Lưu ý khi tổ chức Year End Party để tiết kiệm chi phí

Year End Party là bữa tiệc tất niên được tổ chức tại nhiều doanh nghiệp, đơn vị vào mỗi dịp cuối năm. Đây là sự kiện có tính tầm vóc. Với sự tham gia đông đủ các nhân viên và các đối tác quan trọng của doanh nghiệp. Chính vì thế, quá trình tổ chức đòi hỏi sự đầu tư lớn cả về nội dung lẫn kinh phí thực hiện. Vậy làm thế nào để sự kiện này đạt chất lượng tối ưu nhất mà vẫn tiết kiệm được chi phí thực hiện? Dưới đây là một số lưu ý khi tổ chức Year End Party Xoo Event gửi tới quý khách hàng tham khảo thêm.

Xem thêm:

10 bước tổ chức Year End Party – Tiệc cuối năm hoàn hảo

Lưu ý khi tổ chức Year End Party trong việc xây dựng thực đơn hợp lý

Đa số hiện nay các buổi Year End Party đều có kết hợp ăn uống sau khi kết thúc nội dung chính của sự kiện. Đối với hoạt động này, doanh nghiệp cần có sự tính toán thật cụ thể và kỹ lưỡng.

Đầu tiên, quý doanh nghiệp cần thống kê số khách mời tham dự bữa tiệc là bao nhiêu. Để xác định lượng đồ ăn cần chuẩn bị.

Đặc biệt khi tổ chức Year End Party doanh nghiệp cần xây dựng menu các món ăn với nhà hàng cung cấp từ trước. Cụ thể thực đơn sẽ gồm những món nào? Mức chi cho một bàn ăn cụ thể là bao nhiêu?… Điều này sẽ giúp bữa tiệc vẫn duy trì được chất lượng tối ưu. Mà kinh phí sử dụng được cân đối, tránh lãng phí.

Xây dựng đội ngũ cho việc tổ chức Year End Party

Giảm bớt nguồn nhân lực là một giải pháp hiệu quả. Để hạn chế chi phí mà doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức Year End Party.

Quý doanh nghiệp nên vận động các thành viên trong đơn vị cùng hỗ trợ, tham gia thực hiện chương trình bên cạnh đội ngũ kỹ thuật chính.

Việc thành lập một đội ngũ cộng tác viên tình nguyện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc phải thuê nhân sự phục vụ sự kiện từ bên ngoài. Nhờ đó bớt đi một khoản kinh phí cần bỏ ra trong quá trình thực hiện sự kiện này.

Giám sát chi phí khi tổ chức Year End Party

Dự toán ngân sách chi tiêu là yếu tố cần nhưng chưa đủ. Đây không chỉ là vấn đề cần lưu ý khi tổ chức year end party mà với tất các sự kiện khác. Doanh nghiệp đều cần có sự giám sát thật kỹ lưỡng đối với quá trình triển khai dự toán.

• Thứ nhất, giúp đảm bảo việc chi tiêu được hợp lý, cân đối với dự tính ban đầu đặt ra.
• Thứ hai, hạn chế  tình trạng “rút lõi, ăn bớt” ngân sách của một số đối tượng trực tiếp quản lý chi tiêu số tiền này.
• Thứ ba, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt khả năng cân đối của dự toán ban đầu so với thực tế triển khai.

Nếu có sự thiếu hụt, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đưa ra phương án dự phòng. Để đảm bảo buổi tiệc year end party được hoàn hảo nhất.

Theo sát và tổ chức sự kiện theo đúng tiến độ

Year end party là bữa tiệc diễn ra vào cuối năm. Thời điểm trước khi mọi người trở về nghỉ lễ. Vì vậy thời gian tổ chức cần được tính toán phù hợp. Để tất cả các thành viên đều có thể tham gia. Mà không có ảnh hưởng nào đến công việc thực tế. Do đó, việc đẩy lùi thời gian tổ chức này là rất khó.

Bởi vậy, doanh nghiệp hãy lưu ý khi tổ chức year end party. Cần lên kế hoạch và xác định thời gian triển khai, thời gian hoàn tất thật cụ thể. Quy trình tổ chức year end party cần có sự giám sát, đảm bảo chất lượng ở các công đoạn. Mà vẫn phải đáp ứng với tiến độ yêu cầu. Điều này nhằm tránh tình trạng thời gian chuẩn bị quá ít hoặc không theo dõi quá trình triển khai, dẫn đến chất lượng bữa tiệc bị giảm sút.

Trên đây là một số lưu ý khi tổ chức Year End Party. Các doanh nghiệp cần ghi nhớ khi thực hiện chương trình. Nếu quý vị còn điều gì thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thực hiện tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

Tìm hiểu thêm:

Những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

4 Sai lầm khi tổ chức Year End Party doanh nghiệp thường gặp