Các yếu tố khi tổ chức hội nghị khách hàng bảo hiểm

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những hình thức quảng bá văn minh và tầm cỡ. Và hiện nay được các doanh nghiệp lớn ưa thích. Ví dụ điển hình có thể bạn đã nghe qua là hội nghị khách hàng bảo hiểm. Là một hình thức bán dịch vụ bảo hiểm thông qua hình thức tổ chức chương trình, meeting với tập khách mời mục tiêu. Tại đây, các doanh nghiệp sẽ giới thiệu và bán các mẫu bảo hiểm tới khách hàng tham gia. Điều đó mang lại hiệu quả bất ngờ cho các doanh nghiệp. Đồng thời thu hút thêm sự chú ý của dư luận vì nét đột phá mới mẻ của nó.

Cách mời hội thảo bảo hiểm và cách đón tiếp khách mời

Khoan xét đến những ưu việt của các loại bảo hiểm trong buổi tổ chức. Cũng như bao hội nghị khác, để một quy trình tổ chức hội nghị thành công thì nghi thức đón tiếp khách quý vô cùng quan trọng. Điều này cần thể hiện ra để tạo nhiều ấn tượng về công ty bảo hiểm với khách hàng. Từ đó mà một phần nào ảnh hưởng tới quyết định có mua bảo hiểm của quý anh/chị tham dự.

Đầu tiên là thư mời hội thảo bảo hiểm. Với 2 hình thức: thiệp trao tận tay hoặc email/ phone call thông báo trực tiếp cho khách mời. Đây là bước quan trọng để xác định và chốt danh sách khách mời cho khâu tiếp đón.

Tiếp theo, để đón tiếp khách mời trong hội nghị khách hàng bảo hiểm cần có đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp, xinh xắn, đồng đều, có được đào tạo nghi thức kỹ lưỡng. Là bộ mặt của toàn bộ hội nghị, họ phải là những người luôn rạng rỡ nụ cười trên môi. Và đặc biệt có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh thành thạo.

Một điều nữa trong đón tiếp khách mời đó là tiệc. Có thể là tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, nhưng thường sẽ là buffet tiệc đứng. Đồ ăn uống trong hội nghị khách hàng bảo hiểm cần có sự đảm bảo về sự an toàn, chất lượng và ngon.

Đồ ăn, sự đón tiếp của công ty bảo hiểm với khách hàng tuy nghĩ thì đơn giản nhưng nó giúp gây thiện cảm với khách. Thể hiện đẳng cấp của công ty trong khâu quản lý – vận hành. Và đặc biệt là chất lượng dịch vụ bảo hiểm của quý doanh nghiệp.

Chương trình hội nghị khách hàng bảo hiểm

Để hội nghị được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp thì chương trình hội nghị cần được xây dựng kịch bản các quy trình tổ chức hội nghị hợp lý. Bao gồm 02 loại:

• Kịch bản bao quát hết các hạng mục trong hội nghị. Mỗi hạng mục có các tổ phụ trách và phối hợp với nhau. Bộ phận âm thanh ánh sáng và các thiết bị cần thuê.
• Kịch bản cho MC dẫn chương trình và cả ekip cần thực hiện chi tiết những công việc gì.

Trong một hội nghị khách hàng bảo hiểm bao giờ cũng có chương trình phần lễ và phần hội.

Phần lễ gồm:

Tiếp khách mời và dẫn họ vào vị trí ngồi

• Biểu diễn nghệ thuật trước giờ khai mạc
• MC tuyên bố lý do hội nghị bảo hiểm
• Lãnh đạo lên phát biểu khai mạc hội nghị và khui sâm banh khai tiệc
• Giới thiệu, thuyết trình bảo hiểm
• Ghi lại thông tin các khách mời

Phần hội gồm:

• Biểu diễn ca nhạc, tiết mục nghệ thuật
• Các trò chơi hội nghị, trò chơi teambuilding cho khách mời
• Rút thăm trúng thưởng/ trao quà tặng
• Chụp ảnh lưu niệm

Mỗi kế hoạch cho chương trình hội nghị khách hàng bảo hiểm được tính toán kỹ về kinh phí cho hội nghị. Đồng thời trong quá trình lên chương trình cũng cần lựa chọn, đặt trước địa điểm tổ chức hội thảo. Và tính toán nhân sự cho hội nghị.

Thông điệp cho chương trình hội nghị khách hàng bảo hiểm

Để khách hàng có một ấn tượng với một buổi hội nghị. Thì quý ban tổ chức nên có một thông điệp để truyền tải. Tại hội nghị khách hàng bảo hiểm cũng không ngoại lệ.

Quý công ty nên sáng tạo các câu slogan ngắn gọn nhưng súc tích, có vần điệu. Có thể bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, truyền cảm hứng về dịch vụ bảo hiểm của công ty tới khách hàng. Từ đó khách hàng sẽ nhớ nhất là câu slogan, hoặc logo của công ty.

Thông tin khách mời

Mỗi hội nghị cần lưu ý có yêu cầu đội ngũ bàn tiếp tân ghi lại thông tin khách mời qua file excel tổng hợp. Đây là những khách hàng tiềm năng và có quan tâm nhất định đến quý doanh nghiệp bảo hiểm.

Thông tin cơ bản gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại… Thông tin về người thân của họ như con cái, vợ/chồng, bố mẹ. Một số thông tin nhân thân liên quan đến thói quen và xu hướng sử dụng loại bảo hiểm của họ để doanh nghiệp có thể liên lạc và tư vấn bảo hiểm sau hội nghị.

Xoo Event là đơn vị chuyên tổ chức các dịch vụ sự kiện, hội nghị khách hàng bảo hiểm. Xoo Event có đội ngũ nhân sự hùng hậu. Trong đó có cả MC, ca sĩ, đội nam/nữ tiếp tân ưu tú. Và các thiết bị âm thanh, ánh sáng, thảm sự kiện, bàn ghế sự kiện, bục phát biểu, sân khấu… cho sự kiện. Có thể nói, dịch vụ của Xoo Event là một dịch vụ trọn gói với giá cả cạnh tranh.