Cách chọn phòng hội nghị tại khách sạn tổ chức sự kiện

Khách sạn là nơi thường được chọn làm nơi tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị khách hàng. Vì đó là một trong những địa điểm lí tưởng và đỉnh cao. Tuy nhiên, có rất nhiều loại hình khách sạn trên khắp các tỉnh thành và các thành phố lớn. Khiến công ty không biết chọn lọc theo phương thức nào cho đúng. Hiểu được khó khăn này, Xoo Event xin chia sẻ kinh nghiệm chọn phòng hội nghị tại khách sạn để tổ chức sự kiện. Với mục tiêu giúp quý khách tìm được địa điểm lí tưởng và tránh phạm vào sai sót khi tổ chức hội nghị.

Xác định mục đích để chọn đặt phòng hội nghị tại khách sạn

Mỗi buổi hội nghị, sự kiện có một nội dung và motip để chương trình được dàn trải khác nhau. Để có thể chọn được phòng hội nghị tại khách sạn phù hợp với mỗi nội dung khác nhau. Thì doanh nghiệp cần phải xác định được mục đích hướng đến.

Ví dụ: Nếu hội nghị tiếp đón đối tác làm ăn, khách VIP cùng hợp tác dự án kinh doanh,… Thì phòng hội nghị phải mang đẳng cấp cao như khách sạn 4 hay 5 sao, thể hiện được sự sang trọng, lịch sự.

Ngược lại, tổ chức sự kiện cho nhân viên nhằm thể hiện tinh thần đoàn kết trong công ty. Thì không gian cần sự ấm cúng, đơn giản nhưng hiện đại,…

Như vậy, việc xác định được mục đích của hội nghị sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ đưa ra được sự lựa chọn hơn. Hay tối thiểu là khoanh vùng được top 5 những khách sạn có thể sử dụng.

Xác định kịch bản cho hội nghị

Kịch bản của hội nghị cũng là một trong những yếu tố giúp quý khách chọn được phòng hội nghị tại khách sạn hợp lí. Tại sao? Bởi vì kịch bản sẽ bao gồm khâu chuẩn bị về sân khấu, hội trường, các bài phát biểu, tiết mục văn nghệ,… Doanh nghiệp có thể dựa vào đó mà đưa ra sự lựa chọn.

Một sự kiện có biểu diễn âm nhạc không thể tổ chức trong phòng hội nghị có sân khấu nhỏ. Hay sự kiện giới thiệu mĩ phẩm không thể tổ chức trong căn phòng không đủ ánh sáng,….

Xác định quy mô để chọn phòng hội nghị tại khách sạn

Số lượng khách đến tham dự? Số lượng bàn tiệc?…. Là những thông số phản ánh lên quy mô của sự kiện. Với sự kiện lớn mang tầm quốc gia thì phòng hội nghị phải rộng để đủ sức chứa.

Tránh tình trạng thuê địa điểm nhỏ so với quy mô hội nghị. Dẫn đến ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp cho khách đến tham dự.

Mặt khác, nếu sự kiện có quy mô nhỏ thì cũng không cần thiết phải thuê một phòng hội nghị quá lớn; vừa tốn chi phí lại không có sự kết nối,…

Như vậy, việc xác định quy mô hội nghị là một trong những yếu tố mà các doanh nghiệp, công ty cần phải chú ý. Để việc thuê địa điểm trở lên dễ dàng hơn.

Lựa chọn nơi thuê phòng hội nghị uy tín

Nếu công ty của bạn thường xuyên tổ chức các sự kiện. Thì chắc chắn công ty bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Nhưng với các doanh nghiệp không thường xuyên thì việc thuê phòng hội nghị thực sự là vấn đề khó khăn.

Do đó, quý khách hàng có thể cân nhắc lựa chọn Xoo Event. Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi sẽ giúp quý khách lựa chọn được những địa điểm uy tín nhất. Và đảm bảo góp phần làm cho sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.

Hy vọng những chia sẽ trên có thể giúp quý khách chọn được một phòng hội nghị tại khách sạn như ý, phù hợp với mục tiêu mình hướng đến. Nếu còn bất cứ điều gì thắc mắc vui lòng liên hệ đến Xoo Event để được tư vấn cụ thể hơn. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách.