Các hình thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả

Tổ chức Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng và thường được các công ty; doanh nghiệp tổ chức thường xuyên như một cầu nối gắn kết giữa công ty với khách hàng. Đồng thời là lúc giúp công ty tri ân đến những khách hàng thân thiết của mình.

Để hội nghị khách hàng thành công cần chuẩn bị rất nhiều vấn đề cùng những thủ tục quan trọng. Việc gửi thư mời hội nghị đến được tận nơi khách hàng cũng là một vấn đề cần được lưu ý; và thực hiện cẩn thận. Xoo Event xin giới thiệu đến các công ty; doanh nghiệp một số hình thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả như sau.

Gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp

Thư mời hội nghị khách hàng được thiết kế và ghi rõ tên khách hàng, tên công ty tổ chức cùng địa điểm, thời gian tổ chức buổi hội nghị. Các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp; bằng cách cử nhân sự đến những nơi làm việc của khách hàng để gửi thư mời. Hoặc có thể gửi thư mời qua đường bưu điện; qua dịch vụ chuyển phát nhanh đến công ty hoặc nơi ở của khách hàng.

Việc gửi thư mời trực tiếp sẽ đảm bảo được sự trân trọng của công ty đối với khách hàng. Đồng thời khẳng định được khách hàng đã nhận được thư mời; và nắm rõ thông tin về thời gian, địa điểm và đối tượng tổ chức hội nghị để đến tham dự.

Gửi thư mời qua các thiết bị điện tử

Tuy cách gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp thể hiện được sự trân trọng tuyệt đối; và khẳng định được sự cẩn thận của đối tượng tổ chức hội nghị. Nhưng lại mất thời gian và tốn chi phí vận chuyển thư mời. Thay vào đó, các công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện việc gửi thư mời hội nghị khách hàng; thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính.

Các công ty, doanh nghiệp có thể soạn những tin nhắn với đầy đủ nội dung; thông tin cần thiết về buổi hội nghị và gửi đến tất cả các khách hàng của mình qua số điện thoại của họ. Ngoài ra, có thể yêu cầu bộ phận nhân sự, chăm sóc khách hàng thực hiện việc gọi điện; để mời khách hàng đến tham dự buổi hội nghị kèm tin nhắn đã được gửi trước đó. Để đảm bảo khách hàng đã nhận được thư mời qua điện thoại.

Bên cạnh đó, các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư mời qua thư điện tử. Bản mềm của thư mời sẽ được các công ty tải lên; và gửi cho khách hàng qua e-mail của họ. Cách thức này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí thực hiện. Đồng thời vẫn gửi được đầy đủ thông tin cùng hình ảnh đẹp mắt của thư mời đến khách hàng của mình.

Đặc biệt với hình thức này. Các công ty, doanh nghiệp có thể đảm bảo được thư mời sẽ được gửi đến khách hàng trong thời gian sớm nhất. Rất tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho công ty.

Gửi thư mời hội nghị khách hàng qua các phương tiện truyền thông

Đối với những công ty, doanh nghiệp lớn và có số lượng khách hàng đông đảo; thì có thể sử dụng cách gửi thư mời thông qua các phương tiện truyền thông như quảng cáo trên tivi, báo chí, các trang mạng xã hội… Cách thức này giúp các công ty, doanh nghiệp có thể gửi lời mời đến nhiều khách hàng hơn.

Trên đây là một số cách gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả. Xoo Event muốn chia sẻ cho các công ty, doanh nghiệp. Hy vọng các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một hình thức gửi thư mời phù hợp với quy mô buổi hội nghị và điều kiện, khả năng của mình.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng thành công với 7 bước chuyên nghiệp