Tìm hiểu chi phí tổ chức hội thảo bao gồm những gì?

Tổ chức hội nghị khách hàng là chương trình mà các công ty, doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức. Để thực hiện những buổi họp, đàm phán trao đổi quan trọng. Đối tượng là các đối tác, khách hàng hoặc trong nội bộ công ty. Tổ chức một buổi hội thảo thành công, chi phí tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng. Mời quý độc giả điểm qua những loại chi phí cấu thành nên tổng chi phí tổ chức hội thảo mà công ty tổ chức sự kiện Xoo Event đã tổng hợp sau. 

Chi phí thuê địa điểm để tổ chức hội thảo

Địa điểm tổ chức hội thảo thông thường là những phòng họp, phòng hội thảo. Điều đó đồng nghĩa là diện tích, không gian rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Thông thường, các công ty doanh nghiệp sẽ tổ chức hội thảo ở ngay trong trụ sở cơ quan của mình. Nhưng nếu với số lượng khách mời đông và quy mô của buổi hội thảo khá lớn; thì các công ty, doanh nghiệp sẽ tìm đến đại lý phân phối bất động sản. Như vậy, chi phí đầu tiên mà các công ty cần lưu ý đó là chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo.

Xem nhanh:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Tuy nhiên cũng nên xem xét, nghiên cứu và tìm hiểu kỹ trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu về mặt hình thức là chứa đủ được lượng khách mời, có đầy đủ trang thiết bị. Vừa đáp ứng nhu cầu về mặt kinh tế là tiết kiệm chi phí ở mức tối ưu nhất; để công ty có thể sử dụng ngân sách vào việc khác cho buổi hội thảo thêm thành công.

Chi phí cho các tiết mục

Diễn giả

Diễn giả là một đội ngũ nhân sự không thể thiếu trong việc tổ chức nghị khách hàng. Có thể nói họ là những người chủ chốt để quyết định buổi hội thảo thành công. Dựa vào lĩnh vực và chủ đề mà công ty, doanh nghiệp tổ chức buổi hội thảo mà có thể lựa chọn mời những diễn giả nổi tiếng, có kỹ năng, chuyên môn sâu về lĩnh vực đó để thuyết trình trước mọi người trong buổi hội thảo với những kiến thức, suy nghĩ đúng đắn.

Một diễn giả nổi tiếng sẽ thu hút không chỉ lượng fan trung thành của người đó, mà còn là những người quan tâm, ngưỡng mộ câu chuyện thành công của họ. Sự kiện diễn giả tỷ phú nổi tiếng Jack Ma tới Việt Nam vào ngày 6.11.2017 tại Diễn đàn Thanh Toán điện tử Việt Nam là một minh chứng cho điều này. Lượng vé khủng đã được tiêu thụ trong chớp mắt, với phân khúc lớn là các bạn trẻ sinh viên Việt Nam, và họ đặc biệt hào hứng mong chờ đến với buổi hội thảo đó.

Vì vậy, đây có thể là một khoản chi phí lớn mà các công ty, doanh nghiệp cần đầu tư để có thể mời được các diễn giả chuyên nghiệp đến với buổi hội thảo của mình.

MC

MC cũng là một thành phần không thể thiếu trong mỗi chương trình hay buổi hội thảo. Họ sẽ là những người kiểm soát, điều khiển thời lượng chương trình theo đúng kịch bản, thời gian cụ thể. Các công ty, doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn những MC có kinh nghiệm lâu năm dẫn các buổi hội thảo vì họ biết cách dẫn dắt các câu chuyện, các vấn đề của những lĩnh vực được hội thảo đi theo đúng hướng, không bị rườm rà và lan man.

Nếu chương trình có mời thêm khách nước ngoài thì BTC nên tìm kiếm ứng viên dẫn chương trình thông thạo 2-3 thứ tiếng: tiếng Anh, tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc.

Chi phí tổ chức hội thảo gồm chi phí âm thanh ánh sáng

Đây là những hệ thống, trang thiết bị không thể thiếu. Đặc biệt trong mỗi buổi hội thảo nói riêng và trong các chương trình, sự kiện nói chung. Để buổi hội thảo thành công thì những phụ kiện liên quan cũng phải được quan tâm, đầu tư. Hệ thống âm thanh ánh sáng tốt thì mới giúp cho buổi hội thảo được diễn ra trơn tru. Tránh những rủi ro trục trặc làm người xem bị ngắt quãng, mất tập trung.

Chi phí tiệc trà

Khi tổ chức, các công ty phải lưu ý, quan tâm và chăm sóc đến bộ phận khách mời. Vì đó là thành phần vô cùng quan trọng của buổi hội thảo. Tiệc trà là một yêu cầu cần có cho các công ty, doanh nghiệp khi tổ chức buổi hội thảo. Chi phí tiệc trà cũng sẽ không phải là quá cao.

Tuy nhiên các công ty cũng nên lưu ý chi tiêu sao cho hợp lý. Nên lựa chọn những loại đồ ăn thức uống ngon, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Đảm bảo an toàn vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt trong lòng các khách mời.

Trên đây là một số điều cần thiết trong chi phí tổ chức hội thảo mà các công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để tổ chức được một buổi hội thảo thành công nhất. Xoo Event hân hạnh đồng hành cùng quý khách hàng trong sự kiện này!

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

4 lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học doanh nghiệp cần biết