Hướng dẫn lên Year End Party template – Khung mẫu chương trình chi tiết

Sắp cuối năm, người người đều gấp rút làm báo cáo. Nhiều nơi thậm chí đã và đang rục rịch chuẩn bị tiệc tất niên. Đây không chỉ là buổi lễ tổng kết những kết quả doanh nghiệp đã đạt được trong năm; hay một sự kiện liên hoan bình thường. Mà còn là dịp để công ty và toàn thể nhân viên ngồi lại chúc tụng và giao lưu với nhau. Nếu doanh nghiệp của quý vị cũng đang có nhu cầu tổ chức tiệc cuối năm; thì hoàn toàn có thể tham khảo một số ý tưởng Year End Party template dưới đây.

Tìm hiểu:

Cách tổ chức đêm tiệc cuối năm Year End Party thành công

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Việc lên ý tưởng cho chương trình bao giờ cũng là khâu đầu tiên và quan trọng đối với mỗi Year End Party template (template là khung mẫu của chương trình).

Theo đó, tiệc tất niên thường đóng vai trò là sự kiện mang tính cộng đồng. Để tri ân các các thành viên trong công ty, đối tác; và khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.

Có thể thấy những năm gần đây, xu hướng tổ chức tiệc cuối năm Year End Party đã có nhiều thay đổi tích cực. Không còn bó hẹp trong nhà mà đã phát triển đa dạng hơn với các ý tưởng:

• Tiệc buffet hay BBQ ngoài trời
• Tiệc trên bãi biển hoặc ở các địa điểm sân vườn rộng rãi
• Kết hợp tổ chức tiệc với teambuilding để vui chơi, giải trí…

Số lượng người tham gia chương trình

Việc xác định số lượng khách mời của chương trình quyết định rất lớn đến:

• Quy mô tổ chức
• Quá trình tìm kiếm địa điểm
• Phát hành thư mời
• Quá trình chuẩn bị tiệc…

Đôi khi do lượng khách tham dự quá lớn, có thể dẫn đến quá tải; mất kiểm soát cho buổi lễ.

Do đó, khi chuẩn bị một Year End Party template cụ thể; doanh nghiệp nên xác định được một cách tương đối lượng khách. Và có gọi điện xác nhận để tổ chức chương trình sao cho chu đáo.

Trong Year End Party template cần xác định rõ thời gian, địa điểm tổ chức

Sau khi dự kiến số lượng khách mời và cách thức tổ chức. Chương trình cần lựa chọn được thời gian và địa điểm tổ chức Year End Party hợp lý.

Quý vị có thể đi thực tế tại các khách sạn, nhà hàng, trung tâm tổ chức hội nghị; hay trung tâm tổ chức tiệc cưới để tham khảo, lựa chọn hội trường…

Địa điểm tổ chức tất niên cần có diện tích thích hợp; vừa vặn với số người tham dự. Đồng thời cũng phải đảm bảo đi lại thuận lợi cho những người tham dự chương trình.

Riêng đối với hình thức tổ chức tiệc ngoài trời. Ban tổ chức nên đặt vấn đề với ban quản lý các khu nghỉ dưỡng; hoặc du lịch sinh thái để thuê bãi biển; sân khấu tổ chức chương trình đúng kế hoạch.

Ngoài ra cũng cần chú ý vấn đề thời tiết tại các khu vực này. Về thời điểm tổ chức có thể diễn ra trước tết ta khoảng từ 2 – 3 tuần lễ.

Xác định concept, mood and theme của buổi lễ

Theo đó, dựa trên ý tưởng tổ chức Year End Party template. Ban tổ chức sẽ thành lập một đội ngũ làm kịch bản chuyên nghiệp cho chương trình.

Trong đó, xác định cụ thể các vấn đề về chủ đề và concept sân khấu của buổi lễ.

Ngoài ra chương trình có thể khuyến khích khách mời thực hiện một dress code nhất quán. Với màu sắc trang phục được quy định theo chủ đề của sự kiện.

Cùng với đó là việc lựa chọn menu đồ ăn và lựa chọn âm nhạc; các tiết mục chương trình sao cho thống nhất và hợp lý.

Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Thông thường, các bữa tiệc tất niên cuối năm sẽ được chia thành hai phần chính là phần lễ và phần tiệc.

Trong đó, phần lễ là phần bắt buộc của một Year End Party template; sẽ dành thời lượng cho các tiết mục như:

• Các bài phát biểu tổng kết hoạt động của doanh nghiệp trong năm cũ
• Khen thưởng, động viên tinh thần của nhân viên
• Đưa ra định hướng phát triển năm tới…

Còn về phần tiệc, ban tổ chức có thể sắp xếp tiệc bàn; hoặc tiệc buffet để khách mời có cơ hội trò chuyện và giao lưu thêm.

Xem thêm:

Lựa chọn menu cho tiệc cuối năm Year End Party như thế nào?

Nhân sự và thiết bị cho chương trình

Từ trước đến nay, yếu tố con người luôn được coi là yếu tố then chốt; quyết định thành công của các dự án, kế hoạch chương trình.

Chính bởi lẽ đó, việc bố trí nhân sự và thiết bị cho sự kiện tất niên cần phải hết sức lưu ý.

Trong đó, đối với vấn đề nhân sự; ban tổ chức cần phân chia và xác định công việc cụ thể cho từng loại việc như:

• Lễ tân phụ trách đón khách
• Ekip kỹ thuật viên hỗ trợ chạy chương trình
• Thuê MC
• Camera man (trong trường hợp có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)…

Về các trang thiết bị cho chương trình gồm có:

• Các thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor)
• Sân khấu
• Nhà bạt
• Backdrop
• Màn hình LED
• Thiết bị, đạo cụ ghi hình camera, máy quay
• Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến…

Nói tóm lại, một Year End Party template, sẽ phải trải qua nhiều công đoạn chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng và công phu. Đòi hỏi mức độ ăn ý cao giữa các bộ phận. Vì thế nếu quý khách có vấn đề bất cập trong việc tổ chức Year End Party; hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn và hỗ trợ chu đáo.

Tìm hiểu thêm:

Year End Party là gì? Ý nghĩa đêm tiệc cuối năm trong văn hóa doanh nghiệp

3 nội dung không thể thiếu trong Year End Party Speech