rãi, thoải mái cho mọi người thì buổi hội thảo sẽ không thể thành công được.

Tính chất hội thảo

Phụ thuộc vào tính chất của buổi hội thảo khách hàng mà quý công ty có thể lựa chọn những phòng hội thảo hợp lý dành cho 100 khách mời.

Nếu tính chất của buổi hội thảo bàn luận về những vấn đề quan trọng, mang tính quyết định, thay đổi lớn; diễn ra trong thời gian dài. Thì quý công ty có thể lựa chọn các phòng hội thảo thật rộng rãi, có đầy đủ trang thiết bị; được trang trí đẹp mắt và ánh sáng tốt.

Có như vậy, buổi hội thảo mới diễn ra thành công và đẹp mắt, cả về thực tế lẫn khi phát sóng trên truyền hình. Có thể nói rằng tính chất hội thảo sẽ ảnh hưởng đến cách thức tổ chức buổi và cách trang trí cho căn phòng hội thảo.

Chi phí tổ chức hội thảo cho 100 khách mời

Quý công ty phải nghiên cứu, xem xét, cân đối về chi phí tổ chức buổi hội thảo. Để có thể lựa chọn phòng hội thảo một cách phù hợp nhất.

Ngoài chuẩn bị các chi phí hậu cần, nhân sự và tổ chức; thì trong bảng cân đối cũng nên có chi phí và quỹ tiền đề phòng rủi ro, plan B… Những nghiên cứu sâu sắc và tính toán kỹ lưỡng sẽ hoạch định rõ ràng.

Điều đó giúp nhân viên thoải mái khi thực hiện. Số tiền còn dư sau khi cân đối có thể góp vào tiền quỹ chung. Hoặc liên hoan hậu hội thảo cho nhân viên tổ chức.

Tuy nhiên, nếu lấy mục đích của buổi hội thảo làm cơ sở. Thì doanh nghiệp không nên chi quá nhiều chi phí tổ chức hội thảo vào những việc không cần thiết. Sẽ thiên về phần lãng phí hơn là nhu cầu.

Điều kiện cơ sở

Điều kiện cơ sở trong phòng hội thảo cho 100 khách mời phải đáp ứng được tiêu chuẩn nhất định. Phải có đầy đủ những trang thiết bị cần thiết nhất như bàn ghế, loa đài, máy chiếu… Để buổi hội thảo có thể diễn ra một cách đầy đủ, trọn vẹn.

Hiện nay có nhiều nơi cho thuê địa điểm, phòng hội thảo đầy đủ những trang thiết bị hiện đại. Có thể đáp ứng được công suất và tính năng theo yêu cầu của các công ty, doanh nghiệp.

Quý công ty nên tìm hiểu và lựa chọn những nơi cho thuê phòng hội thảo có điều kiện cơ sở tốt để công việc của mình được thực hiện tốt nhất.

Trên đây là một số điều cần lưu ý về việc chọn phòng hội thảo dành cho 100 khách mời. Được công ty sự kiện Xoo Event tích góp và muốn chia sẻ với các quý công ty. Hy vọng quý công ty sẽ có thể lựa chọn được một căn phòng phù hợp nhất cũng như một kế hoạch tổ chức hội thảo thật hoàn hảo.