Quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp

Xoo Event hôm nay xin cập nhật chi tiết về quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp đến với tất cả mọi người để tham khảo biết thêm. Cần tổ chức sự kiện cao cấp cứ liên hệ Xoo Event chúng tôi nhé!

Quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện cao cấp chuyên nghiệp, thành công tốt đẹp, chúng ta cần hoàn thành rất nhiều mục tiêu đề ra từ khâu chuẩn bị đến thi công và tổ chức. Điều đó cần sự góp mặt của những chuyên viên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm và ý tưởng cùng quy trình thực hiện chuẩn hóa.

Xác định mục đích của sự kiện

Ý nghĩa và mục đích thực hiện của sự kiện lần nào là gì? Bạn muốn truyền tải thông điệp gì đến khách mời của mình và lý do nào khiến họ thấy quan trọng và sẽ dành thời gian quý báu của mình để đến tham gia sự kiện của bạn? Do đó, trong kế hoạch tổ chức sự kiện cao cấp phải thể hiện rõ đối tượng khách mời, mục đích tổ chức, thông điệp cần truyền tải, tầm quan trọng của sự kiện và mục tiêu cần đạt được trong sự kiện.

Dù bạn muốn tổ chức tiệc tất niên, tân niên, tri ân khách hàng, gala dinner hay thank you party…  thì mục tiêu của mỗi sự kiện cũng như khách hàng cần hướng tới luôn khác nhau. Xác định rõ khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xác định rõ hình thức sự kiện.

Lên kế hoạch và phân công nhân sự

Mức độ hoành tráng của sự kiện tỷ lệ thuận với số lượng nhân viên tham gia. Để tạo nên sự chỉnh chu và chuyên nghiệp cho sự kiện, bạn không chỉ cần nhiều nhân sự mà còn phải có đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Dịch vụ tổ chức sự kiện cao cấp uy tín của Xoo Event  sẽ hỗ trợ tốt phần này cho bạn.

Kịch bản chương trình cần bao gồm 3 loại:

Kịch bản tổng quát – Xây dựng timeline cho tất cả các hoạt động như thông báo, thi công, chuẩn bị, kết thúc,… để kiểm soát công việc cần thực hiện;

Kịch bản chi tiết – Lên phân công công việc cho từng bộ phận, cá nhân để hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

Kế hoạch dự phòng – Lên kế hoạch chuẩn bị cho những tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra để phòng rủi ro tốt nhất.

Sau khi hỗ trợ lên kịch bản chương trình và kế hoạch thực hiện, Xoo Event sẽ cung cấp nhân sự và hoàn thành việc trang trí sự kiện theo đúng kế hoạch.

Tham khảo thêm

Các ý tưởng trang trí Noel sang trọng cho tòa nhà trung tâm thương mại

Cập nhật và tham khảo về bảng giá dịch vụ MC

Xác định hình thức sự kiện

Hình thức sự kiện được quyết định bởi thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện. Tùy theo mục đích và số lượng khách mời, bạn có thể chọn tổ chức bên trong sảnh hoặc ngoài trời. Mỗi hình thức sẽ có yêu cầu, thuận lợi và khó khăn khác nhau. Xác định được hình thức, bạn sẽ dễ dàng lên kịch bản chương trình cũng như kế hoạch phòng ngừa rủi ro hơn.

Dự trù ngân sách

Chi phí tổ chức sự kiện cao cấp tiêu tốn nhiều kinh phí, do đó, cần phải quản lý chi tiêu phù hợp cho từng hạng mục để tránh tiêu tốn quá nhiều ngân sách so với dự kiến. Sự kiện thành công với ngân sách trong dự tính là mục tiêu quan trọng khi tổ chức sự kiện.

Chúng tôi sẽ hỗ trợ tất tần tật công việc tổ chức sự kiện cho quý khách từ khâu chuẩn bị, lên khung chương trình, tư vấn kịch bản chương trình và điều phối mọi hoạt động trong sự kiện. Bạn chỉ cần theo sát kế hoạch thực hiện và đưa ra một số góp ý khi cần thiết, ngoài ra, những công việc còn lại đều đã có chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ thực hiện. Như vậy, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị những công tác quan trọng hơn, thúc đẩy sự kiện thành công tốt đẹp hơn.

9 trò chơi cực thú vị trong tiệc tất niên cuối năm