Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện thường sẽ gặp các vấn đề, vậy hãy cùng cập nhật ngay những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cùng Xoo Event, để biết được những thông tin cần và tránh được những điều nên tránh giúp sự kiện hoàn hảo, tốt hơn nhé!

Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp

Khi truyền thông lưu ý thông điệp cửa sự kiện nhất thống quan điểm xuyên suốt không nên tham lam mà chọn khá nhiều thông điệp. Bởi vậy vô tình sẽ tạo nên sự bội thực thông tin cho người tiếp nhận & kết quả là thông điệp sẽ không được quan tâm.

Hãy chọn ra thông điệp truyền thông mấu chốt của sự kiện. từ đây, truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu và nhất quán trên toàn bộ các kênh và phương tiện truyền thông. Đấy là cách để khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn.

Không tạo được điểm nhấn trong suốt sự kiện

Một sự kiện mà xảy ra đều đều, nhàm chán, chỉ có đèn đóm lòe xòe cùng âm nhạc xập xình đã không thể để lại cho nhiều ấn tượng cho người tham dự. Như vậy thì không thể gọi là một sự kiện thành công.

Mỗi sự kiện cần thiết cần có một tiết mục cần thiết (keymoment) làm điểm nhấn, để từ đây đẩy cảm giác của người tham gia lên cao trào. Tiết mục keymoment trong mỗi sự kiện chính là linh hồn của toàn bộ buổi diễn, nó sẽ truyền tải thông điệp của toàn bộ sự kiện 1 cách rất đầy đủ và cảm xúc nhất tới người tham gia. Có như vậy, sự kiện mới không gấp rút rơi vào vùng quên lãng ngay khi kết thúc. Việc để lại ấn tượng tốt cho người tham dự chính là mục tiêu cuối cùng mà tất cả các doanh nghiệp và nhà tổ chức sự kiện hướng đến.

Yêu cầu không cụ thể về địa điểm, thiết bị

Nhiều người tổ chức sự kiện thiếu năng lực giải thích vấn đề & bày tỏ nhu cầu. Họ không hề biết cách nói ra yêu cầu & nêu ra những dòng thiết bị kỹ thuật mà họ mong muốn. Dẫn tới nhiều sự kiện diễn ra với rất nhiều sai sót về hạ tầng kỹ thuật như: dòng thiết bị âm thanh không đủ chuẩn, sân khấu làm sai kích thước…

Để khắc phục được việc này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu thông tin về các thiết bị (đa dạng về mẫu mã, chất lượng & công năng), khảo sát kĩ địa điểm tổ chức sự kiện (quy mô, tầm cỡ)… Thu thập rất đầy đủ và chuẩn xác những thông tin quan trọng giúp cho bạn vận hành kế hoạch tổ chức sự kiện 1 cách suôn sẻ, ít sai phạm nhất có thể.

Hãy luôn nhớ rằng: một sự kiện với quy mô nhỏ, dễ dàng nhưng được tổ chức tốt hơn sẽ ấn tượng hơn một sự kiện quy mô lớn với rất nhiều thiếu sót.

Người dẫn chương trình (MC) chưa phối hợp nhịp nhàng

Khi tổ chức event thì người dẫn chương trình đôi lúc cũng sẽ gây ra các tình huống dở khóc và dở cười. Bình thường thì bên tổ chức chương trình sẽ gửi một bài nói đã được soạn thảo trước cho MC cách đó vài ngày để MC có thể đọc và tập sao cho nhuần nhuyễn.

Đôi lúc người dẫn chương trình lại quá tự tin vào năng lực của mình mà không cần phải xem trước. Mặc dù vậy cũng có những trường hợp MC lại chỉ nhận được bài nói của mình cách đó vài tiếng & thậm chí là ngay khi chương trình bắt đầu. vấn đề này sẽ dẫn tới hậu quả là người dẫn nói một hướng, chương trình chạy một phương.

Cung cấp MC sự kiện, MC dẫn chương trình chuyên nghiệp tại Đà Nẵng

Thiết kế trải nghiệm khách hàng quá tệ

Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn trong các sự kiện. nhưng, nhiều nhà tổ chức thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng không thiết yếu. Đó là một sai lầm lớn khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau sự kiện.

Bỏ qua hoạt động truyền thông sau sự kiện

Hoạt động truyền thông sau sự kiện chính là một thước đo sự hài lòng cũng như phản ứng của khách hàng và người tham gia một khi sự kiện được xảy ra. Nhưng mà, không phải ai ai cũng hiểu được giá trị quan trọng của giai đoạn này bởi vậy nhiều đơn vị khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường hay bỏ qua bước này.

Truyền thông sau sự kiện cũng được coi như là một hình thức truyền thông gợi nhớ, nhắc nhở khách hàng về một trải nghiệm đáng nhớ vừa qua. Từ đây, khách hàng sẽ nhớ lâu hơn và có thiện cảm hơn về thương hiệu của mình.

Không có hiểu biết sâu về công nghệ

Các công nghệ tối tân ngày càng được dùng nhiều hơn trong các sự kiện. Việc sử dụng các công nghệ mà không có sự hiểu biết sâu sắc về nó sẽ là một sai lầm tai hại có thể làm hỏng toàn bộ chương trình.

Xem thêm

Cách tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm mới

Kịch bản event ra mắt sản phẩm mới gây chú ý với khách hàng

Chưa coi người tham dự là trung tâm của sự kiện

Đây chính là một sai lầm mà rất là nhiều các nhà tổ chức sự kiện thường hay mắc phải. Công ty, đơn vị tổ chức sự kiện thường chỉ quan tâm tới thiết kế sân khấu thật hoành tráng hay trang trí sự kiện sao cho thật lộng lẫy mà quên đi mất cái cần quan tâm nhất chính là trải nghiệm của khách hàng.

Ngay từ những bước đầu giao tiếp với khách mời là gửi thư mời trước sự kiện đến việc đón tiếp, phục vụ & chăm sóc khách mời trong quá trình xảy ra sự kiện đều cần phải được thiết kế liền mạch, chú trọng và cảm nhận & trải nghiệm của khách mời. Hãy đặt người tham dự chính là trung tâm của sự kiện, có như vậy khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện các bạn mới không bỏ qua việc quan trọng này.

Không chuẩn bị sẵn đội ngũ ghi lại hình ảnh của sự kiện

Việc chuẩn bị đội ngũ ghi lại hình ảnh cho sự kiện cũng là một vấn đề cần hơn thế nữa lưu ý. Quan trọng là trong giai đoạn truyền thông kỹ thuật số vào thời điểm hiện tại. Nhiều đơn vị tổ chức thường giao tất cả phần điều này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không chuẩn bị sẵn các kịch bản từ trước.

Lưu ý nhé! Hy vọng bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu cần hay thắc mắc gì cứ liên hệ ngay Xoo Event của chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất. Trân trọng!!!

TOP 10 Công Ty Tổ Chức Team Building hàng đầu Việt Nam