Những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Tổ chức Year End Party liên hoan cuối năm là liều thuốc giúp cho mọi người lấy lại năng lượng. Nhưng tổ chức được bữa tiệc thành công kéo theo hàng loạt những rủi ro, rắc rối mà nhà tổ chức phải đối mặt. Trước khi sự kiện bắt đầu, nhà tổ chức cần lên một checklist để quản lý; cũng như là giám sát tiến độ thực hiện tiệc liên hoan cuối năm. Một số lưu ý cần được lưu tâm nhất sẽ được Xoo Event liệt kê dưới đây.

Tham khảo ngay:

Cách tổ chức Year End Party đêm tiệc cuối năm thành công

Year End Party là gì? Ý nghĩa Year End Party trong văn hóa doanh nghiệp

Ngân sách tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Tiền bạc quyết định nhiều vấn đề trong khâu tổ chức sự kiện. Đặc biệt với một bữa tiệc liên hoan cuối năm. Bao gồm từ phần lễ đến phần hội và cả ăn uống đến giải trí.

Ngân quỹ cho một sự kiện như thế này là khá lớn; nên công ty cần có dự chi ngân sách ngay từ đầu. Để không bị lạm phát hay đổ bể kế hoạch tổ chức Year End Party cuối năm cho toàn thể công nhân viên.

Trong khoản dự chi đó, chắc chắn không thể nêu chi tiết được từng hạng mục chi. Nhưng sẽ ước chừng được dựa trên yếu tố về:

• Số lượng khách mời
• Số lượng mâm tiệc
• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Chất lượng các tiết mục giải trí…

Ngoài khoản dự chi chính, công ty cũng cần có khoản dự trù cho chi phí phát sinh do điều kiện hoàn cảnh khách quan.

Hệ thống hạng mục phù hợp

Các hạng mục cần thiết khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm chính là hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu; hệ thống bàn tiệc, hệ thống nhân sự… thực chất bất cứ sự kiện nào cũng cần những hạng mục này. Nhưng tính “phù hợp” phụ thuộc những yếu tố sau:

Ý tưởng tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

• Ý tưởng về sự phóng túng, trẻ trung của thiên nhiên; thì sự kiện nên được tổ chức ngoài trời.
• Hệ thống âm thanh ánh sáng phải mạnh mẽ hơn.
• Hệ thống bàn tiệc, khăn trải cũng cần được gia cố cẩn thận để chống chịu được với các hiện tượng tự nhiên.

Hình thức buổi Year End Party

• Hình thức tiệc đứng thì có mẫu bàn ghế; và cách bài trí bàn ghế, sân khấu ở vị trí thuận lợi hơn cho sự di chuyển của khách mời.
• Tiệc kiểu Âu thì nhân sự sẽ bưng bê và mặc đồ kiểu khác so với tiệc kiểu Á. Yếu tố âm nhạc, văn nghệ cũng khác.

Ý tưởng, chủ đề phù hợp với đối tượng khách mời

Để làm chủ được các lưu ý phía trên; thì lưu ý cuối cùng này cần phải làm rõ trước tiên. Vì chúng quyết định đến cả việc lựa chọn các hạng mục; và ảnh hưởng không nhỏ đến ngân sách. Ý tưởng chủ đề phải làm sao thích hợp với đa số người tham dự. Ý tưởng, chủ đề tiệc liên hoan cuối năm ít nhiều phụ thuộc vào độ tuổi của người tham dự.

Một số ý tưởng được chia theo độ tuổi như sau:

• Người trẻ từ 22 tuổi – dưới 30: Họ vẫn là những con người nhiệt huyết, năng nổ; và mưu cầu sự hoạt náo trong bất kỳ sự kiện nào. Nên chủ đề cần mang lại sự trẻ trung; thoải mái trên tinh thần như một cuộc họp lớp.
• Người trung niên: Tầm tuổi này có sự đứng đắn và trầm tính nhất định. Họ mong muốn một tiệc liên hoan cuối năm đầy đủ và trọn vẹn; từ hình thức cho đến nội dung cũng như mang lại sự trang trọng.
• Người lớn tuổi: Họ đã đứng tuổi và không quá thích sự ồn ào. Nhưng luôn muốn cảm nhận sự ấm cúng và hòa đồng từ tất cả mọi người xung quanh.

Tổ chức tiệc liên hoan cuối năm quả thực không dễ dàng. Vì thế Xoo Event luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất kỳ sự kiện lớn, nhỏ nào. Hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn và hưởng những ưu đãi trọn gói dịch vụ tổ chức Year End Party cho dịp cuối năm!

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tiệc tất niên cuối năm ấn tượng