Các chiến lược tiết kiệm chi phí cho sự kiện của bạn

Hôm nay Xoo Event chia sẻ về Các chiến lược tiết kiệm chi phí cho sự kiện của bạn đến với tất cả mọi người. Nếu bạn đang có những dự định thì nên tham khảo để biết thêm nhé!

Các chiến lược tiết kiệm chi phí cho sự kiện của bạn

Dự phòng ngân sách không linh hoạt

Duy trì giới hạn chi phí trong các hoạt động chuẩn bị sự kiện như kế hoạch đã đề ra. Và trong ngân sách dự phòng, sẽ chắc chắn và hay hơn nếu bạn bổ sung them một khoản gọi là không linh hoạt, là những khoản không lường trước được, là những chi phí phát sinh bất ngờ và hãy để khoản đó trong kế hoạch ngân sách dự kiến, để đó là danh mục duy nhất mà bạn cần chi để không phải thay đổi một khoản nào trong bất kì hạng mục nào đã lên sẵn kế hoạch.

Cân đối ngân sách sự kiện

Ngân sách của sự kiện không nên phân bổ 40% ngân sách bởi một chi phí nào đó như váy cưới cao cấp chẳng hạn. Việc phân bổ không đồng đều chi phí sẽ không đảm bảo được trải nghiệm của sự kiện dành cho mọi người. Để nâng cao điều đó, đảm bảo không một khía cạnh nào chiếm phần lớn lấn át các khoản chi khác trong ngân sách. Việc quản lý sự kiện làm là cân đối chi tiêu trong từng lĩnh vực ngay từ đầu trong bước lập kế hoạch và chuẩn bị ngân sách ngay từ đầu.

Cắt bớt 1/4 chi tiêu được phân bổ

Sau khi đã phân bổ một lượng ngân sách dự kiến trong ngân sách, bây giờ bạn có thể để riêng ra ¼ số tiền trong ngân sách, chỉ sử dụng ¾ số ngân sách ước tính. Để số còn lại như một quỹ an toàn trong trường hợp có sự cố bất ngờ, các trường hợp khẩn cấp xảy ra và ứng phó kịp thời với nó.

Tham khảo thêm

Cho thuê màn sao phông sao sân khấu tại Đà Nẵng

Cung cấp MC sự kiện, MC dẫn chương trình chuyên nghiệp tại Đà Nẵng

Thiết kế và thi công lắp đặt Backdrop sự kiện tại Đà Nẵng

Rút gọn danh sách khách mời

Một cách khác để rút gọn chi phí tổ chức sự kiện là rút gọn lại danh sách khách mời tham dự. Khi người quản lý và những người đại diện chính của sự kiện lập danh sách khách mời tham dự đầu tiên, chắc chắn sẽ có rất nhiều vị khách được đưa vào danh sách đó.

Tuy nhiên, trong danh sách khách mời đầu tiên, không phải vị khách nào cũng là những người trọng tâm, những vị khách tiềm năng để tham gia và là trọng tâm của mục tiêu sự kiện. Lần lượt thực hiện lược bớt và rút gọn các vị khách để giảm danh sách xuống mức mà ngân sách thực hiện có thể đáp ứng đủ và vừa đủ số lượng khách mời của sự kiện hôm ấy.

Nâng cao kỹ năng đàm phán

Một yếu tố, kỹ năng quan trọng của người tổ chức sự kiện là kỹ năng đàm phán, đàm phán không chỉ với khách hàng, với đối tác mà còn đàm phán với tất cả các nhà cung cấp trong sự kiện mà bạn quản lý. Và nhà cung cấp đều mong đợi khách hàng đàm phán bởi trên thực tế, nhà cung cấp sẽ định giá cao hơn một chút so với mức giá đúng của họ và người quản lý sự kiện có thể đàm phán và “hạ gục” họ giảm xuống từ 5 – 10% tùy vào khả năng của bạn.

Yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp thêm ưu đãi

Ngoài ra, người quản lý sự kiện hay người quản lý ngân sách sự kiện có thể yêu cầu mỗi nhà cung cấp một số dịch vụ hoặc sản phẩm tặng kèm để thỏa thuận được dịu xuống và hợp tác vui vẻ. Việc này sẽ giảm được một lượng ngân sách đáng kể. Cách khác là bạn có thể tìm tới một nhà cung cấp đa dịch vụ hay sản phẩm để hưởng ưu đãi trong gói sản phẩm/ dịch vụ của họ thay vì yêu cầu them ưu đãi hoặc phải đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Xem kỹ chính sách hủy sự kiện

Sẽ có những tình huống hay những điều không lường trước được xảy ra và ảnh hưởng tới sự kiện, tệ nhất là sự kiện sẽ bị hủy vào phút cuối. Bạn hãy đảm bảo xem xét và đàm phán an toàn trước các khoản thanh toán lớn cho sự kiện trong trường hợp sự kiện bị hoãn hoặc hủy trước giờ tổ chức.

Hạn chế làm quà tặng

Trong xu hướng sự kiện hiện nay, những người tham dự không còn ấn tượng hay háo hức bởi quà tặng miễn phí khi tham gia sự kiện. Việc chuẩn bị quà tặng như móc chìa khóa, hay quà tặng có thương hiệu là một ý tưởng quá cũ, nó sẽ là ý tưởng hay cách đây một thập kỉ. Vì vậy, quản lý sự kiện không cần cân nhắc khoản ngân sách về những món quà không hữu ích và không ai quan tâm tới. Thay vào đó, hãy chuẩn bị nội dung thu hút, chủ đề sự kiện nào đó mà mọi người quan tâm để thu hút sự chú ý tới sự kiện.

Ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số vào sự kiện

Toàn bộ sự kiện về việc phản hồi hay cảm ơn có thể chuyển sang kỹ thuật số hoàn toàn. Đất nước đang bước vào thời đại chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ hiện đại vào đời sống. Việc chuẩn bị thẻ phản hồi hay gửi thư cảm ơn không còn cần thiết trong sự kiện.

Bạn có thể tạo riêng cho sự kiện của mình một trang web và cung cấp nó cho khách mời tham dự để họ có thể theo dõi toàn bộ thông tin cũng như diễn biến của sự kiện một cách nhanh chóng. Dù tính chất sự kiện là gì thì người quản lý kỹ thuật số trong sự kiện sẽ đảm bảo tối ưu hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cho sự kiện của bạn được hoàn hảo nhất.

Tìm kiếm nhà tài trợ

Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà nhiều công ty hay doanh nghiệp sẽ xem xét, tìm kiếm và yêu cầu một tới hai nhà tài trợ cho sự kiện của mình. Việc tìm nhà tài trợ vừa tiết kiệm chi phí, vừa là cơ hội quảng bá và tiếp thị sản phẩm của cả đôi bên, vậy nên đây là hình thức hợp tác không thể bỏ qua khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Tìm kiếm người lên kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp 

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ hiểu rõ sự kiện cần chuẩn bị những gì và sẽ đảm bảo mục tiêu của sự kiện được thực hiện một cách rõ rang nhất. Ngoài ra, người tổ chức sự kiện có thể đàm phán với nhà cung cấp để thương lượng một mức giá tối ưu nhất cho sự kiện của bạn.

Chưa hết, người lên kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp sẽ giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp bằng cách họ sẽ thực hiện, giám sát các diễn biến và chi tiết về tiến trình thực hiện sự kiện và cuối cùng những người lên kế hoạch sự kiện họ đều có khả năng sáng tạo, họ có thể tư vấn và đưa ra những ý tưởng hoàn toàn mới mẻ và đầy cảm hứng cho sự kiện.

Có lẽ bạn cân nhắc việc chi thêm một khoản tiền cho sự kiện, tuy nhiên xét về lâu về dài, việc cộng tác cùng người lên kế hoạch sự kiện sẽ là một cách thực sự để tiết kiêm ngân sách, họ sẽ là người có trách nhiệm đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ, liền mạch và thành công cho sự kiện của bạn.

Xoo Event cung cấp các dịch vụ của các sự kiện từ sinh nhật, hội thảo, tiệc khai trương và cả tiệc cưới cho các cặp đôi, vì vậy hãy liên lạc ngay với chúng tôi nếu bạn cần nhé!

Phong cách thiệp cưới và những món quà cảm ơn