Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Mời bạn cùng Xoo Event cập nhật ngay quy trình tổ chức hội nghị khách hàng để biết thêm những thông tin cần thiết nhé! Xoo Event là đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp, chất lượng. Mọi vấn đề cần bạn cứ liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Với vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị mang đến thì quy trình tổ chức cần phải được thực hiện chu đáo, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và thu hút khách mời. Dưới đây là những bước để tổ chức hội nghị dành cho khách hàng, hãy cùng tham khảo nhé!

Lên danh sách khách mời

Sự kiện nào cũng thế, việc lên danh sách khách mời luôn là điều cần thiết và nên được ưu tiên thực hiện ngay từ ban đầu. Theo đó, bạn cần phải xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tri ân khách hàng của mình.

Bên cạnh những vị khách chính như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp, các đối tác thì bạn cũng cần mời giới truyền thông để xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Việc xác định lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp có được kế hoạch đón tiếp trọn vẹn, chu đáo, dễ dàng tìm kiếm sảnh tiệc tổ chức phù hợp từ đó góp phần tạo thành công cho sự kiện.

Xác định thời gian tổ chức

Xác định thời gian cũng là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Theo đó, doanh nghiệp cần chọn thời điểm để tổ chức vào lúc đa số mọi người thảnh thời, có nhiều thời gian để tham dự hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp thường chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h – 16h chiều để tổ chức sự kiện. Đây là khoảng thời gian được đánh giá tỷ lệ khách mời tham dự rất cao.

Tham khảo thêm

Nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có

Kinh nghiệm lựa chọn trang phục dự hội nghị khách hàng

Top 4 công ty tổ chức hội nghị khách hàng

Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị

Không gian chính là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho hội nghị. Bên cạnh việc lựa chọn một địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển thì doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những trung tâm có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng.

Đến với những trung tâm tổ chức chuyên nghiệp, có nhiều sảnh tiệc thì bạn sẽ dễ dàng chọn sảnh phù hợp với lượng khách mời của mình. Ngoài ra khi tham khảo sảnh bạn cũng cần chú ý đến trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm đó nữa nhé.

Xây dựng kịch bản tổ chức

Để buổi hội nghị được diễn ra trọn vẹn và suôn sẻ điều cơ bản và cần thiết nhất bạn cần làm đó là xây dựng một kịch bản rõ ràng, chi tiết. Một kịch bản được lên cụ thể sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh nó hiệu quả.

Để xây dựng một kịch bản hoàn thiện và đặc sắc bạn cần phải xác định mục tiêu của sự kiện để từ đó có thể đưa ra chủ đề (concept) cho hội nghị. Và những yếu tố như thiệp mời, thiệp cảm ơn, quà tặng, sân khấu, backdrop, banners,…  sẽ được thiết kế đồng điều theo một chủ đề nhất định như vậy. Với sự đồng bộ này chắc chắn sẽ để lại nhiều dấu ấn đậm nét hơn trong lòng khách mời.

Ngoài ra, bạn nên hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng những năm trước, không lặp lại những ý tưởng cũ để tránh đi theo lối mòn gây nhàm chán cho khách mời. Trong kịch bản, bạn cần tạo những khoảnh khắc quan trọng (key moment) để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Hãy nhớ rằng nó phải thật sự đặc sắc, tuân theo đúng chủ đề của sự kiện và tính khả thi cao. Ngoài ra, bạn không nên quá lạm dụng nhiều key moment vì khi buổi tiệc xuất hiện quá nhiều khoảnh khắc quan trọng sẽ không còn điểm nổi bật, thu hút nữa.

Trong bản kế hoạch này bạn cũng nên triển khai và phân công công việc cho từng đội, ban và cá nhân cụ thể. Đừng quên kèm theo thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành để dễ dàng theo dõi, kiểm tra. Mọi thứ phải đảm bảo được hoàn thành trước ngày tổ chức từ 1 – 2 ngày để nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào, doanh nghiệp có thể kịp thời ứng phó.

Hy vọng nội dung bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích dành cho mọi người. Mọi nhu cầu hay thắc mắc gì cần được tư vấn cứ mạnh dạn nhấc máy gọi ngay Xoo Event nhé!

Cho thuê màn hình LED Sự kiện tại Đà Nẵng, Hội An