4 sai lầm khi tổ chức hội nghị mà nhiều doanh nghiệp mắc phải

Hội nghị là một trong những hình thức sự kiện phổ biến được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tổ chức. Đây sẽ là nơi quy tụ những khách mời, những chuyên gia, đối tác hay các khách hàng. Nhằm họp lại và bàn luận chi tiết về một vấn đề cụ thể. Chính vì thế quá trình chuẩn bị thực hiện luôn được chú trọng và đảm bảo tính chất lượng cao. Tuy nhiên, việc mắc phải những sai lầm khi tổ chức hội nghị vẫn là khá phổ biến. Dưới đây sẽ là một số lỗi thường gặp khi tổ chức hội nghị và hội thảo mà Xoo Event tổng hợp. Quý anh chị tham khảo, hạn chế mắc phải những sai lầm tương tự.

Cố tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị

Muốn tổ chức được sự kiện thì vấn đề trước tiên cần đặt ra là phải đảm bảo về tài chính. Thực tế chung cho thấy, doanh nghiệp nào cũng mong muốn chi phí bỏ ra tổ chức hội nghị là hạn chế nhất nhằm duy trì tốt các hoạt động khác trong đơn vị.

Chính tâm lý này đã khiến cho chất lượng của một số hội nghị bị giảm sút vì doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm kinh phí. Đây là sai lầm khi tổ chức hội nghị phổ biến và thường thấy nhất hiện nay.

Xét thấy tiết kiệm là cần thiết, tuy nhiên tiết kiệm thế nào và ra sao cũng là điều rất quan trọng. Doanh nghiệp nên đặt ra một hạn mức chi tiêu cụ thể. Nhằm để nghiên cứu các phương án thực hiện cho phù hợp.

Nếu có ý định cắt bớt một số công đoạn, hay chọn gói dịch vụ rẻ hơn. Quý vị vẫn cần đặt vấn đề chất lượng thực tế của hội nghị làm ưu tiên.

Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả của sự kiện được thực hiện và để lại ấn tượng tốt của doanh nghiệp đối với các khách mời tham dự.

Kịch bản không có yếu tố Key moment ấn tượng

Key moment dịch ra là tiết mục, khoảnh khắc, điểm nhấn ấn tượng. Đây là yếu tố cần thiết cho mọi sự kiện nói chung và tổ chức hội nghị nói riêng.

Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm bắt được vấn đề này. Việc thiếu đi các key moment ấn tượng trở thành sai lầm khi tổ chức hội nghị.

Nguyên nhân là từ việc các đơn vị này chưa biết cách xây dựng kịch bản chương trình thật logic, thiếu tính cao trào và không được tạo điểm nhấn quan trọng.

Điều này khiến cho hội nghị không phát huy được tối đa hiệu quả trên thực tế, cũng như nó không đáp ứng được mục tiêu và định hướng ban đầu mà doanh nghiệp đặt ra.

Không đưa lên kịch bản giao tiếp cho từng đối tượng khách hàng

Một trong những sai sót khi tổ chức hội nghị khác, phổ biến hiện nay là khách hàng tham dự không nắm bắt được diễn biến, kịch bản giao tiếp trong tổng thể nội dung hội nghị.

Điều này gây ra những khó khăn nhất định:

• Thứ nhất: khách hàng không chủ động chuẩn bị được màn phát biểu, nêu ý kiến của mình.
• Thứ hai: khách hàng khó theo dõi và nắm bắt tổng thể diễn biến hội nghị cụ thể ra sao.
• Thứ ba: gây bất tiện cho khách hàng khi khó tính toán, linh hoạt được thời gian tham dự hội nghị…

Thuê PG thiếu kinh nghiệm là sai lầm khi tổ chức hội nghị

Nhân sự luôn là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức sự kiện, trong đó có đội ngũ PG. Thế nhưng khá nhiều doanh nghiệp hiện nay không thực sự chú ý. Dẫn tới chất lượng của đội ngũ này, dẫn đến những sai lầm khi tổ chức hội nghị.

Mặc dù không phải là những nhân tố chủ chốt nhưng PG góp phần không nhỏ trong sự thành công của chương trình. Họ là những gương mặt đại diện cho doanh nghiệp tiếp đón và tạo thiện cảm với khách hàng.

Đồng thời, việc chuẩn bị một đội ngũ PG có năng lực, kinh nghiệm cũng sẽ hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tổ chức được linh hoạt và ổn định hơn trước đây.

Trên đây là một số sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng thường gặp hiện nay. Xoo Event mong rằng quý khách có thể tham khảo những thông tin được đưa ra để tránh lặp phải những sai lầm tương tự. Nếu quý khách hàng cần tư vấn hoặc giúp đỡ việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được hỗ trợ và tư vấn các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

3 tiêu chí cần biết để tổ chức hội nghị khách hàng thành công