4 Yếu tố quan trọng khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng. Với mục đích nhằm quảng bá sản phẩm và thúc đẩy thương hiệu đối với mỗi đơn vị tổ chức. Do tính chất và số lượng khách mời cho từng loại hội thảo là khác nhau. Nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cần phải được lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ theo đặc thù loại hình hội thảo.

Nhiệm vụ tìm kiếm và xác định địa điểm cần được thực hiện sớm để có thể tiến hành thuận lợi và chắc chắn các bước tiếp theo. Sau đây là những yếu tố quan trọng để chọn địa điểm tổ chức hội thảo công ty tổ chức sự kiện Xoo Event đúc kết được.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô

Quy mô hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Đối với những hội thảo có quy mô nhỏ. Đặc biệt là các hội thảo chuyên môn, mang tính đặc thù với lượng khách mời ít hơn 100 người.

Việc lựa chọn địa điểm cho quy mô này sẽ tương đối đơn giản. Quý khách có thể lựa chọn tổ chức hội thảo trong nhà hoặc ngoài trời.

Điều này phụ thuộc nhiều vào tính chất của hội thảo. Một vài địa điểm thích hợp là: hội trường cơ quan, phòng họp lớn của cơ quan, các trung tâm tổ chức sự kiện,… Các hội thảo có quy mô lớn bắt buộc phải tổ chức ở ngoài trời.

Tính chất hội thảo diễn ra

Tính chất hội thảo quyết định tới cách bài trí không gian của hội thảo. Với những hội thảo học thuật, hội thảo khoa học; hoặc hội thảo nội bộ giữa các chuyên gia trong ngành, hay hội thảo du học… địa điểm tốt nhất là những phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.

Những lựa chọn đó tạo sự trang trọng và nghiêm túc cho buổi hội thảo, mặt khác, nó cũng tạo không gian riêng tư, tránh tiếng ồn có thể ảnh hưởng đến chất lượng của buổi hội thảo.

Nhu cầu về thiết bị sự kiện

Sau khi đã xem xét hai yếu tố về quy mô và tính chất của hội thảo, vấn đề tiếp theo cần quan tâm là thiết bị của sự kiện. Đối với những hội thảo có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng cao hơn các hội thảo quy mô nhỏ. Các thiết bị cần thiết như dàn âm thanh, mic, máy chiếu là là những thứ không thể thiếu.

Tương tự, những hội thảo học thuật sẽ cần nhiều thiết bị phục vụ cho tính chất trình chiếu. Như máy chiếu, màn hình LED, bút chỉ, bút laser …

Đối với các hội thảo khách hàng, các thiết bị thu hút, quảng bá sản phẩm và trang trí không gian lại cần được xem trọng hơn cả. Như vậy, nhu cầu về thiết bị sự kiện ngoài dàn âm thanh, mic, thì còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của hội thảo để chuẩn bị và lắp đặt sao cho phù hợp.

Hình thức của địa điểm tổ chức hội thảo

Yếu tố cuối cùng để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo chính là hình thức của hội thảo. Với những hội thảo chuyên nghiệp, sang trọng cùng với những khách mời quý.

Đòi hỏi những địa điểm tổ chức có hình thức đẹp mắt và cao cấp. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn tại các trung tâm tổ chức sự kiện. Nếu tổ chức trong nhà hoặc những khu thảo quần viên, resort với những hội thảo ngoài trời.

Đơn cử trong diễn đàn kinh tế cấp cao APEC tổ chức tại Việt Nam năm ngoái. Phóng viên Nga đã thuê một resort đẳng cấp quốc tế tại bán đảo Sơn Trà để tổ chức họp báo cho tổng thống Putin. Để phục vụ công việc kết hợp nghỉ dưỡng. Các vị quan khách quý cũng sử dụng các khu vực của quần thể resort này.

Thế nhưng, nếu tính chất hội thảo cởi mở và không quá nghiêm ngặt hình thức. Đơn vị tổ chức có thể chọn những địa điểm vừa tầm về chất lượng và chi phí bỏ ra. Chỉ cần đảm bảo tính lịch sự và thoải mái cho người tham dự.

Các hội thảo tổ chức trong một buổi và không kèm theo bữa tiệc. Chỉ cần các đảm bảo hình thức về không gian bài trí, trang thiết bị kĩ thuật. Nhưng đối với các hội thảo dài ngày, có tổ chức tiệc cho khách mời tham gia đòi hỏi các địa điểm đảm bảo được về mặt thời gian cũng như chất lượng phục vụ.

Như vậy, với địa điểm tổ chức hội thảo, Xoo Event có 4 yếu tố cần lưu ý như trên. Nếu có thắc mắc về vấn đề này tổ chức hội nghị khách hàng. Quý khách có thể liên hệ với Xoo Event để được tư vấn và cung cấp những dịch vụ tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

 Mẫu chương trình tổ chức Hội nghị – Hội thảo khách hàng thành công

Top 3 khách sạn 5 sao cho thuê phòng hội nghị, hội thảo tại TPHCM