Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động marketing được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nhằm mục tiêu quảng bá sản phẩm, thu hút khách hàng. Chính vì tầm quan trọng đó; nên khâu chuẩn bị nội dung cho chương trình hội nghị khách hàng rất được chú trọng đầu tư thời gian để chuẩn bị. Sau đây, Xoo Event xin giới thiệu tới quý bạn đọc những nội dung chương trình hội nghị khách hàng trong bài viết ngày hôm nay.

Thông thường, để đảm bảo chương trình hội nghị khách hàng được tổ chức thành công. Phía doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung hội nghị khách hàng có năm phần sau:

Giới thiệu nội dung chương trình hội nghị khách hàng

Cũng như các sự kiện quan trọng khác, khi bắt đầu vào chương trình; ban tổ chức (vai trò này thuộc về MC) sẽ giới thiệu chung về các nội dung sẽ có trong chương trình hội nghị. Việc giới thiệu sơ bộ, tổng quan nhất các nội dung tổ chức được diễn ra theo đúng theo kịch bản đã được lên sẵn; mặt khác nó giúp giúp khách hàng nắm được mạch sự kiện sẽ diễn ra theo trình tự thời gian.

Thông tin quý đại biểu, đại diện công ty

Tiếp sau phần giới thiệu chung các nội dung sẽ có trong chương trình. MC sẽ thay mặt cho ban tổ chức giới thiệu thành phần đại biểu; và đại diện công ty tới toàn thể khách hàng có trong hội trường.

Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của phía công ty tới những người đóng vai trò quan trọng trong công ty. Hoặc đối tác đã bớt chút thời gian có mặt tại sự kiện lần này. Quan trọng hơn, việc giới thiệu thông tin các đại biểu và đại diện công ty. Giúp khách hàng có lòng tin hơn với các thông tin từ phía ban tổ chức; thông qua uy tín của các khách mời quan trọng.

Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp

Giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp tới khách hàng là phần quan trọng nhất trong toàn bộ nội dung hội nghị khách hàng. cũng là phần giúp quyết định tới hành vi tiêu dùng của họ.

Chính vì thế, trong phần này, ban tổ chức cần phải lựa chọn những ưu điểm nổi bật của sản phẩm; hoặc dịch vụ để truyền tải tới khách hàng. Đồng thời, trong quá trình giới thiệu; ban tổ chức cần sử dụng các từ ngữ thông thường. Dễ hiểu nhất để khách hàng dễ hiểu; ngôn ngữ cần cô đọng, súc tính, tránh rườm rà làm loãng thông tin và khiến khách hàng chán nản.

Phần sử dụng trải nghiệm

Sau khi giới thiệu sản phẩm; cách thiết thực nhất để tạo lòng tin cho khách hàng chính là triển khai việc trải nghiệm sản phẩm ngay tại sự kiện. Để việc trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ được dễ dàng. Ban tổ chức có thể bố trí các bàn dùng thử sản phẩm tại phía ngoài hội trường. Nơi tổ chức chương trình hoặc có thể mời một số khách hàng lên trên sân khấu để trực tiếp trải nghiệm.

Gửi lời cảm ơn và chào tạm biệt

Với những thành công đã đạt được từ việc truyền tải toàn bộ thông tin sản phẩm; cũng như quá trình trải nghiệm sản phẩm tới khách hàng. Phần kết thúc trong nội dung hội nghị khách hàng cần chuẩn bị một lời cảm ơn. Chào tạm biệt ấn tượng và chân thành nhất để tạo dấu ấn cho khách hàng.

Trên đây là toàn bộ nội dung hội nghị khách hàng mà phía Xoo Event mong muốn gửi tới quý bạn đọc. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhiệt tình nếu có bất cứ thắc mắc nào.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong các chiến lược marketing được doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay; Tổ chức hội nghị khách hàng là phương thức được các doanh nghiệp thực hiện khá thường xuyên. Đặc biệt với các doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng bán lẻ hoặc dịch vụ. Và để có thể tạo sự thành công cho chương trình; những món quà gửi tới khách hàng đóng vai trò quan trọng. Dưới đây là những gợi ý về quà tặng hội nghị khách hàng từ phía Xoo Event tới quý bạn đọc.

Quà tặng chương trình hội nghị khách hàng là lời tri ân từ doanh nghiệp tới những khách hàng đã tham dự chương trình; mà còn thu hút nhiều khách hơn tới các chương trình hội nghị khách hàng tiếp theo.

Chính vì thế, lựa chọn quà tặng sao cho phù hợp và ý nghĩa hết sức quan trọng. Sau đây là những món quà được sử dụng phổ biến:

Đồng hồ treo tường in tên thương hiệu

Nằm trong danh sách quà tặng hội nghị khách hàng đầu tiên là đồng hồ treo tường in tên thương hiệu. Đây được coi là món quà “quốc dân” của nhiều sự kiện.

Với giá thành vừa phải, dễ dàng thiết kế với kiểu dáng; và logo như ý muốn của người đặt, phù hợp với mọi không gian bài trí. Quan trọng hơn nữa, với một chiếc đồng hồ như vậy; ban tổ chức có thể gửi tới nhiều đối tượng khách hàng bởi tính cần thiết của nó.

Chính vì thế, món quà hội nghị khách hàng này sẽ là ý tưởng đáng để quý bạn đọc lưu tâm.

Túi vải thiết kế doanh nghiệp

Một món quà khác để doanh nghiệp có thể truyền tải hình ảnh của doanh nghiệp tới khách hàng; đó chính là tủi vải thiết kế doanh nghiệp.

Cũng giống như chiếc đồng hồ, túi vải là món quà phổ biến, tiện lợi. Và thiết thực cho cuộc sống hằng ngày.

Chính vì vậy, việc lựa chọn món quà tặng này là vô cùng hợp lý.

Bộ ấm trà có in logo thương hiệu

Với quà tặng hội nghị khách hàng này, khách hàng sẽ có thể sử dụng hằng ngày. Với hình ảnh thiết kế có logo của doanh nghiệp được in trên sản phẩm.

Tuy nhiên, khi lựa chọn món quà này, ban tổ chức cần lưu ý trong khâu đóng gói sản phẩm; để tránh vỡ khi đến tay khách hàng

Sổ tay thiết kế – Quà tặng hội nghị khách hàng phổ biến

Món quà tặng hội nghị khách hàng mà Xoo Event giới thiệu lần này chính là sổ tay thiết kế. Đây là món quà vừa tiện lợi, vừa nhỏ gọn. Khách hàng sẽ dễ lưu trữ mà không lo cồng kềnh; hay vướng tay khi phải đi công việc khác.

Mong rằng với những gợi ý trên, quý bạn đọc sẽ có cho mình những ý tưởng độc đáo. Khi lựa chọn quà tặng hội nghị khách hàng cho sự kiện của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với Xoo Event để được tư vấn mọi thắc mắc một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp và hoàn toàn miễn phí.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Cách thức tổ chức thành công một hội nghị

Tổ chức Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng và thường được các công ty; doanh nghiệp tổ chức thường xuyên như một cầu nối gắn kết giữa công ty với khách hàng. Đồng thời là lúc giúp công ty tri ân đến những khách hàng thân thiết của mình.

Để hội nghị khách hàng thành công cần chuẩn bị rất nhiều vấn đề cùng những thủ tục quan trọng. Việc gửi thư mời hội nghị đến được tận nơi khách hàng cũng là một vấn đề cần được lưu ý; và thực hiện cẩn thận. Xoo Event xin giới thiệu đến các công ty; doanh nghiệp một số hình thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả như sau.

Gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp

Thư mời hội nghị khách hàng được thiết kế và ghi rõ tên khách hàng, tên công ty tổ chức cùng địa điểm, thời gian tổ chức buổi hội nghị. Các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp; bằng cách cử nhân sự đến những nơi làm việc của khách hàng để gửi thư mời. Hoặc có thể gửi thư mời qua đường bưu điện; qua dịch vụ chuyển phát nhanh đến công ty hoặc nơi ở của khách hàng.

Việc gửi thư mời trực tiếp sẽ đảm bảo được sự trân trọng của công ty đối với khách hàng. Đồng thời khẳng định được khách hàng đã nhận được thư mời; và nắm rõ thông tin về thời gian, địa điểm và đối tượng tổ chức hội nghị để đến tham dự.

Gửi thư mời qua các thiết bị điện tử

Tuy cách gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp thể hiện được sự trân trọng tuyệt đối; và khẳng định được sự cẩn thận của đối tượng tổ chức hội nghị. Nhưng lại mất thời gian và tốn chi phí vận chuyển thư mời. Thay vào đó, các công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện việc gửi thư mời hội nghị khách hàng; thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính.

Các công ty, doanh nghiệp có thể soạn những tin nhắn với đầy đủ nội dung; thông tin cần thiết về buổi hội nghị và gửi đến tất cả các khách hàng của mình qua số điện thoại của họ. Ngoài ra, có thể yêu cầu bộ phận nhân sự, chăm sóc khách hàng thực hiện việc gọi điện; để mời khách hàng đến tham dự buổi hội nghị kèm tin nhắn đã được gửi trước đó. Để đảm bảo khách hàng đã nhận được thư mời qua điện thoại.

Bên cạnh đó, các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư mời qua thư điện tử. Bản mềm của thư mời sẽ được các công ty tải lên; và gửi cho khách hàng qua e-mail của họ. Cách thức này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí thực hiện. Đồng thời vẫn gửi được đầy đủ thông tin cùng hình ảnh đẹp mắt của thư mời đến khách hàng của mình.

Đặc biệt với hình thức này. Các công ty, doanh nghiệp có thể đảm bảo được thư mời sẽ được gửi đến khách hàng trong thời gian sớm nhất. Rất tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho công ty.

Gửi thư mời hội nghị khách hàng qua các phương tiện truyền thông

Đối với những công ty, doanh nghiệp lớn và có số lượng khách hàng đông đảo; thì có thể sử dụng cách gửi thư mời thông qua các phương tiện truyền thông như quảng cáo trên tivi, báo chí, các trang mạng xã hội… Cách thức này giúp các công ty, doanh nghiệp có thể gửi lời mời đến nhiều khách hàng hơn.

Trên đây là một số cách gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả. Xoo Event muốn chia sẻ cho các công ty, doanh nghiệp. Hy vọng các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một hình thức gửi thư mời phù hợp với quy mô buổi hội nghị và điều kiện, khả năng của mình.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng thành công với 7 bước chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên; và quan trọng nhất của doanh nghiệp trong năm. Đây không chỉ là sự kiện tri ân thông thường. Mà nó còn có vai trò định hướng hình ảnh truyền thông của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và các bạn hàng.

Vì vậy việc chú trọng xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết chương trình là việc làm hết sức cần thiết. Ngay sau đây, XooEvent cũng xin giới thiệu đến quý vị phần sơ lược mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Phía lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo để triển khai sự kiện này một cách chủ động, hiệu quả hơn.

Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Trước hết, khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện; ban tổ chức cần xét đến 3 yếu tố cơ bản cấu thành một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp đó là: tính sự kiện, tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng) và tính gắn liền với doanh nghiệp.

Đó có thể là một buổi hội nghị khách hàng bình thường; hoặc hội nghị khách hàng kết hợp tiệc tất niên công ty. Tiếp đến, mọi người bắt tay vào tìm kiếm địa điểm và định thời gian tổ chức hội nghị. Tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời? Kéo dài trong bao lâu? Khách mời gồm những ai?

Theo đó, việc lên ý tưởng và mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng như trên nên sớm được chuẩn bị trước.  Có thể từ ít nhất là 3 tuần và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ do nhu cầu tổ chức tiệc tùng; sự kiện vào thời điểm cuối năm thường tăng cao.

Lên danh sách khách mời tham dự

Theo đó, số lượng người tham gia chương trình; luôn có ảnh hưởng trực tiếp đến rất nhiều yếu tố quan trọng khác của sự kiện như: việc tìm kiếm địa điểm tổ chức, chuẩn bị số thư mời, ngân sách quà tặng và thống nhất đặt tiệc. Hơn nữa, việc xác định được số lượng khách mời tham dự còn giúp đảm bảo tính trang trọng; và chỉn chu trong quy trình đón tiếp và chăm sóc khách tại hội nghị.

Thiết kế, xây dựng kịch bản chương trình

Có thể thấy, hiện nay khi tổ chức bất kỳ chương trình nào. Người ta đều phải dành thời gian bàn bạc; và chuẩn bị kịch bản thật cẩn thận và chi tiết. Trong đó các tiết mục và nội dung buổi hội nghị khách hàng; sẽ được trình bày thành bảng với các đề mục được trình bày theo hàng ngang như sau:

• Số thứ tự
• Thời gian, thời lượng cho từng tiết mục (từ mấy giờ đến mấy giờ?)
• Tên tiết mục, dùng để phân loại từng tiết mục, giúp cho việc chạy chương trình dễ dàng hơn
• Nội dung phần lời nói MC (hay còn được gọi là “MC Script”)
• Người thể hiện/ người phụ trách. Phần này giúp MC có thể giới thiệu và mời đúng người phụ trách từng tiết mục
• Ghi chú về chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng hoặc nhân sự cho các tiết mục

Chuẩn bị phần kịch bản như trên; là yêu cầu bắt buộc đối với các mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp hiện nay.

Bố trí nhân sự và thiết bị

Có thể thấy, dù trong bất kỳ lĩnh vực nào, yếu tố con người cũng luôn đóng vai trò vô cùng then chốt. Góp một phần không nhỏ vào tính chuyên nghiệp và hiệu quả của các sự kiện.

Theo đó, nhân sự cho chương trình hội nghị khách hàng bao giờ cũng cần phải có: quản lý sự kiện, MC chương trình, ekip kỹ thuật hỗ trợ chạy chương trình, lễ tân, security, camera man (nếu có ghi hình),…

Các thiết bị, đạo cụ chủ yếu là các thiết bị âm thanh, ánh sáng, backdrop sân khấu, nhà bạt, bandroll, photo booth, gallery quảng cáo,…

Dự trù ngân sách sự kiện

Ngân sách là vấn đề tiếp theo cần lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành xây dựng mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Thực tế, việc sử dụng ngân sách tổ chức sự kiện hiệu quả, tiết kiệm luôn là bài toán đau đầu cho những người làm sự kiện.

Với rất nhiều những hạng mục cần lưu ý như: tiền thuê địa điểm tổ chức; tiền thuê/ mua sắm trang thiết bị; dụng cụ trang trí, nhân sự, cát xê cho khách mời, quà tặng, thực đơn ăn uống,… Theo đó, các khoản chi tiêu này phải được liệt kê và chi tiết một cách khoa học; đảm bảo hiệu quả tổ chức hội nghị sẽ đạt được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.

Trên đây là phần gợi ý chi tiết mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. Quý vị có thể tham khảo khi có nhu cầu. Chúc quý vị và các bạn tổ chức được một chương trình hội nghị thành công tốt đẹp! Mọi ý kiến thắc mắc đừng ngại chia sẻ với đội ngũ của Xoo Event để được giải đáp và tư vấn hiệu quả nhất.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Tổ chức Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng được các công ty; doanh nghiệp tổ chức thường xuyên. Nhằm lấy ý kiến đóng góp của khách hàng và là cầu nối gắn kết công ty với khách hàng. Để tổ chức được những buổi hội nghị khách hàng thành công. Thì các công ty, doanh nghiệp cần thực hiện khâu chuẩn bị kỹ càng, công phu. Giấy mời hội nghị khách hàng là một trong những vấn đề cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Xoo Event xin giới thiệu đến các công ty, những nội dung cần có trong mẫu giấy mời hội nghị khách hàng.

Tên khách hàng, đối tượng tham dự

Đối tượng tham dự hội nghị khách hàng cần được nêu rõ trong mẫu giấy mời. Cụ thể, các công ty, doanh nghiệp cần ghi tên khách hàng; những cá nhân, tập thể được mời đến tham gia buổi hội nghị khách hàng trên phần đối tượng được mời. Việc ghi rõ tên khách hàng sẽ giúp các công ty; doanh nghiệp phân loại rõ được các đối tượng tham dự hơn. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng của công ty đến khách hàng của mình.

Tên công ty tổ chức, tên chương trình hội nghị

Sau đối tượng tham dự, các công ty cần nêu rõ đối tượng tổ chức chương trình trong mẫu giấy mời hội nghị khách hàng. Việc ghi tên công ty tổ chức; sẽ giúp các khách hàng được mời tham dự xác định được mình tham gia buổi hội nghị của công ty nào. Đặc biệt tên chương trình hội nghị cần được nêu rõ; để khách hàng tránh nhầm lẫn khi đến nơi tổ chức tham dự hội nghị.

Địa điểm, thời gian

Đây là một nội dung rất quan trọng bắt buộc phải có trong mẫu giấy mời hội nghị khách hàng. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị cần phải được nêu cụ thể; rõ ràng để các khách hàng có thể nắm rõ thông tin, sắp xếp thời gian đến tham dự buổi hội nghị. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức buổi hội nghị bao gồm có tên địa điểm và địa chỉ cụ thể; thời gian phải bao gồm ngày, giờ tổ chức.

Nội dung chương trình

Trên mẫu giấy mời hội nghị khách hàng, các công ty, doanh nghiệp có thể nêu ra một số nội dung chính; cần thiết của chương trình hội nghị. Bằng việc đưa ra nội dung của chương trình trên giấy mời. Các khách hàng sẽ có thể chuẩn bị một số phương tiện, tài liệu cần thiết và mang đến buổi hội nghị. Từ đó có thể đưa ra ý kiến đóng góp; làm buổi hội nghị thành công và thực hiện đúng mục đích của mình hơn.

Thông tin liên hệ

Đây cũng là một phần nội dung quan trọng cần được thông tin trên giấy mời hội nghị khách hàng. Thông tin liên hệ có thể là số điện thoại, e-mail; và địa chỉ làm việc của người đại diện tổ chức buổi hội nghị khách hàng của công ty. Việc đưa ra thông tin liên hệ; sẽ giúp các khách hàng có thể tìm hiểu kĩ hơn về thông tin buổi hội nghị. Nếu họ cần hỗ trợ gì thì có thể được tư vấn trực tiếp từ bộ phận quản lý, tổ chức hội nghị của công ty.

Trên đây là một số nội dung cần thiết phải có trong mẫu giấy mời hội nghị khách hàng. Mà Xoo Event muốn chia sẻ đến các công ty, doanh nghiệp. Bên cạnh việc soạn đầy đủ nội dung nêu trên, các công ty; doanh nghiệp cần thiết kế mẫu giấy mới độc đáo, sáng tạo để thu hút sự chú ý từ những người được nhận giấy mời. Từ đó sẽ giúp cho đối tượng tham dự muốn tham gia buổi hội nghị hơn; nhấn mạnh được tầm quan trọng của buổi hội nghị khách hàng này.

Xoo Event là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chúng tôi nhận tổ chức hội nghị khách hàng và các sự kiện khác của công ty; với đầy đủ các bước chuẩn bị kể cả việc thiết kế mẫu giấy mời hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận báo giá tốt nhất.

»»» Tìm hiểu thêm: Gợi ý những món quà tặng cho khách hàng

Làm việc trong môi trường công sở chuyên nghiệp. Trang phục không chỉ thể hiện thẩm mỹ và gu thời trang cá nhân. Mà còn phải phù hợp với hoàn cảnh và yêu cầu công việc. Khác với mặc đẹp, ăn vận thế nào để trông thật chuyên nghiệp, thanh lịch và hợp thời trang. Điều mà các cô gái công sở vô cùng quan tâm hiện nay. Sau đây là 1 số kinh nghiệm lựa chọn trang phục dự hội nghị khách hàng. Giúp chị em luôn giữ được phong cách và sự duyên dáng ở mọi lúc, mọi nơi.

Chúng ta luôn biết, ấn tượng về hình thức sẽ quyết định cái nhìn và suy nghĩ về một ai đó. Đặc biệt là trong các buổi họp và hội nghị quan trọng.

Tuy vậy việc ăn mặc kiểu công sở và chuyên nghiệp; đôi lúc khiến cho chúng ta trở nên lo ngại về tính cứng nhắc, nhàm chán và lỗi thời.

Làm cách nào để trở nên trẻ trung và sành điệu. Với các trang phục công sở như áo sơ mi, quần âu hoặc chân váy?

Để trả lời cho câu hỏi này. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số lời khuyên mặc đẹp cho trang phục dự hội nghị khách hàng ngay sau đây.

Trang phục dự hội nghị khách hàng với Áo sơ mi

Có thể thấy, những chiếc áo sơ mi bao giờ cũng là trang phục lựa chọn đầu tiên. Mà chúng ta hay tìm kiếm trong tủ quần áo của mình mỗi sáng trước khi đi làm.

Tuy vậy có một chút lưu ý là, khi chúng ta tham dự các hội nghị, hội thảo trang trọng. Thay vì lựa các các kiểu áo sơ mi quá diêm dúa, tay phồng và nhiều lớp bèo rũ. Ta nên ưu tiên những mẫu sơ mi có kiểu cổ điển, ôm nhẹ vừa vặn.

Màu đơn sắc thường là sơ mi trắng hay xanh nhạt. Hoặc các kiểu họa tiết hoa văn chiết trung lịch sự. Khoác bên ngoài có thể là áo vest hoặc khoác dạ đơn giản.

Sử dụng các trang phục dự hội nghị khách hàng như vậy; không chỉ giúp bạn thể hiện một diện mạo khiêm tốn, thanh lịch. Mà còn giữ được sự chuyên nghiệp, chỉn chu nhất định trong mắt khách hàng, đối tác.

Chân váy, zuýp – Trang phục dự hội nghị khách hàng phổ biến

Là một trong những trang phục công sở cơ bản nhất. Zuýp, chân váy luôn được ưu tiên lựa chọn số 1 của các chị em khi đi dự hội nghị.

Có rất nhiều kiểu mẫu chân váy đẹp để các nàng lựa chọn. Như dáng váy suông, dáng chữ A và chân váy bút chì,…

Có thể được thiết kế xẻ tà hay cắt may tinh tế với độ dài vừa phải. Ở tầm ngang gối kết hợp với áo sơ mi sáng màu. Sao cho phô được nét mảnh dẻ, sáng sủa của người mặc.

Ngoài ra, nên chú ý lựa chọn các chân váy làm bằng chất liệu co giãn. Có màu sắc trung tính như đen, xám hoặc xanh coban. Để có thể dễ kết hợp hơn với phần trang phục bên trên.

Lựa chọn trang phục dự hội nghị với Quần âu

Lựa chọn trang phục dự hội nghị khách hàng là sơ mi đi kèm quần âu tối màu dáng suông; cũng là lựa chọn phổ biến của dân văn phòng hiện nay.

Thực tế, những chiếc quần âu cũng có vai trò tương tự như chân váy. Tuy vậy để quần âu lên form đẹp thường thì khá kén chọn người mặc. Mà chủ yếu là những phụ nữ mảnh dẻ và dáng hơi dong dỏng cao.

Theo đó, những chiếc quần âu ống suông vừa vặn hay được thiết kế ôm nhẹ, ống loe nhẹ được là nếp thẳng. Sẽ giúp chúng ta thực sự ghi điểm với người đối diện. Bởi một diện mạo sang trọng, gu thẩm mỹ đẳng cấp. Cùng phong thái tự tin, chuyên nghiệp.

Lựa chọn giày đi kèm trang phục

Đừng bao giờ xem thường những đôi giày. Vì chúng luôn có vai trò hết sức quan trọng để hoàn thiện bộ trang phục của bạn.

Một đôi giày tốt cũng góp phần quan trọng cho trang phục hội nghị khách hàng. Giúp bạn xuất hiện thêm phần ấn tượng, tự tin trong mọi tình huống và sự kiện. Tuy nhiên, những mẫu giày cao gót, có đôi khi lại chẳng phải lựa chọn khôn ngoan cho bạn.

Theo đó, trong những trường hợp hội nghị hoặc hội thảo quan trọng. Các nàng công sở đừng nên chọn những đôi giày lấp lánh ánh kim, quá nổi bật, hay quá cao. Vì nó sẽ không đem đến cho bạn một ấn tượng chuyên nghiệp. Mà còn gây bất tiện khi di chuyển tại sự kiện. Thay vào đó, hãy chọn một đôi giày đen đơn giản, có độ cao không quá 7cm. Và phần mũi giày có độ hếch hợp lý với bước chân đi để không bị đau chân.

Trên đây là tổng hợp một số gợi ý trang phục dự hội nghị khách hàng quý vị có thể tham khảo. Để trở nên chủ động hơn trong vấn đề mua sắm và phối đồ khi xuất hiện tại sự kiện. Chúc bạn sẽ trở nên thật chuyên nghiệp, tự tin và luôn luôn tỏa sáng! Xem thêm một số bài viết khác tại chuyên mục: Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng của Xoo Event để có thêm nhiều thông tin bổ ích.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Làm thế nào để có được buổi hội nghị thành công

Tổ chức hội nghị khách hàng với 7 bước chuyên nghiệp và hiệu quả

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những phương thức hữu hiệu. Trong việc gắn kết mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách hàng của mình. Ngoài giao lưu, lắng nghe các phản hồi từ phía khách hàng. Doanh nghiệp còn lựa chọn hình thức sự kiện này để tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm mới. Qua đó không chỉ giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận, có những trải nghiệm chân thực về sản phẩm mới. Mà còn hỗ trợ công tác truyền thông một cách hiệu quả.

Trong bài viết dưới đây, Xoo Event sẽ gửi tới quý doanh nghiệp một số bí quyết hữu ích để mang tới thành công khi thực hiện chương trình này.

Lên danh sách khách hàng cho buổi hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

Việc tung ra một sản phẩm mới, đối với các doanh nghiệp là một trong những chiến lược phát triển hết sức quan trọng.

Tuy nhiên để đưa sản phẩm ra thị trường, mở rộng phạm vi kinh doanh. Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là tiếp cận chính những khách hàng tiềm năng của mình. Thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng.

Đây là một trong những bí quyết đầu tiên doanh nghiệp cần thực sự ghi nhớ khi làm hội nghị giới thiệu sản phẩm mới.

Thứ nhất nó giúp khả năng đưa sản phẩm mới tới với công chúng được dễ dàng hơn.

Thứ hai, mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách hàng trung thành sẽ được bền chặt hơn. Do họ là những người đầu tiên được biết đến và hiểu rõ về sản phẩm mới của doanh nghiệp.

Chính vì thế, quý doanh nghiệp cần xác định và lên danh sách những khách hàng phù hợp để tham dự chương trình này.

Tập trung làm nổi bật các ưu điểm của sản phẩm mới

Tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm mới, thì yếu tố về sản phẩm mới cần được tập trung làm nổi bật.

Theo đó, không chỉ giới thiệu các thông tin chính về sản phẩm trong nội dung hội nghị. Mà ngay cả trong thiết kế không gian tổ chức hội nghị khách hàng; cũng phải giúp khách mời tham dự gia tăng ấn tượng về sản phẩm đó.

Cụ thể khu vực trưng bày sản phẩm mới phải đặt ở vị trí trung tâm, dễ dàng theo dõi. Trang trí không gian xung quanh nên sử dụng các hình ảnh về sản phẩm. Và những tiện ích mà sản phẩm này mang lại.

Hình ảnh và thông tin truyền tải nên ngắn gọn, dễ hiểu. Làm nổi bật lên những tính năng ưu việt mà sản phẩm tích hợp.

Chương trình dùng thử sản phẩm mới

Một trong những bí quyết mang tới thành công nhất khi thực hiện hội nghị giới thiệu sản phẩm mới; chính là kết hợp nội dung về trải nghiệm hoặc dùng thử sản phẩm mới đó.

Đây được đánh giá là cách thức dễ dàng thu hút được sự quan tâm của đông đảo khách hàng. Những người có nhu cầu hoặc chưa có nhu cầu sử dụng sản phẩm mới. Làm thay đổi cái nhìn của họ về sản phẩm cũng như doanh nghiệp.

Bởi họ được trực tiếp trải nghiệm về những tiện ích mà nó mang lại. Từ đó mới tạo nên sự tin tưởng; và yên tâm nơi khách hàng về chất lượng thực tế của sản phẩm.

Và rồi từng bước đưa sản phẩm mới này tiếp cận nhiều hơn tới công chúng, mở rộng phạm vi trên thị trường

Kết hợp truyền thông, quảng bá hình ảnh sản phẩm mới

Doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác truyền thông và mời một số đơn vị báo chí tới tham dự. Khi tổ chức hội nghị khách hàng nói chung và thực hiện hội nghị giới thiệu sản phẩm mới nói riêng.

Cách thức này không chỉ mang lại hiệu quả cho công tác quảng bá về sản phẩm mới. Mà hơn thế nữa nó cũng hỗ trợ nâng cao hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường.

Với những bí quyết về tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm mới trên đây. Xoo Event hy vọng sẽ giúp quý doanh nghiệp đạt được những hiệu quả; và thành công nhất định khi thực hiện chương trình này.

Ngoài ra, Xoo Event có hỗ trợ đầy đủ các dịch vụ về tổ chức hội nghị khách hàng. Với nhiều loại hình sự kiện khác để quý vị cân nhắc lựa chọn.

Tìm hiểu thêm:

Quy trình tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là một quá trình. Và sự kiện chỉ được công khai khi khách hàng nhận được thiệp mời tham dự. Mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng sẽ để lại ấn tượng ban đầu về nhà tổ chức; cũng như cung cấp thông tin cho khách hàng về hội nghị. Về cơ bản, mẫu thiệp cần lưu ý những yếu tố sau đây.

Kích thước và chất liệu mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng

Kích thước thường sử dụng hiện nay

Kích thước thiệp có thể điều chỉnh và có rất nhiều kích thước khác nhau tùy và yêu cầu của công ty tổ chức. Mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng được ưa chuộng nhất hiện nay đều có kích thước vừa phải; to nhất cũng chỉ là tờ A4.

Về cơ bản, kích thước sử dụng phổ biến nhất là khoảng khổ giấy A3. Có thể xê dịch chiều dài, rộng một chút cho cân đối, thiết kế dễ hơn. Khổ giấy này là đủ diện tích để nêu đủ các thông tin và trang trí cần thiết. Lại vừa mắt và nhỏ gọn cho khách mời mang đi đến hội nghị.

Chất liệu từ phổ thông đến cao cấp

Sự tiên tiến của công nghệ đã sản xuất ra rất nhiều loại giấy đặc trưng sử dụng cho ngành in ấn; để tối ưu hóa những chi tiết có trên giấy. Chất liệu giấy được sử dụng nhiều nhất trong thiệp mời hội nghị là bìa bóng.

Thực chất là giấy bìa in và phủ một lớp nilon nhựa lên; qua thời gian có thể thấy lớp phủ bị bong ra. Chất liệu này cho bề ngoài đẹp mắt; sang trọng và thiệp cầm chắc tay, giá thành phải chăng. Loại cao cấp nhất là dòng giấy vẽ; được sử dụng để in ấn phẩm nhiều màu sắc, màu lên cực chuẩn, có độ bóng và phẳng cao.

Thiết kế trong và ngoài của mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng

Thiết kế trong

Thiết kế trong là phần cung cấp những nội dung quan trọng nhất về thông tin hội nghị khách hàng. Mẫu thiệp mời hội nghị có thiết kế trong rõ ràng từng thông tin. Được sắp xếp theo thứ tự hợp lý cũng như là phông chữ khác nhau để khách mời ghi nhớ dễ dàng hơn. Mọi thông tin đều được căn chính giữa, tạo sự cân đối cho tấm thiệp.

Thiết kế ngoài

Thiết kế ngoài là phần trang trí và cho người nhận biết đây là thiệp mời cho sự kiện gì. Chắc chắn sẽ có tên hội nghị được in đậm cũng những hình ảnh và biểu tượng đặc trưng của doanh nghiệp. Tông màu chủ đạo của thư mời được sử dụng thường có 2 màu chủ yếu là trắng/đen và màu truyền thống của công ty.

Nội dung thiệp mời 

Nội dung bắt buộc có trong mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng

Nội dung bắt buộc sẽ được ghi trong phần thiết kế trong của tấm thiệp mời hội nghị có nội dung chính là bản là:

Tiêu đề “Thư mời”; tên khách hàng “ông/bà:…”; đến dự hội nghị khách hàng vào thời gian ….; địa điểm…. cùng lời cảm ơn và chữ ký, con dấu của người đứng đầu công ty.

Nội dung thêm thắt trong thiệp mời

Bên cạnh những thông tin chính như vậy, mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng có thể có thêm những nội dung phụ. Giúp người đọc hiểu thêm về công ty cũng như mục đích tổ chức hội nghị này. Thậm chí có thẻ cung cấp bản đồ nhỏ cho khách mời nếu thấy cần thiết.

Xoo Event luôn chú trọng đến việc liên kết cùng những nhà thầu phụ uy tín. Đặc biệt trong khâu in ấn để tạo ra những ấn phẩm trang trí thiệp mời đúng ý khách hàng và thể hiện được sự trang trọng của một sự kiện.

»»» Tìm hiểu thêm: (HOT nhất 2022) 3 bước cúng Khai Trương chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Tổ chức Hội nghị khách hàng là sự kiện thường xuyên được tổ chức bởi các công ty, doanh nghiệp. Mục đích của hội nghị khách hàng là tạo ra môi trường thuận lợi để giúp các công ty; doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn, sự tri ân đối với khách hàng của mình.

Đồng thời là cầu nối gắn kết giữa các công ty và khách hàng của mình. Để tổ chức được một buổi hội nghị khách hàng thành công và đặc sắc; các công ty, doanh nghiệp cần lên những ý tưởng mới lạ, độc đáo. Xoo Event xin giới thiệu đến các công ty; doanh nghiệp một số ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng như sau.

Ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp tiệc liên hoan

Hội nghị khách hàng là nơi để các công ty, doanh nghiệp và khách hàng có thể chia sẻ với nhau về những vấn đề về sản phẩm; dịch vụ mà công ty cung cấp, sản xuất cho người tiêu dùng. Đây còn là lúc để các khách hàng đưa ra những quan điểm; ý kiến của mình để giúp công ty; doanh nghiệp phát triển hơn. Nhìn chung, hội nghị khách hàng vẫn là buổi sự kiện mang tính chất làm việc.

Tuy nhiên, các công ty, doanh nghiệp có thể lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng cùng với tiệc liên hoan. Sau khi buổi hội nghị kết thúc; các khách hàng được mời đến tham dự hội nghị sẽ dùng bữa tại nhà hàng mà công ty đã đặt trước. Với những món ăn ngon nhất cùng việc thưởng thức một số tiết mục văn nghệ.

Việc kết hợp tổ chức hội nghị khách hàng cùng tiệc liên hoan; sẽ giúp cho khách hàng cảm thấy thoải mái hơn. Được ăn uống, bồi bổ sau khi làm việc căng thẳng.

Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp du lịch

Đây là một ý tưởng cực kì độc đáo và mới lạ dành cho các công ty; doanh nghiệp muốn tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoành tráng và đáng nhớ.

Bên cạnh việc tổ chức những buổi hội nghị khách hàng ở các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc nhà hàng thì các công ty; doanh nghiệp có thể kết hợp việc tổ chức hội nghị khách hàng với đi du lịch.

Đây là một phương pháp giúp cho các khách hàng cũng như công ty có khoảng thời gian nghỉ ngơi; thư giãn bên những cảnh đẹp của địa điểm du lịch. Từ đó có một sức khỏe, tinh thần tốt để làm việc, cung cấp cho buổi hội nghị những ý tưởng, đóng góp chất lượng.

Các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số địa điểm du lịch nổi tiếng hoặc những khu nghỉ dưỡng. Đây cũng là ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng thú vị. Vừa để tạo ra một không gian nghỉ ngơi; vui chơi thư giãn cho tất cả mọi người như các resort, các khu du lịch sinh thái…

Kết hợp những tiết mục văn nghệ đặc sắc

Trong những buổi hội nghị khách hàng thì các tiết mục văn nghệ đóng vai trò không thể thiếu. Đây là yếu tố giúp cho buổi hội nghị thay đổi không khí; thêm phần sôi động và vui tươi hơn. Khi mọi người được thưởng thức các tiết mục văn nghệ đặc sắc thì tinh thần sẽ vui vẻ; phấn chấn hơn để có thể làm việc tốt hơn, tập trung thực hiện buổi hội nghị một cách tốt nhất.

Các công ty, doanh nghiệp có thể sử dụng một số tiết mục văn nghệ như hát, múa, nhảy, ảo thuật, DJ, hài kịch. Để làm nóng bầu không khí của buổi hội nghị.

Trên đây là một số ý tưởng giúp cho các công ty; doanh nghiệp có thể có thêm ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng thành công và để lại ấn tượng sâu sắc. Để có được một buổi hội nghị khách hàng đáng nhớ. Hãy liên hệ ngay với Xoo Event; để được nhận sự tư vấn và báo giá dịch vụ tốt nhất về tổ chức sự kiện!

Tìm hiểu thêm:

Quy trình tổ chức hội nghị – hội thảo chuyên nghiệp mang lại hiệu quả cao

Tổ chức Hội nghị khách hàng được coi là dịp quan trọng nhất của các công ty, doanh nghiệp. Đây là dịp để họ có thể tri ân, gửi lời cảm ơn những những khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp, đồng thời mở rộng thêm mối quan hệ cho các công ty. Tuy nhiên, để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công không phải là việc đơn giản.

Đặc biệt, quý công ty sẽ cần phải làm những thủ tục để xin giấy phép tổ chức hội nghị. Đây là khâu bắt buộc phải có trong một chương trình theo quy định của nhà nước. Chính vì vậy, để giúp quý công ty không bị bối rối khi xử lí vấn đề này, XooEvent xin đưa ra thủ tục các loại giấy phép tổ chức hội nghị khách hàng.

Giấy phép tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm

Chắc chắn rằng để xin được giấy phép tổ chức hội nghị khách hàng, quý khách sẽ phải chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau đây để có thể gửi lên cơ quan có thẩm quyền:

Đơn xin phép tổ chức Hội nghị, ghi rõ:

• Chủ đề Hội nghị, Hội thảo
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Người chủ trì: Họ tên, chức vụ
• Người thuyết trình: Họ tên, chức vụ
• Thành phần, đối tượng tham dự  (đính kèm)
• Nếu là đơn vị tổ chúc sự kiện được ủy quyền đứng ra tổ chức hội nghị khách hàng đó thì sẽ cần có giấy ủy quyền
• Giấy phép đăng kí kinh doanh của quý công ty, doanh nghiệp

Ngoại trừ hội thảo du học, một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung chương trình tổ chức và danh sách khách mời.

Quý công ty cũng có thể tìm đến các công ty có kinh nghiệm trong việc tổ chức để có thể được đảm bảo quá trình xin giấy phép tổ chức hội nghị khách hàng, giúp cho hội nghị khách hàng của quý khách được diễn ra nhanh chóng và kịp thời.

Các cơ quan có thẩm quyền

Để có thể nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị khách hàng; quý khách có thể mang hồ sơ của mình đến những cơ quan sau:

• Sở văn hóa, thể thao và du lịch,
• Cục bản quyền tác giả,
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Đây là những nơi có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ và xem xét giải quyết, cấp giấy phép tổ chức cho quý doanh nghiệp.

Thời gian nộp hồ sơ

Theo như quy định của pháp luật; hồ sơ cần được nộp ít nhất là 10 ngày trước khi diễn ra hội nghị khách hàng để có thể xin giấy phép. Chính vì vậy, quý công ty nên chú ý ngày giờ, đặc biệt là giờ làm việc hành chính của những cơ quan nhà nước, để có thể nộp hồ sơ đúng hạn và kịp thời, đảm bảo cho chương trình hội nghị khách hàng được diễn ra đúng theo dự kiến, tránh gặp phải trường hợp hi hữu như không kịp xin cấp phép mà dẫn đến việc phải dời ngày tổ chức.

Phía trên là những hướng dẫn để quý khách có thể xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng. Tại XooEvent, chúng tôi luôn mang đến cho các quý công ty dịch vụ tổ chức chương trình tốt nhất, đảm bảo về giấy tờ cũng nhưng các thủ tục cấp phép được diễn ra kịp thời. Chắc chắn XooEvent sẽ mang đến cho quý khách một chương trình hội nghị khách hàng hoàn hảo.

Tìm hiểu thêm:

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là chương trình có tính thường niên. Được nhiều doanh nghiệp quan thực hiện thời gian cần gần đây. Để tổ chức chương trình này doanh nghiệp cần phải tuân thủ; và đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, trong bài viết này, Xoo Event xin gửi thông tin liên quan đến quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần biết để lưu ý.

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một trong những hình thức sự kiện do doanh nghiệp tổ chức. Thông thường mỗi năm các doanh nghiệp sẽ tiến hành sự kiện này một lần.

Chương trình là nơi để doanh nghiệp trao đổi, giao lưu và lắng nghe những ý kiến đóng góp của khách hàng. Qua đó không ngừng hoàn thiện chất lượng từng dịch vụ, từng sản phẩm. Đồng thời duy trì mối quan hệ vững chắc với các khách hàng của mình.

Cụ thể các nội dung sẽ được thảo luận khi tổ chức hội nghị khách hàng. Như chính sách chăm sóc khách hàng, giới thiệu về các sản phẩm của công ty; bàn luận về những vấn đề khách hàng còn thấy bất cập chưa phù hợp, …

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đưa ra những lời phát biểu, ý kiến của công ty; về các vấn đề được đề cập tới trong hội nghị.

Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần biết?

Xin cấp phép

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện có quy mô với số lượng khách mời tham dự lớn. Nội dung hội nghị truyền tải sẽ tác động tới quan điểm và cách nhìn nhận của người nghe; về một vấn đề nhất định được thảo luận tới.

Vì vậy, để tránh những tư tưởng lễ giao phi pháp; hay những nội dung có sự sai lệch với quy chuẩn hay quy chuẩn pháp luật. Muốn tổ chức sự kiện này, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng.

Hồ sơ xin cấp phép thực hiện chương trình

Theo quy định của pháp luật thì tổ chức hội nghị khách hàng nói chung. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ, giấy tờ sau đây

• Tờ đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng
• Mục đích tổ chức hội nghị
• Chủ đề, thông điệp, nội dung mà hội truyền tải
• Địa điểm, thời gian tiến hành hội nghị
• Thành phần tham dự hội nghị (danh sách khách mời, đại biểu tham dự, số lượng thành viên cụ thể, người thuyết trình trong hội nghị,…)
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp tổ chức

 

 

Trường hợp đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị khách hàng là doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Thì hồ sơ cần bổ sung thêm thông tin về khách mời tham dự là người nước ngoài.

Ngoài ra, đối với một số doanh nghiệp hoạt động về các lĩnh vực du học. Phải có chứng nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực này. Cũng như các thông tin khác về chương trình đào tạo, trường lớp, học bổng du học,… mà phía công ty này cung ứng.

Cơ quan có thẩm quyền cấp phép

Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ và hồ sơ cần thiết. Nội dung quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ; chính là cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức sự kiện này.

Vì việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền rất quan trọng. Sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết các thủ tục về cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng. Để tiến hành triển khai kịp thời các nội dung khác của sự kiện. Theo đó:

• Với hồ sơ về tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp trong nước sẽ nộp tại sở ngoại vụ.
• Với hồ sơ về tổ chức hội nghị khách hàng  cho doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài sẽ nộp tại sở thông tin truyền thông.

Trên đây là một số quy định về tổ chức hội nghị khách hàng, Xoo Event gửi tới quý doanh nghiệp tham khảo. Ngoài ra, để đảm bảo toàn bộ tiến trình thực hiện sự kiện; quý vị hãy lựa chọn sử dụng các dịch vụ về tổ chức hội nghị khách hàng của Xoo Event. Để hiệu quả công việc được tối ưu và thành công nhất.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Làm thế nào để có được buổi hội nghị thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng. Nhằm khẳng định hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Và cũng là để quảng bá thêm thu hút những nhà đầu tư mới. Sự kiện quy tụ hàng loạt những khách mời quan trọng. Vậy khâu tổ chức cần hết sức thận trọng; và nên được tổ chức bởi top công ty tổ chức hội nghị khách hàng hàng đầu.  

Công ty tổ chức Sự Kiện – Du Lịch Xoo Event

Xoo Event được đánh giá cao trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và cung ứng các dịch vụ marketing. Có bề dày kinh nghiệm nhưng luôn học hỏi và chuyển mình theo xu hướng của thời đại. Xoo Event tâm niệm mang lại những giá trị tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của mình.

Xoo Event là một trong những top công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Vì biết tự định hướng thị trường trong khâu sáng tạo và học hỏi.

Để làm được điều này, đội ngũ nhân sự đều là những người trẻ. Tràn đầy năng lượng, nhiệt huyết và kiến thức sâu rộng về chuyên môn.

Hơn hết thảy, đối với mỗi một sự kiện long trọng như hội nghị khách hàng; chúng tôi lại có một quy trình bài bản riêng, thích hợp.

Xoo Event cũng luôn chú trọng vào những tiểu tiết và phát triển trên nền móng của sự hợp tác. Vì vậy đội ngũ nhà thầu phụ và chi nhánh có mặt trên toàn quốc cùng phối hợp trong đa dạng lĩnh vực.

Việt Star với thế mạnh trong việc thúc đẩy marketing; tối ưu hóa lợi ích của khách hàng trong mỗi sự kiện được tổ chức (Nguồn: Internet)

Việt Star với thế mạnh trong việc thúc đẩy marketing; tối ưu hóa lợi ích của khách hàng trong mỗi sự kiện được tổ chức. Đây chính là lý do hàng đầu để công ty nằm trong top công ty tổ chức hội nghị khách hàng.

Hội nghị khách hàng là cơ hội để công ty tiếp cận khách hàng. Tri ân khách hàng và củng cố thêm số lượng – chất lượng khách hàng của mình.

Nếu làm tốt và triệt để vấn đề marketing trong và sau sự kiện. Công ty sẽ đạt được lợi nhuận tối đa. Và hoàn thiện hình ảnh của mình trong mắt khách hàng hơn.

Brandsvietnam

Brandsvietnam có lẽ là công ty tổ chức sự kiện không còn lạ lẫm gì với doanh nghiệp. Vì luôn nằm trong top công ty tổ chức hội nghị khách hàng và nhiều sự kiện khác.

Brandsvietnam là công ty đa lĩnh vực cũng giống như Xoo Event. Có thâm niên làm việc trong ngành sự kiện hơn 6 năm. Và nhận được sự tín nhiệm của mọi người.

Brandsvietnam là công ty với quan điểm làm việc cởi mở và thân tình. Sẵn sàng tìm hiểu và thấu hiểu khách hàng của mình trong mỗi sự kiện. Cũng như nhiệt tình cung cấp các thông tin hữu ích, phù hợp đến với khách hàng.

Công ty Vietwind event

Là công ty trên 5 năm năm kinh nghiệm và lọt top công ty tổ chức hội nghị khách hàng.

Vietwind event lấy cảm hứng từ làn gió mới mẻ và dễ chịu. Để làm sao cung cấp cho khách hàng những sự kiện độc đáo mới lạ. Những giải pháp kinh doanh hiệu quả với chất lượng dịch vụ tuyệt hảo.

Đặc biệt, Vietwind có thế mạnh trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Kết hợp với hình thức du lịch trong ngoài nước đẳng cấp. Mang lại trải nghiệm hoàn toàn mới cho khách mời. Vì vậy, nhận được vinh dự tổ chức sự kiện cho nhiều công ty, tập đoàn lớn trong và ngoài nước.

Cho đến cùng, Xoo Event vẫn là công ty tổ chức sự kiện toàn diện nhất. Để chọn lựa sự yên tâm và chất lượng sự kiện, hãy chọn Xoo Event làm nhà tổ chức.

Tìm hiểu thêm:

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Từ lâu các buổi hội nghị khách hàng vẫn luôn được coi là sự kiện quan trọng. Giúp củng cố và tăng cường mối quan hệ gắn bó của khách hàng với doanh nghiệp. Quá trình chuẩn bị cho chương trình vì vậy thường diễn ra trong nhiều ngày. Luôn được lên kế hoạch tỉ mỉ cẩn thận cho từng khâu. Một trong số các khâu đó chính là quá trình lên kịch bản lời dẫn chương trình. Sau đây, XooEvent xin phác thảo một số gợi ý cho kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Quý vị có thể tham khảo khi có nhu cầu.

Theo đó, khi tổ chức bất kỳ chương trình nào. Người ta đều phải dành thời gian bàn bạc và chuẩn bị kỹ kịch bản. Gồm các tiết mục, nội dung diễn ra trong chương trình.

Với riêng vấn đề kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng. Không chỉ đặt ra yêu cầu về tính bao quát chi tiết. Mà cần sự sáng tạo, cuốn hút nhất định của MC để tạo được màu sắc riêng cho sự kiện.

Tuy nhiên, trong phần bài viết dưới đây. XooEvent sẽ chỉ cô đọng lại một cách tổng quát nhất; các nội dung kịch bản của chương trình hội nghị khách hàng sơ bộ với 3 phần như sau:

Kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng phần giới thiệu

Theo kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng, ngay khi chương trình được bắt đầu. MC sẽ bước ra sân khấu để tiến hành ổn định trật tự phía dưới sân khấu; và gửi lời chào đến khán giả. Câu nói đầu tiên của MC thông thường là một lời chào hỏi và chúc sức khỏe.

Tiếp đó MC sẽ giới thiệu doanh nghiệp, tên chương trình, mục đích tổ chức và các nội dung chính. Để qua đó, quan khách cơ bản nắm được chu trình tổ chức hội nghị để tiện theo dõi.

Nói chung, đây là phần dẫn dắt mở đầu cho chương trình. Cách diễn đạt “Kính thưa quý vị” là bắt buộc cho mỗi phần.

Kịch bản chương trình hội nghị phần nội dung

Mục đích tổ chức chương trình hội nghị khách hàng chủ yếu là tri ân khách hàng và tổng kết hoạt động doanh nghiệp.

Chính vì vậy, phần nội dung chương trình sẽ kéo dài. Với rất nhiều tiết mục phát biểu, giao lưu biểu diễn khác nhau. Nói cách khác, hầu hết kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng sẽ tập trung vào phần này.

Cụ thể, ngay khi khai mạc chương trình. MC sẽ lần lượt giới thiệu thành phần khách mời, đại biểu tham dự chương trình.

MC có thể chuẩn bị lời bình đồng thời nhấn mạnh sự có mặt của các cá nhân, đại lý, những người đã đạt thành tích tốt trong năm. Trong khi đó, những người ngồi dưới đang đã sẵn sàng nâng ly chúc mừng công ty.

Kế tiếp sẽ là các tiết mục xen kẽ các bài phát biểu; tiết mục giao lưu, biểu diễn văn nghệ và trò chơi tập thể. Nói chung là sẽ có rất nhiều công việc cần thực hiện.

Bởi vậy muốn làm tốt những điều này. Phía ban tổ chức cần có sự bàn bạc, thống nhất toàn bộ kịch bản dẫn chương trình với MC phụ trách trước khi chương trình diễn ra.

Lời dẫn kết thúc chương trình

Về nguyên tắc, khi đi đến cuối chương trình hội nghị. Lời dẫn của MC thường kết thúc bằng những câu cảm ơn, chúc sức khỏe. Và gửi gắm thông điệp đến các khách mời tham dự.

Lưu ý, những nội dung trên đây chỉ có tính chất tham khảo chung. Quý vị có dạng tùy ý thay đổi theo nội dung các thư mục mà mình mong muốn. Để nội dung chương trình hội nghị khách hàng của doanh nghiệp được hoàn thiện chi tiết và chỉn chu nhất.

Hơn nữa, với người làm nghề MC sự kiện. Muốn thành công phải không chỉ đòi hỏi sự kết hợp hiệu quả, nhuần nhuyễn vấn đề ngôn từ. Mà còn cần phải trau dồi những kỹ năng ứng biến và xử lý cần thiết.

Trên đây là phần tổng hợp một số nội dung liên quan đến kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. Quý vị có thể tham khảo khi có nhu cầu. Chúc hội nghị thành công tốt đẹp!

Nếu nói kịch bản hội nghị khách hàng thì không thể nào không xem xét kỹ và lên chi tiết. Đơn giản vì tính chất của hội nghị là để lại ấn tượng và tri ân khách hàng. Người đem lại lợi nhuận cho công ty nên việc tổ chức hội nghị khách hàng không thể có sai sót. Mấy gợi ý dưới đây sẽ giúp quý khách định hình được kịch bản hội nghị khách hàng một cách tổng quan.  

Đón khách mời tới hội nghị

Bắt đầu kịch bản hội nghị khách hàng với phần đón tiếp đại biểu, khách mời. Là tất yếu bởi họ sẽ đánh giá nhà tổ chức ngay từ khâu này. Ấn tượng ban đầu tốt hay không cũng ở đây.

Đón khách mời không chỉ đưa khách vào chỗ, mà còn hướng dẫn khách đường vào bãi đỗ xe. Chuẩn bị nhân sự đưa khách vào hay phải dựng lối đi cho khách theo hướng nhất định.

Sự chu đáo của nhà tổ chức sẽ được khách mời cảm nhận rõ nhất ở đây. Thêm vào sự trang trọng thì tốt nhất những người có chức vụ cao như quản lý, giám đốc; nên ở ngoài để đón tiếp những khách mời.

Phần này sẽ chiếm khá nhiều thời gian. Nhưng phải căn làm sao cho đúng lúc sự kiện bắt đầu. Thì khách mời đã yên vị để chuyển sang mục tiếp theo.

Khai mạc hội nghị khách hàng

Mục tiếp theo của kịch bản hội nghị khách hàng là khai mạc. Khai mạc là phần lễ quan trọng nhất của hội nghị khách hàng. Bởi nó làm rõ được mục đích tổ chức, giá trị hướng đến. Để khách hàng thấy được vai trò của mình trong hội nghị này.

Kịch bản hội nghị khách hàng sẽ tóm tắt nội dung bài phát biểu; người phát biểu và thời gian phát biểu. Nhưng trên thực tế, nhiều khi người phát biểu không có chuyên môn sẽ không chủ động được thời gian. Vậy nên MC cần nắm rõ để nhắc nhở khéo.

Khai mạc hội nghị khách hàng cũng là lúc để doanh nghiệp giới thiệu mình, công ty. Thể hiện sự tri ân đến toàn thể khách mời và khách hàng. Đã đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Nội dung văn nghệ – giải trí trong hội nghị

Kịch bản hội nghị khách hàng không thể thiếu những tiết mục văn nghệ. Để khiến không khí náo nhiệt, thư giãn hơn. Các tiết mục này đã được chuẩn bị và tập dượt từ trước; sắp xếp theo một thứ tự hợp lý.

Trong một số kịch bản hội nghị khách hàng. Trước khai mạc sẽ có tiết mục chào mừng, tạo không khí hứng khởi.

Sau khi khai mạc xong là một chuỗi những chương trình văn nghệ, giải trí. Xen kẽ với hoạt động tri ân như trao quà, giao lưu đối thoại; trả lời phỏng vấn báo giới, …. với thời gian chuẩn xác và nhân sự rõ ràng.

Trong phần nội dung chính này; cần có sự phối hợp từ rất nhiều nguồn nhân lực trong các bộ phận khác nhau. Nên rất cần sự chỉ đạo, điều phối nhanh nhạy; chắc chắn của người quản lý sự kiện một cách thông suốt.

Bế mạc hội nghị

Với một số sự kiện khách hàng có tiệc, bế mạc sẽ diễn ra khi bữa tiệc kết thúc. Ngoài ra, một số sự kiện không tiệc mặn. Thì bế mạc có thể diễn ra sau khi MC giới thiệu tiết mục văn nghệ cuối cùng.

Kịch bản hội nghị khách hàng nêu rõ nhiệm vụ của MC trong việc đảm bảo sự kiện kết thúc đúng lúc. Cũng như gửi lời cảm ơn, lời tạm biệt và lời chúc thượng lộ bình an đến khách mời.

Xoo Event với kinh nghiệm của mình, sẽ xây dựng một kịch bản chi tiết và rõ ràng nhất. Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Hơn hết, kịch bản sẽ được hiện thực hóa một cách tối ưu trên thực tế.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Làm thế nào để có được buổi hội nghị thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Một trong những dịp được cho là quan trọng bậc nhất đối với các công ty, doanh nghiệp; đó là hội nghị tri ân khách hàng. Đây là dịp tốt nhất để các công ty gửi lời cảm ơn, tri ân đến khách hàng; cũng như kéo dài mối quan hệ hợp tác giữa 2 bên. Bên cạnh đó, hội nghị còn giúp các doanh nghiệp mở rộng thêm quan hệ; tăng cường mối liên kết với khách hàng.

Hiểu được tầm quan trọng của hội nghị tri ân khách hàng; Xoo Event muốn mang đến cho quý công ty về những điều cần làm cho một hội nghị thành công.

Trước khi hội nghị tri ân khách hàng diễn ra

Đây chính là khoảng thời gian quan trọng nhất khi tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng. Đó là lúc ban tổ chức bắt đầu lên những ý tưởng đầu tiên để tạo nên một chương trình thành công. Vậy trong thời gian này, quý công ty cần chuẩn bị những gì?

Chọn thời gian tổ chức hội nghị

Thường khoảng thời gian thích hợp nhất để tổ chức một buổi hội nghị tri ân là vào cuối tuần. Nếu tổ chức vào ngày thường, rất nhiều vị khách có khả năng vướng bận lịch đi làm, đi họp. Chính vì vậy, thứ 7, chủ nhật thường là ngày hợp lý để tổ chức các chương trình.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào hoàn cảnh cũng như lịch rảnh của khách mời; quý khách có thể linh hoạt trong khâu này.

Lên danh sách khách mời

Quý công ty cần xác định được số khách mời càng chính xác càng tốt; để công tác chuẩn bị cũng như liên lạc gửi giấy mời trở nên thuận lợi hơn. Giấy mời nên được gửi đi ít nhất là 7 ngày trước khi hội nghị diễn ra. Điều này để thuận tiện cho những vị khách có thể sắp xếp thời gian tham dự.

Chọn địa điểm tổ chức

Tùy thuộc vào quy mô chương trình và số lượng khách mời; quý doanh nghiệp cần xác định được nơi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng phù hợp. Hiện nay, có rất nhiều trung tâm hội nghị được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu của mọi người.

Chính vì vậy, sẽ có rất đa dạng sự lựa chọn địa điểm dành cho quý khách.

Phân công nhân sự

Và tất nhiên một điều rằng, chỉ một thành viên không thể làm nên một chương trình thành công. Do đó, việc phân công nhân sự hợp lí là rất quan trọng.

Quý công ty nên chia nhân sự ra thành các nhóm; mỗi nhóm phụ trách một mảng riêng trong chương trình. Việc này sẽ giúp cho hội nghị diễn ra suôn sẻ hơn và dễ dàng hơn.

Xây dựng kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Đây có thể nói là phần chính trong giai đoạn này. Việc xây dựng được một kịch bản chương trình chỉn chu không phải là việc dễ dàng. Trong kịch bản, chương trình cần nêu được chi tiết về thời gian tổ chức, các tiết mục sắp xếp theo thời gian, kịch bản mc, công việc dành cho các nhóm nhân sự.

Đặc biệt, các tiết mục đó cần nêu bật lên chủ đề và mục đích của hội nghị tri ân; nhằm gây ấn tượng cho những vị khách tham dự.

Trong khi chương trình hội nghị tri ân khách hàng diễn ra

Đây là lúc mọi thứ quý công ty chuẩn bị trước chương trình sẽ được thực hiện. Trong khi diễn ra hội nghị, quý khách cần chú ý phân công nhân sự rõ ràng. Ví dụ như các mảng: đón khách, dẫn chương trình, phục vụ bàn, lễ tân, đồ ăn,…

Bên cạnh đó, bộ phận âm thanh ánh sáng cần có sự phối hợp ăn ý với ban tổ chức; để điều chỉnh các thiết bị một cách phù hợp.

Tất cả nhân sự của buổi hội nghị tri ân khách hàng cần nắm rõ kịch bản; tránh sự nhầm lẫn khi đang chạy chương trình. Đặc biệt, những đạo cụ cần để chạy chương trình hoặc những món quà để tặng cho khách hàng cũng cần được sắp xếp một cách hợp lý, điều này sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru hơn.

Bên trên là quy trình các bước cần thiết để tổ chức hội nghị khách hàng. Bên cạnh đó, quý công ty cũng có thể thuê các bên công ty tổ chức sự kiện bên ngoài. Các công ty này sẽ giúp quý vị tổ chức chương trình phù hợp. Xoo Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi hân hạnh được hỗ trợ doanh nghiệp có buổi hội nghị tri ân khách hàng thành công nhất.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Làm thế nào để có được buổi hội nghị thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Một trong những chiến lược gần đây được các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ triển khai nhằm thu hút khách hàng chính là tổ chức hội nghị khách hàng. Nhưng để có thể thu hút được sự tham gia của khách hàng tới các sự kiện này không hề đơn giản. Đặc biệt là khi số lượng các hội nghị diễn ra ngày càng nhiều; và tính cạnh tranh trong việc tìm kiếm khách hàng giữa các đơn vị bảo hiểm ngày càng lớn. Trong bài viết này, Xoo Event xin giới thiệu tới quý khách cách mời khách tham dự hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ; để quý khách có thể tham khảo thêm.

Hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ là gì?

Hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ là sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp bảo hiểm. Đây có thể được xem là kênh để doanh nghiệp bảo hiểm quảng bá tới các khách hàng tiềm năng về các sản phẩm. Đặc biệt là các sản phẩm mới; hoặc các ưu đãi mới trong các chương trình bảo hiểm của các doanh nghiệp bảo hiểm.

Mục đích của sự kiện này chính là thu hút khách hàng tiềm năng sử dụng các sản phẩm bảo hiểm của các doanh nghiệp.

Chính vì vậy, thu hút tối đa số lượng khách hàng tham dự sự kiện chính là nhiệm vụ then chốt mà ban tổ chức cần phải thực hiện được.

Cách mời khách tham dự hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ

Để có thể tăng khả năng thành công trong việc thu hút khách tham dự hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ. Ban tổ chức có thể tham khảo các yếu tố dưới đây:

Lựa chọn khách mời phù hợp

Lựa chọn khách mời phù hợp với các sản phẩm được giới thiệu trong hội nghị sẽ giúp khách mời có sự hứng thú. Và điều này sẽ giúp tăng khả năng khách mời đồng ý tham dự hơn.

Khách mời phù hợp chủ yếu được đánh giá trên sự phù hợp về tài chính. Doanh nghiệp cần hướng tới khách hàng có thu nhập ổn định; mức lương đảm bảo cho khả năng chi tiêu. Cũng như chi trả hằng tháng; hoặc hằng năm cho gói sản phẩm bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đang muốn tiếp thị.

Đưa ra các gói sản phẩm mới hoặc các ưu đãi bảo hiểm sắp triển khai tới khách hàng

Khi gửi lời mời tham dự tới các khách hàng tiềm năng. Đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bảo hiểm cần tập trung tới các gói bảo hiểm mới; hoặc các ưu đãi trong các chương trình bảo hiểm sắp được triển khai trong hội nghị bảo hiểm đến khách hàng.

Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy hào hứng hơn để có thể cân nhắc tham dự hội nghị.

Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu khách hàng trước khi đưa ra lời mời

Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu khách hàng sẽ giúp đơn vị bảo hiểm nắm bắt được các thông tin cơ bản của khách hàng. Từ đó đưa ra các gói sản phẩm phù hợp; cũng như đánh giá tính phù hợp của nội dung hội nghị khách hàng bảo hiểm sắp tới; với nhu cầu thực tế của khách hàng.

Điều này sẽ giúp ban tổ chức có thể đưa ra lời mời phù hợp tới từng đối tượng khách hàng. Cũng như tăng khả năng tham dự hội nghị; nếu chủ đề của hội nghị là phù hợp với nhu cầu thực tế của khách.

Triển khai các chương trình ưu đãi, tặng quà cho chương trình

Việc triển khai các chương trình ưu đãi; hoặc tặng quà trong chương trình hội nghị là cách để các doanh nghiệp bảo hiểm thu hút được khách hàng đến với sự kiện.

Đây là cách thức đánh vào tâm lý tò mò; mong muốn được hưởng ưu đãi hoặc quà tặng của người dân. Đã được rất nhiều đơn vị áp dụng và rất thành công mà doanh nghiệp bảo hiểm cũng có thể thực hiện.

Trên đây là các yếu tố giúp doanh nghiệp bảo hiểm thành công trong việc mời khách tham dự hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ mà Xoo Event muốn chia sẻ tới quý bạn đọc. Hãy liên hệ với chúng tôi để có thể được giải đáp các thắc mắc liên quan tới chủ đề này một cách miễn phí và chuyên nghiệp.

»»» Tìm hiểu thêm: Những tiết mục tạo điểm nhấn cho Year end party

Tổ chức Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng được các công ty, doanh nghiệp tổ chức thường xuyên; nhằm tạo môi trường để các khách hàng có dịp gặp gỡ, hội thảo. Và để các công ty, doanh nghiệp lấy ý kiến khách hàng về những sản phẩm của mình sản xuất. Tổ chức bất kỳ sự kiện nào nói chung; hay tổ chức hội nghị khách hàng nói riêng; đều có những chi phí nhất định phục vụ cho khâu chuẩn bị, tổ chức. Dưới đây là một số chi phí tổ chức hội nghị khách hàng; mà các công ty, doanh nghiệp cần cân nhắc và hoạch định rõ ràng.

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng gồm thống trang thiết bị

Khi tổ chức hội nghị khách hàng; có rất nhiều trang thiết bị cần thiết như:

• Hệ thống âm thanh (loa, đài, micro,…).
• Hệ thống ánh sáng.

Ngoài ra còn phải kể đến không gian; địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần có đầy đủ những trang thiết bị cần thiết. Chỗ ngồi của khách hàng cần được chú ý và chuẩn bị một cách cẩn thận nhất.

Đối với một số công ty, doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với buổi tiệc có bữa ăn. Nên chi phí tổ chức hội nghị khách hàng sẽ tăng lên.

Phần chi phí dành cho hệ thống trang thiết bị để tổ chức hội nghị khách hàng cần được vạch ra rõ ràng.

Cần dành ra khoản chi phí tương đối để chuẩn bị được trang thiết bị chất lượng nhất; thì mới có thể tổ chức được một buổi hội nghị thành công.

Chi phí cho đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình

Đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình là những người quan trọng nhất; dẫn dắt buổi hội nghị được diễn ra theo đúng kế hoạch, đúng mục đích.

Những người không thể thiếu để tổ chức buổi hội nghị có thể nói đến là MC; đội hậu cần chạy việc.

Hiện nay với xu hướng, nhu cầu chung của mọi người; thì cũng nhiều công ty, doanh nghiệp đã dành thêm nhiều chi phí để thuê những ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa, hoặc các ảo thuật gia; để mang đến cho hội nghị khách hàng một không khí mới, vui tươi và tràn đầy tính nghệ thuật.

Ngoài ra, cũng có nhiều công ty, doanh nghiệp muốn lưu giữ lại khoảnh khắc quan trọng. Nên sẽ thuê thêm đội ngũ thợ quay phim, chụp ảnh; để ghi lại những hình ảnh trong buổi hội nghị khách hàng.

Như vậy, tuỳ theo mục đích, nhu cầu của mình mà quý khách có thể liệt kê ra những nhân sự cần thực hiện chương trình; và dành ra một khoản chi phí phù hợp cho phần nội dung này.

Chi phí thiết kế, lên ý tưởng, tổ chức chương trình

Thông thường, các công ty, doanh nghiệp sẽ cùng hợp tác với các công ty, trung tâm tổ chức sự kiện. Để được tư vấn về việc tổ chức buổi hội nghị khách hàng.

Theo đó thì các công ty, doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí vào phần thiết kế; lên ý tưởng và thực hiện tổ chức chương trình cho những công ty sự kiện này.

Tuỳ vào từng khả năng thực hiện mà các công ty, doanh nghiệp có thể đưa ra những mức giá khác nhau; sao cho tiết kiệm chi phí một cách tối đa.

Trên đây là một số chi phí tổ chức hội nghị khách hàng mà quý khách cần lưu ý khi tổ chức. Là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp; Xoo Event có kinh nghiệm, chuyên tổ chức hội nghị khách hàng cho nhiều công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ. Hãy liên hệ ngay với Xoo Event để nhận được báo giá tốt nhất.

»»» Tìm hiểu thêm:  Mẫu giấy mời hội nghị khách hàng gồm những gì?

Tổ chức Hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể giao lưu, hợp tác; giúp gắn kết hơn mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đặc biệt là các đối tượng khách hàng lớn, khách hàng thân thiết, như các đối tác kinh doanh. Trong nội dung bài viết này, Xoo Event sẽ hướng dẫn cách tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp để quý khách tham khảo.

Lựa chọn địa điểm

Địa điểm là yếu tố không thể thiếu; và cần được chuẩn bị từ sớm cho việc tổ chức các sự kiện lớn như hội nghị khách hàng.

Đối với tính chất của sự kiện này; địa điểm thường được lựa chọn là các văn phòng hội nghị lớn, có tính chất kín, đảm bảo diện tích không gian rộng ;để có thể đón tiếp một lượng lớn khách mời tham gia.

Đồng thời cũng phải đảm bảo sự sang trọng, lịch sự; nhằm phù hợp với tính chất quan trọng của chương trình hội nghị khách hàng.

Lên kế hoạch về thời gian tổ chức

Việc xác định thời gian tổ chức sẽ giúp ban tổ chức chủ động được lịch trình cách thuận lợi.

Ban tổ chức nên lựa chọn thời gian tổ chức vào các ngày thứ 7, chủ nhật; hoặc các thời điểm giữa năm để đảm bảo khách mời không quá bận rộn. Điều này giúp đảm bảo số lượng khách mời tham dự chương trình được đông đủ hơn.

Ngoài ra, ban tổ chức sau khi đã lựa chọn được thời gian, địa điểm cho chương trình; thì cần báo sớm cho khách mời để họ có thể lên phương án di chuyển; và sắp xếp công việc để tham dự được sự kiện này.

Lên danh sách khách mời

Một trong những cách tổ chức hội nghị khách hàng thành công là phải hoạch định đúng số lượng khách mời. Lên danh sách khách mời sớm sẽ đảm bảo cho ban tổ chức lựa chọn được địa điểm; và lên kịch bản tổ chức chương trình phù hợp.

Thuận lợi cho việc thiết kế in ấn thiệp mời và đặt bàn tiệc nếu có.

Chuẩn bị tốt khâu hậu cần là cách tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Để đảm bảo cho việc tổ chức thành công chương trình hội nghị khách hàng, ban tổ chức cần chuẩn bị tốt các khâu hậu cần như:

• Nhân lực: Lựa chọn nhân lực đủ đảm bảo phục vụ chu đáo cho chương trình. Bao gồm nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ, MC, nhân viên kĩ thuật…
• Trang trí hội trường: Trang trí hội trường cần được hoàn tất trước ngày diễn ra hội nghị ít nhất 1 ngày. Để có thể tổng duyệt, khắc phục sớm các sự cố xảy ra; và đảm bảo sự chuyên nghiệp cho hội nghị khách hàng.
• Chi phí: Ban tổ chức cần đảm bảo chuẩn bị đủ chi phí; để phục vụ cho việc tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, đầy đủ, phù hợp.

Lên kịch bản chi tiết để tổ chức chương trình hội nghị khách hàng

Lên kịch bản là bước quan trọng và quyết định trực tiếp tới sự thành công của cả chương trình. Chính vì vậy, ban tổ chức cần lên kịch bản từ sớm. Tham khảo kinh nghiệm tổ chức chương trình của nhiều đơn vị khác; hoặc các chương trình trước đó của doanh nghiệp. Để có thêm kinh nghiệm cũng như ý tưởng để tạo sự độc đáo, hấp dẫn và thu hút cho chương trình.

Nhìn chung, kịch bản cho chương trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp; cần phải có đủ hai phần là phần lễ và phần tiệc với các mục sau:

• Khai mạc chương trình và giới thiệu các đại biểu, khách mời tham dự.
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu, nói lời tri ân tới khách hàng. Tặng hoa và quà cho khách mời, đối tác tham dự và các cá nhân có thành tích.
• Tổ chức biểu diễn các tiết mục giúp tăng phần sôi động cho chương trình và khai tiệc.
• Kết thúc, đại diện doanh nghiệp phát biểu và gửi lời cảm ơn tới các khách mời.

Ngoài ra, trong kịch bản, ban tổ chức cũng cần dự trù các phương án để xử lý các trường hợp phát sinh. Để có thể đảm bảo quá trình tổ chức sự kiện được xuyên suốt, chuyên nghiệp.

Trên đây là các bước hướng dẫn cách tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp của Xoo Event. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tình.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước hiệu quả

Quy định về tổ chức hội thảo doanh nghiệp cần biết

Tổ chức hội nghị khách hàng là cách mà nhiều doanh nghiệp sử dụng để hiểu rõ những mong muốn; và tri ân người mang đến lợi nhuận cho công ty. Mở đầu sự kiện bằng một bài phát biểu hội nghị khách hàng hay bao giờ cũng để lại ấn tượng ban đầu rất tốt. Giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ về lâu về dài. Tuy nhiên, không phải cứ nói hay – nói giỏi là được. Mà nhiều khi cũng cần những “mánh khóe” để thu hút sự tập trung của khách mời.

Bài phát biểu hội nghị khách hàng hay cần lựa chọn đúng người nói

Người MC chính là sự lựa chọn đầu tiên cho việc thể hiện bài phát biểu. Bên cạnh đó; họ cũng có khiếu ăn nói nên dễ dàng nói được một bài phát biểu hội nghị khách hàng hay.

Tuy nhiên, nhiều khách hàng cảm thấy không được tôn trọng khi người nói là MC. Họ cần nghe từ chính những người quản lý; sáng lập ra doanh nghiệp thể hiện bài phát biểu.

Hơn thế nữa, sự xuất hiện của những người có vị thế cũng thu hút sự chú ý của khách mời hơn.

Bài phát biểu hội nghị khách hàng hay sẽ phụ thuộc vào lựa chọn người phát biểu. Với tiêu chí vừa nói hay, tự tin lại có địa vị sẽ là tốt nhất.

Để đảm bảo được tinh thần hội nghị khách hàng, lấy khách hàng là trung tâm; thì sự xuất hiện của những người này đặc biệt quan trọng. Vì nó thể hiện sự trang trọng tối thiểu với khách mời; cũng chính là khách hàng của doanh nghiệp.

Chú trọng vào bố cục và nội dung xuyên suốt bài phát biểu

Người phát biểu quan trọng nhưng nội dung vẫn là thứ quan trọng nhất. Không thể để một bài phát biểu mở đầu mà lủng củng; không đủ nội dung cần thiết mà lại quá rườm rà.

Nội dung lộn xộn như vậy cũng khiến cho người phát biểu trở nên lúng túng trên sân khấu. Không đảm bảo được tính hình thức; cũng như cảm xúc của khách mời sự kiện.

Để làm được điều này; cần có một người soạn thảo bài phát biểu hội nghị khách hàng hay.

Người này nên tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp, công ty; và mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng.

Bên cạnh đó cũng cần nắm được cấu trúc một bài phát biểu. Bao gồm những nội dung chủ đạo gì; và bố trí các mục sao cho hợp lý, liền mạch, dễ theo dõi.

Xác định thời gian phát biểu hợp lý, ngắn gọn – súc tích

Xem thêm:

Đại hội cổ đông thường niên của “Nhà tiên phong Công Nghệ” FPT 2019

Mọi sự kiện đều có kịch bản riêng. Bao gồm toàn bộ nội dung, thời gian, nhân sự cho từng tiết mục riêng biệt.

Đặc biệt yếu tố về thời gian cần được tuân thủ chặt chẽ. Để không làm chệch quỹ đạo của cả chương trình; và đảm bảo khách mời theo dõi được tất cả chương trình mà không cảm thấy mệt.

Thời gian tối đa cho một bài phát biểu nên là 10 phút. Để tránh trường hợp người nói quá thích thú; và bị cuốn vào bài phát biểu của riêng mình. Cần có người kiểm soát và nhắc nhở ngay khi thời gian cho phần phát biểu kết thúc.

Trên thực tế, không thể kiểm soát gắt gao thời gian mà vẫn luôn có sự xê dịch. Nên bản thần người phát biểu; hay MC trong sự kiện nên tập dượt trước để làm chủ thời gian của chính mình. Việc này vừa đem đến bài phát biểu hay; ngắn gọn, xúc tích; lại đảm bảo được sự kiện diễn ra trọn vẹn, suôn sẻ.

Với những lưu ý trên; hy vọng có thể giúp ích cho quý khách trong việc lên bài phát biểu hội nghị khách hàng hay. Trong trường hợp gặp các vấn đề bất cập trong việc tổ chức hội nghị. Quý khách đừng ngần ngại liên hệ ngay đến chúng tôi; để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tình!

Tải nhanh:

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Cách tổ chức hội nghị thành công gây ấn tượng

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Khách hàng là đối tượng phục vụ của tất cả các ngành sản xuất đến dịch vụ. Doanh thu của tất cả các công ty bắt nguồn từ khách hàng. Nên để làm sao duy trì được khách hàng thân thiết; cũng như mở rộng thêm những khách hàng mới luôn là bài toán của các doanh nghiệp. Một trong những cách giải quyết bài toán đó chính là tổ chức hội nghị khách hàng. Trong đó có việc lấy ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng làm trọng điểm.  

Dạ tiệc Đen và Trắng

Tên gọi của những bữa tiệc này xuất phát từ màu sắc chủ đạo cũng như tính chất của ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng.

Dạ tiệc trắng, đen được bắt đầu từ những kinh đô lớn trên thế giới như New York, Paris. Và dần dần trở thành bữa ăn tinh thần, sự kiện thường niên không thể thiếu của người dân các thành phố này.

Lấy sự tinh tế và sang trọng làm chủ đạo. Trong khi dạ tiệc đen thiên về sự kiểu cách đứng đắn; thì dạ tiệc trắng mang lại cảm giác thư thái, thân thiện hơn nhiều.

Không chỉ quần áo tông trắng, đen, những phụ kiện đi kèm; và thiết bị phục vụ trong sự kiện cũng được cầu kỳ chuẩn bị cho phù hợp với chủ đề.

Đến với sự kiện này, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp từ đầu đến cuối. Đầu tiên nhờ vào tông màu cơ bản. Và cũng là từ thái độ phục vụ chuẩn chỉnh của các đơn vị tổ chức sự kiện.

Ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng với dạ tiệc Đỏ

Gần gũi với người dân Việt Nam hơn chính là dạ tiệc đỏ. Lấy tông màu đỏ làm chủ đạo để trang trí và xác định trang phục.

Bởi lẽ màu đỏ mang lại sự rạo rực, đại diện cho sự phát triển nhanh mạnh. Cũng là màu sắc thu hút được sự chú ý của rất nhiều người; kể cả khách mời lẫn khách vãng lai.

Ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng với tông màu đỏ cũng đem đến nhiều sự lựa chọn hơn trong việc trang trí; setup sân khấu, hệ thống đèn led thuận thiện hơn cho các đơn vị tổ chức.

Dạ tiệc đỏ thường được kết hợp cùng với giới thiệu sản phẩm. Với mong muốn mang lại sự may mắn cho sản phẩm mới. Đưa sản phẩm đó đến với cả người tiêu dùng thân thiết; lẫn những khách hàng tò mò, bị thu hút bởi hội nghị.

Dạ tiệc Ánh sáng

Có thể nói đây là ý tưởng tổ chức hội nghị tri ân khách hàng được chú ý nhất trong thời gian trở lại đây. Vì nó ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vào trong một sự kiện.

Những màn trình diễn ánh sáng rực rỡ phối hợp cùng âm nhạc; hay đài phun nước hoành tráng làm cho khách mời cảm thấy cực kỳ thích thú.

Thông thường, ý tưởng này sẽ có địa điểm ngoài trời rộng lớn; kết hợp cùng hệ thống chiếu sáng tối tân. Ngoài ra, việc sử dụng ánh sáng trên các màn hình LED trên các tòa nhà cao tầng; cũng là một cách biểu diễn ánh sáng tiêu biểu.

Xoo Event luôn không ngừng sáng tạo để có thể đem đến cho quý khách hàng những ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng độc đáo nhất. Đảm bảo được ý nghĩa cũng như mục đích tổ chức sự kiện đó. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức các sự kiện. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình!

»»» Tìm hiểu thêm:

Tổ chức Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Khách hàng là đối tượng cần được quan tâm và chăm sóc tận tình hơn cả. Thông thường, các công ty, doanh nghiệp sẽ tổ chức hội nghị tri ân khách hàng 3 – 4 lần một năm vào từng mùa; từng dịp sự kiện nhất định. Dưới đây là một số thông tin để giúp cho các công ty, doanh nghiệp, nhãn hàng hiểu rõ hơn về tiệc tri ân khách hàng để có thể tổ chức được một bữa tiệc ý nghĩa nhất.

Xem thêm:

Lễ tri ân vinh danh đối tác xuất sắc của ứng dụng đặt xe Be

Tri ân khách hàng là gì?

Có thể hiểu tri ân khách hàng là hoạt động tặng quà; hoặc dành những ưu đãi, khuyến mãi nhất định dành cho những khách hàng tiềm năng; những khách hàng thường xuyên mua sản phẩm của công ty với số lượng lớn và nhiều lần.

Khách hàng là đối tượng tiêu thụ và sử dụng sản phẩm của mình. Nên các nhãn hàng có trách nhiệm phải đảm bảo chất lượng sản phẩm; và đảm bảo chất lượng dịch vụ để làm hài lòng khách hàng. Cũng như đem lại doanh thu cho thương hiệu mình.

Có nhiều hoạt động cho việc tri ân khách hàng. Nhưng hầu hết các nhãn hàng thường tổ chức những buổi tiệc tri ân khách hàng cùng những món quà tặng hấp dẫn.

Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Ý nghĩa đối với khách hàng

Khi mua được một sản phẩm ưng ý, tâm lý của khách hàng là sẽ mua thêm; tìm hiểu thêm về những sản phẩm khác của cửa hàng.

Và nếu chất lượng các sản phẩm đều tốt thì mọi người không ngại gì mà không mua thêm nhiều sản phẩm khác cho những lần sau nữa.

Vì vậy, việc đảm bảo chất lượng, gây dựng lòng tin ở khách hàng là rất quan trọng. Nó mang lại doanh thu lớn cho công ty; giữ lại những khách hàng trung thành.

Chính vì thế, việc tri ân, tặng cho họ những món quà; những sản phẩm chất lượng của thương hiệu này là một điều rất có ý nghĩa với khách hàng.

Khách hàng sẽ cảm thấy vui vẻ, hài lòng về chương trình tri ân; hài lòng với dịch vụ này để tiếp tục mua hàng để ủng hộ các thương hiệu đó.

Ý nghĩa đối với doanh nghiệp

Việc tri ân khách hàng là một điều tất yếu, bắt buộc của các doanh nghiệp. Nhờ những lễ tri ân khách hàng; các doanh nghiệp có thể thể hiện được lòng biết ơn và sự tôn trọng dành cho khách hàng.

Từ đó thể hiện được mong muốn hợp tác lâu dài để cùng nhau phát triển. Hơn nữa, tiệc tri ân khách hàng còn giúp cho các doanh nghiệp khẳng định được chất lượng dịch vụ; thương hiệu của mình trong lòng mọi người.

Cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng hiệu quả

Lên danh sách khách mời

Các công ty, doanh nghiệp cần lên danh sách những khách mời cho buổi lễ. Và gửi thiệp mời; có thể trực tiếp hoặc qua email.

Danh sách khách mời rất quan trọng bởi nó còn ảnh hưởng đến khâu chuẩn bị tổ chức; thuê địa điểm và chuẩn bị ghế ngồi cho buổi lễ tri ân khách hàng.

Xem nhanh:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Lên ý tưởng chương trình

Ý tưởng chương trình cần được đội ngũ nhân sự của công ty, doanh nghiệp chuẩn bị chu đáo cùng nội dung, kế hoạch cụ thể.

Ý tưởng chương trình càng độc đáo thì sẽ để lại được ấn tượng cho mọi người. Tránh đi theo những lối cũ sẽ dễ gây nhàm chán, nhạt nhẽo.

Có kế hoạch sơ bộ cho tiệc tri ân khách hàng

Sau khi lên ý tưởng và có danh sách khách mời; đội ngũ thực hiện chương trình cần lập ra kế hoạch sơ bộ với những nội dung; và những gì cần chuẩn bị cho từng tiết mục cụ thể.

Đây là khâu quan trọng, giúp công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức được buổi lễ theo đúng định hướng, kế hoạch.

Tiến hành tổ chức hội nghị tri ân

Theo những gì đã chuẩn bị; các công ty, doanh nghiệp tiến hành tổ chức chương trình tri ân khách hàng với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp.

Cần có những phương án dự phòng để tránh tình trạng gặp phải sự cố khi tổ chức chương trình.

Trên đây là ý nghĩa và cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng mà Xoo Event muốn chia sẻ cho các công ty, doanh nghiệp để có thể tổ chức được một buổi lễ thành công và ý nghĩa nhất. Nếu quý khách có nhu cầu trong việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn tận tình!

Tìm hiểu thêm:

Top 3 ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng độc đáo

Mẫu thiết kế thư mời dự tiệc tri ân khách hàng chi tiết

Top 5 nhà hàng tổ chức tiệc tri ân khách hàng nổi tiếng được đánh giá cao

Tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành hoạt động thường niên trong chiến lược truyền thông; quảng bá thương hiệu của công ty, doanh nghiệp. Quy trình tổ chức chương trình luôn gồm nhiều khâu chuẩn bị cực kỳ công phu, tỉ mỉ. Trong đó, quan trọng nhất chính là việc lên kế hoạch danh sách khách mời tham dự. Sau đây là một số mẫu thư mời dự tiệc tri ân khách hàng; quý vị có thể tham khảo và lên ý tưởng cho công ty.

Mẫu thư mời dự tiệc tri ân khách hàng cần có những gì?

Trên thực tế, có nhiều cách để mời khách hàng tham dự hội nghị hội thảo như:

• Gọi điện trực tiếp
• Gửi qua trên email, fax
• Phát hành thiệp mời
• Thư mời tận tay

Song, dù là hình thức nào đi chăng nữa; thì nội dung các thư mời dự tiệc tri ân khách hàng bao giờ cũng phải đảm bảo đề cập đầy đủ các nội dung sau đây:

• Tên khách hàng, đối tác tham dự
• Tên, logo công ty, tên chương trình
• Thời gian, địa điểm tổ chức chương trình
• Bản đồ cụ thể hoá để đi đến địa điểm
• Thời lượng và các nội dung chương trình
• Cơ cấu giải thưởng khi tham gia buổi hội nghị tri ân khách hàng
• Một số thông tin liên hệ khác

Chú ý tạo dấu ấn chuyên nghiệp, chỉn chu qua việc thiết kế hình ảnh, chủ đề của thư mời; cũng như văn phong sử dụng:

• Phải là các ngôn từ trong sáng, dễ hiểu
• Phong cách lịch sự, trang trọng

Qua đó truyền tải được thiện chí và các thông điệp ý nghĩa đối với người nhận.

Mẫu thư mời dự hội nghị tri ân khách hàng

Nhìn chung, các mẫu thư mời dự tiệc tri ân khách hàng hiện nay thông thường sẽ gồm có 3 phần:

• Phần chào hỏi
• Phần nội dung
• Phần kết thúc cảm ơn

Theo đó, ở phần đầu thư mời sẽ là phần chào hỏi đồng thời đề cập đến lý do tổ chức chương trình.

Phần thứ hai là phần nội dung. Tại đây sẽ cần đề cập một cụ thể các thông tin về ngày giờ, địa điểm tổ chức, thời lượng các tiết mục,…

Còn ở phần kết thúc, đơn giản sẽ là lời cảm ơn; và nhắc nhở khách mời đến tham dự chương trình đúng giờ.

Để đi vào cụ thể từng nội dung này; quý vị có thể tham khảo thêm một số nguồn khác trên Internet.

Chú ý lựa chọn hình thức gửi thư sao cho đơn giản thuận tiện. Và đừng quên gọi điện xác nhận với khách trước bữa tiệc để họ chủ động sắp xếp lịch.

Trên đây là một số mẫu thư mời dự tiệc tri ân khách hàng của doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng. Hi vọng qua phần chia sẻ vừa rồi; quý vị đã tự xây dựng được cho mình những ý tưởng chương trình độc đáo, ấn tượng. Mọi thắc mắc và câu hỏi cần giải đáp, hãy liên hệ trực tiếp với Xoo Event để được hỗ trợ một cách tốt nhất!

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng chi tiết

Hướng dẫn cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng mang lại hiệu quả

Top 3 ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng thu hút nhất trong năm

Tiệc tri ân khách hàng là hoạt động được tổ chức thường niên được nhiều doanh nghiệp, công ty hiện nay. Sự kiện mang ý nghĩa là lời cảm ơn và tri ân từ phía các doanh nghiệp về sự tin tưởng của các khách hàng. Đồng thời cũng là cơ hội để những đơn vị này được giao lưu; tiếp nhận ý kiến phản hồi từ phía công chúng. Với ý nghĩa to lớn đó, quá trình chuẩn bị tổ chức cần phải thật sự chi tiết và chu đáo. Đặc biệt là về kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Trong bài viết này Xoo Event sẽ gửi tới quý khách mẫu kịch bản cho loại hình sự kiện trên để tham khảo thêm.

Kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng với quy trình đón khách

Đối với việc tổ chức Hội Nghị Khách Hàng; doanh nghiệp cần thực hiện các công việc cụ thể trong kịch bản gồm:

• Thời gian đón khách trong khoảng thời gian được ấn định sẵn. Trong lúc này, đội ngũ lễ tân sẽ thực hiện các nghi thức chào, cài hoa; và hỗ trợ check in cho các khách mời đến tham dự.
• Hướng dẫn và ổn định chỗ ngồi cho các khách trong khu vực thực hiện chương trình.
• Phục vụ nước, trà … và cung cấp tài liệu nếu có.
• Cùng lúc đội ngũ kỹ thuật phía sau sân sấu sẽ tiến hành kiểm tra; và rà soát lần cuối toàn bộ hệ thống máy móc, nhân lực, MC… để chuẩn bị thực hiện chương trình.

Khai mạc sự kiện tri ân khách hàng

Sau phần tiếp đón khách quan; khâu tiếp theo cần thực hiện trong kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chính là khai mạc sự kiện.

Trong phần này, để tạo điểm nhấn và gia tăng sự hứng thú cho các khách mời tới tham gia; thì không thể thiếu đi những tiết mục ca nhạc, văn nghệ đặc sắc.

• Người dẫn chương trình sẽ tiến hành giới thiệu từng tiết mục lên trình diễn.
• Kết thúc phần giao lưu văn nghệ; MC sẽ thay mặt đơn vị thực hiện chương trình trình bày lý do tổ chức Hội Nghị Khách Hàng
• Giới thiệu tên tuổi các khách mời và các thành phần đại biểu.
• Sau đó, MC sẽ mời đại diện đơn vị tổ chức chương trình lên phát biểu. Chính thức khai mạc hội nghị.

Nội dung chính trong kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Với ý nghĩa là lời cảm ơn và củng cố sự tin tưởng; mà các khách hàng và đối tác đã dành cho công ty. Nội dung các hoạt động trong kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng cần hướng tới làm nổi bật những thế mạnh của công ty.

Theo đó, nên triển khai các nội dung như:

• Trình chiếu các hình ảnh, video về lịch sử phát triển của công ty.
• Giao lưu với các khách quan; mời một số cá nhân khách hàng lên bày tỏ suy nghĩ và đóng góp ý kiến.
• Đại biểu công ty lên phát biểu, nói lời tri ân gửi tới các khách hàng và đối tác.
• Kết thúc phần nội dung chính của hội nghị. Đại diện công ty sẽ tuyên bố khai tiệc và mời khách quan dùng tiệc.

Kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng với khâu tiễn khách

Trong quá trình khách mời dùng tiệc; đội ngũ lễ tân sẽ quay lại vị trí cổng chính để chuẩn bị thực hiện tiễn khách.  Mỗi vị khách sẽ nhận một món quà kỷ niệm nhỏ do công ty chuẩn bị từ trước (nếu có). Các nhân viên sẽ hướng dẫn lối ra và khu vực đỗ xe để hỗ trợ các khách quan.

Trên đây là những thông tin sơ bộ về mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng để quý độc giả tham khảo thêm. Nếu quý vị còn gặp khó khăn trong quá trình tổ chức Hội Nghị Khách Hàng. Hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được hỗ trợ và cung cấp những dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

Kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm 2020

 Tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân đối tác, khách hàng với quy mô hoành tráng đều là những sự kiện thường niên của nhiều doanh nghiệp. Tuy vậy, một số kế toán hiện nay đang tỏ ra hết sức lúng túng với việc kê khai các loại chi phí; chứng từ tổ chức những chương trình hội nghị như trên. Vì thế Xoo Event xin gửi đến quý vị một số hướng dẫn để hoàn thiện các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng bài viết sẽ đem đến cho quý doanh nghiệp những thông tin bổ ích, hiệu quả.

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hiện nay chúng ta đã không còn xa lạ gì với các khái niệm về hóa đơn, chứng từ trong mua sắm hằng ngày; cũng như việc thu chi trong phạm vi ngân sách của một doanh nghiệp.

Theo đó, chứng từ kế toán được hiểu là:

• Các giấy tờ liên quan khác ngoài hoá đơn
• Làm bằng chứng cho việc mua bán, trao đổi hàng hoá; các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
• Là căn cứ để doanh nghiệp tự hạch toán tài chính của mình

Các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng với quyết định phê duyệt của Giám Đốc

Như đã đề cập ở trên, chứng từ là loại tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế; được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán; và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý.

Chính vì vậy, khi chuẩn bị các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng. Về nguyên tắc, người ta luôn phải chờ có quyết định duyệt chi của hội đồng; hoặc ban giám đốc thì mới được chấp nhận về mặt hình thức và hiệu lực.

Cũng một phần do đây là những phần chi lớn và quan trọng nhằm mục đích hỗ trợ tiếp thị, truyền thông. Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; nên phải được kiểm soát và đảm bảo thực hiện một cách chặt chẽ.

Dự trù kinh phí, kế hoạch, chương trình hội nghị

Việc dự trù kinh phí, kế hoạch tổ chức một chương trình hội nghị bao giờ cũng phải được thể hiện thông qua một kế hoạch; hoặc đơn đề xuất cụ thể của đại diện ban tổ chức

Đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính dự kiến phát sinh. Loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng này cần phải đảm bảo tính phù hợp. Bao gồm các chi phí hợp lý và nhằm mục đích cốt lõi là tiến hành sự kiện một cách thuận lợi; thành công cũng như hiệu quả nhất.

Danh sách thành viên, khách mời tham dự

Quá trình xác định số lượng khách mời; danh sách các thành viên tham dự không chỉ là yếu tố tiên quyết để triển khai các nội dung công tác chuẩn bị. Mà còn làm căn cứ quan trọng cho việc hoàn thành các chứng từ, hóa đơn cần thiết.

Theo đó, ban tổ chức cần hết sức chú ý đến công tác phát hành thư mời; và tiến hành liên hệ xác nhận số lượng khách tham dự sự kiện ngay từ đầu.

Chứng từ, hóa đơn kèm theo kế hoạch (Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…)

Nhiều người trong chúng ta lâu nay thường có suy nghĩ; cứ có hóa đơn thôi là đủ được tính vào chi phí hợp lý hợp lệ và được khấu trừ thuế.

Đây thực sự là một quan niệm sai lầm bởi. Bởi trên thực tế, hóa đơn không phải là “bùa hộ thân”; mà chỉ là một phần nào đó trong bộ hồ sơ chứng từ mà thôi.

Đó là lý do khi hoàn thiện các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng; doanh nghiệp cần liệt kê, và tổng hợp một cách cụ thể tất cả các loại giấy tờ:

• Hợp đồng
• Biên bản thanh lý hợp đồng…

Để có các bằng chứng đầy đủ về những nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Qua đó có thể dễ dàng làm việc với các cơ quan nhà nước.

Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hợp đồng thuê

Hiện nay do phần lớn các doanh nghiệp đã và đang dần chuyển sang thuê ngoài toàn bộ các dịch vụ tổ chức sự kiện. Cho nên hợp đồng hợp tác của các bên có thể sẽ được coi là một loại giấy tờ, chứng từ cần thiết; và bắt buộc phải bổ sung khi có yêu cầu.

Trên đây là phần tổng hợp một số loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng các doanh nghiệp cần lưu ý. Chúc quý doanh nghiệp có được chương trình hội nghị thành công và suôn sẻ!

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Quy định về tổ chức hội thảo doanh nghiệp cần biết

Hội nghị nhà chung cư là hoạt động có tính thường niên; và diễn ra tại nhiều chung cư hiện nay. Với tính chất công trình là kết hợp của nhiều hộ gia đình trong một tòa nhà. Nên chất lượng dịch vụ và điều kiện sinh hoạt tại đây cần phải đảm bảo được nhu cầu; mong muốn của đa số các chủ hộ. Đó cũng chính là lý do mà tại đây thường xuyên có các hội nghị diễn ra. Thành phần bao gồm cư dân, các chuyên gia, khách mời… Nhằm bàn luận, nêu ý kiến về những vấn đề cụ thể. Vậy thực tế một hội nghị sẽ được diễn ra như thế nào? Kịch bản hội nghị nhà chung cư cần có những nội dung gì?… Xoo Event sẽ giúp quý khách hàng giải đáp các thắc mắc này. Thông qua những thông tin được chia sẻ trong nội dung bài viết dưới đây.

Tham khảo:

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết, hiệu quả

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Hội nghị nhà chung cư là buổi hội nghị được tổ chức bởi ban quản lý dự án, chủ sở hữu dành cho cư dân và khách hàng mua nhà tại dự án đó. Về tính chất buổi hội nghị này cũng như các thể loại chương trình hội nghị hội thảo khác; tuy nhiên ở đây sẽ đề cập đến dự án, bảo vệ, chi phí, hợp đồng mua bán, cho thuê… của nội bộ dự án đó.

Hội nghị nhà chung cư thường được tổ chức mỗi năm một lần. Hoặc khi có văn bản đề nghị của hơn 30% chủ sỡ hữu và người sử dụng dự án đó. Và trong thời hạn không quá 12 tháng, kể từ ngày nhà tòa nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có 50% căn hộ được bán trở lên thì chủ đầu tư, chủ sở hữu có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Nếu quá 12 tháng mà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì buổi hội nghị sẽ được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.

Những lưu ý khi lên kịch bản tổ chức hội nghị nhà chung cư

Tiếp đón cư dân và khách mời tham dự

Khâu tiếp đón là vấn đề đầu tiên cần được xây dựng trong kịch bản hội nghị nhà chung cư. Ở phần đầu của hội nghị. Đơn vị chủ quản cần tính toán một khoảng thời gian vừa đủ để tiến hành chào đón các vị khách. Đội ngũ lễ tân sẽ tiến hành hỗ trợ, hướng dẫn vị trí ngồi; cung cấp các tài liệu để khách mời tham khảo.

Tuy nhiên, lưu ý quý khách hàng cần xác định khoảng thời gian này sao cho hợp lý. Để tránh gây ảnh hưởng đến thời gian chính thức tiến hành hội nghị.

Kịch bản hội nghị nhà chung cư cần có mục giới thiệu các đại biểu, khách mời

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp có tính chất quan trọng. Nhằm bàn luận về các vấn đề cụ thể liên quan đến điều kiện sống nhiều hộ gia đình. Chính vì vậy, khi tiến hành hội nghị sẽ có sự tham gia của nhiều ban lãnh đạo; những cá nhân giữ chức vụ nòng cốt, các chuyên gia tiêu biểu…

Do đó trước khi chính thức khai mạc hội nghị, quý khách hàng cần giới thiệu tên tuổi của các đại biểu, các thành phần tham gia hội nghị để mọi thành viên đều có thể nắm bắt và dễ dàng theo dõi các diễn biến cụ thể của cuộc họp.

Ngoài ra, đây còn là phương thức bày tỏ sự cảm ơn của đơn vị tổ chức tới các khách mời, đại biểu đã bỏ thời gian, công sức đến góp mặt và đưa ra các ý kiến tại hội nghị này.

Báo cáo công tác quản lý vận hành, quỹ kinh phí bảo trì cụm chung cư trong năm

Một trong những vấn đề quan trọng, thu hút sự quan tâm của hầu hết các hội nghị nhà chung cư hiện nay chính là là công tác quản lý và kinh phí bảo trì xây dựng chung cư.

Bởi những vấn đề này đều có ảnh hưởng đến trực tiếp đời sống, sinh hoạt của các người dân, Theo đó, trong kịch bản hội nghị cần đưa ra bản báo cáo công tác quản lý vận hành và Quỹ kinh phí bảo trì Cụm chung cư trong năm. Báo cáo cần làm rõ cách thức vận hành, những hiệu quả và hạn chế còn tồn tại của hệ thống quản lý.

Đặc biệt về quỹ kinh phí bảo trì, phía đơn vị tổ chức sự kiện cần có thông kê cụ thể các khoản thu chi, các hạng mục tiến hành tu sửa bảo dưỡng,… để toàn hội nghị nắm bắt.

Trên cơ sở đó, các thành viên tham dự có cơ sở để nêu lên ý kiến, đánh giá về những ưu, nhược điểm mà công tác quản lý còn gặp phải. Từ đây, toàn hội nghị sẽ cùng hướng đến tìm kiếm những giải pháp, những thay đổi có tính phù hợp và hiệu quả hơn.

Tờ trình biểu quyết thông qua và công bố kết quả biểu quyết

Sau khi tiến hành xong các công đoạn về thảo luận, phân tích thực trạng quản lý, vấn đề tiếp theo cần được đề cập đến trong kịch bản hội nghị nhà chung cư là biểu quyết, đi đến kết luận cuối cùng. Chẳng hạn như vấn đề biểu quyết thành lập đoàn chủ tịch mới hoặc biểu quyết lựa chọn giải pháp tối ưu mà công tác quản lý chung cư cần áp dụng…

Dựa trên số lượng mà các thành viên tham gia đã bỏ phiếu. Đơn vị tổ chức cần thống kê kết quả thu được trong tờ trình biểu quyết. Để gửi lên đoàn chủ tịch hội nghị xác nhận. Sau khi tờ trình được thông qua. Hội nghị sẽ công bố kết luận cuối cùng; và tiến đến bế mạc hội nghị.

Trên đây là một số nội dung quan trọng quý khách hàng cần lưu ý; đề cập trong kịch bản tổ chức hội nghị nhà chung cư. Nếu có vấn đề còn thắc mắc hoặc khó khăn trong quá trình Tổ chức Hội Nghị Khách Hàng; Hãy liên hệ với Xoo Event để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết hơn.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành một trong những sự kiện quan trọng và thường niên trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Chính vì vậy, vấn đề xây dựng, thiết kế phòng hội nghị là một trong những nhu cầu cấp thiết; nhằm tiện lợi và dễ dàng trong việc tổ chức các buổi họp; cũng như nhiều hoạt động khác trong các cơ quan.

Đối với bố trí phòng hội nghị; hai yếu tố phải đặc biệt quan trọng chính là tính thẩm mỹ và sự tiện lợi trong khâu tổ chức sự kiện. Trong nội dung bài viết dưới đây; Xoo Event sẽ giới thiệu cho quý khách một số cách bố trí phòng hội nghị thông dụng, hợp với xu hướng hiện nay.

Bố trí phòng hội nghị theo kiểu theater – nhà hát

Với tính chất tổ chức sự kiện cho một lượng lớn người tham dự. Kiểu sắp xếp phòng hội nghị theo phong cách theater – nhà hát là một trong những kiểu sắp xếp cổ điển và thông dụng nhất.

Lấy ý tưởng từ việc bố trí không gian nhà hát. Phòng hội nghị sẽ có thiết kế gồm hai phần chính: phần ghế ngồi cho khán giả và phần bàn họp được đặt song song.

Kiểu sắp xếp này sẽ giúp cho những người tham dự có thể nhìn trực diện về phía đại biểu.

Từ đó, việc truyền đạt và trao đổi thông tin trong quá trình tổ chức hội nghị cũng trở nên dễ dàng hơn.

Cách bố trí phòng hội nghị theo phong cách nhà hát sẽ phù hợp với những hội nghị có tính chất giao lưu. Đúng như ý tưởng khởi nguồn của nó – cách bố trí nhà hát; giữa giới chuyên môn hoặc giới nghệ sĩ với khán giả khách mời.

Những buổi hội nghị mang tính chất học thuật sẽ không thật sự phù hợp với phong cách này; bởi sẽ khó khăn trong việc ghi chép.

Kiểu phòng hội nghị hình chữ U

Cách bố trí phòng hội nghị hình chữ U sẽ đặc biệt phù hợp với những buổi giao lưu tọa đàm học thuật. Hoặc môi trường công sở; như cuộc họp thường niên của ban lãnh đạo; buổi hội nghị tổng kết đánh giá chất lượng của các cơ quan đoàn thể.

Với thiết kế ghế chạy hình chữ U và một bục phát biểu được đặt ở vị trí  trung tâm; sẽ giúp hướng sự chú ý, tập trung của các thành viên tham gia hội nghị đến phần phát biểu của người nói một cách tối đa. Đặc biệt là phát biểu của các lãnh đạo.

Tuy nhiên, nhược điểm của cách bố trí này chính là không gian thường bị kéo dài. Không có sự phân bổ theo chiều ngang; nên khó có thể tận dụng được diện tích của phòng họp. Thông thường các phòng hội nghị kiểu này sẽ phải bố trí thêm các hàng ghế sau; để đảm bảo số lượng người tham gia.

Dù vậy, nhìn chung phòng họp kiểu chữ U cũng chỉ có sức chứa bé hơn 50 người. Và thường phù hợp với các cuộc họp nội bộ; hoặc các cuộc họp của ban lãnh đạo cấp cao, không mở rộng người tham gia.

Cách bố trí phòng hội nghị theo sơ đồ lớp học

Cách bố trí kiểu lớp học có lẽ là cách bố trí giao thao giữa hai cách bố trí trên; và khắc phục được phần nào những nhược điểm của hai cách bố trí phòng hội nghị trước.

Cũng được chia thành hai không gian chính: bao gồm phần ghế ngồi có thiết kế bàn cho người tham dự; và phần sân khấu cho các đại biểu lên phát biểu, tọa đàm, giao lưu. Cách bố trí phòng hội nghị kiểu lớp học giúp cho người nghe vừa ghi chép; lại có thể di chuyển thuận lợi, tận dụng được mọi hướng của không gian bài trí.

Điều này giúp cho những phòng hội nghị kiểu sơ đồ lớp học có sức chứa nhiều hơn so với hình chữ U. Vừa có thể linh hoạt; phù hợp với nhiều buổi hội nghị có tính chất từ học thuật đến giao lưu giải trí.

Ba cách bố trí phòng hội nghị mà Xoo Event vừa giới thiệu trên; mong rằng sẽ giúp ích được cho quý khách khi tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng tuy chỉ diễn ra vài giờ đồng hồ nhưng nó mang ý nghĩa và mục đích rất quan trọng. Giúp các công ty, doanh nghiệp hội thảo, giải quyết được những vấn đề còn vướng mắc; hoặc đưa ra những phương hướng để phát triển tập thể của mình.

Đôi khi hội nghị cũng có thể tổ chức để lấy ý kiến khách hàng. Vì vậy đây là sự kiện lôi cuốn nhiều tham gia với quy mô lớn. Việc thuê phòng hội nghị là một hoạt động cần được quan tâm; thực hiện một cách cẩn thận. Bởi phòng hội nghị là một trong các yếu tố xác định sự thành công của hội nghị. Dưới đây là một số lưu ý thuê phòng hội nghị mà các công ty, doanh nghiệp cần biết.

Sơ đồ hóa các vị trí của phòng để dễ tìm và hình dung

Lý do nên thuê phòng hội nghị chuyên nghiệp là vì các buổi hội nghị thường mang quy mô lớn; số lượng khách mời tham dự buổi hội nghị cũng khá đông. Nên doanh nghiệp thường phải tổ chức hội nghị ở các phòng có diện tích rộng lớn.

Tuy nhiên phòng hội nghị rộng đồng nghĩa với việc rất khó tìm và kiểm soát chỗ ngồi, chỗ đi lại.

Vì vậy, các công ty nên lựa chọn các phòng họp mà vị trí các chỗ ngồi được sơ đồ hóa. Giúp các khách mời có thể dễ dàng tìm kiếm; và hình dung được chỗ ngồi của mình và lối đi thuận tiện nhất.

Ví dụ như các khu ghế được xếp theo chữ cái A, B, C phù hợp với từng đối tượng khách mời; và có sơ đồ hướng dẫn ở các cửa ra vào của phòng hội nghị; để mọi người dễ dàng kiểm soát.

Đảm bảo chất lượng và mức độ an toàn của trang thiết bị

Các trang thiết bị được sử dụng trong buổi hội nghị khá nhiều. Nên doanh nghiệp phải kiểm soát; và đảm bảo được chất lượng của các trang thiết bị qua file bàn giao và phân chia trách nhiệm.

Quý khách cần tránh trường hợp các thiết bị rơi vào tình trạng hỏng hóc. Ảnh hưởng đến tiến độ và quá trình thực hiện buổi hội nghị.

Cùng với đó, sự an toàn của trang thiết bị cũng cần được đảm bảo. Nếu có sự cố xảy ra như cháy nổ; sẽ không chỉ làm ảnh hưởng tới buổi hội nghị. Mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của khách mời tham gia.

Các công ty, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra các trang thiết bị; trước khi bắt đầu thuê phòng hội nghị đó để tổ chức sự kiện.

Lưu ý thuê phòng hội nghị với sức chứa và bãi đỗ xe

Một lưu ý thuê phòng hội nghị khác là sức chứa và bãi đậu xe. Tùy thuộc vào quy mô; vấn đề cần được hội thảo mà doanh nghiệp lên danh sách các khách mời sao cho phù hợp; cần thiết với chủ đề của buổi hội thảo. Và tương ứng với số lượng khách mời; thì các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn được phòng hội nghị với sức chứa phù hợp.

Không nên quá rộng sẽ trống quá nhiều ghế ngồi và làm phí phạm ngân sách; chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị.

Ngoài ra, địa điểm tổ chức hội nghị phải có bãi đỗ xe rộng rãi. Để tất cả các khách mời có thể để xe thoải mái; và yên tâm về sự an toàn của phương tiện của mình khi đến tham gia hội nghị.

Hiện nay ở các trung tâm tổ chức sự kiện đều thiết kế hệ thống bãi đỗ xe thông minh; để khách hàng được thoải mái nhất; không cần chờ đợi lộn xộn trong tình cảnh tìm xe, lấy xe.

Trên đây là một số lưu ý thuê phòng hội nghị mà Xoo Event muốn nhấn mạnh để các công ty, doanh nghiệp có thể rút kinh nghiệm; để tổ chức được những buổi hội nghị thành công nhất; phục vụ cho mục đích phát triển của công ty mình. Nếu quý khách có nhu cầu; hoặc thắc mắc về dịch vụ tổ chức hội nghị của Xoo Event; hoặc các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Khách sạn là một trong những địa điểm lý tưởng và đỉnh cao được chọn làm nơi tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị khách hàng; các buổi giới thiệu, quảng cáo. Tuy nhiên, trên khắp các tỉnh thành; nhất là ở các thành phố lớn thường có rất nhiều loại hình khách sạn. Khiến công ty không biết chọn lọc theo phương thức nào cho đúng.

Hiểu được khó khăn này, Xoo Event xin chia sẻ kinh nghiệm cho doanh nghiệp cách thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp. Tô điểm thêm vào hồ sơ năng lực và tín nhiệm của công ty trên thị trường doanh nghiệp đa dạng; và nhiều biến động hiện nay.

Xác định mục đích của hội nghị, hội thảo

Mỗi buổi hội nghị, sự kiện có một nội dung và motip để chương trình được dàn trải theo cách khác nhau.

Để có thể thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp phù hợp thì doanh nghiệp cần phải xác định được mục đích hướng đến. Ví dụ: Nếu hội nghị tiếp đón đối tác làm ăn, khách VIP cùng hợp tác dự án kinh doanh… thì phòng hội nghị, hội thảo phải mang đẳng cấp cao như khách sạn 4 hay 5 sao. Thể hiện được sự sang trọng, lịch sự.

Ngược lại, tổ chức sự kiện cho nhân viên nhằm thể hiện tinh thần đoàn kết trong công ty; trau dồi năng lực và nghiệp vụ của nhân viên thì không gian cần sự ấm cúng, đơn giản nhưng hiện đại…

Như vậy, việc xác định được mục đích của hội thảo sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ đưa ra được sự lựa chọn hơn. Hay tối thiểu là khoanh vùng được top 5 những khách sạn có thể sử dụng. Tránh được những sai lầm khi tổ chức hội nghị đáng tiếc cho doanh nghiệp.

Xác định quy mô khi tiến hành thiết kế phòng hội thảo

Số lượng khách đến tham dự? Số lượng bàn tiệc?…. là những thông số phản ánh lên quy mô của sự kiện.

Với sự kiện lớn mang tầm quốc gia thì phòng hội nghị phải rộng; để đủ sức chứa, tránh tình trạng thuê địa điểm nhỏ so với quy mô. Sẽ dẫn đến ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp cho khách đến tham dự.

Mặt khác, nếu tổ chức hội nghị quy mô từ 200 – 500 khách.Thì cũng không cần thiết phải thuê một phòng hội nghị tại khách sạn quá lớn; vừa tốn chi phí lại không có sự kết nối.

Như vậy, việc xác định quy mô hội nghị là một trong những yếu tố; mà các doanh nghiệp cần phải chú ý để thuê địa điểm dễ dàng hơn.

Bài trí và sắp xếp bố cục theo tiêu chuẩn thiết kế phòng hội thảo

Bố cục phòng hội thảo nên được sơ đồ hoá và sắp xếp hợp lý dựa trên các khu vực.

Bố cục thiết kế bao gồm: khu vực khán đài; dãy ghế giám khảo diễn giả; dãy ghế khách mời; khu vực lễ tân; giải đáp thắc mắc khách hàng.

Phòng hội thảo được sắp xếp bài bản khiến người tham dự dễ hình dung hơn về vị trí của mình. Và họ sẽ đánh giá ban tổ chức rất cao về sự chuyên nghiệp.

Phòng hội thảo nên được bài trí những cây xanh, banner tổ chức; và những vật dụng lịch sự, màu sắc nhã nhặn. Cần tránh những trang thiết bị phô trương quá mức; chỉ cần đủ dùng và thiết thực là được.

Lựa chọn dịch vụ thiết kế phòng hội thảo uy tín

Nếu công ty của bạn thường xuyên tổ chức các sự kiện. Thì chắc chắn sẽ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Nhưng với các doanh nghiệp không thường xuyên thì việc thiết kế phòng hội thảo thực sự là vấn đề khó khăn.

Do đó, quý khách hàng có thể cân nhắc lựa chọn Xoo Event – công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam; với nhiều năm kinh nghiệm.

Cùng với các dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp quý khách lựa chọn được những địa điểm uy tín nhất. Từ đó thiết kế nên một không gian sang trọng, thoải mái. Đảm bảo góp phần làm cho sự kiện, hội thảo diễn ra thành công, tốt đẹp.

Trên đây là những tiêu chí giúp doanh nghiệp có thể thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp như ý; phù hợp với mục tiêu mình hướng đến. Nếu còn bất cứ điều gì thắc mắc vui lòng liên hệ đến Xoo Event để được tư vấn cụ thể hơn. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách.

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Các buổi hội thảo và việc tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành những sự kiện thường niên và quen thuộc với nhiều người. Đặc biệt trong các cơ quan đoàn thể. Chính vì vậy, các event manager, trong quá trình tổ chức hội thảo, cần phải có những kỹ năng “nằm lòng”. Để có thể tổ chức thành công sự kiện này. Trong nội dung dưới đây, Xoo Event sẽ chia sẻ những kỹ năng tổ chức hội thảo mà một event manager cần có.

Kỹ năng tổ chức hội thảo quan trọng nhất là phải thấu hiểu khách hàng

Kỹ năng tổ chức hội thảo này đặc biệt quan trọng đối với môi trường doanh nghiệp. Việc thấu hiểu mong muốn khách hàng chính là chìa khóa để doanh nghiệp thu được lợi ích trong công việc kinh doanh của mình.

Một trong các buổi hội thảo thường xuyên trong môi trường doanh nghiệp chính là hội thảo giao lưu với khách hàng. Để từ đó có thể giới thiệu quảng bá sản phẩm. Đồng thời thông qua đó tiếp nhận được những mong muốn của khách hàng về sản phẩm của công ty; những phàn nàn hay những góp ý.

Tất cả đó sẽ là những thông tin quý giá mà một nhà event manager cần phải có khi tổ chức event. Để có thể giúp doanh nghiệp của mình để lại được ấn tượng tốt với khách hàng. Và xa hơn là đảm bảo lòng tin cho khách hàng.

Kỹ năng tổ chức hội thảo với việc xây dựng và phát triển ý tưởng, planning

Với một agency event, việc phải tổ chức nhiều buổi hội thảo trong năm; với tính chất có thể khác nhau từ hội thảo giao lưu với khách hàng; đến hội thảo học thuật giữa các chuyên gia trong ngành. Việc xây dựng concept cần phải được event manager thực hiện một cách sáng tạo. Đảm bảo sự tinh tế và luôn mới lạ, tạo sức hấp dẫn cho người tham gia.

Hơn nữa, việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo cũng là kỹ một phần quan trọng mà một event manager cần có; để có thể điều hành, chỉ đạo một ekip làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng và tạo sức hấp dẫn cho buổi hội thảo.

Kỹ năng lãnh đạo và điều phối

Lãnh đạo và điều phối tốt là hai thứ cần có trong kỹ năng tổ chức hội thảo. Xuất phát từ chính tính chất “quản lý” của một event manager khi làm event.

Việc lãnh đạo và điều phối công việc sẽ giúp các thành viên trong team; hoặc trong ekip làm việc có thể thực hiện tốt planning mà công ty đã dày công xây dựng.

Yếu tố con người là yếu tố quyết định đến sự thành công trong mọi công việc. Chính vì vậy, lãnh đạo con người tốt; điều phối họ làm việc một cách đoàn kết; hiệu quả; năng suất chính là cách để một event manager thực hiện hoàn hảo mọi mục tiêu; kế hoạch đã được hoạch định trên giấy. Và đạt được sự thành công trong thực tế.

Kỹ năng khích lệ tinh thần nhân viên

Với việc quản lý một nhóm người, người event manager trong quá trình tổ chức hội thảo cần phải chia sẻ; tạo sự đồng lòng; đoàn kết; cùng nhau nỗ lực giữa các thành viên.

Nói một cách khác, bạn nên là “leader” – người thủ lĩnh cả về tinh thần lẫn công việc. Thay vì đơn thuần là “boss” – người chỉ đạo khắc nghiệt. Hãy quan tâm đến việc khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm. Để có thể phát huy hết sức mạnh tập thể.

Trên đây là những kỹ năng tổ chức hội thảo mà một event manager cần có để tổ chức thành công một buổi hội thảo. Xoo Event hi vọng với những kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện; những chia sẻ của chúng tôi sẽ góp phần giúp quý khách có thêm kinh nghiệm tốt trong việc tổ chức hội thảo nói riêng cũng như các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Hãy liên hệ với chúng tôi để có được những tư vấn chuyên môn và miễn phí.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 7 bước cho doanh nghiệp

Ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng có xu hướng tổ chức hội nghị, hội thảo để thu hút sự chú ý của công chúng hướng đến thương hiệu và dịch vụ cung cấp. Dịch vụ cho thuê phòng hội nghị theo lẽ đó mà trở nên phát triển, tăng mạnh trong những năm gần đây. Vậy thì đâu là những địa điểm thuê phòng hội nghị? Cùng Xoo Event đi tìm hiểu qua nội dung bài viết sau.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị Đại hội cổ đông thường niên của “Nhà tiên phong công nghệ” FPT

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Lý do nên thuê phòng hội nghị

Cơ sở vật chất đầy đủ

Các dịch vụ cho thuê phòng tổ chức hội thảo, hội nghị hiện nay đều cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, bao gồm: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, bàn ghế,… được setup chuyên nghiệp, đa dạng theo yêu cầu của khách hàng.

Cùng với đó, các đội ngũ nhân viên kỹ thuật có hiểu biết về cơ sở vật chất sẽ giúp đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra thành công, thuận lợi.

Tránh lãng phí xây dựng phòng hội nghị

Trên thực tế việc đầu tư cho một hệ thống phòng họp phòng hội nghị thường khá tốn kém do chi phí thuê mặt bằng ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh là rất cao.

Trong khi đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm quỹ đất cho thành phố bằng cách sử dụng dịch vụ thuê ngoài để tiết kiệm ngân sách mà chương trình vẫn được bố trí linh động, hiệu quả.

Tạo được không khí trang trọng chuyên nghiệp

Thông thường, với các dịch vụ cho thuê phòng hội nghị hiện nay có thể đáp ứng sức chứa đa dạng từ 50 – 100 – 200 – 300 chỗ với nhiều phong cách trang trí hội trường: lịch sự, hài hoà, vui tươi, sôi động. Hội trường cho doanh nghiệp meeting thường mang không khí trang trọng, chuyên nghiệp. Thể hiện vị thế của doanh nghiệp và để lại ấn tượng tốt trong lòng đối tác và khách hàng.

Ngoài ra, lý do nên thuê phòng hội nghị ở các khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức sự kiện là vì tại đây hầu hết đều bố trí khu vực sảnh sạch sẽ, rộng rãi để khách nghỉ giải lao, trao đổi, teabreak…và nhân viên kỹ thuật túc trực liên tục để hỗ trợ chương trình khi có sự cố máy móc.

Cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế đứng đầu Việt Nam. Chính vì thế nhiều doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị, hội thảo đều đến đây. Một phần là doanh nghiệp có trụ sở tại thành phố; một phần nữa là do nơi đây tập trung rất nhiều dịch vụ thuê phòng hội thảo, hội nghị. Sau đây là một số dịch vụ thuê phòng hội nghị mà Xoo Event muốn chia sẻ đến quý khách.

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Tổ chức hội nghị tại khách sạn 5 sao sẽ mang đến cho quý khách nhiều chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp, hoàn hảo nhất có thể. Từ đó có thể định vị được thương hiệu và tầm cao của doanh nghiệp.

Khách sạn Rex

Toạ lạc trên đại lộ Nguyễn Huệ – Lê Lợi, ngay tại trung tâm thành phố, khách sạn Rex là chứng nhân lịch sử cho bao thay đổi cùa Sài Gòn – Thành phố Hổ Chí Minh.

Hơn 80 năm hình thành và phát triển, khách sạn Rex ngày nay là khách sạn sang trọng hàng đầu, biểu tượng của lòng hiếu khách Việt Nam.

Với 286 phòng ngủ cao cấp, 5 nhà hàng và bar cùng chuỗi 8 phòng hội nghị đa chức năng đảm bảo cung cấp các dịch vụ tiện ích tốt nhất cho khách hàng.

Khách sạn Equatorial TPHCM

Khách sạn Equatorial sở hữu tiện nghi phục vụ hội nghị và yến tiệc đẳng cấp nhất thành phố. Với một phòng tiệc có sức chứa hơn 1000 người. Và có khu vực tiền sảnh phù hợp để lắp đặt những màn hình lớn.

Một phòng hội họp sở hữu màn hình LED tích hợp đầy ấn tượng, ngang 8 mét, cao 4 mét. Màn hình LED tường có thể cung cấp tác động trực quan tuyệt đẹp cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo khách hàng. Đây là lựa chọn hàng đầu để các doanh nghiệp tổ chức hội nghị với quy mô lớn.

Khách sạn mang đến cho quý khách những gói dịch vụ hội thảo nửa ngày hoặc cả ngày. Ngoài ra khách sạn cũng cung cấp các lựa chọn bổ sung theo yêu cầu của quý khách.

Khách sạn 5 sao MerPerle Crystal Palace

Tọa lạc ngay trung tâm khu đô thị cao cấp bậc nhất Phú Mỹ Hưng. Với phong cách thiết kế kết hợp tinh tế và hài hoà giữa hai nền văn hoá Á – Âu sang trọng, Crystal Palace thật sự thể hiện đẳng cấp của giới thượng lưu.

Xếp hạng chuẩn 4 sao quốc tế, Crystal Palace hội tụ đầy đủ các dịch vụ đẳng cấp gồm: 80 phòng khách sạn cao cấp, 4 sảnh hội nghị và tiệc cưới tráng lệ, nhà hàng ẩm thực theo phong cách Á – Âu  và 2 khu café ngoài trời vừa thanh lịch vừa thoáng mát.

Trên nền không gian mở 4 phía, Crystal Palace phù hợp cho mọi loại hình sự kiện, tổ chức hội nghị, nhu cầu đa dạng khác nhau, tương ứng là dịch vụ đẳng cấp cùng đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp.

Báo giá phòng hội nghị 5 sao tiêu chuẩn

Dịch vụ phòng hội nghị, hội thảo trọn gói khoảng 50 người tại các khách sạn 4, 5 sao: Khách sạn Rex, Majestic, Grand, Sofitel plaza, New World, Palace hotel, Legend hotel…

Dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Phòng họp setup tiêu chuẩn
• 2 lần giải khát giữa giờ
• 1 bữa trưa tự chọn
• Bút và giấy viết
• Bánh, kẹo
• Màn chiếu
• Bảng trắng và bút viết
• Nhân viên kỹ thuật phục vụ
• Thuế và phí dịch vụ

Liên hệ Xoo Event để có được báo giá ưu đãi nhất!

Gợi ý thuê phòng hội nghị, thuê phòng họp giá rẻ tại TPHCM

Thuê phòng họp quận 3 tại khách sạn Victory

Hệ thống khách sạn Victory có mặt tại ba địa điểm du lịch nổi tiếng của Việt Nam là Sài Gòn, Vũng Tàu và Đà Lạt.

Nằm ở vị trí đắc địa trên con đường huyết mạch ngay trung tâm thương mại với hai mặt tiền đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa và Võ Văn Tần.

Với trên 200 phòng ngủ có cấu trúc hợp lý, kiến trúc tinh tế mang đậm phong cách Á Đông, nội thất được trang bị đầy đủ tiện nghi, sang trọng và hiện đại. Phòng ở được chia ra 4 loại: Victory Suite, Luxury, Deluxe, Superior.

Khách sạn Victory được thiết kế hài hòa, trang nhã cùng các trang thiết bị hiện đại phục vụ hội họp. Gồm 4 phòng họp với sức chứa đa dạng sẽ là nơi phù hợp để tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, huấn luyện…

Báo giá dịch vụ (Liên hệ Xoo Event để có được báo giá ưu đãi nhất)

• Phòng họp có sức chứa 100 khách
• Giải khát giữa giờ
• Gồm trà, cafe, hoa quả và bánh ngọt
• Ăn trưa hoặc ăn tối
• Phòng ở
• Giá phòng bao gồm phí dịch vụ

Thuê phòng tổ chức hội thảo tại khách sạn Sài Gòn Đông Du

Khách Sạn Sài Gòn tọa lạc ở vị trí đắc địa ngay trung tâm thương mại và du lịch của thành phố Hồ Chí Minh. Khách sạn với 2 phòng họp có tầm nhìn hướng ra sông Sài Gòn hoặc cảnh quan Thành phố có thể phục vụ nhiều sự kiện: hội họp, hội thảo, hội nghị…

Nơi đây phục vụ từ một cuộc họp riêng cho 20 người cho đến một hội nghị lớn của 180 người. Trang thiết bị yến tiệc của khách sạn phù hợp cho nhiều loại sự kiện khác nhau.

Báo giá dịch vụ (Liên hệ Xoo Event để có được báo giá ưu đãi nhất)

• 30 – 40  khách
• Từ 200 khách – 300 khách
• Giải khát giữa giờ
• Gồm trà, cafe, hoa quả và bánh ngọt
• Ăn trưa hoặc ăn tối
• Phòng ở
• Giá phòng bao gồm phí dịch vụ

Dịch vụ cho thuê phòng hội nghị Xoo Event uy tín, chuyên nghiệp

Hiểu được nhu cầu cũng như khó khăn cho các doanh nghiệp khi thuê phòng hội nghị. Xoo Event mang đến rất nhiều lựa chọn về phòng hội nghị, phù hợp với nhu cầu của quý khách. Với kinh nghiệm vể tổ chức các loại hình sự kiện, Xoo Event luôn mang lại cho quý khách sự chuyên nghiệp. Đảm bảo hội nghị diễn ra trọng vẹn và thành công nhất

Quý vị có nhu cầu tư vấn và tổ chức hội nghị khách hàng, hoặc các dịch vụ tổ chức sự kiện khác. Có thể liên hệ với đội ngũ của Xoo Event để cho hỗ trợ và báo giá tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư đầy đủ chi tiết

Cách lên kịch bản hội nghị nhà chung cư cho doanh nghiệp

4 loại quà tặng hội nghị khách hàng phổ biến

Một trong những hình thức quảng bá văn minh và tầm cỡ được các doanh nghiệp lớn ưa thích hiện nay là hội nghị, hội thảo khách hàng có quy mô. Ví dụ điển hình có thể bạn đã nghe qua là hội thảo khách hàng. Là một hình thức xúc tiến và đẩy nhanh quá trình thương mại hoá dịch vụ, sản phẩm. Thông qua hình thức tổ chức chương trình, meeting với tập khách mời mục tiêu.

Tại đây, các doanh nghiệp sẽ giới thiệu và bán trực tiếp sản phẩm của họ tới khách hàng tham gia, mang lại hiệu quả bất ngờ cho các doanh nghiệp. Đồng thời thu hút thêm sự chú ý của dư luận vì nét đột phá mới mẻ của nó. Tuy nhiên, để có thể hoạch định chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp, các nhà quản lý cần hiểu rõ những điều sau đối với hội thảo khách hàng

Chú trọng nghi thức đón tiếp khách mời

Khoan xét đến những ưu việt của sản phẩm. Trong quy trình tổ chức hội nghị, khâu quan trọng nhất đó là nghi thức đón tiếp khách mời.

Chu trình này cần thể hiện ra sao để tạo nhiều ấn tượng về doanh nghiệp với khách hàng. Từ đó mà phần nào ảnh hưởng tới quyết định có mua hàng cuối cùng của khách hàng.

Đầu tiên là thư mời hội thảo khách hàng với 2 hình thức: thiệp trao tận tay hoặc email/ phonecall thông báo trực tiếp cho khách mời. Đây là bước quan trọng để xác định và chốt danh sách khách mời cho khâu tiếp đón.

Tiếp theo, để đón tiếp khách mời khi tổ chức hội nghị khách hàng cần có đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp. Được đào tạo nghi thức kỹ lưỡng. Là bộ mặt của toàn bộ hội nghị, họ phải là những người luôn rạng rỡ nụ cười trên môi. Có khả năng giao tiếp tốt.

Một điều nữa trong đón tiếp khách mời đó là tiệc, thường là buffet tiệc đứng. Đồ ăn uống trong hội nghị khách hàng cần có sự đảm bảo về sự an toàn và chất lượng. Điều này thể hiện đẳng cấp của công ty trong khâu quản lý – vận hành. Và đặc biệt là chất lượng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp.

Chương trình hội thảo khách hàng đầy đủ 2 phần: lễ – hội

Để hội nghị được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp thì chương trình hội nghị cần được xây dựng kịch bản hợp lý, bao gồm 02 loại:

• Kịch bản bao quát hết các hạng mục trong hội nghị. Mỗi hạng mục có các tổ phụ trách và phối hợp với nhau. Bộ phận âm thanh ánh sáng và các thiết bị cần thuê.
• Kịch bản cho MC dẫn chương trình và cả ekip cần thực hiện chi tiết những công việc gì.

Trong một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp bao giờ cũng có chương trình phần lễ và phần hội.

Phần lễ 

• Tiếp khách mời và dẫn họ vào vị trí ngồi
• Biểu diễn nghệ thuật trước giờ khai mạc
• MC tuyên bố lý do hội nghị khách hàng
• Lãnh đạo lên phát biểu khai mạc hội nghị và khui sâm banh khai tiệc
• Giới thiệu, thuyết trình về sản phẩm
• Ghi lại thông tin các khách mời

Phần hội

• Biểu diễn ca nhạc, tiết mục nghệ thuật
• Các trò chơi hội nghị, trò chơi teambuilding cho khách mời
• Rút thăm trúng thưởng/ trao quà tặng
• Chụp ảnh lưu niệm

Các bước tiến hành tổ chức hội nghị cho chương trình hội nghị khách hàng cần được tính toán kỹ về ngân sách. Đồng thời trong quá trình lên chương trình cũng cần lựa chọn và đặt trước địa điểm tổ chức; tính toán nhân sự cho hội nghị.

Thông điệp hội thảo khách hàng làm nổi bật thương hiệu và uy tín doanh nghiệp

Bất kỳ một hội nghị nào muốn để lại dấu ấn cho khách hàng đều có một thông điệp muốn truyền tải. Tại hội nghị khách hàng cũng không ngoại lệ.

Quý công ty nên sáng tạo các câu slogan ngắn gọn nhưng xúc tích, có vần điệu, có thể bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Truyền cảm hứng về dịch vụ và sản phẩm cốt lõi của công ty tới khách hàng.

Có lẽ đọng lại cuối cùng trong buổi hội nghị nhiều thông tin, và sự kiện. Khách hàng sẽ nhớ nhất là câu slogan, hoặc logo của công ty.

Thông tin khách mời là nguồn thông tin đáng giá và là mục đích của hội nghị khách hàng

Mỗi hội nghị cần lưu ý có yêu cầu đội ngũ bàn tiếp tân ghi lại thông tin khách mời qua file excel tổng hợp.

Đây là những khách hàng tiềm năng và có quan tâm nhất định đến quý doanh nghiệp. Thông tin cơ bản gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại… Thông tin về người thân của họ như con cái, vợ/chồng, bố mẹ.

Một số thông tin nhân thân liên quan đến thói quen và xu hướng sử dụng hàng hoá, thói quen tiêu dùng của họ. Để doanh nghiệp có thể liên lạc và tư vấn sản phẩm phù hợp sau hội nghị.

Xoo Event là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng. Có đội ngũ nhân sự hùng hậu, trong đó có cả MC, ca sĩ, đội nam/nữ tiếp tân ưu tú. Ngoài ra, Xoo Event cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, thảm sự kiện, bàn ghế sự kiện, bục phát biểu, sân khấu… Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có được dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói với giá cả ưu đãi nhất.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Tổ chức hội thảo khoa học cần lưu ý những điều này

Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm hay tiệc tất niên là cách để toàn thể công ty cùng nhau nhìn lại những thành tựu và phân tích những sai lầm còn tồn tại để rút kinh nghiệm và liên tục hoàn thiện cho những năm sau. Bên cạnh đó, các buổi tiệc cuối năm còn là dịp để các thành viên công ty chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn trong công việc, trong cuộc sống. Từ đây gắn kết mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau, xây dựng tình đoàn kết bền chặt.

Hiểu được điều này, hầu hết các công ty hiện nay đều quan tâm và chú trọng đến việc tiến hành tổ chức tiệc tất niên. Song không phải công ty nào cũng biết cách tổ chức sao cho hợp lý mà vẫn đảm bảo mục đích đặt ra ban đầu. Dưới đây là các thông tin cơ bản về cách tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Tổ chức hội nghị tổng kết trên tinh thần hướng đến tập thể

Tiệc tất niên cuối năm là một món quà tinh thần dành cho tất cả thành viên của doanh nghiệp sau một năm lao động tích cực. Do đó, nội dung buổi lễ không nên chỉ trích, trách móc những lỗi lầm, sai phạm.

Đây là sự kiện để cổ vũ tinh thần. Giúp mọi người có thêm cảm hứng để làm việc chăm chỉ hơn. Đương nhiên, các khuyết điểm vẫn cần được nhấn mạnh để khắc phục.

Một hội nghị khách hàng thành công chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp có ấn tượng tốt trong mắt nhân viên, đối tác, nhà đầu tư.

Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm, tưởng như đơn giản nhưng thực tế lại khó khăn hơn nhiều. Nếu quý công ty không biết cách tổ chức làm sao cho khéo léo; thì rất dễ khiến cho không khí của sự kiện trở nên khó xử.

Đây không phải là một sự kiện để ca ngợi một cá nhân nào; mà là để giúp cho tập thể trở nên gắn kết, vững mạnh hơn. Ban lãnh đạo nên chia sẻ kinh nghiệm và khẳng định niềm tin vào đội ngũ lao động hiện có.

Nhờ đó tạo cảm hứng và thúc đẩy mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau. Tạo động lực cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ và công việc được giao trong những năm tiếp theo.

Thuê một công ty sự kiện chuyên tổ chức hội nghị khách hàng, tiệc tất niên dành cho doanh nghiệp

Để thực hiện buổi hội nghị khách hàng kết hợp với tiệc tất niên cuối năm theo đúng yêu cầu. Điều mà nhiều doanh nghiệp hiện nay luôn hướng tới là hợp tác với công ty sự kiện để thực hiện chương trình cho mình. Trên thị trường hiện nay, các công ty sự kiện tương đối đa dạng, với nhiều thế mạnh khác nhau.

Có những công ty chuyên tổ chức các sự kiện đòi hỏi sự sáng tạo. Như là tiệc cưới, tiệc sinh nhật với nhiều chương trình cực kì ấn tượng, thu hút.

Cũng có các công ty chuyên tổ chức các sự kiện dành cho doanh nghiệp. Như tổ chức hội nghị khách hàng, lễ khởi công, khai trương khánh thành, tiệc tất niên cho doanh nghiệp,…

Hiện nay, tồn tại rất nhiều công ty sự kiện uy tín, có chất lượng. Song không phải công ty nào cũng phù hợp và đáp ứng mọi tiêu chí mà quý khách đưa ra.

Nên lựa chọn một công ty sự kiện uy tín

Để có lựa chọn một công ty sự kiện tối ưu, uy tín nhất. Quý khách hãy phân tích cụ thể các thông tin có được. Không nên chỉ tập trung vào các công ty tổ chức sự kiện lớn, nổi tiếng. Bởi trong nhiều trường hợp, chi phí họ đưa ra có thể làm khó cho doanh nghiệp của anh chị.

Một số tiêu chí cơ bản quý khách cần lưu ý để chọn một đơn vị uy tín bao gồm: uy tín, trách nhiệm, phương châm hoạt động, giá cả,…

Với uy tín là một công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng dành cho doanh nghiệp, Xoo Event tự tin mang lại cho công ty quý khách những hội nghị tổng kết cuối năm thật ấn tượng. Không chỉ có thể làm nổi bật tinh thần, chủ đề của công ty mà còn giúp thúc đẩy sự gắn kết của các thành viên trong công ty.

Lên kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm một cách chi tiết

Chọn lựa được bên tổ chức phù hợp không đồng nghĩa mọi công việc chuẩn bị sẽ hoàn toàn do công ty sự kiện quyết định. Bởi vì đây là hội nghị của doanh nghiệp quý khách. Và các công ty sự kiện chỉ là bên triển khai kế hoạch. Nhưng phải đáp ứng được phương châm tổ chức mà doanh nghiệp của quý khách đang hướng tới.

Đặc biệt, cần xác định thời điểm thích hợp cho việc tổ chức. Để toàn bộ nhân viên có thể tham gia. Cũng như hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.

Một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hay hội nghị tổng kết cuối năm cần được hai bên (doanh nghiệp đứng ra tổ chức và công ty sự kiện) thảo luận; và thống nhất cho thật kỹ lưỡng. Từ kế hoạch có thể quy định được các hạng mục công việc mà hai bên sẽ thực thi sau khi hợp đồng được ký kết.

Xoo Event chuyên tổ chức tiệt tất niên cho doanh nghiệp với uy tín và chất lượng được đặt lên hàng đầu

Xoo Event tự hào là công ty sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm và hội nghị khách hàng cũng như nhiều chương trình khác cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Chúng tôi cam kết cung cấp những dịch vụ chất lượng với giá thành ưu đãi nhất đến mọi đối tượng khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận báo giá tốt nhất thị trường nhé!

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

3 địa điểm không thể bỏ qua khi thuê phòng hội thảo khu vực TPHCM

Đô thị càng ngày càng phát triển hiện đại. Điều đó đã khiến diện tích sinh hoạt của người dân ngày càng bị thu hẹp. Quỹ đất ở các thành phố không đáp ứng đủ cho một lượng lớn nhu cầu nhà đất hiện nay. Trước thực tế đó, căn hộ chung cư là giải pháp cho vấn đề nhà ở tại các thành phố lớn. Khi đã trở thành công dân chung cư, sẽ thường có hoạt động tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Đây là một trong những hoạt động không thể thiếu định kỳ của cộng đồng ở đây. Sắp về cuối năm, chắc chắn hoạt động này sẽ diễn ra thêm ít nhất một lần trong năm 2022. Dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư đầy đủ và chi tiết cho năm 2022.

Xác định thành phần tham gia khi tổ chức hội nghị nhà chung cư

Số lượng khách tham gia sẽ quyết định quy mô và quy trình tổ chức hội nghị. Đối với buổi hội nghị nhà chung cư, cần lên danh sách tất cả các gia đình sinh sống trong chung cư.

Nếu gia đình đông người chỉ cần một đại diện đi dự hội nghị là đủ. Việc cử đại diện đi sẽ đảm bảo mỗi hộ trong chung cư đều có người tham dự từ đó có thể thảo luận, truyền đạt những thông tin liên quan đến quyền và nghĩa vụ. Cũng như kế hoạch của chung cư tới tất cả mọi người.

Ngoài người dân, thành phần tham gia còn có sự có mặt của ban lãnh đạo chung cư. Và có thể có đại diện của các cơ quan ban ngành khác.

Sau khi lên danh sách được thành phần tham gia. Người tổ chức có thể hình dung được quy mô của hội nghị. Và những bước tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Phát biểu nội dung công tác nhiệm kỳ từ ban lãnh đạo

Mở đầu mỗi một cuộc hội nghị, đặc biệt là những hội nghị tiếp xúc với người dân như hội nghị nhà chung cư. Hoạt động báo cáo nội dung công tác nhiệm kỳ vừa qua của ban lãnh đạo. Là một trong những khâu quan trọng, thu hút được sự chú ý của người dân tham gia.

Để chuẩn bị cho bước này được tổ chức tốt, cần chuẩn bị hệ thống âm thanh, bàn ghế ngồi cho ban lãnh đạo sao cho việc di chuyển được thuận lợi. Và việc báo cáo công tác có thể đảm bảo mọi người tham gia đều được tiếp thu đầy đủ. Đồng thời, cũng cần tổ chức chỗ ngồi cho những người tham gia khác, sắp xếp lối đi hợp lý, tránh sự lộn xộn.

Nhận ý kiến đóng góp từ cư dân

Sau bước báo cáo công tác nhiệm kỳ vừa rồi, bao gồm những thành tích và hạn chế. Trong đó sẽ là lúc người dân được đưa ra ý kiến quan điểm của mình.

Người thực hiện quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư cần đảm bảo mọi người dân đều được phát biểu. Phải có sự ghi chép đầy đủ những ý kiến đó.

Việc phát biểu của người dân cũng cần đảm bảo được cung cấp thiết bị âm thanh như mic, loa. Và theo thứ tự, có người chuyền mic di động. Tránh tình trạng lộn xộn, làm ồn, gây rối mất trật tự cho hội nghị.

Quá trình bỏ phiếu biểu quyết cũng được sắp xếp chuyên nghiệp, đảm bảo văn minh trật tự của hội nghị và quyền lợi của mọi cư dân tham gia.

Tổng kết và bế mạc tổ chức hội nghị nhà chung cư

Sau khi tiếp thu ý kiến của cư dân. Ban lãnh đạo chung cư đã đạt được những mục tiêu quan trọng của việc tổ chức hội nghị. Như truyền đạt những nhiệm vụ sắp tới, báo cáo những công việc đã đạt được. Và lắng nghe, tiếp thu giải thích tâm tư, đề xuất, ý kiến của cư dân.

Phần cuối cùng chính là tổng kết và bế mạc hội nghị. Trong phần này ban lãnh đạo sẽ tóm tắt lại nội dung của hội nghị. Và phát biểu đôi lời để gắn kết tinh thần của cộng đồng dân cư.

Hội nghị nhà chung cư là cột mốc quan trọng để cư dân đồng lòng tin tưởng ban lãnh đạo, chung tay xây dựng khu đô thị nhân văn. Và môi trường xanh – sạch – đẹp cho tất cả mọi người.

Trên đây là những bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư. Xoo Event mong rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp quý khách tổ chức thành công trong sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng nói chung. Và sự kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư này nói riêng. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ của Xoo Event. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Hướng dẫn lên kịch bản hội nghị nhà chung cư cho doanh nghiệp

Mỗi người trong chúng ta ắt hẳn đã từng có dịp được tham dự những sự kiện lớn. Diễn ra với quy mô hội thảo, hội nghị với hàng trăm khách tham dự. Khi hồi tưởng lại, quý độc giả có ấn tượng gì với những sự kiện đó? Đó có phải là địa điểm tổ chức, thành phần khách mời, sự chuyên nghiệp của nhân viên. Hay đơn giản là bài phát biểu rất hay trong hội nghị? Bài viết hôm nay sẽ đề cập đến một vài hướng dẫn tổ chức hội nghị. Đặc biệt là khi tổ chức sự kiện có nhiều khách mời để hoàn thiện thêm quá trình chuẩn bị hội nghị.

Không gian là yếu tố quan trọng

Số lượng khách mời hội nghị là điều tất yếu quý công ty cần xác định ngay từ đầu. Xác định số lượng và đối tượng khách mời sẽ tạo điều kiện lựa chọn phòng hội nghị tốt nhất. Phòng hội nghị cho 200-500 khách phải đảm bảo đủ diện tích di chuyển, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá hẹp mà cũng không quá rộng.

Nếu không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu. Nhất là khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe. Không đem lại hiệu quả cao cho hội nghị.

Địa điểm tổ chức hội nghị

Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức hội nghị cũng là một yếu tố cần lưu ý. Với đối tượng khách mời là trung niên, lớn tuổi địa điểm tổ chức nên là các trung tâm tổ chức sự kiện sang trọng và lịch sự.

Trong khi đó, các không gian ngoài trời thoáng đãng có thể là lựa chọn tốt hơn cho người trẻ tuổi. Những đối tượng càng có chức vụ, tầm quan trọng cao thì địa điểm tổ chức cũng vì thế mà nâng tầm đẳng cấp hơn thành khách sạn 5* hay resort đẳng cấp quốc tế.

Thời gian tổ chức hội nghị

Đối với người trẻ, học sinh sinh viên, thời gian tổ chức hội nghị nên là cuối tuần. Khi mà khách hàng có ngày nghỉ học, nghỉ làm và thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó đã kín chỗ do quá tải cuối tuần.

Một hội nghị quan trọng thì thời gian chuẩn bị có thể kéo dài vài tháng. Điều này đặt ra yêu cầu phòng hội nghị phải đảm bảo trống trong khoảng thời gian đó, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình diễn ra hội nghị. Ví dụ, hội nghị cấp cao APEC 2017. Có thành công trọn vẹn như vậy là nhờ thời gian chuẩn bị kéo dài suốt vài năm của cả một ekip.

Trang thiết bị phục vụ hội nghị quy mô 200 – 500 khách

Chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian. Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết.

Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng. Nhưng để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ, những hạng mục này cần được kiểm tra chất lượng. Thử nghiệm demo trước khi đưa vào vận hành.

Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu,… thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.

Hướng dẫn tổ chức hội nghị với chi phí dự toán

Phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức chứa của phòng. Thông thường các khách sạn 4-5*, resort sẽ tính phí trên đầu người, giá sẽ bao gồm giải khát, đồ ăn nhẹ, bữa ăn chính,… Ở một số địa điểm phổ thông, tùy vào chất lượng phục vụ, hội trường sức chứa từ 200-500 khách sẽ giao động trong khoảng trên dưới vài chục triệu đồng.

Kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp Xoo Event trở thành đối tác đáng tin cậy của quý khách hàng trong hành trình tổ chức những hội nghị đẳng cấp với giá thành hợp lý, phù hợp với nhu cầu của quý khách. Cảm ơn quý độc giả đã đón đọc bài viết.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

3 địa điểm không thể bỏ qua khi thuê phòng hội thảo khu vực TPHCM

Hoạt động giới thiệu sản phẩm hiện nay đã không còn quá xa lạ với các tổ chức doanh nghiệp. Với mục đích là quảng bá giới thiệu sản phẩm mới đến các khách hàng thân thiết, người tiêu dùng. Các công ty doanh nghiệp thường hay tổ chức những buổi hội thảo hoành tráng. Với mục tiêu thu hút sự chú ý của mọi người với sản phẩm của mình. Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công các công ty doanh nghiệp phải lên kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chi tiết theo các lưu ý sau đây.

Thiết kế khu trưng bày sản phẩm độc đáo

Khu trưng bày sản phẩm sẽ là nơi được nhiều khách hàng chú ý tới nhất. Bởi mục đích chính của buổi hội thảo vẫn là giới thiệu và quảng bá. Đặc biệt xúc tiến sản phẩm mới đến tất cả mọi người.

Vì vậy, để thu hút, tạo dấu ấn trong lòng mọi người. Các công ty, doanh nghiệp nên thiết kế khu trưng bày sản phẩm sao cho độc đáo, ấn tượng. Có thể lựa chọn thiết kế khu trưng bày sản phẩm theo chủ đề, hình tượng đang thịnh hành trên thị trường để có nhiều cơ hội tiếp cận hơn với mọi lứa tuổi khách hàng.

Chủ đề, hình ảnh của khu trưng bày càng đẹp mắt, độc đáo thì khách hàng sẽ có xu hướng chụp hình, chia sẻ chúng lên mạng xã hội hoặc gửi cho bạn bè. Từ đó các khách hàng tham gia buổi hội thảo sẽ ghi nhớ hình ảnh sản phẩm và sẽ có nhiều kế hoạch, dự định mua hoặc giới thiệu sản phẩm đến nhiều người khác. Hiệu ứng của sản phẩm cũng lan truyền nhanh như một cơn sốt, một trào lưu mới mẻ.

Chuẩn bị kịch bản nghệ thuật ấn tượng

Bên cạnh những nội dung chính của buổi hội thảo, các công ty, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm kịch bản nghệ thuật, đan xen những tiết mục văn nghệ để thay đổi bầu không khí cũng như giúp cho mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi tham gia buổi hội thảo.

Có thể tổ chức buổi hội thảo xuyên suốt theo một kịch bản nghệ thuật như diễn lại một vở kịch, biểu diễn những bài hát, bài múa có sự kết hợp với giới thiệu sản phẩm. Âm nhạc và nghệ thuật sẽ giúp mọi người ghi nhớ được nhiều điều hơn về sản phẩm được giới thiệu.

Kế hoạch tổ chức hội thảo với chiến lược Marketing trải nghiệm

Đã gọi là hội thảo giới thiệu sản phẩm, nên tổ chức thêm phần sử dụng thử sản phẩm. Để các vị khách mời có thể trực tiếp tiếp xúc và sử dụng với sản phẩm mới ra này. Người ta quan niệm rằng “trăm thấy không bằng một thử”. Vì vậy phần sử dụng thử sản phẩm là dịp để khách mời tiếp cận sản phẩm mới. Từ đó đánh giá được sâu sắc và chính xác về sản phẩm.

Khâu demo sản phẩm cần những nhân viên bán hàng khéo léo, đã được training, nhanh nhẹn. Đặc biệt phải nắm bắt cảm xúc của khách hàng và đáp ứng họ một cách tốt nhất. Nếu khách hàng bị thuyết phục ngay từ khi demo thì có nghĩa sản phẩm đó rất tiềm năng và sẽ bán rất chạy trên thị trường.

Tâm lý “ai cũng muốn là người may mắn” của khách hàng

Bên cạnh những nội dung như giới thiệu sản phẩm, dùng thử sản phẩm. Các công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức các trò chơi. Hoặc dành những phần quà may mắn cho một số vị khách mời có mặt trong buổi hội thảo.

Dựa vào tâm lý “ai cũng muốn là người may mắn” của khách hàng. Các công ty doanh nghiệp có thể tổ chức một phần trò chơi bốc thăm may mắn. Và dành những phần quà có giá trị khác nhau để cảm ơn khách hàng đã tham dự buổi hội thảo. Cũng như để quảng cáo sản phẩm gần hơn với khách hàng. Phần quà có thể là những đồ vật thông dụng như ô, mũ, nón, cốc có in logo doanh nghiệp. Thiết thực hơn chính là một trong những sản phẩm doanh nghiệp đang bán.

Trên đây là một số điều nổi bật trong kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm. Các công ty, doanh nghiệp có thể áp dụng để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công và hiệu quả nhất. Nếu cần hỗ trợ trong khâu chuẩn bị hội thảo, hội nghị hoặc tổ chức sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện Xoo Event rất hân hạnh được phục vụ khách hàng.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A-Z

5 bước tiến hành tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Những sai sót tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần lưu ý

Hội nghị là một trong những hình thức sự kiện phổ biến được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tổ chức. Đây sẽ là nơi quy tụ những khách mời, những chuyên gia, đối tác hay các khách hàng. Nhằm họp lại và bàn luận chi tiết về một vấn đề cụ thể. Chính vì thế quá trình chuẩn bị thực hiện luôn được chú trọng và đảm bảo tính chất lượng cao. Tuy nhiên, việc mắc phải những sai lầm khi tổ chức hội nghị vẫn là khá phổ biến. Dưới đây sẽ là một số lỗi thường gặp khi tổ chức hội nghị và hội thảo mà Xoo Event tổng hợp. Quý anh chị tham khảo, hạn chế mắc phải những sai lầm tương tự.

Cố tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị

Muốn tổ chức được sự kiện thì vấn đề trước tiên cần đặt ra là phải đảm bảo về tài chính. Thực tế chung cho thấy, doanh nghiệp nào cũng mong muốn chi phí bỏ ra tổ chức hội nghị là hạn chế nhất nhằm duy trì tốt các hoạt động khác trong đơn vị.

Chính tâm lý này đã khiến cho chất lượng của một số hội nghị bị giảm sút vì doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm kinh phí. Đây là sai lầm khi tổ chức hội nghị phổ biến và thường thấy nhất hiện nay.

Xét thấy tiết kiệm là cần thiết, tuy nhiên tiết kiệm thế nào và ra sao cũng là điều rất quan trọng. Doanh nghiệp nên đặt ra một hạn mức chi tiêu cụ thể. Nhằm để nghiên cứu các phương án thực hiện cho phù hợp.

Nếu có ý định cắt bớt một số công đoạn, hay chọn gói dịch vụ rẻ hơn. Quý vị vẫn cần đặt vấn đề chất lượng thực tế của hội nghị làm ưu tiên.

Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả của sự kiện được thực hiện và để lại ấn tượng tốt của doanh nghiệp đối với các khách mời tham dự.

Kịch bản không có yếu tố Key moment ấn tượng

Key moment dịch ra là tiết mục, khoảnh khắc, điểm nhấn ấn tượng. Đây là yếu tố cần thiết cho mọi sự kiện nói chung và tổ chức hội nghị nói riêng.

Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm bắt được vấn đề này. Việc thiếu đi các key moment ấn tượng trở thành sai lầm khi tổ chức hội nghị.

Nguyên nhân là từ việc các đơn vị này chưa biết cách xây dựng kịch bản chương trình thật logic, thiếu tính cao trào và không được tạo điểm nhấn quan trọng.

Điều này khiến cho hội nghị không phát huy được tối đa hiệu quả trên thực tế, cũng như nó không đáp ứng được mục tiêu và định hướng ban đầu mà doanh nghiệp đặt ra.

Không đưa lên kịch bản giao tiếp cho từng đối tượng khách hàng

Một trong những sai sót khi tổ chức hội nghị khác, phổ biến hiện nay là khách hàng tham dự không nắm bắt được diễn biến, kịch bản giao tiếp trong tổng thể nội dung hội nghị.

Điều này gây ra những khó khăn nhất định:

• Thứ nhất: khách hàng không chủ động chuẩn bị được màn phát biểu, nêu ý kiến của mình.
• Thứ hai: khách hàng khó theo dõi và nắm bắt tổng thể diễn biến hội nghị cụ thể ra sao.
• Thứ ba: gây bất tiện cho khách hàng khi khó tính toán, linh hoạt được thời gian tham dự hội nghị…

Thuê PG thiếu kinh nghiệm là sai lầm khi tổ chức hội nghị

Nhân sự luôn là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức sự kiện, trong đó có đội ngũ PG. Thế nhưng khá nhiều doanh nghiệp hiện nay không thực sự chú ý. Dẫn tới chất lượng của đội ngũ này, dẫn đến những sai lầm khi tổ chức hội nghị.

Mặc dù không phải là những nhân tố chủ chốt nhưng PG góp phần không nhỏ trong sự thành công của chương trình. Họ là những gương mặt đại diện cho doanh nghiệp tiếp đón và tạo thiện cảm với khách hàng.

Đồng thời, việc chuẩn bị một đội ngũ PG có năng lực, kinh nghiệm cũng sẽ hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tổ chức được linh hoạt và ổn định hơn trước đây.

Trên đây là một số sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng thường gặp hiện nay. Xoo Event mong rằng quý khách có thể tham khảo những thông tin được đưa ra để tránh lặp phải những sai lầm tương tự. Nếu quý khách hàng cần tư vấn hoặc giúp đỡ việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được hỗ trợ và tư vấn các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

3 tiêu chí cần biết để tổ chức hội nghị khách hàng thành công

Những năm trở lại đây, xã hội ngày càng phát triển và hội nhập. Và nhu cầu đi du học của tầng lớp tri thức trẻ ngày một tăng cao. Theo đó mà những buổi hội thảo du học cũng được tổ chức nhiều hơn. Thu hút sự quan tâm của các học sinh, sinh viên. Cũng như nhiều phụ huynh có nhu cầu tìm hiểu cho con em mình. Sau đây, Xoo Event xin đưa ra đôi điều chia sẻ về quy trình tổ chức hội thảo du học.

Nghiên cứu đối tượng tham dự hội thảo du học

Hội thảo du học là các buổi hội thảo; tư vấn giữa các trung tâm du học và các bạn trẻ đang có nhu cầu tìm hiểu các chương trình du học; phù hợp với khả năng và tài chính của mình.

Theo đó, mục đích chính của các hội thảo du học là truyền đạt kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm. Và giải đáp thắc mắc của những người đi trước dành cho hậu bối.

Vì vậy, đối tượng tham dự hội thảo thường bao gồm các học sinh, sinh viên, phụ huynh. Và các tổ chức tư vấn, giới thiệu chương trình học.

Ngoài ra buổi hội thảo còn có rất nhiều khách mời với địa vị xã hội cao. Và những tổ chức nước ngoài, nhà tài trợ và các bên khác có liên quan.

Lên kịch bản cho buổi hội thảo

Khi đã nắm được danh sách khách mời và gửi thư mời. Ban tổ chức cần chuẩn bị kịch bản và lựa chọn MC cho chương trình.

Nội dung hội thảo du học cần chú trọng truyền đạt các thông tin và quy trình du học của đơn vị tổ chức hội thảo. Đồng thời dành một lượng thời gian nhất định cho việc chia sẻ, giải đáp các thắc mắc về du học cho phụ huynh và học sinh.

Đối với từng ngành học mà công ty nên tổ chức hội thảo khác nhau. Ví dụ, sinh viên ĐH Ngoại Thương, Kinh tế, Thương mại sẽ quan tâm đến những hội thảo giới thiệu chương trình MBA, Thạc sĩ quản trị… Nhưng sinh viên Bách Khoa, Xây Dựng, Kỹ thuật lại quan tâm các cơ hội làm kĩ sư Nhật Bản.

Đội ngũ tư vấn viên hội thảo du học

Ngày nay, do nhu cầu du học tăng cao nên ngày càng có nhiều công ty, đơn vị du học ra đời. Tuy vậy để nói về công ty du học uy tín thì số lượng này quả thật không nhiều.

Để tổ chức hội thảo du học thành công; ban tổ chức cần sắp xếp đội ngũ tư vấn viên có trình độ chuyên môn cao; đã được training đầy đủ kiến thức và có kinh nghiệm làm nghề lâu năm. Sẵn sàng tư vấn và định hướng cho khách hàng một cách cụ thể và rõ ràng. Qua đó giúp nâng cao uy tín, vị thế thương hiệu và mở rộng thị trường của đơn vị du học.

Tài liệu chi tiết

Trên thực tế do thời lượng các chương trình hội thảo du học thường kéo dài trong nhiều tiếng đồng hồ.

Chính vì vậy, cần phải chuẩn bị bất tài liệu các tài liệu chi tiết để các khách hàng tiện theo dõi chương trình. Đồng thời có thể đem về tìm hiểu, trao đổi thêm với các thành viên khác ở nhà.

Phòng hội thảo chuyên nghiệp

Để đảm bảo tính trang trọng của chương trình, và tùy vào quy mô tổ chức. Các hội thảo du học có thể được diễn ra ở các hội trường và khán phòng lớn trong khách sạn; hoặc trung tâm hội nghị với sức chứa khác nhau.

Đây thông thường là các phòng hội thảo chuyên nghiệp với trang bị đầy đủ các trang thiết bị. Gồm có âm thanh, máy chiếu, màn hình hiện đại, bàn ghế và sân khấu bố trí trang trọng. Chú ý lựa chọn địa điểm diễn ra chương trình ở trung tâm đi lại; thuận lợi cho việc di chuyển của các khách mời.

Được biết đến là một trong những công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp tin cậy hàng đầu hiện nay. Xoo Event đã và đang triển khai dịch vụ cho thuê phòng hội nghị, thuê phòng hội thảo, với nhiều quy mô khác nhau và giá cạnh tranh. Quý vị có nhu cầu tư vấn và báo giá dịch vụ có thể liên hệ ngay với đội ngũ của XooEvent để được hỗ trợ và nhận được những ưu đãi hấp dẫn nhất ngay từ hôm nay.

»»» Tìm hiểu thêm: Brand Activation là gì? Các yếu tố cần biết khi tổ chức Activation

Hội thảo khoa học là một sự kiện được tổ chức thường niên ở những cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu phát triển, trung tâm công nghệ; và đặc biệt là các trường đại học lớn. Đây là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định. Để tổ chức hội thảo khoa học thành công, cần lưu ý những đặc điểm đặc biệt sau đây.

Địa điểm tổ chức buổi hội thảo khoa học

Có bao nhiêu lĩnh vực trong đời sống thì có bấy nhiêu chủ đề hội thảo khoa học có thể được tổ chức. Nội dung chính là xác định địa điểm tổ chức hội thảo khoa học và các hạng mục theo kèm.

Ví dụ như một cuộc hội thảo chuyên đề công nghệ thông tin. Thì địa điểm tổ chức cần có một không gian rộng rãi để có thể trưng bày các sản phẩm công nghệ mới. Làm dẫn chứng cho bài phát biểu tại hội nghị.

Còn trường hợp, hội thảo về các vấn đề đời sống thường ngày như sức khỏe, thực phẩm. Thì sử dụng không gian thiên nhiên ngoài trời, ngoài vườn đem lại cảm giác gần gũi, thân thiện.

Trang trí phòng hội thảo, hội nghị 

Phòng hội thảo dù cho chủ đề khác nhau nhưng đều có tiêu chí chung để trang trí. Đó chính là bám sát nội dung chương trình.

Hạng mục cần thiết nhất chính là tấm bạt, phông, bìa trang trí thể hiện rõ chủ đề cuộc hội thảo, đơn vị tổ chức và các hình ảnh minh hoạ theo kèm.

Từ thiết kế chủ đạo này mà sẽ xác định màu chủ đạo và chi tiết trang trí theo kèm. Ví dụ hội thảo về luật phát sẽ lấy tông vàng đồng của cán cân làm chi tiết điểm nhấn. Từ đó, hoa trang trí, khăn trải bàn,… cũng sẽ lấy màu sắc này làm gốc.

Chi tiết trang trí trong hội thảo không quá rườm rà mà đem đến cho khách mời sự chuyên nghiệp, lịch sự.

Khách mời tham dự hội thảo khoa học

Phong cách trang trí hội thảo khoa học cũng bị ảnh hưởng bởi đối tượng khác mời tham dự. Với mục đích tổ chức là để thảo luận, nghiên cứu. Nên đối tượng tham gia chủ yếu sẽ là tầng lớp tri thức, trung lưu hoặc học sinh, sinh viên. Là thành viên trong các cơ sở đào tạo có liên quan đến chủ đề hội nghị.

Bên cạnh đó, những nhà diễn giả nổi tiếng, tiến sĩ, giáo sư am hiểu cao cũng được mời đến. Có lẽ, họ sẽ quan tâm nhiều đến lượng kiến thức mình nhận được. Mà không quá xem trọng hình thức trang trí rườm rà. Miễn sao hội thảo mang lại sự thoải mái, lịch sự cần có.

Các trung tâm tổ chức sự kiện hay phòng hội nghị tại các trường đại học sẽ là địa điểm lý tưởng trong trường hợp này.

Chương trình buổi hội thảo

Kịch bản tổ chức hội thảo khoa học cần được lên chi tiết ngay từ đầu. Là một sự kiện có tính chuyên môn cao nên nội dung cần được chuẩn bị hết sức chính xác. Và có giá trị học vấn bởi chính khách mời tham dự.

Chương trình diễn ra có nêu ý kiến, có tranh luận và đối thoại theo khuôn khổ. Với quá nhiều kiến thức trong một sự kiện, người nghe có thể bị mệt mỏi.

Chính vì vậy thời gian nghỉ giữa giờ và các câu hỏi giao lưu sẽ mang lại không khí phấn chấn hơn cho các hội thảo khoa học.

Hội thảo khoa học là sự kiện đặc biệt, thu hút sự chú ý của giới truyền thống. Đây cũng là dịp mà các công ty có thể đánh bóng tên tuổi của mình. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến Xoo Event để được tư vấn các dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp với giá cả ưu đãi nhất thị trường!

»»» Tìm hiểu thêm:

Tổ chức hội nghị và hội thảo là hình thức sự kiện đã trở nên khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc góp phần thúc đẩy kinh doanh của công ty. Thông qua quá trình chia sẻ thông tin và thu thập ý kiến từ phía khách hàng, đối tác. Quý doanh nghiệp biết cách cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình. Sao cho phù hợp với thị hiếu và mong muốn của người tiêu dùng.

Đồng thời đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội phát triển ở nhiều kênh thị trường mới, tiềm năng hơn. Tuy nhiên hội nghị và hội thảo là hai khái niệm khác biệt, không đồng nhất. Song không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này. Do đó, để quý doanh nghiệp dễ dàng phân biệt. Xoo Event đã cho ra đời bài “Điểm khác nhau giữa hội nghị và hội thảo là gì?”

Hội nghị là gì?

Hội nghị khách hàng là một cuộc họp được tổ chức nhằm bàn bạc và thảo luận về một vấn đề cụ thể. Mục đích của hoạt động này là hướng đến tìm kiếm giải pháp phù hợp. Nhằm giải quyết các công việc thực tế dựa trên cơ sở tổng kết tình hình hoạt động đã qua. Rút kinh nghiệm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại.

Hội thảo là gì?

Thành phần tham dự của hội nghị và hội thảo thường khá giống nhau. Tuy nhiên, xét về mặt bản chất, nếu hội nghị là một cuộc họp; thì hội thảo lại được hiểu là một cuộc thảo luận. Cũng dựa trên nguyên tắc bàn bạc và lấy ý kiến về một công việc cụ thể.

Song mục đích mà hoạt động này hướng đến là làm sáng tỏ nguyên nhân, cơ sở thực tiễn. Và nhiều những yếu tố khác liên quan trực tiếp đến vấn đề đang được đề cập tới. Trên cơ sở đó, hội thảo sẽ đưa ra kiến nghị và những dự báo sơ bộ về vấn đề này.

Các loại hội nghị phổ biến

• Hội nghị tổng kết năm: Đây là hoạt động mà hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện vào dịp cuối năm. Mục đích của hội nghị là tổng kết; và nhìn lại quá trình hoạt động trong suốt một năm qua. Trên cơ sở đó doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và định hướng hoạt động tốt hơn trong năm tiếp theo.
• Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Là hình thức hội nghị tập trung vào các danh mục dự án đầu tư tiềm năng. Hội nghị sẽ phân tích các vấn đề liên quan đến dự án này. Nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư từ cả trong và ngoài nước.
• Hội nghị khách hàng: còn có tên gọi khác là hội nghị tri ân khách hàng. Đây là sự kiện được các doanh nghiệp hiện nay thường xuyên tổ chức. Với đối tượng hướng đến là khách hàng và các đối tác. Thông qua hội nghị này; doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân và cảm ơn tới những đơn vị; khách hàng đã tin tưởng và luôn ủng hộ các sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.

Các loại hội thảo phổ biến

• Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hình thức hội thảo này có thể diễn ra cả trong và ngoài doanh nghiệp. Quý vị có thể tổ chức trong nội bộ công ty. Để chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa các cá nhân, đơn vị với nhau.Ngoài ra sự kiện này còn có thể tiến hành với sự tham gia của cả khách hàng và đối tác. Nhằm trao đổi kỹ thuật và chia sẻ phương thức kinh doanh tiên tiến, hiện đại hơn.
• Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo được tổ chức nhằm mục đích quảng bá. Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới do doanh nghiệp cung cấp tới công chúng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể truyền tải những ưu thế của mình. Và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm đến khách hàng.
• Hội thảo chuyên ngành: Đây là hình thức hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia và các doanh nghiệp trong một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể. Nội dung hội thảo tập trung vào những tiến bộ và vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành nghề đó.

Xoo Event mong rằng với những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về hội nghị và hội thảo. Nếu quý anh chị còn điều gì thắc mắc cần giải đáp. Hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

4 lưu ý tổ chức hội thảo khoa học doanh nghiệp cần biết

Chương trình hội nghị và hội thảo là hoạt động phổ biến mà chúng ta có thể thấy hiện nay. Tùy vào quy mô và tính chất buổi hội thảo. Mà ban tổ chức có thể lựa chọn các địa điểm và quy trình tổ chức khác nhau. Nhưng phải đảm bảo trong mức chi phí hợp lý. Và để giúp quý vị trang bị cho bản thân những kinh nghiệm bổ ích, hiệu quả trong tổ chức sự kiện công ty, đơn vị mình. Bài viết hôm nay Xoo Event sẽ đi vào phân tích, đánh giá những yếu tố cần lưu ý khi dự toán kinh phí tổ chức hội nghị.

Kinh phí thuê phòng hội nghị

Nói chung, khi có dự định tổ chức hội nghị. Trước hết doanh nghiệp cần lên kế hoạch về số lượng khách mời. Để tiến hành thuê địa điểm tổ chức hội thảo.

Theo đó, với những hội thảo có quy mô nhỏ có lượng khách mời dưới 100 người. Thông thường là các hội thảo chuyên môn, học thuật. Ban tổ chức sẽ không gặp nhiều khó khăn khi lựa chọn địa điểm tổ chức.

Đặc biệt, nếu công ty đã có sẵn địa điểm để tổ chức những hội thảo như vậy thì sẽ tiết kiệm được đáng kể kinh phí tổ chức hội nghị.

Còn với các quy mô hội thảo lớn hơn, thậm chí lên tới hàng nghìn người. Ban tổ chức sẽ bắt buộc phải tổ chức ở bên ngoài.

Hiện nay, mặt bằng tại các trung tâm sự kiện, khách sạn hầu hết đều có khả năng đáp ứng các sức chứa lớn. Chính vì vậy khách hàng có thể tiến hành tham khảo và lựa chọn một mức kinh phí tổ chức hội nghị phù hợp cho đơn vị mình.

Xem nhanh:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Chi phí thiết bị hỗ trợ

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào tính chất của hội thảo, doanh nghiệp cần bố trí các thiết bị âm thanh, ánh sáng hỗ trợ cho chương trình. Như backdrop, hệ thống đèn sân khấu, loa đài, mic, màn hình, máy chiếu… cùng các phụ kiện trang trí sân khấu khác để tạo nên màu sắc sinh động, riêng có cho chương trình.

Tuy nhiên, thay vì tự túc các hoạt động này, doanh nghiệp nên cân nhắc việc thuê những địa điểm tổ chức hội thảo có sẵn âm thanh ánh sáng với kinh phí tổ chức hội nghị linh hoạt theo nhu cầu của khách.

Theo đó, bạn sẽ không cần phải dành thời gian và quá nhiều sức lực cho các khâu tổ chức. Thay vào đó có thể chuẩn bị tốt hơn cho phần nội dung của buổi hội thảo.

Kinh phí tổ chức hội nghị về hạng mục nhân sự

Có thể nói, ở lĩnh vực nào cũng vậy, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng cho kết quả của hoạt động. Và đó cũng là lý do doanh nghiệp nên tìm hiểu, lựa chọn các ekip chuyên nghiệp, có năng lực để phân công họ đảm nhiệm các nhiệm vụ và vị trí khác nhau theo từng ban. Như ban tổ chức, ban lễ tân, ban hậu cần kỹ thuật… Mỗi ban, bộ phận này cần làm tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời phối hợp với các ban, bộ phận khác để đảm bảo tiến độ và chất lượng chương trình hội thảo.

Đặc biệt là vai trò của MC và diễn giả, những người đảm nhận việc dẫn dắt và điều hành trực tiếp hội thảo. Do đó khi dự trù kinh phí tổ chức hội thảo, doanh nghiệp tất nhiên cũng cần phải tính chi phí để thuê họ để tổ chức hội nghị khách hàng đạt được kết quả sao cho tương xứng.

Kinh phí tổ chức hội nghị dự phòng

Trên đây là một số chi phí cơ bản để chuẩn bị một hội nghị doanh nghiệp nói chung. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức hội thảo khó có thể tránh khỏi được những chi phí phát sinh. Và chắc chắn bạn nên dự trù thêm khoản kinh phí này khi có sự cố bất ngờ xảy ra.

Chắc chắn không ai mong muốn những sự cố này xảy ra. Nhưng nếu có sự chuẩn bị trước sẽ giúp cho hội thảo của bạn thành công hơn nữa. Cũng phần nào có thể thể hiện được sự chu đáo, chuyên nghiệp của quý công ty.

Tóm lại, kinh phí tổ chức hội nghị bao gồm rất nhiều khoản khác nhau. Tuy nhiên, để phân bố có hiệu quả số tiền này. Doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện uy tín để hợp tác.

Xoo Event hiện là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu hiện nay, đã và đang triển khai nhiều hoạt động, sự kiện doanh nghiệp lớn nhỏ với nhiều ưu đãi hấp dẫn. Với đội ngũ nhân viên sáng tạo, giàu ý tưởng. XooEvent cam kết mang đến những ý tưởng, chủ đề độc đáo. Góp phần tạo nên những chương trình trong mức kinh phí hợp lý.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị khách hàng thành công

7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo khách hàng chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng đang là một trong những hoạt động được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thông qua công tác thảo luận, tiếp thu ý kiến từ các đối tác hay khách hàng, doanh nghiệp biết cách khắc phục những hạn chế còn tồn tại.

Đồng thời tìm ra những giải pháp kinh doanh mới, phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Tuy nhiên pháp luật hiện hành có quy định về tổ chức hội thảo ra sao ? Doanh nghiệp có nắm rõ được những thông tin đó ? Do đó, trong bài viết dưới đây, công ty sự kiện Xoo Event sẽ giúp quý doanh nghiệp tìm hiểu nhiều hơn về khung pháp lý và những điều cần biết khi thực hiện sự kiện này.

Tổ chức hội thảo có phải xin phép

Hội thảo là một cuộc thảo luận giữa doanh nghiệp với khách hàng về một vấn đề cụ thể. Do đó, nó có tầm ảnh hưởng đến quan điểm và nhìn nhận của một số đối tượng nhất định sau khi tham dự. Bởi vậy nhằm đảm bảo chất lượng nội dung của các hội thảo được đúng đắn, đồng thời thuận tiện hơn cho công tác quản lý của các cơ quan chức năng có thẩm quyền, pháp luật hiện nay quy định về tổ chức hội thảo của doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép.

Theo đó, nội dung của buổi hội thảo phải hợp pháp, không vi phạm quy định của pháp luật. Việc xác định và kiểm tra nội dung sẽ được cơ quan chức năng có thẩm quyền thực hiện.

Quy định về tổ chức hội thảo về hồ sơ xin cấp phép

Theo quy định về tổ chức hội thảo hiện nay thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trước hồ sơ để gửi lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét. Cụ thể hồ sơ gồm có

Với cơ quan, tổ chức của Việt Nam tổ chức hội thảo

• Mục đích và nội dung của hội thảo;
• Thời gian tiến tổ chức và địa điểm cụ thể; địa điểm khảo sát, tham quan nếu có.
• Thành phần tổ chức: các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước, cơ quan tài trợ.
• Số lượng thành phần tham dự hội thảo, danh sách các đại biểu, gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;
• Kinh phí thực hiện chương trình.

Với cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức hội thảo

• Mục đích tổ chức và nội dung của, hội thảo
• Thời gian và địa điểm diễn ra hội thảo
• Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam
• Các đối tượng tham gia thực hiện hội thảo
• Thành phần đại biểu trong và ngoài nước
• Đối với dự thảo về lĩnh vực du học, doanh nghiệp cần bổ sung thêm một số giấy tờ khác. Bao gồm: Chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học, thư từ giao dịch chứng nhận đại diện nước ngoài tham dự hội thảo, các tài liệu khác có liên quan như nội dung chương trình đào tạo, trường đào tạo, học bổng…

Cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức hội thảo

Theo pháp luật hiện hành quy định về tổ chức hội thảo thì có hai loại hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện này dành cho hai đối tượng cơ quan, tổ chức như đã nêu ở trên. Do đó để thuận tiện cho quá trình xem xét và quản lý của nhà nước, việc cấp phép tổ chức cũng sẽ do hai cơ quan thực hiện. Cụ thể:

• Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo của cơ quan, tổ chức của Việt Nam do sở ngoại vụ cấp.
• Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo nộp của cơ quan, tổ chức nước ngoài do sở thông tin truyền thông cấp.

Trên đây là thông tin pháp lý quy định về tổ chức hội thảo mà các doanh nghiệp cần biết. Nếu quý doanh nghiệp còn điều thắc mắc hay chưa rõ, hãy liên hệ với Xoo Event để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Tổ chức Hội nghị khách hàng cần có những chứng từ gì?

Hướng dẫn cách tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

4 yếu tố khi tổ chức hội nghị khách hàng bảo hiểm cần lưu ý

Với tiêu chí “khách hàng là thượng đế”. Các công ty luôn hướng tới việc tạo ra dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Nhằm giữ chân khách hàng cũ tiềm năng và tăng thêm số lượng khách hàng mới cho doanh nghiệp. Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cũng là một sự kiện có mục đích như vậy. Và trên thực tế rất hiệu quả kể cả về mặt thương hiệu lẫn thực tế. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu quy trình tổ chức hoàn thiện.

Xem thêm:

Lễ tri ân vinh danh đối tác xuất sắc của ứng dụng đặt xe Be

Lý do nên tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cũ

Khách hàng cũ là những người có độ tin tưởng nhất định và tiêu thụ lượng lớn các sản phẩm. Đây chính là những người rất quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển ổn định của công ty. Buổi lễ tri ân cũng như lời cảm ơn sâu sắc đến họ. Và mong muốn có sự hợp tác lâu dài hơn sau này.

Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp

Thay lời cảm ơn bằng hành động thông qua chương trình tri ân khách hàng là hình thức chứng minh tiềm lực, sức mạnh, sự phát triển của công ty đến đối tác, khách hàng. Hành động “có trước có sau” này giúp làm đẹp bộ mặt doanh nghiệp, ghi điểm với khách mời tham dự.

Quảng bá sản phẩm, dịch vụ sắp ra mắt

Đối tượng khách mời đến tiệc tri ân sẽ là khách hàng, đối tác tiềm năng. Kết hợp hội nghị kiện tri ân với lễ ra mắt sản phẩm mới giúp cho doanh nghiệp mau chóng đưa được sản phẩm đó đến với người tiêu dùng, không tốn quá nhiều thời gian thăm dò hay tiếp cận thị trường, chi phí quảng cáo sản phẩm trên nhiều kênh phương tiện.

Các bước tiến hành tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Xác định mục tiêu

Ý nghĩa hội nghị tri ân khách hàng sẽ giúp xác định mục tiêu tổ chức cho các doanh nghiệp. Từ những lý do đã nêu trên, tùy theo quy mô tổ chức mà doanh nghiệp đề ra những mục tiêu cơ bản hướng tới.

Xác định đối tượng khách mời

Doanh nghiệp có mục đích khác nhau dẫn tới đối tượng khách mời khác nhau. Đối tượng khách mời nói chung gồm có khách hàng lẻ, khách bán buôn, đại lý, đối tác làm ăn… Ví dụ, nếu công ty xác định mục tiêu mở rộng thị trường thì đối tượng không nên bó hẹp mà sự kiện càng tiếp cận được nhiều khách mời, càng thành công.

Tiến hành chuẩn bị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Khách mời tham dự đều là người quan trọng nên khâu chuẩn bị kế hoạch hội nghị khách hàng phải đảm bảo đầy đủ, chi tiết từ khi khách tới đến lúc khách đi. Sự cầu toàn, chặt chẽ trong khâu chuẩn bị sẽ tạo cho khách mời cảm giác chuyên nghiệp, tin tưởng hơn vào phong cách làm việc của công ty.

Xây dựng kịch bản

Để khâu chuẩn bị đạt được mục đích, việc sắp xếp đội ngũ nhân viên được hợp lý rất cần kịch bản hội nghị tri ân khách hàng đầy đủ các thông tin, phù hợp với tiêu chí tổ chức cũng như chi phí của công ty. Hơn nữa, các phương án dự phòng nên được chú ý. Để tránh trước nhiều diễn biến bất thường có thể xảy ra trong sự kiện.

Giám sát hội nghị

Người lập nên kịch bản phải là một chuyên viên tổ chức sự kiện có đầu óc bao quát, nhanh nhạy. Người này chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát tất cả các khâu sự kiện. Bên cạnh đó, cũng rất cần sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đội ngũ kỹ thuật viên. Để đảm bảo cho buổi lễ diễn ra theo đúng kịch bản, cố gắng tránh mọi rủi ro.

Kinh nghiệm của Cyber Show cho phép chúng tôi làm chủ mọi tình huống, sắp xếp ổn thỏa cho việc tổ chức hội nghị khách hàng của quý khách. Đến với Xoo Event – Công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và năng động; sẽ mang đến cho quý khách chất lượng dịch vụ đẳng cấp với mức giá phải chăng nhất.

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Hướng dẫn cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng mang lại hiệu quả

Top 3 ý tưởng tổ chức tiệc tri ân khách hàng thu hút nhất trong năm

Hiện nay, bên cạnh việc mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Các chủ doanh nghiệp đang có xu hướng tổ chức các sự kiện trong khuôn khổ quảng bá doanh nghiệp. Như là tổ chức hội nghị khách hàng, chương trình tri ân khách hàng. Hoặc các chương trình ra mắt sản phẩm mới. Nhằm thúc đẩy chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của mình. Việc thuê phòng tổ chức hội nghị khách hàng luôn là điều băn khoăn của ban tổ chức. Vậy đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?

Quy trình tổ chức các chương trình hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay

Để đảm bảo tính trang trọng của chương trình cũng như xác định vấn đề ngân sách; phía ban tổ chức thường phải lên một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể.

Trong đó, bước đầu cần phải xác định thời gian, địa điểm cũng như số lượng khách mời tham gia chương trình.

Thông thường, đối với các hội nghị khách hàng hay là hội thảo thì cuối tuần sẽ là thời điểm thích hợp nhất bởi đó là lúc mọi người không phải đi làm nên có thể sắp xếp thời gian tham dự. Có thể là buổi chiều (sau 3 giờ) hoặc buổi chiều tối.

Về vấn đề lên danh sách khách mời, ngoài các đại lý, nhà phân phối là đối tượng khách mời chính, ban tổ chức có thể mời đại diện các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Tùy vào số lượng khách mà lựa chọn các không gian có diện tích cho phù hợp.

Thuê phòng tổ chức hội nghị khách hàng

Thực chất để có thể thuê phòng tổ chức hội nghị khách hàng ưng ý. Thì nhà tổ chức cần phải biết được số lượng người tham gia cụ thể là bao nhiêu.

Điều này tùy thuộc vào quy mô hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp muốn tổ chức. Có thể thấy việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị là một yếu tố quan trọng; góp phần làm nên thành công của chương trình.

Thông thường, các doanh nghiệp thường lựa chọn các công ty sự kiện. Hoặc thuê khách sạn, hay trung tâm hội nghị để tổ chức chương trình.

Song, dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất cứ phòng hội thảo nào. Thì địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần phải đảm bảo phù hợp với số lượng người tham dự. Và giao thông thuận tiện để quan khách tham gia chương trình.

Tổ chức hội nghị khách hàng với số lượng 150 người trở lại

Với các chương trình có số lượng khách dưới 150 người, thông thường sẽ cần phải lựa chọn một diện tích khoảng 200m2 (cũng cần cần nhắc đến cách setup bàn ghế và các thiết bị loa đài, âm thanh).

Với quy mô như vậy, các phòng tổ chức hội nghị của các khách sạn từ 3 sao trở lên hiện nay hầu như đều có khả năng cung cấp được diện tích này; với mức giá phân hóa theo số sao, cũng như các gói dịch vụ cụ thể trong hợp đồng.

Nhằm giúp cho quý khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp; từ đó giúp cho việc thuê phòng tổ chức hội nghị của quý khách sẽ diễn ra một cách đơn giản và dễ dàng hơn. Xoo Event tự hào là công ty sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ tổ chức hội nghị. Chúng tôi cam kết cung cấp những dịch vụ chất lượng với giá thành ưu đãi nhất đến mọi đối tượng khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận báo giá tốt nhất thị trường nhé!

Tìm hiểu thêm:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

Kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm

Tổ chức hội nghị khách hàng là chương trình mà các công ty, doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức. Để thực hiện những buổi họp, đàm phán trao đổi quan trọng. Đối tượng là các đối tác, khách hàng hoặc trong nội bộ công ty. Tổ chức một buổi hội thảo thành công, chi phí tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng. Mời quý độc giả điểm qua những loại chi phí cấu thành nên tổng chi phí tổ chức hội thảo mà công ty tổ chức sự kiện Xoo Event đã tổng hợp sau. 

Chi phí thuê địa điểm để tổ chức hội thảo

Địa điểm tổ chức hội thảo thông thường là những phòng họp, phòng hội thảo. Điều đó đồng nghĩa là diện tích, không gian rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Thông thường, các công ty doanh nghiệp sẽ tổ chức hội thảo ở ngay trong trụ sở cơ quan của mình. Nhưng nếu với số lượng khách mời đông và quy mô của buổi hội thảo khá lớn; thì các công ty, doanh nghiệp sẽ tìm đến đại lý phân phối bất động sản. Như vậy, chi phí đầu tiên mà các công ty cần lưu ý đó là chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo.

Xem nhanh:

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM

Tuy nhiên cũng nên xem xét, nghiên cứu và tìm hiểu kỹ trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu về mặt hình thức là chứa đủ được lượng khách mời, có đầy đủ trang thiết bị. Vừa đáp ứng nhu cầu về mặt kinh tế là tiết kiệm chi phí ở mức tối ưu nhất; để công ty có thể sử dụng ngân sách vào việc khác cho buổi hội thảo thêm thành công.

Chi phí cho các tiết mục

Diễn giả

Diễn giả là một đội ngũ nhân sự không thể thiếu trong việc tổ chức nghị khách hàng. Có thể nói họ là những người chủ chốt để quyết định buổi hội thảo thành công. Dựa vào lĩnh vực và chủ đề mà công ty, doanh nghiệp tổ chức buổi hội thảo mà có thể lựa chọn mời những diễn giả nổi tiếng, có kỹ năng, chuyên môn sâu về lĩnh vực đó để thuyết trình trước mọi người trong buổi hội thảo với những kiến thức, suy nghĩ đúng đắn.

Một diễn giả nổi tiếng sẽ thu hút không chỉ lượng fan trung thành của người đó, mà còn là những người quan tâm, ngưỡng mộ câu chuyện thành công của họ. Sự kiện diễn giả tỷ phú nổi tiếng Jack Ma tới Việt Nam vào ngày 6.11.2017 tại Diễn đàn Thanh Toán điện tử Việt Nam là một minh chứng cho điều này. Lượng vé khủng đã được tiêu thụ trong chớp mắt, với phân khúc lớn là các bạn trẻ sinh viên Việt Nam, và họ đặc biệt hào hứng mong chờ đến với buổi hội thảo đó.

Vì vậy, đây có thể là một khoản chi phí lớn mà các công ty, doanh nghiệp cần đầu tư để có thể mời được các diễn giả chuyên nghiệp đến với buổi hội thảo của mình.

MC

MC cũng là một thành phần không thể thiếu trong mỗi chương trình hay buổi hội thảo. Họ sẽ là những người kiểm soát, điều khiển thời lượng chương trình theo đúng kịch bản, thời gian cụ thể. Các công ty, doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn những MC có kinh nghiệm lâu năm dẫn các buổi hội thảo vì họ biết cách dẫn dắt các câu chuyện, các vấn đề của những lĩnh vực được hội thảo đi theo đúng hướng, không bị rườm rà và lan man.

Nếu chương trình có mời thêm khách nước ngoài thì BTC nên tìm kiếm ứng viên dẫn chương trình thông thạo 2-3 thứ tiếng: tiếng Anh, tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc.

Chi phí tổ chức hội thảo gồm chi phí âm thanh ánh sáng

Đây là những hệ thống, trang thiết bị không thể thiếu. Đặc biệt trong mỗi buổi hội thảo nói riêng và trong các chương trình, sự kiện nói chung. Để buổi hội thảo thành công thì những phụ kiện liên quan cũng phải được quan tâm, đầu tư. Hệ thống âm thanh ánh sáng tốt thì mới giúp cho buổi hội thảo được diễn ra trơn tru. Tránh những rủi ro trục trặc làm người xem bị ngắt quãng, mất tập trung.

Chi phí tiệc trà

Khi tổ chức, các công ty phải lưu ý, quan tâm và chăm sóc đến bộ phận khách mời. Vì đó là thành phần vô cùng quan trọng của buổi hội thảo. Tiệc trà là một yêu cầu cần có cho các công ty, doanh nghiệp khi tổ chức buổi hội thảo. Chi phí tiệc trà cũng sẽ không phải là quá cao.

Tuy nhiên các công ty cũng nên lưu ý chi tiêu sao cho hợp lý. Nên lựa chọn những loại đồ ăn thức uống ngon, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Đảm bảo an toàn vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt trong lòng các khách mời.

Trên đây là một số điều cần thiết trong chi phí tổ chức hội thảo mà các công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để tổ chức được một buổi hội thảo thành công nhất. Xoo Event hân hạnh đồng hành cùng quý khách hàng trong sự kiện này!

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

4 lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học doanh nghiệp cần biết

Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng. Với mục đích nhằm quảng bá sản phẩm và thúc đẩy thương hiệu đối với mỗi đơn vị tổ chức. Do tính chất và số lượng khách mời cho từng loại hội thảo là khác nhau. Nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cần phải được lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ theo đặc thù loại hình hội thảo.

Nhiệm vụ tìm kiếm và xác định địa điểm cần được thực hiện sớm để có thể tiến hành thuận lợi và chắc chắn các bước tiếp theo. Sau đây là những yếu tố quan trọng để chọn địa điểm tổ chức hội thảo công ty tổ chức sự kiện Xoo Event đúc kết được.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô

Quy mô hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Đối với những hội thảo có quy mô nhỏ. Đặc biệt là các hội thảo chuyên môn, mang tính đặc thù với lượng khách mời ít hơn 100 người.

Việc lựa chọn địa điểm cho quy mô này sẽ tương đối đơn giản. Quý khách có thể lựa chọn tổ chức hội thảo trong nhà hoặc ngoài trời.

Điều này phụ thuộc nhiều vào tính chất của hội thảo. Một vài địa điểm thích hợp là: hội trường cơ quan, phòng họp lớn của cơ quan, các trung tâm tổ chức sự kiện,… Các hội thảo có quy mô lớn bắt buộc phải tổ chức ở ngoài trời.

Tính chất hội thảo diễn ra

Tính chất hội thảo quyết định tới cách bài trí không gian của hội thảo. Với những hội thảo học thuật, hội thảo khoa học; hoặc hội thảo nội bộ giữa các chuyên gia trong ngành, hay hội thảo du học… địa điểm tốt nhất là những phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.

Những lựa chọn đó tạo sự trang trọng và nghiêm túc cho buổi hội thảo, mặt khác, nó cũng tạo không gian riêng tư, tránh tiếng ồn có thể ảnh hưởng đến chất lượng của buổi hội thảo.

Nhu cầu về thiết bị sự kiện

Sau khi đã xem xét hai yếu tố về quy mô và tính chất của hội thảo, vấn đề tiếp theo cần quan tâm là thiết bị của sự kiện. Đối với những hội thảo có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng cao hơn các hội thảo quy mô nhỏ. Các thiết bị cần thiết như dàn âm thanh, mic, máy chiếu là là những thứ không thể thiếu.

Tương tự, những hội thảo học thuật sẽ cần nhiều thiết bị phục vụ cho tính chất trình chiếu. Như máy chiếu, màn hình LED, bút chỉ, bút laser …

Đối với các hội thảo khách hàng, các thiết bị thu hút, quảng bá sản phẩm và trang trí không gian lại cần được xem trọng hơn cả. Như vậy, nhu cầu về thiết bị sự kiện ngoài dàn âm thanh, mic, thì còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của hội thảo để chuẩn bị và lắp đặt sao cho phù hợp.

Hình thức của địa điểm tổ chức hội thảo

Yếu tố cuối cùng để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo chính là hình thức của hội thảo. Với những hội thảo chuyên nghiệp, sang trọng cùng với những khách mời quý.

Đòi hỏi những địa điểm tổ chức có hình thức đẹp mắt và cao cấp. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn tại các trung tâm tổ chức sự kiện. Nếu tổ chức trong nhà hoặc những khu thảo quần viên, resort với những hội thảo ngoài trời.

Đơn cử trong diễn đàn kinh tế cấp cao APEC tổ chức tại Việt Nam năm ngoái. Phóng viên Nga đã thuê một resort đẳng cấp quốc tế tại bán đảo Sơn Trà để tổ chức họp báo cho tổng thống Putin. Để phục vụ công việc kết hợp nghỉ dưỡng. Các vị quan khách quý cũng sử dụng các khu vực của quần thể resort này.

Thế nhưng, nếu tính chất hội thảo cởi mở và không quá nghiêm ngặt hình thức. Đơn vị tổ chức có thể chọn những địa điểm vừa tầm về chất lượng và chi phí bỏ ra. Chỉ cần đảm bảo tính lịch sự và thoải mái cho người tham dự.

Các hội thảo tổ chức trong một buổi và không kèm theo bữa tiệc. Chỉ cần các đảm bảo hình thức về không gian bài trí, trang thiết bị kĩ thuật. Nhưng đối với các hội thảo dài ngày, có tổ chức tiệc cho khách mời tham gia đòi hỏi các địa điểm đảm bảo được về mặt thời gian cũng như chất lượng phục vụ.

Như vậy, với địa điểm tổ chức hội thảo, Xoo Event có 4 yếu tố cần lưu ý như trên. Nếu có thắc mắc về vấn đề này tổ chức hội nghị khách hàng. Quý khách có thể liên hệ với Xoo Event để được tư vấn và cung cấp những dịch vụ tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

 Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị, hội thảo tại TPHCM

Tổ chức hội nghị khách hàng thường niên giờ đây là công việc, sự kiện không còn xa lạ gì đối với mỗi doanh nghiệp, công ty hay tổ chức. Vì đây là một sự kiện quan trọng cho nên mỗi doanh nghiệp hay công ty đều không thể làm việc, tổ chức một cách qua loa, đại khái, lên kế hoạch một cách tùy tiện được.

Trong quá trình tổ chức, những sai sót tổ chức hội nghị khách hàng là không thể tránh khỏi, bởi vậy, trong bài viết này, đề cập đến một số những vấn đề cơ phải để quý khách hàng có thể tham khảo, từ đó cải thiện tốt hơn buổi hội nghị khách hàng của đơn vị mình.

Vai trò của tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng thường niên của các công ty, các doanh nghiệp, tập đoàn, các tổ chức,… Chính là nhằm mục đích gắn bó, tri ân, xây dựng tình đoàn kết. Tạo các mối quan hệ giữa khách hàng người tiêu dùng với công ty. Và các đại lý trung thành cùng với công ty, hay các nhân viên cộng tác viên với công ty,…

Thông qua các buổi hội nghị khách hàng mà quý công ty nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Những quan điểm mà khách hàng họ đánh giá cao về sản phẩm của mình để từ đó phát huy.

Bên cạnh những lời khen, ưu điểm, thì không thể tránh khỏi những thiếu sót đối với khách hàng.

Nhưng từ những lời phê bình đó, thì quý công ty mới rút ra được kinh nghiệm và khắc phục trong những lần sau. Để từ đây, xây dựng công ty, doanh nghiệp một cách vững bền, phát triển hơn.

Những sai sót tổ chức hội nghị khách hàng cần tránh

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, quý công ty cần xác định rõ mục tiêu của buổi hội nghị. Để bám sát vào đó lên kế hoạch triển khai. Tránh cho buổi sự kiện đã bắt đầu mà diễn biến lòng vòng, dẫn đến mất thời gian. Làm ảnh hưởng tới tâm trạng người tham dự và không khí buổi tiệc. Không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Bên cạnh đó, việc xác định thời gian địa điểm của buổi hội nghị khách hàng cần được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu. Tránh cho việc nhiều trường hợp ghi nhầm địa điểm hoặc thời gian trên giấy mời đã phát ra.

Tiếp theo, quý doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho buổi hội nghị khách hàng một cách chi tiết. Để từ đó bám sát theo sườn kế hoạch đã đặt ra để thực hiện. Cụ thể như đối tượng tham gia, ý nghĩa muốn truyền tải và phản hồi cần thu về, kinh phí là bao nhiêu,….

Xoo Event chuyên tổ chức hội nghị khách hàng thành công, ấn tượng, giá cực hấp dẫn

Là một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong việc tổ chức hội nghị khách hàng, cùng với đội ngũ nhân viên, thiết kế giàu năng lượng làm việc, nhiệt huyết, có tinh thần trách nhiệm; Xoo Event hân hạnh là công ty tổ chức sự kiện được quý doanh nghiệp tin tưởng về chất lượng và uy tín để thực hiện tổ chức hội nghị khách hàng của quý doanh nghiệp. Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói từ A – Z của Xoo Event hứa hẹn mang đến sự hài lòng nhất cho quý doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

Nhằm thể hiện sự quan tâm của mình tới nguồn nhân lực của công ty và cả khách hàng. Xu hướng quảng bá doanh nghiệp phổ biến hiện nay có thể kể đến là tổ chức sự kiện. Trong đó phổ biến là tổ chức tiệc tất niên và hội nghị khách hàng. Không những vậy, các doanh nghiệp này còn có mong muốn tổ chức chung hai sự kiện vào cùng một thời điểm để thuận tiện và tiết kiệm chi phí tổ chức tiệc tất niên hơn.

Tham khảo:

Mẫu chương trình tiệc tất niên cuối năm ấn tượng

Tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp đầy ý nghĩa

Tuy nhiên cách thức này có những ưu, nhược điểm nhất định. Bài viết này giúp quý khách giải quyết thắc mắc rằng liệu có nên tổ chức chung tiệc tất niên và hội nghị khách hàng cho thời điểm cuối năm hay không?

Tiệc tất niên và hội nghị khách hàng là gì?

Tiệc tất niên là một trong những sự kiện khá phổ biến của doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Tổ chức tiệc tất niên có ý nghĩa tinh thần lớn đối với các nhân viên. Nó giống như một phần thưởng, ghi nhận công sức làm việc của họ suốt một năm. Đồng thời thúc đẩy tinh thần để họ duy trì và phát huy những thành tựu trong năm tiếp theo.

Hội nghị khách hàng là sự kiện để doanh nghiệp tri ân, cảm ơn các khách hàng, đối tác đã tin tưởng lựa chọn sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Về phía khách hàng, hội nghị giúp họ cảm thấy được trân trọng. Từ đó xây dựng lòng tin và duy trì đầu tư.

Về phía doanh nghiệp, khi tổ chức hội nghị khách hàng, họ cần duy trì được nguồn khách hàng tiêu thụ sẵn có, quảng bá sản phẩm mới, ghi nhận đóng góp ý kiến của khách hàng để không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Thời điểm tổ chức tiệc tất niên và hội nghị khách hàng

Thời điểm tổ chức tiệc tất niên

Với tên gọi là tiệc tất niên, thời điểm tổ chức thường là cuối năm. Tùy vào văn hóa công ty mà sẽ được tổ chức vào ngày tết Tây hay là tết Ta.

Nếu trường hợp anh chị đang làm việc ở các công ty nước ngoài. Với nhân sự đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Thì thời điểm cuối năm dương lịch là thích hợp nhất. Vì ai cũng có thể dễ dàng hưởng ứng buổi tiệc tất niên một cách thoải mái và không vướng bận nhiều thắc mắc.

Văn hóa của những doanh nghiệp này tập trung ngay chính bản chất của tiệc tất niên. Đó chỉ đơn thuần là một bữa tiệc để tiễn đưa năm cũ và chào đón năm mới.

Đối với một số các doanh nghiệp tư nhân, hay là doanh nhiệp nhà nước. Thì các buổi tiệc tất niên thường được tổ chức vào thời điểm cuối năm âm lịch. Vì đó là thời điểm Tết Nguyên Đán cũng đang đến gần. Và đó cũng là thời điểm cận kề những ngày kết thúc năm cũ và bắt đầu một năm mới.

Chính vì thế, các công ty hiện này thường tổ chức tiệc tất niên dao động trong thời gian từ 20 âm lịch đến 25 âm lịch. Đừng nên tổ chức quá trễ sẽ khiến cho thời gian bị gấp rút.

Thời điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Thời gian tổ chức hội nghị khách hàng thường đa dạng hơn. Có thể là bất kỳ ngày nào trong năm. Thông thường là bắt đầu từ tháng 09; khi mà doanh nghiệp đã trải qua ba quý kinh doanh và đang đến quý kinh doanh cuối cùng của một năm tài chính.

Mục đích của việc lựa chọn như vậy là nhằm đẩy mạnh quảng bá các sản phẩm của công ty. Từ đó có khả năng tăng thêm nguồn doanh thu cho công ty vào mùa cuối năm.

Ưu điểm của việc tổ chức chung tiệc tất niên và hội nghị khách hàng cho thời điểm cuối năm

• Tiết kiệm chi phí tổ chức cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp dễ dàng truyền đạt tới khách hàng những thành tựu đã đạt được trong năm. Cũng như đề xuất phương hướng, chiến lược phát triển của mình trong năm tới. Từ đó xây dựng niềm tin, hướng đến sự trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp mình.
• Tăng mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng thông qua việc tổ chức một số hoạt động vui chơi hoặc giao lưu, đàm thoại giữa các bên.

Nhược điểm của việc tổ chức chung tiệc tất niên và hội nghị khách hàng cho thời điểm cuối năm

• Không phát huy được tối đa mục đích của từng sự kiện.
• Gây khó khăn cho công tác chuẩn bị tổ chức. Doanh nghiệp và phía công ty tổ chức sự kiện cùng hợp tác phải xây dựng nội dung chương trình một cách chi tiết và cụ thể hơn so với khi thực hiện riêng lẽ từ sự kiện để tạo nên sự cân đối và hài hòa trong quá trình tổ chức.

Từ những ưu và nhược điểm nói trên, quý khách và doanh nghiệp mình hãy xem xét, cân nhắc một cách kĩ lưỡng việc nên hay không nên tổ chức tiệc tất niên và hội nghị khách hàng chung vào thời điểm cuối năm đế đạt hiểu quả tốt nhất khi thực hiện các chương trình này.

Với sự chuyên nghiệp và uy tín trong ngành tổ chức sự kiện. Xoo Event tự tin về khả năng tổ chức tiệc tất niên, hội nghị khách hàng và nhiều sự kiện khác theo nhu cầu và nguyện vọng của quý khách. Hãy đến với chúng tôi để tận hưởng những dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng với giá ưu đãi nhất!

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là cuộc họp có tổ chức. Và nhất là trong thời buổi hiện nay các cuộc hội nghị diễn ra với chiều hướng tích cực. Nhằm mục đích tổng kết tình hình hoạt động đã diễn ra để rút kinh nghiệm. Và đưa ra hướng hoạt động trong thời gian tới. Hay để tri ân khách hàng đã sử dụng, quan tâm đến sản phẩm của công ty hay doanh nghiệp. Chính vì vậy, tổ chức hội nghị là hoạt động vô cùng quan trọng và phổ biến. Đây là một số loại hình hội nghị phổ biến mà doanh nghiệp thường áp dụng.

Loại hình hội nghị khách hàng

Doanh nghiệp tổ chức hội nghị với mục đích đối thoại, liên kết hay thăm dò ý kiến. Từ đó nhằm duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng. Mục đích cuối cùng là từ đó tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền. Từ hội nghị này nhằm tăng cường mối quan hệ, nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.

Bên cạnh đó công ty hay doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng cũng nên chuẩn bị chu đáo, lên kế hoạch tổ chức chi tiết để đạt được mục đích. Và gặt hái thành công thông qua hội nghị này.

Loại hình hội nghị bán hàng

Bán hàng là chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Và người bán thường phải thay đổi các biện pháp bán hàng để sao cho có hiệu quả nhất.

Việc xây dựng mối quan hệ và tạo niềm tin giữa người mua và người bán vô cùng quan trọng. Và hội nghị bán hàng hiện nay không còn quá xa lạ với các công ty hay khách hàng.

Thậm chí còn được diễn ra thường xuyên. Nhưng không phải bất kì hội nghị bán hàng nào vừa tổ chức ra cũng thành công được. Bởi khách hàng có tâm lý “tôi sẽ không mua hàng dù ông có khéo léo cỡ nào”.

Để có một hội nghị bán hàng thành công thì cần có phương pháp. Đặc biệt lên nội dung chương trình cho hội nghị một cách độc đáo, thu hút khách hàng. Về điều này bạn đừng ngại chia sẻ, hãy tham khảo các công ty dịch vụ để tổ chức hội nghị bán hàng sao cho hiệu quả nhất.

Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

Để ra mắt một sản phẩm mới đến thị trường không hề đơn giản chút nào. Bởi sản phẩm được khách hàng, công chúng đón nhận hay không không chỉ phụ thuộc vào tính năng, giá trị, công dụng của sản phẩm. Mà còn nhờ vào sự thành công của hội nghị giới thiệu sản phẩm mới này.

Tổ chức sự kiện giới thiệu lễ ra mắt sản phẩm mới này là cách để công ty hay doanh nghiệp bạn tạo dấu ấn, đánh dấu sự ra đời của “đứa con tinh thần” cụ thể là “sản phẩm mới” để khách hàng đón nhận.

Bên cạnh đó cũng để ghi nhận nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty trong quá trình thực hiện tạo ra sản phẩm này. Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới này là một bước ngoặt quan trọng của công ty đã nỗ lực tạo ra trên suốt một chặng đường dài. Từ đó tiếp cận khách hàng tiềm năng, gia tăng hiệu quả trong kinh doanh. Thể hiện giá trị doanh nghiệp và là giải pháp truyền thông hiệu quả.

Với những loại hình hội nghị hiện nay tuy phổ biến nhưng lại mang lại lợi ích không hề nhỏ cho công ty hay doanh nghiệp của bạn. Thế nhưng để tổ chức sự kiện, hội nghị một cách hiệu quả, chu đáo, tạo nhiều ấn tượng cho khách hàng, đối tác bạn đừng ngần ngại tham khảo hay chia sẻ với Xoo Event – Công ty tổ chức sự kiện có dày dặn kinh nghiệm tổ chức, sự chuyên nghiệp, tự tin và đầy sáng tạo để giúp doanh nghiệp hay công ty của bạn tạo bứt phá trên thương trường.

Tìm hiểu thêm:

 Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị, hội thảo tại TPHCM

Cách tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng 7 bước chuyên nghiệp