Quy trình tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp

Tổ chức Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng cả về mặt tâm linh và chiến lược kinh doanh. Làm sao có một kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương có đầy đủ các bước. Tạo sự yên tâm cho người chủ doanh nghiệp mà vẫn tiếp cận được đối tượng khách hàng tiềm năng. Đó là mục tiêu chính mà hầu hết doanh nghiệp mới thành lập đặt ra. Giúp quý khách trả lời câu hỏi này, Xoo Event xin cung cấp quy trình tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp một cách chi tiết và đầy đủ nhất.

Quy trình tổ chức lễ khai trương

Thống nhất thông điệp khách hàng muốn truyền tải

Doanh nghiệp ra đời là nỗ lực của cả một ekip cũng như tâm huyết của người chủ. Chính vì vậy có rất nhiều ý nghĩa và thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng của mình thông qua buổi lễ khai trương. Xác định một thông điệp cốt lõi, như một slogan bao trùm lên toàn bộ sứ mệnh mà doanh nghiệp đặt ra sẽ mang đến hiệu quả truyền thông cực kỳ mạnh mẽ. Do đó đây là yếu tố đầu tiên cần sự thống nhất của doanh nghiệp với công ty tổ chức lễ khai trương.

Lên ý tưởng, hình thức tổ chức để khách hàng lựa chọn

Để chào mừng sự ra đời của đứa con tinh thần này, doanh nghiệp nào cũng có rất nhiều ý tưởng và mong muốn một hình thức tổ chức thực sự độc đáo. Dựa vào những ý kiến đó các công ty sự kiện sẽ lập chương trình lễ khai trương chi tiết giúp hiện thực hóa ý tưởng mà vẫn dung hòa được yếu tố về kinh phí cho doanh nghiệp.

Báo giá chi tiết các hạng mục cho khách hàng

Thường thì doanh nghiệp sẽ có dự trù về kinh phí tổ để chức lễ khai trương. Nhưng trước tiên, Công ty sự kiện sẽ báo giá chi tiết lễ khai trương gồm nhiều hạng mục. Từ nhân sự, thuê bàn ghế, hệ thống âm thanh ánh sáng, thuê địa điểm tổ chức, tiền in ấn, mâm cúng… Điều đó giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan nhất mà đưa ra một khoản chi tiêu chuẩn xác. Đồng thời qua bảng báo giá này doanh nghiệp có thể cắt giảm một số chi phí không quan trọng. Nhằm tiết kiệm số tiền bỏ ra để dùng vào nhưng mục tiêu khác.

Khảo sát, trang trí, chuẩn bị trước buổi lễ khai trương

Sau khi kịch bản đã lên, chương trình đã hoàn tất, khâu thi công lắp đặt, trang trí sẽ được tiến hành với sự giám sát chặt chẽ của đội ngũ nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Không gian trang trí sẽ được khảo sát trước, xác định điểm đặt, để từng hạng mục nhằm tạo nên một không gian hài hòa, phù hợp với chủ đề lễ khai trương hướng tới. Thêm vào đó việc khảo sát sẽ giúp ban tổ chức đề ra được các phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra

Hỗ trợ vận hành lễ khai trương

Việc vận hành cũng cần chuyên môn và nắm bắt được tổng thể buổi lễ. Nhằm đảm bảo buổi lễ diễn ra trơn tru, hạn chế tối đa rủi ro có thể lường trước được. Với đội ngũ chuyên viên điều hành dày dặn kinh nghiệm. Cùng các MC, ca sỹ khách mời sẽ được công ty sự kiện tuyển chọn kỹ càng. Mọi thứ được tuyển chọn một cách kỹ càng sao cho phù hợp với chương trình nhất.

Dọn dẹp, nghiệm thu, kết thúc chương trình

Lễ khai trương kết thúc là lúc trả lại cho địa điểm vẻ vốn có của nó và đây là thời điểm mọi người cùng nhau ngồi lại để xác định những gì mình đã- chưa làm được để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau thành công hơn nữa. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp đo đếm được hiệu quả của sự kiện vừa diễn ra.

Những lưu ý về quy trình khai trương

Thỏa thuận kỹ càng về chi phí

Bản báo giá mà công ty sự kiện cung cấp sẽ là nền tảng để doanh nghiệp lấy làm cơ sở xác định chi phí. Tuy nhiên việc thương thảo giá cả phù hợp với điều kiện của công ty sẽ giúp quý khách hiểu rõ chương trình và có những thay đổi kịp thời để lễ khai trương thực sự là khởi đầu mới suôn sẻ chi doanh nghiệp.

Không thay đổi kế hoạch quá nhiều lần

Quá nhiều kế hoạch bị thay đổi sẽ dẫn tới việc lãng phí sức người, sức của và không đáp ứng được mặt thời gian để đến cuối cùng lễ khai trương diễn ra không được trọn vẹn. Việc chốt kế hoạch lễ khai trương ngay từ đầu sẽ tạo động lực cho những diễn biến sau của buổi lễ  được diễn ra suôn sẻ hơn.

Không thay đổi nhân sự tổ chức

Một lễ khai trương diễn ra ít nhất cần 1-2 tháng để chuẩn bị. Và được theo bởi 1 đội nhân sự từ đầu đến cuối. Vì mọi người đã quen với công việc của mình và phối hợp nhịp nhàng với nhau. Việc thay đổi nhân sự đột ngột có thể tạo nên sự xáo trộn, giảm hiệu quả làm việc của đội nhóm tổ chức.

Trên đây là quy trình và những lưu ý cần biết giúp quý khách có thể tổ chức được một buổi lễ khai trương thành công và thu hút được sự chú ý của khách mới. Là mộ công ty sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Xoo Event luôn cố gắng mang đến cho quý khách những dịch vụ chất lượng nhất. Cam kết đem lại hiệu quả cao cho công việc kinh doanh. Với lợi thế về cơ sở vật chất, bảng giá của Xoo Event luôn cạnh tranh so với thị trường. Liên hệ ngay hôm nay để nhận được tư vấn tận tình nhất.

Tìm hiểu thêm:

Nghi thức cúng lễ khai trương chi chi tiết và đầy đủ nhất cho doanh nghiệp

Khai trương cửa hàng cần làm gì? 5 bước tổ chức khai trương hiệu quả