Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp bạn nên biết

Đây đây kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp bạn nên biết và chắc chắn không nên bỏ qua, vì bỏ qua thì đáng tiếc đấy nhé! Hãy cùng Xoo Event cập nhật ngay để biết những thông tin hữu ích

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp bạn nên biết

Xây dựng ý tưởng và kịch bản tiệc tất niên

Để có một bữa tiệc tất niên thành công và đáng nhớ, việc đầu tiên nên làm là tìm kiếm các ý tưởng. Đồng thời xây dựng một kế hoạch thật cụ thể. Với kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cho nhiều doanh nghiệp lớn, 3 yếu tố cơ bản nhất cần xác định cho một bản kế hoạch tiệc tất niên theo Xoo Event là:

• Mục tiêu
• Hình thức
• Concept của tiệc

Hãy cụ thể hóa mục tiêu của bạn nhất có thể để việc tổ chức sự kiện dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào việc bạn muốn bữa tiệc tất niên đấy dành để tri ân đối tác – khách hàng hay để quảng bá thương hiệu,… Hình thức, concept triển khai cũng như các hoạt động về sau cũng sẽ thay đổi rất nhiều đấy!

Hoạch định ngân sách cho tiệc tất niên

Một bản kế hoạch tiệc cuối năm hoàn hảo sẽ không thể nào thành hiện thực nếu không có hoạch định ngân sách. Mỗi doanh nghiệp thường sẽ có một nguồn ngân sách nhất định cho bữa tiệc quan trọng này.

Trước nhất, bạn nên cụ thể hóa những đầu mục cần chi cho sự kiện. Một số hạng mục tham khảo như:

• Chi phí cho địa điểm
• Dịch vụ cung cấp suất ăn
• Quà tặng
• Âm thanh ánh sáng
• Nhân sự,…

Hãy khảo sát giá cho từng khoảng mục một cách cụ thể, bao gồm cả những khoản phụ phí và thuế. Bạn không nên ước lượng theo cảm tính, và luôn cần phải có một khoảng ngân sách dự phòng! Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên để xây dựng ngân sách cân đối. Hãy nhờ đến sự giúp đỡ của một chuyên gia tổ chức sự kiện.

Thiết kế thi công decor backdrop chụp hình, photo booth

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên – Lên danh sách khách mời

Year end party là một sự kiện đặc biệt – nơi yếu tố khách mời cần được chú trọng nhất. Sự vui vẻ và hài lòng của những khách tham gia sẽ quyết định sự thành công của tiệc tất niên. Nó còn ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm và chuẩn bị quà tặng cho khách nữa.

Vì thế, bạn cần xác định rõ số lượng khách mời ngay từ đầu để tránh những rủi ro phát sinh. Hãy bắt đầu bằng việc thống nhất cơ cấu và tổng số lượng khách sẽ đến tham dự bữa tiệc. Sau đó, dựa vào cơ cấu đã có sẵn, bạn có thể xây dựng các danh sách khách mời cụ thể. Như khách VIP, khách tham dự chính, danh sách dự bị, khách mời từ các đơn vị truyền thông,…

Lựa chọn thời gian, địa điểm và các nhà cung ứng cho tiệc cuối năm

Khi bạn đã có hết các yếu tố cần thiết như kịch bản, số lượng khách mời và ngân sách, thì việc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp rất đơn giản. Ngoài tiêu chí là phù hợp, một địa điểm nằm ở khu vực giao thông thuận tiện nên được ưu tiên. Thời điểm cuối năm thường có khá nhiều buổi tiệc được tổ chức. Vì vậy hãy đặt chỗ trước 1-2 tháng để chắc chắn nhé!

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên ngày on-site

Trước khi event diễn ra ít ngày, bạn nên đến địa điểm tổ chức, giám sát các quy trình set-up sự kiện như sân khấu, bàn ghế, thiết bị để đảm bảo tính chuyên nghiệp và trơn tru của tiệc. Và luôn nhớ, chuẩn bị một kế hoạch quản trị những rủi ro có thể xảy ra trong bữa tiệc trước khi nó chính thức bắt đầu. Đây là điểm cần nhớ khi tổ chức tiệc tất niên!

Nếu còn  nhiều lo lắng quá hãy cứ đến với Xoo Event nhé! Không còn lo về những điều trên nữa

Cho thuê thi công và lắp đặt sân khấu tại Đà Nẵng