Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết

Tổ chức hội nghị khách hàng là chương trình có tính thường niên. Được nhiều doanh nghiệp quan thực hiện thời gian cần gần đây. Để tổ chức chương trình này doanh nghiệp cần phải tuân thủ; và đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, trong bài viết này, Xoo Event xin gửi thông tin liên quan đến quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần biết để lưu ý.

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một trong những hình thức sự kiện do doanh nghiệp tổ chức. Thông thường mỗi năm các doanh nghiệp sẽ tiến hành sự kiện này một lần.

Chương trình là nơi để doanh nghiệp trao đổi, giao lưu và lắng nghe những ý kiến đóng góp của khách hàng. Qua đó không ngừng hoàn thiện chất lượng từng dịch vụ, từng sản phẩm. Đồng thời duy trì mối quan hệ vững chắc với các khách hàng của mình.

Cụ thể các nội dung sẽ được thảo luận khi tổ chức hội nghị khách hàng. Như chính sách chăm sóc khách hàng, giới thiệu về các sản phẩm của công ty; bàn luận về những vấn đề khách hàng còn thấy bất cập chưa phù hợp, …

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đưa ra những lời phát biểu, ý kiến của công ty; về các vấn đề được đề cập tới trong hội nghị.

Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần biết?

Xin cấp phép

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện có quy mô với số lượng khách mời tham dự lớn. Nội dung hội nghị truyền tải sẽ tác động tới quan điểm và cách nhìn nhận của người nghe; về một vấn đề nhất định được thảo luận tới.

Vì vậy, để tránh những tư tưởng lễ giao phi pháp; hay những nội dung có sự sai lệch với quy chuẩn hay quy chuẩn pháp luật. Muốn tổ chức sự kiện này, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng.

Hồ sơ xin cấp phép thực hiện chương trình

Theo quy định của pháp luật thì tổ chức hội nghị khách hàng nói chung. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ, giấy tờ sau đây

• Tờ đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng
• Mục đích tổ chức hội nghị
• Chủ đề, thông điệp, nội dung mà hội truyền tải
• Địa điểm, thời gian tiến hành hội nghị
• Thành phần tham dự hội nghị (danh sách khách mời, đại biểu tham dự, số lượng thành viên cụ thể, người thuyết trình trong hội nghị,…)
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp tổ chức

Trường hợp đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị khách hàng là doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Thì hồ sơ cần bổ sung thêm thông tin về khách mời tham dự là người nước ngoài.

Ngoài ra, đối với một số doanh nghiệp hoạt động về các lĩnh vực du học. Phải có chứng nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực này. Cũng như các thông tin khác về chương trình đào tạo, trường lớp, học bổng du học,… mà phía công ty này cung ứng.

Cơ quan có thẩm quyền cấp phép

Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ và hồ sơ cần thiết. Nội dung quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ; chính là cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức sự kiện này.

Vì việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền rất quan trọng. Sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết các thủ tục về cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng. Để tiến hành triển khai kịp thời các nội dung khác của sự kiện. Theo đó:

• Với hồ sơ về tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp trong nước sẽ nộp tại sở ngoại vụ.
• Với hồ sơ về tổ chức hội nghị khách hàng  cho doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài sẽ nộp tại sở thông tin truyền thông.

Trên đây là một số quy định về tổ chức hội nghị khách hàng, Xoo Event gửi tới quý doanh nghiệp tham khảo. Ngoài ra, để đảm bảo toàn bộ tiến trình thực hiện sự kiện; quý vị hãy lựa chọn sử dụng các dịch vụ về tổ chức hội nghị khách hàng của Xoo Event. Để hiệu quả công việc được tối ưu và thành công nhất.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Làm thế nào để có được buổi hội nghị thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp