Quy trình tổ chức tiệc khai xuân

Dự định tổ chức tiệc khai xuân, vậy hôm nay hãy tham khảo quy trình tổ chức để nắm rõ hơn những điều cần. Nếu gặp khó khăn gì về tổ chức cứ liên hệ Xoo Event của chúng tôi.

Quy trình tổ chức tiệc khai xuân

Việc tổ chức bất kỳ một sự kiện gì đều không hề đơn giản và đối với tiệc khai xuân cũng vậy. Là cả bộ mặt của doanh nghiệp, thể hiện đẳng cấp cũng như những thành tựu mà doanh nghiệp đạt được trong năm vừa qua. Do đó, để có được một buổi tiệc ấm cúng, ý nghĩa thì người tổ chức phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ việc lên kế hoạch triển khai và thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp và đồng nhất.

Xác định số lượng và lên danh sách khách mời

Những buổi lễ trang trọng này khách mời thường là ban lãnh đạo công ty, nhân viên hay những khách hàng “vip” và đối tác thân thiết. Bạn cần phải có một danh sách cụ thể số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện gặp mặt đầu năm phù hợp và dự trù được mức ngân sách hợp lý nhất.

Ngoài ra, việc nắm bắt được sở thích của nhóm khách mời cũng là điều bạn nên chú ý. Có thể dựa vào đối tượng khách mời để lên ý tưởng tổ chức tiệc khai xuân cho doanh nghiệp, hay sáng tạo concept tổ chức độc đáo mới lạ thay vì sử dụng giống như tổ chức tiệc cuối năm cho công ty của năm trước.

Tính toán thời gian tổ chức

Doanh nghiệp nên lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sao cho số lượng người tham gia là đông đủ nhất. Thời gian kể từ lúc thông báo đến ngày diễn ra chương trình phải đủ dài để tạo cảm giác thoải mái trong việc chuẩn bị.

Tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần: thứ 7, chủ nhật sẽ là thời điểm thích hợp nhất để mọi người tham gia đầy đủ.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Sau khi lên ngân sách và xác định được số lượng người tham dự, bạn có thể dựa vào những thông tin trên để tìm kiếm một địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu tổ chức với quy mô nhỏ, bạn hoàn toàn có thể thực hiện tiệc khai xuân ngay tại văn phòng của mình. Nhưng đối với những công ty có quy mô lớn với lượng khách mời đông đảo, bạn nên tìm một địa điểm uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong khâu tổ chức tiệc tân niên để giảm bớt áp lực cho người tổ chức.

Để thuận tiện cho quá trình tổ chức, các doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn tổ chức sự kiện gặp mặt đầu xuân ở nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên tổ chức sự kiện… Tuy nhiên nếu bạn thích không gian ngoài trời với cỏ cây thì bạn có thể tổ chức tiệc ngoài trời với cả những hoạt động giải trí thêm phần sôi động .

Địa điểm bạn tìm kiếm phải đáp ứng được những tiêu chí về không gian sảnh rộng rãi, thoáng mát, hệ thống âm thanh, ánh sáng, ẩm thực đặc sắc và các dịch vụ khác đi kèm như nhân viên phục vụ, lễ tân, giữ xe,…

Tìm hiểu thêm

Cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp tại Đà Nẵng, Hội An

Thiết kế thi công decor trang trí cổng chào

Thiết kế thi công gian hàng triển lãm hội chợ chuyên nghiệp

Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi tiệc

Để có một chương trình tiệc gặp mặt đầu năm ấn tượng, ý nghĩa, bạn cần chuẩn bị chủ đề, lựa chọn concept cho chương trình.

Chủ đề chương trình nên hướng tới triết lí kinh doanh mà công ty đề ra hoặc xoay quanh những chủ đề hot hiện có. Các doanh nghiệp nên chọn concept độc – lạ – chất để thu hút được sự chú ý của khách mời tham dự. Đồng thời, chủ đề của chương trình chúc tết nên tránh lặp lại các năm trước hoặc sao chép của đối thủ.

Xây dựng kịch bản chương trình

Nếu như buổi tiệc nào cũng cùng chung một fomat thì thật quá nhàm chán. Một kịch bản chi tiết, độc đáo, sáng tạo chính là chìa quá quan trọng giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh mẽ cho những người tham dự.

Doanh nghiệp lập kịch bản chương trình càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Nhờ đó, việc tổ chức chương trình sẽ dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng thời gian đã quy định.

Bên cạnh đó cần có kế hoạch phân chia công việc hợp lý cho những người tham dự, kiểm tra kế hoạch của bạn sẽ tiến hành một cách trơn tru và có phương án backup phù hợp. Nếu sử dụng dịch vụ bên ngoài, hầu như doanh nghiệp sẽ không cần quá đầu tư nhân sự cho việc tổ chức.

Kế hoạch triển khai tổ chức

Bám sát vào bản kế hoạch, kịch bản đã đề ra, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và tổ chức chương trình tiệc khai xuân.

Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ nhân sự để phục vụ cho buổi tiệc. Đội ngũ lễ tân chào đón quý khách mời cùng nhân viên phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp trong thời gian tổ chức sự kiện.

Tiếp theo đó là đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động hiệu quả để các tiết mục văn nghệ, bài phát biểu của ban giám đốc diễn ra thành công và suôn sẻ.

Bạn nên tổ chức các trò chơi giao lưu giữa công ty và khách mời, sau đó gửi tặng họ những món quà ý nghĩa để bày tỏ lòng cảm ơn bởi sự có mặt của mọi người tới chung vui cùng công ty.

Mọi nhu cầu hay thắc mắc cần được tư vấn hỗ trợ cứ liên hệ ngay Xoo Event nhé!

Hướng dẫn cách lên kịch bản Tổ Chức Lễ Khai Trương hiệu quả từ A đến Z