3 lưu ý thuê phòng hội nghị mà khách hàng cần biết

Tổ chức hội nghị khách hàng tuy chỉ diễn ra vài giờ đồng hồ nhưng nó mang ý nghĩa và mục đích rất quan trọng. Giúp các công ty, doanh nghiệp hội thảo, giải quyết được những vấn đề còn vướng mắc; hoặc đưa ra những phương hướng để phát triển tập thể của mình.

Đôi khi hội nghị cũng có thể tổ chức để lấy ý kiến khách hàng. Vì vậy đây là sự kiện lôi cuốn nhiều tham gia với quy mô lớn. Việc thuê phòng hội nghị là một hoạt động cần được quan tâm; thực hiện một cách cẩn thận. Bởi phòng hội nghị là một trong các yếu tố xác định sự thành công của hội nghị. Dưới đây là một số lưu ý thuê phòng hội nghị mà các công ty, doanh nghiệp cần biết.

Sơ đồ hóa các vị trí của phòng để dễ tìm và hình dung

Lý do nên thuê phòng hội nghị chuyên nghiệp là vì các buổi hội nghị thường mang quy mô lớn; số lượng khách mời tham dự buổi hội nghị cũng khá đông. Nên doanh nghiệp thường phải tổ chức hội nghị ở các phòng có diện tích rộng lớn.

Tuy nhiên phòng hội nghị rộng đồng nghĩa với việc rất khó tìm và kiểm soát chỗ ngồi, chỗ đi lại.

Vì vậy, các công ty nên lựa chọn các phòng họp mà vị trí các chỗ ngồi được sơ đồ hóa. Giúp các khách mời có thể dễ dàng tìm kiếm; và hình dung được chỗ ngồi của mình và lối đi thuận tiện nhất.

Ví dụ như các khu ghế được xếp theo chữ cái A, B, C phù hợp với từng đối tượng khách mời; và có sơ đồ hướng dẫn ở các cửa ra vào của phòng hội nghị; để mọi người dễ dàng kiểm soát.

Đảm bảo chất lượng và mức độ an toàn của trang thiết bị

Các trang thiết bị được sử dụng trong buổi hội nghị khá nhiều. Nên doanh nghiệp phải kiểm soát; và đảm bảo được chất lượng của các trang thiết bị qua file bàn giao và phân chia trách nhiệm.

Quý khách cần tránh trường hợp các thiết bị rơi vào tình trạng hỏng hóc. Ảnh hưởng đến tiến độ và quá trình thực hiện buổi hội nghị.

Cùng với đó, sự an toàn của trang thiết bị cũng cần được đảm bảo. Nếu có sự cố xảy ra như cháy nổ; sẽ không chỉ làm ảnh hưởng tới buổi hội nghị. Mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của khách mời tham gia.

Các công ty, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra các trang thiết bị; trước khi bắt đầu thuê phòng hội nghị đó để tổ chức sự kiện.

Lưu ý thuê phòng hội nghị với sức chứa và bãi đỗ xe

Một lưu ý thuê phòng hội nghị khác là sức chứa và bãi đậu xe. Tùy thuộc vào quy mô; vấn đề cần được hội thảo mà doanh nghiệp lên danh sách các khách mời sao cho phù hợp; cần thiết với chủ đề của buổi hội thảo. Và tương ứng với số lượng khách mời; thì các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn được phòng hội nghị với sức chứa phù hợp.

Không nên quá rộng sẽ trống quá nhiều ghế ngồi và làm phí phạm ngân sách; chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị.

Ngoài ra, địa điểm tổ chức hội nghị phải có bãi đỗ xe rộng rãi. Để tất cả các khách mời có thể để xe thoải mái; và yên tâm về sự an toàn của phương tiện của mình khi đến tham gia hội nghị.

Hiện nay ở các trung tâm tổ chức sự kiện đều thiết kế hệ thống bãi đỗ xe thông minh; để khách hàng được thoải mái nhất; không cần chờ đợi lộn xộn trong tình cảnh tìm xe, lấy xe.

Trên đây là một số lưu ý thuê phòng hội nghị mà Xoo Event muốn nhấn mạnh để các công ty, doanh nghiệp có thể rút kinh nghiệm; để tổ chức được những buổi hội nghị thành công nhất; phục vụ cho mục đích phát triển của công ty mình. Nếu quý khách có nhu cầu; hoặc thắc mắc về dịch vụ tổ chức hội nghị của Xoo Event; hoặc các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công