Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết

Một trong những dịp được cho là quan trọng bậc nhất đối với các công ty, doanh nghiệp; đó là hội nghị tri ân khách hàng. Đây là dịp tốt nhất để các công ty gửi lời cảm ơn, tri ân đến khách hàng; cũng như kéo dài mối quan hệ hợp tác giữa 2 bên. Bên cạnh đó, hội nghị còn giúp các doanh nghiệp mở rộng thêm quan hệ; tăng cường mối liên kết với khách hàng.

Hiểu được tầm quan trọng của hội nghị tri ân khách hàng; Xoo Event muốn mang đến cho quý công ty về những điều cần làm cho một hội nghị thành công.

Trước khi hội nghị tri ân khách hàng diễn ra

Đây chính là khoảng thời gian quan trọng nhất khi tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng. Đó là lúc ban tổ chức bắt đầu lên những ý tưởng đầu tiên để tạo nên một chương trình thành công. Vậy trong thời gian này, quý công ty cần chuẩn bị những gì?

Chọn thời gian tổ chức hội nghị

Thường khoảng thời gian thích hợp nhất để tổ chức một buổi hội nghị tri ân là vào cuối tuần. Nếu tổ chức vào ngày thường, rất nhiều vị khách có khả năng vướng bận lịch đi làm, đi họp. Chính vì vậy, thứ 7, chủ nhật thường là ngày hợp lý để tổ chức các chương trình.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào hoàn cảnh cũng như lịch rảnh của khách mời; quý khách có thể linh hoạt trong khâu này.

Lên danh sách khách mời

Quý công ty cần xác định được số khách mời càng chính xác càng tốt; để công tác chuẩn bị cũng như liên lạc gửi giấy mời trở nên thuận lợi hơn. Giấy mời nên được gửi đi ít nhất là 7 ngày trước khi hội nghị diễn ra. Điều này để thuận tiện cho những vị khách có thể sắp xếp thời gian tham dự.

Chọn địa điểm tổ chức

Tùy thuộc vào quy mô chương trình và số lượng khách mời; quý doanh nghiệp cần xác định được nơi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng phù hợp. Hiện nay, có rất nhiều trung tâm hội nghị được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu của mọi người.

Chính vì vậy, sẽ có rất đa dạng sự lựa chọn địa điểm dành cho quý khách.

Phân công nhân sự

Và tất nhiên một điều rằng, chỉ một thành viên không thể làm nên một chương trình thành công. Do đó, việc phân công nhân sự hợp lí là rất quan trọng.

Quý công ty nên chia nhân sự ra thành các nhóm; mỗi nhóm phụ trách một mảng riêng trong chương trình. Việc này sẽ giúp cho hội nghị diễn ra suôn sẻ hơn và dễ dàng hơn.

Xây dựng kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Đây có thể nói là phần chính trong giai đoạn này. Việc xây dựng được một kịch bản chương trình chỉn chu không phải là việc dễ dàng. Trong kịch bản, chương trình cần nêu được chi tiết về thời gian tổ chức, các tiết mục sắp xếp theo thời gian, kịch bản mc, công việc dành cho các nhóm nhân sự.

Đặc biệt, các tiết mục đó cần nêu bật lên chủ đề và mục đích của hội nghị tri ân; nhằm gây ấn tượng cho những vị khách tham dự.

Trong khi chương trình hội nghị tri ân khách hàng diễn ra

Đây là lúc mọi thứ quý công ty chuẩn bị trước chương trình sẽ được thực hiện. Trong khi diễn ra hội nghị, quý khách cần chú ý phân công nhân sự rõ ràng. Ví dụ như các mảng: đón khách, dẫn chương trình, phục vụ bàn, lễ tân, đồ ăn,…

Bên cạnh đó, bộ phận âm thanh ánh sáng cần có sự phối hợp ăn ý với ban tổ chức; để điều chỉnh các thiết bị một cách phù hợp.

Tất cả nhân sự của buổi hội nghị tri ân khách hàng cần nắm rõ kịch bản; tránh sự nhầm lẫn khi đang chạy chương trình. Đặc biệt, những đạo cụ cần để chạy chương trình hoặc những món quà để tặng cho khách hàng cũng cần được sắp xếp một cách hợp lý, điều này sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru hơn.

Bên trên là quy trình các bước cần thiết để tổ chức hội nghị khách hàng. Bên cạnh đó, quý công ty cũng có thể thuê các bên công ty tổ chức sự kiện bên ngoài. Các công ty này sẽ giúp quý vị tổ chức chương trình phù hợp. Xoo Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi hân hạnh được hỗ trợ doanh nghiệp có buổi hội nghị tri ân khách hàng thành công nhất.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Làm thế nào để có được buổi hội nghị thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp