Điểm danh 5 bí quyết để tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp

Sự kiện không đơn giản là làm hay thuê dịch vụ là xong, cũng không nói dễ nếu như bạn không có bí quyết kinh nghiệm để tạo nên một sự kiện chất lượng đạt thành công và hiệu quả. Chính vì thế mà hôm nay Xoo Event xin “Điểm danh 5 bí quyết để tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp” đến với mọi người, cùng tham khảo để biết thêm thông tin cần nhé!

Điểm danh 5 bí quyết để tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp

Sự kiện (hay còn gọi là event): Được hiểu những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, chúng có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện có thể chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…)

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra. Việc tổ chức một sự kiên sẽ phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải, ngoài ra còn dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được.

Tổ chức một sự kiện không phải việc quá khó khăn nhưng làm thế nào để sự kiện ghi dấu ấn tới người tham gia lại là điều quyết định thành công mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng làm được.

Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

Cho thuê thi công và lắp đặt sân khấu tại Đà Nẵng

Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia.

Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình, có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Những tiêu chí này bao gồm:

• Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.
• Kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết, có đề xuất kế phương án dự trù.
• Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên nghiệp.
• Luôn cập nhật xu hướng mới để tổ chức sự kiện mới mẻ, thu hút

Và với những yếu tố này bạn hoàn toàn yên tâm khi đến và lựa chọn Xoo Event của chúng tôi. Xoo Event là là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và xây dựng thương hiệu với nhiều năm kinh nghiệm, tổ chức thành công các sự kiện trọng đại.

Xem ngay 3 Hình Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương phổ biến cho doanh nghiệp

Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những chuyên viên giỏi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PR, Marketing…và xây dựng thương hiệu. Khách hàng, đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Công ty TNHH Công nghệ & Truyền thông Xoo  (Xoo Event)  đã trở thành đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp.

Với niềm đam mê cháy bỏng dành cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nỗ lực bền bỉ và sự tận tâm, khát khao được cống hiến. Xoo Event đang nỗ lực từng ngày để đem đến cho Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá trị cao nhất.

Luôn cam kết những quyền lợi dành cho quý khách cũng như mang đến một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và đặc sắc nhất. Nếu bạn còn thắc mắc gì hay có nhu cầu cần cứ liên hệ ngay Xoo Event của chúng tôi.

Cho thuê màn hình LED Sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An