Dự toán kinh phí tổ chức hội nghị cần lưu ý những yếu tố này

Chương trình hội nghị và hội thảo là hoạt động phổ biến mà chúng ta có thể thấy hiện nay. Tùy vào quy mô và tính chất buổi hội thảo. Mà ban tổ chức có thể lựa chọn các địa điểm và quy trình tổ chức khác nhau. Nhưng phải đảm bảo trong mức chi phí hợp lý. Và để giúp quý vị trang bị cho bản thân những kinh nghiệm bổ ích, hiệu quả trong tổ chức sự kiện công ty, đơn vị mình. Bài viết hôm nay Xoo Event sẽ đi vào phân tích, đánh giá những yếu tố cần lưu ý khi dự toán kinh phí tổ chức hội nghị.

Kinh phí thuê phòng hội nghị

Nói chung, khi có dự định tổ chức hội nghị. Trước hết doanh nghiệp cần lên kế hoạch về số lượng khách mời. Để tiến hành thuê địa điểm tổ chức hội thảo.

Theo đó, với những hội thảo có quy mô nhỏ có lượng khách mời dưới 100 người. Thông thường là các hội thảo chuyên môn, học thuật. Ban tổ chức sẽ không gặp nhiều khó khăn khi lựa chọn địa điểm tổ chức.

Đặc biệt, nếu công ty đã có sẵn địa điểm để tổ chức những hội thảo như vậy thì sẽ tiết kiệm được đáng kể kinh phí tổ chức hội nghị.

Còn với các quy mô hội thảo lớn hơn, thậm chí lên tới hàng nghìn người. Ban tổ chức sẽ bắt buộc phải tổ chức ở bên ngoài.

Hiện nay, mặt bằng tại các trung tâm sự kiện, khách sạn hầu hết đều có khả năng đáp ứng các sức chứa lớn. Chính vì vậy khách hàng có thể tiến hành tham khảo và lựa chọn một mức kinh phí tổ chức hội nghị phù hợp cho đơn vị mình.

Xem nhanh:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Chi phí thiết bị hỗ trợ

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào tính chất của hội thảo, doanh nghiệp cần bố trí các thiết bị âm thanh, ánh sáng hỗ trợ cho chương trình. Như backdrop, hệ thống đèn sân khấu, loa đài, mic, màn hình, máy chiếu… cùng các phụ kiện trang trí sân khấu khác để tạo nên màu sắc sinh động, riêng có cho chương trình.

Tuy nhiên, thay vì tự túc các hoạt động này, doanh nghiệp nên cân nhắc việc thuê những địa điểm tổ chức hội thảo có sẵn âm thanh ánh sáng với kinh phí tổ chức hội nghị linh hoạt theo nhu cầu của khách.

Theo đó, bạn sẽ không cần phải dành thời gian và quá nhiều sức lực cho các khâu tổ chức. Thay vào đó có thể chuẩn bị tốt hơn cho phần nội dung của buổi hội thảo.

Kinh phí tổ chức hội nghị về hạng mục nhân sự

Có thể nói, ở lĩnh vực nào cũng vậy, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng cho kết quả của hoạt động. Và đó cũng là lý do doanh nghiệp nên tìm hiểu, lựa chọn các ekip chuyên nghiệp, có năng lực để phân công họ đảm nhiệm các nhiệm vụ và vị trí khác nhau theo từng ban. Như ban tổ chức, ban lễ tân, ban hậu cần kỹ thuật… Mỗi ban, bộ phận này cần làm tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời phối hợp với các ban, bộ phận khác để đảm bảo tiến độ và chất lượng chương trình hội thảo.

Đặc biệt là vai trò của MC và diễn giả, những người đảm nhận việc dẫn dắt và điều hành trực tiếp hội thảo. Do đó khi dự trù kinh phí tổ chức hội thảo, doanh nghiệp tất nhiên cũng cần phải tính chi phí để thuê họ để tổ chức hội nghị khách hàng đạt được kết quả sao cho tương xứng.

Kinh phí tổ chức hội nghị dự phòng

Trên đây là một số chi phí cơ bản để chuẩn bị một hội nghị doanh nghiệp nói chung. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức hội thảo khó có thể tránh khỏi được những chi phí phát sinh. Và chắc chắn bạn nên dự trù thêm khoản kinh phí này khi có sự cố bất ngờ xảy ra.

Chắc chắn không ai mong muốn những sự cố này xảy ra. Nhưng nếu có sự chuẩn bị trước sẽ giúp cho hội thảo của bạn thành công hơn nữa. Cũng phần nào có thể thể hiện được sự chu đáo, chuyên nghiệp của quý công ty.

Tóm lại, kinh phí tổ chức hội nghị bao gồm rất nhiều khoản khác nhau. Tuy nhiên, để phân bố có hiệu quả số tiền này. Doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện uy tín để hợp tác.

Xoo Event hiện là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu hiện nay, đã và đang triển khai nhiều hoạt động, sự kiện doanh nghiệp lớn nhỏ với nhiều ưu đãi hấp dẫn. Với đội ngũ nhân viên sáng tạo, giàu ý tưởng. XooEvent cam kết mang đến những ý tưởng, chủ đề độc đáo. Góp phần tạo nên những chương trình trong mức kinh phí hợp lý.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị khách hàng thành công

7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo khách hàng chuyên nghiệp