Lên Kịch Bản Hội Nghị Nhà Chung Cư cho doanh nghiệp

Hội nghị nhà chung cư là hoạt động có tính thường niên; và diễn ra tại nhiều chung cư hiện nay. Với tính chất công trình là kết hợp của nhiều hộ gia đình trong một tòa nhà. Nên chất lượng dịch vụ và điều kiện sinh hoạt tại đây cần phải đảm bảo được nhu cầu; mong muốn của đa số các chủ hộ. Đó cũng chính là lý do mà tại đây thường xuyên có các hội nghị diễn ra. Thành phần bao gồm cư dân, các chuyên gia, khách mời… Nhằm bàn luận, nêu ý kiến về những vấn đề cụ thể. Vậy thực tế một hội nghị sẽ được diễn ra như thế nào? Kịch bản hội nghị nhà chung cư cần có những nội dung gì?… Xoo Event sẽ giúp quý khách hàng giải đáp các thắc mắc này. Thông qua những thông tin được chia sẻ trong nội dung bài viết dưới đây.

Tham khảo:

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết, hiệu quả

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Hội nghị nhà chung cư là buổi hội nghị được tổ chức bởi ban quản lý dự án, chủ sở hữu dành cho cư dân và khách hàng mua nhà tại dự án đó. Về tính chất buổi hội nghị này cũng như các thể loại chương trình hội nghị hội thảo khác; tuy nhiên ở đây sẽ đề cập đến dự án, bảo vệ, chi phí, hợp đồng mua bán, cho thuê… của nội bộ dự án đó.

Hội nghị nhà chung cư thường được tổ chức mỗi năm một lần. Hoặc khi có văn bản đề nghị của hơn 30% chủ sỡ hữu và người sử dụng dự án đó. Và trong thời hạn không quá 12 tháng, kể từ ngày nhà tòa nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có 50% căn hộ được bán trở lên thì chủ đầu tư, chủ sở hữu có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Nếu quá 12 tháng mà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì buổi hội nghị sẽ được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.

Những lưu ý khi lên kịch bản tổ chức hội nghị nhà chung cư

Tiếp đón cư dân và khách mời tham dự

Khâu tiếp đón là vấn đề đầu tiên cần được xây dựng trong kịch bản hội nghị nhà chung cư. Ở phần đầu của hội nghị. Đơn vị chủ quản cần tính toán một khoảng thời gian vừa đủ để tiến hành chào đón các vị khách. Đội ngũ lễ tân sẽ tiến hành hỗ trợ, hướng dẫn vị trí ngồi; cung cấp các tài liệu để khách mời tham khảo.

Tuy nhiên, lưu ý quý khách hàng cần xác định khoảng thời gian này sao cho hợp lý. Để tránh gây ảnh hưởng đến thời gian chính thức tiến hành hội nghị.

Kịch bản hội nghị nhà chung cư cần có mục giới thiệu các đại biểu, khách mời

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp có tính chất quan trọng. Nhằm bàn luận về các vấn đề cụ thể liên quan đến điều kiện sống nhiều hộ gia đình. Chính vì vậy, khi tiến hành hội nghị sẽ có sự tham gia của nhiều ban lãnh đạo; những cá nhân giữ chức vụ nòng cốt, các chuyên gia tiêu biểu…

Do đó trước khi chính thức khai mạc hội nghị, quý khách hàng cần giới thiệu tên tuổi của các đại biểu, các thành phần tham gia hội nghị để mọi thành viên đều có thể nắm bắt và dễ dàng theo dõi các diễn biến cụ thể của cuộc họp.

Ngoài ra, đây còn là phương thức bày tỏ sự cảm ơn của đơn vị tổ chức tới các khách mời, đại biểu đã bỏ thời gian, công sức đến góp mặt và đưa ra các ý kiến tại hội nghị này.

Báo cáo công tác quản lý vận hành, quỹ kinh phí bảo trì cụm chung cư trong năm

Một trong những vấn đề quan trọng, thu hút sự quan tâm của hầu hết các hội nghị nhà chung cư hiện nay chính là là công tác quản lý và kinh phí bảo trì xây dựng chung cư.

Bởi những vấn đề này đều có ảnh hưởng đến trực tiếp đời sống, sinh hoạt của các người dân, Theo đó, trong kịch bản hội nghị cần đưa ra bản báo cáo công tác quản lý vận hành và Quỹ kinh phí bảo trì Cụm chung cư trong năm. Báo cáo cần làm rõ cách thức vận hành, những hiệu quả và hạn chế còn tồn tại của hệ thống quản lý.

Đặc biệt về quỹ kinh phí bảo trì, phía đơn vị tổ chức sự kiện cần có thông kê cụ thể các khoản thu chi, các hạng mục tiến hành tu sửa bảo dưỡng,… để toàn hội nghị nắm bắt.

Trên cơ sở đó, các thành viên tham dự có cơ sở để nêu lên ý kiến, đánh giá về những ưu, nhược điểm mà công tác quản lý còn gặp phải. Từ đây, toàn hội nghị sẽ cùng hướng đến tìm kiếm những giải pháp, những thay đổi có tính phù hợp và hiệu quả hơn.

Tờ trình biểu quyết thông qua và công bố kết quả biểu quyết

Sau khi tiến hành xong các công đoạn về thảo luận, phân tích thực trạng quản lý, vấn đề tiếp theo cần được đề cập đến trong kịch bản hội nghị nhà chung cư là biểu quyết, đi đến kết luận cuối cùng. Chẳng hạn như vấn đề biểu quyết thành lập đoàn chủ tịch mới hoặc biểu quyết lựa chọn giải pháp tối ưu mà công tác quản lý chung cư cần áp dụng…

Dựa trên số lượng mà các thành viên tham gia đã bỏ phiếu. Đơn vị tổ chức cần thống kê kết quả thu được trong tờ trình biểu quyết. Để gửi lên đoàn chủ tịch hội nghị xác nhận. Sau khi tờ trình được thông qua. Hội nghị sẽ công bố kết luận cuối cùng; và tiến đến bế mạc hội nghị.

Trên đây là một số nội dung quan trọng quý khách hàng cần lưu ý; đề cập trong kịch bản tổ chức hội nghị nhà chung cư. Nếu có vấn đề còn thắc mắc hoặc khó khăn trong quá trình Tổ chức Hội Nghị Khách Hàng; Hãy liên hệ với Xoo Event để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết hơn.

Tìm hiểu thêm:

Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM