Các bước tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả

Cùng Xoo Event cập nhật các bước tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả để biết thêm về sự kiện khai trương như thế nào nhé! Xoo Event là đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện khai trương chất lượng, uy tín và đầy chuyên nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu hay thắc mắc gì cần được tư vấn hỗ trợ cứ liên hệ ngay cho chúng tôi.

Các bước tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả

Sự khởi đầu luôn là một vấn đề quan trọng mà hầu hết các công ty đều chú ý khi muốn mở một cửa hàng mới. Vì nếu như sự khởi đầu suôn sẻ sẽ mang lại cho việc kinh doanh sau này của công ty có thêm nhiều sự phát triển tốt và mang về nhiều may mắn, tài lộc.

Dù ở góc nhìn nào thì việc tổ chức buổi lễ khai trương thành công cũng được xem là bước đệm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, khi tổ chức khai trương thì công ty cần phải thật chú ý và cẩn trọng trong các bước và kịch bản chương trình khai trương phải hợp lý

Sau đây là các bước tổ chức sự kiện khai trương vô cùng cần thiết mà khi tổ chức một buổi lễ khai trương cần biết.

Xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự

Đầu tiên trong các bước tổ chức một buổi sự kiện khai trương đó chính là xác định thời gian, địa điểm tổ chức và số lượng người tham dự. Từ đó, có thể chuẩn bị thư mời và lên danh sách khách mời. Với thời gian thường là buổi sáng và địa điểm tổ chức khai trương thường là ngay tại cửa hàng.

Lên ý tưởng, chủ đề của buổi tổ chức khai trương

Lên ý tưởng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Những ý tưởng độc đáo và cuốn hút sẽ để lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Từ đó, tạo ra được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên những phương tiện truyền thông đại chúng. Hãy ghi nhớ chủ đề và concept của buổi lễ khai trương vẫn phải thích hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu của cửa hàng, doanh nghiệp.

Đề ra và lập kế hoạch cho sự kiện khai trương

Sau khi đã lên ý tưởng và có cho mình nội dung của buổi lễ thì hãy bắt tay vào lập kế hoạch cho sự kiện. Tùy thuộc vào từng mục đích, yêu cầu của doanh nghiệp để thiết kế chương trình sao cho thích hợp nhất. Kế hoạch cần phải được vạch ra cụ thể về nhân sự, thời gian, ….

Viết kịch bản chi tiết cho tổ chức sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, thì chúng ta bắt đầu viết kịch bản chi tiết cho buổi tổ chức khai trương của cửa hàng. Kịch bản chương trình khai trương thường sẽ có các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, bài phát biểu, trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ, tặng hoa quà, kết thúc buổi lễ.

Truyền thông và quảng bá cho sự kiện 

Để quảng bá và truyền thông sự kiện cho tổ chức thì Marketing là điều rất cần thiết để giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ khai trương có thể được triển khai và thực hiện trên cả kênh online và offline.

Chuẩn bị voucher, quà tặng sự kiện cho khách mời

Những phần quà tặng hay ưu đãi voucher cuối chương trình tổ chức khai trương sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời. Hơn nữa, đây sẽ cũng là cơ hội rất tốt để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm/dịch vụ của mình ngay sau sự kiện. Sau đó, kết thúc sự kiện bằng việc tặng hoa cho các quý đại biểu hay các nhà đầu tư đã tham dự.

Tổng kết và đánh giá sau buổi lễ khai trương

Để đánh giá được một sự kiện có thành công hay không, cần tổng hợp lại những thông tin sau sự kiện. Bên cạnh đó, dựa trên các mục tiêu đã đề ra trước đó để so sánh, sau đó đánh giá hiệu quả của sự kiện.

XEM NGAY

3 Hình Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương phổ biến cho doanh nghiệp

Tổ Chức Lễ Khai Trương Showroom không nên bỏ qua những yếu tố này

Những rủi ro khi tổ chức khai trương 

Lên kịch bản chương trình khai trương chỉ là bước đầu tiên trong quá trình để chuẩn bị buổi lễ sự kiện của tổ chức. Còn buổi sự kiện đó có thành công hay không đều phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Với những điều sau, các bạn có thể tổ chức một buổi sự kiện không được thành công như mong đợi:

• Thời gian phân chia trong quá trình thực hiện công việc không hợp lý.
• Ý tưởng nội dung thì thiếu phần sáng tạo, không hấp dẫn, không thu hút khách hàng tham dự.
• Bị những đơn vị cung cấp thiết bị nâng giá lên cao.
• Những nhân sự được phân công thực hiện chương trình, thiếu trách nhiệm trong công việc hoặc thiếu chuyên môn. Gây lỗi kỹ thuật và một số lỗi không cần thiết.

Đây là một số rủi ro có thể xảy ra tại buổi lễ khai trương. Nhưng nếu bạn chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng thì chắc chắn sự kiện đó sẽ diễn ra suông sẻ và thành công. Nếu buổi lễ thành công là sự khởi đầu tốt cho một doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại  nhiều thông tin hữu ích dành cho mọi người. Cần tư vấn hỗ trợ dịch vụ sự kiện, thiết bị sự kiện hay nhân sự sự kiện cứ liên hệ ngay Xoo Event nhé! Đảm bảo mang đến sự hài lòng nhất dành cho quý khách.

Quy trình tổ chức lễ khai trương văn phòng chuyên nghiệp