Các bước tổ chức hội thảo online

Tổ chức hội thảo online như thế nào để đạt được kết quả tốt nhất. Để hội thảo trực tuyến thành công rực rỡ, bạn nên thực hiện từng bước, đúng theo quy trình. Và sau đây là các bước tổ chức hội thảo online để bạn tham khảo

Các bước tổ chức hội thảo online

Xác định mục tiêu tổ chức hội thảo

Đầu tiên bạn phải xác định rõ ràng mục đích của hội thảo là gì? Nhằm để chia sẻ kiến thức hay mục tiêu của hội thảo hướng đến quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm của mình.

Tổ chức hội thảo này có thu phí hay không? Sẽ tiến hành public để mọi người cùng tham gia hay chỉ phát private? Hãy xác định rõ mục tiêu để sự kiện được diễn ra thành công, hiệu quả.

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo trực tuyến

Tiến hành lên kế hoạch chi tiết cho hội thảo

• Tiêu đề: Đặt tiêu đề dễ nhớ, rõ ràng. Để có thể thu hút người tham dự hơn, bạn có thể đặt tiêu đề dưới dạng câu hỏi. Ví dụ như: “Làm thế nào để có thể đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực công nghệ”.
• Nội dung: Bạn nên đầu tư thật nhiều vào phần nội dung của hội thảo. Nội dung hấp dẫn mới có thể giúp người tham dự cảm thấy hào hứng khi tham gia hội thảo. Đặc biệt, phải thật chú trọng khi thiết kế slide sao cho ấn tượng, hình ảnh sắc nét.
• Thời lượng: Khi tổ chức hội thảo trực tuyến online nên giới hạn thời lượng trong khoảng 60 phút. Thời gian tổ chức quá dài sẽ dễ làm cho người tham dự cảm thấy mệt và chán. Đôi khi thời lượng quá ngắn thì sẽ không đảm bảo đủ nội dung hội thảo.
• Cấu trúc: Hãy sắp xếp nội dung hội thảo rõ ràng theo từng mục. Để người tham dự có thể nắm bắt tốt nội dung trình bày của hội thảo.
• Thiết bị và hậu cảnh: Trước khi hội thảo diễn ra, bạn phải tiến hành kiểm tra thật kỹ. Đảm bảo mọi thứ đã ổn định, phòng tránh những trường hợp rủi ro, sự cố ngoài ý muốn.
• Chọn nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến: Nên chọn những nền tảng tổ chức hội thảo phổ biến, tiện ích, dễ sử dụng.
• Ngày và giờ tổ chức: Bạn có thể tiến hành khảo sát để lựa chọn ngày và thời gian phù hợp. Để mọi người có thể thuận tiện tham gia.

Truyền thông cho sự kiện hội thảo

Chắc chắn đây là khâu vô cùng quan trọng khi tổ chức hội thảo trực tuyến. Để sự kiện thu hút được nhiều khách tham dự bạn phải đẩy mạnh công tác truyền thông. Bạn có thể quảng bá trên các nền tảng xã hội như Website, Facebook, Instagram, Twitter.

Khi tổ chức hội thảo online bạn có thể mời những người có sức ảnh hưởng tốt trên mạng xã hội tham dự. Điều này sẽ giúp sự kiện được nhiều người biết đến hơn.

Bán vé

Bạn cũng có thể lựa chọn cách thuê người quảng bá hoặc bán vé. Nhưng điều này sẽ tốn kém rất nhiều chi phí. Vì vậy, để tối ưu hóa về mặt chi phí, bạn có thể tự tiến hành.

Phát sự kiện trực tuyến và ghi hình

Tùy thuộc vào quy mô của hội thảo, bạn có thể tự ghi hình ngay tại nhà. Để sự kiện diễn ra chuyên nghiệp hơn thì bạn có thể lựa chọn trường quay.

Nếu bạn tự ghi hình, hãy lưu ý chọn background phù hợp. Nên chọn phông xanh để ghi hình và xây dựng bối cảnh chuyên nghiệp. Bạn cần chuẩn bị thật chu đáo để sự kiện diễn ra tốt nhất nhé.

Kết thúc và tổng kết hội thảo

Bạn nên sử dụng một phần ngân sách để tặng quà cho người tham dự. Bạn hãy chuẩn bị những voucher giảm giá hấp dẫn cho những người tham dự hội thảo.

Ngoài ra, sẽ có những người không thể tham dự được, bạn có thể gửi cho họ bảng tóm tắt thông tin hội thảo. Cuối cùng, bạn sẽ tiến hành đánh giá hội thảo. Bạn sẽ note lại những phần đã hoàn thành tốt, những phần chưa ổn để có thể rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

Trên đây là nội dung bài viết Xoo Event muốn chia sẻ cho các công ty, doanh nghiệp. Hy vọng các công ty, doanh nghiệp biết được thêm nhiều thông tin cần.

Dịch vụ cung cấp nhân sự: PG, PB, Mẫu ảnh, Lễ tân… sự kiện tại Đà Nẵng