Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm những gì?

 Tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân đối tác, khách hàng với quy mô hoành tráng đều là những sự kiện thường niên của nhiều doanh nghiệp. Tuy vậy, một số kế toán hiện nay đang tỏ ra hết sức lúng túng với việc kê khai các loại chi phí; chứng từ tổ chức những chương trình hội nghị như trên. Vì thế Xoo Event xin gửi đến quý vị một số hướng dẫn để hoàn thiện các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng bài viết sẽ đem đến cho quý doanh nghiệp những thông tin bổ ích, hiệu quả.

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hiện nay chúng ta đã không còn xa lạ gì với các khái niệm về hóa đơn, chứng từ trong mua sắm hằng ngày; cũng như việc thu chi trong phạm vi ngân sách của một doanh nghiệp.

Theo đó, chứng từ kế toán được hiểu là:

• Các giấy tờ liên quan khác ngoài hoá đơn
• Làm bằng chứng cho việc mua bán, trao đổi hàng hoá; các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
• Là căn cứ để doanh nghiệp tự hạch toán tài chính của mình

Các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng với quyết định phê duyệt của Giám Đốc

Như đã đề cập ở trên, chứng từ là loại tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế; được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán; và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý.

Chính vì vậy, khi chuẩn bị các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng. Về nguyên tắc, người ta luôn phải chờ có quyết định duyệt chi của hội đồng; hoặc ban giám đốc thì mới được chấp nhận về mặt hình thức và hiệu lực.

Cũng một phần do đây là những phần chi lớn và quan trọng nhằm mục đích hỗ trợ tiếp thị, truyền thông. Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; nên phải được kiểm soát và đảm bảo thực hiện một cách chặt chẽ.

Dự trù kinh phí, kế hoạch, chương trình hội nghị

Việc dự trù kinh phí, kế hoạch tổ chức một chương trình hội nghị bao giờ cũng phải được thể hiện thông qua một kế hoạch; hoặc đơn đề xuất cụ thể của đại diện ban tổ chức

Đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính dự kiến phát sinh. Loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng này cần phải đảm bảo tính phù hợp. Bao gồm các chi phí hợp lý và nhằm mục đích cốt lõi là tiến hành sự kiện một cách thuận lợi; thành công cũng như hiệu quả nhất.

Danh sách thành viên, khách mời tham dự

Quá trình xác định số lượng khách mời; danh sách các thành viên tham dự không chỉ là yếu tố tiên quyết để triển khai các nội dung công tác chuẩn bị. Mà còn làm căn cứ quan trọng cho việc hoàn thành các chứng từ, hóa đơn cần thiết.

Theo đó, ban tổ chức cần hết sức chú ý đến công tác phát hành thư mời; và tiến hành liên hệ xác nhận số lượng khách tham dự sự kiện ngay từ đầu.

Chứng từ, hóa đơn kèm theo kế hoạch (Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…)

Nhiều người trong chúng ta lâu nay thường có suy nghĩ; cứ có hóa đơn thôi là đủ được tính vào chi phí hợp lý hợp lệ và được khấu trừ thuế.

Đây thực sự là một quan niệm sai lầm bởi. Bởi trên thực tế, hóa đơn không phải là “bùa hộ thân”; mà chỉ là một phần nào đó trong bộ hồ sơ chứng từ mà thôi.

Đó là lý do khi hoàn thiện các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng; doanh nghiệp cần liệt kê, và tổng hợp một cách cụ thể tất cả các loại giấy tờ:

• Hợp đồng
• Biên bản thanh lý hợp đồng…

Để có các bằng chứng đầy đủ về những nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Qua đó có thể dễ dàng làm việc với các cơ quan nhà nước.

Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hợp đồng thuê

Hiện nay do phần lớn các doanh nghiệp đã và đang dần chuyển sang thuê ngoài toàn bộ các dịch vụ tổ chức sự kiện. Cho nên hợp đồng hợp tác của các bên có thể sẽ được coi là một loại giấy tờ, chứng từ cần thiết; và bắt buộc phải bổ sung khi có yêu cầu.

Trên đây là phần tổng hợp một số loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng các doanh nghiệp cần lưu ý. Chúc quý doanh nghiệp có được chương trình hội nghị thành công và suôn sẻ!

Tìm hiểu thêm:

7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

Quy định về tổ chức hội thảo doanh nghiệp cần biết