Cách dự trù kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm tránh hao tốn

Kinh phí rất cần thiết để tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Trước khi có ý tưởng về tổ chức lễ kỷ niệm; chắc chắn công ty phải có một khoản dành riêng cho khâu này. Nhưng nếu không biết sử dụng quỹ đúng cách, khoa học thì sẽ dẫn đến thâm hụt, lạm phát. Ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh tế công ty về sau này. Với những kinh nghiệm từ đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện hàng đầu, Xoo Event hân hạnh được cung cấp một số tip nhỏ trong việc dự trù kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm.

Lên danh sách những hạng mục phải chi cơ bản

Tổ chức lễ kỷ niệm thực sự có rất nhiều hạng mục cần phải chuẩn bị. Nên danh sách cần phải lên càng chi tiết càng tốt. Và tốt nhất là nên chia thành các đầu mục khác nhau để dễ quản lý. Cụ thể như sau:

• Thiết bị kỹ thuật bao gồm: sân khấu, âm thanh – ánh sáng, loa, đèn, màn hình LED…
• Mục trang trí bao gồm: khăn trải bàn, hoa để bàn, băng rôn, cờ hoa…
• Nhân sự gồm: những người thi công lắp đặt, người phục vụ, hậu cần, lễ tân, MC, người trình diễn…

Danh sách những hạng mục cần thiết này cần được soạn thảo từ những người có chuyên môn; vì họ có thể đảm bảo được tính chính xác, đầy đủ.

Bên cạnh đó cũng phải kiểm duyệt để loại bớt những mục được coi là rườm rà, tốn kém. Tốt nhất, ở khâu lập danh sách nên có sự thống nhất của toàn ban tổ chức và người quản lý, đầu tư cho sự kiện.

Dự trù kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm tiết kiệm hơn với đơn vị tổ chức

Trên thực tế, thị trường hiện nay không thiếu những đơn vị cung ứng dịch vụ từ in ấn phục vụ cho khâu trang trí; cho đến thi công sân khấu hay cho thuê hệ thống âm thanh ánh sáng.

Tuy nhiên không phải cơ sở nào cũng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng. Mà thường rơi vào tình trạng “treo đầu dê, bán thịt chó”, làm mất lòng tin người tiêu dùng.

Tốt nhất hãy lựa chọn những đơn vị:

• Có thâm niên hoạt động.
• Có dòng sản phẩm đa dạng.
• Nhiều cơ sở, chi nhánh phân bổ.
• Đặc biệt là nhận được phản hồi tốt từ phía khách hàng.

Từ đó có thể dự trù kinh phí cho buổi lễ được chính xác, tối giản. Bên cạnh đó cũng nên dự trù kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm nhiều hơn mức dự chi; để phòng hờ các rủi ro có thể xảy ra.

Nếu doanh nghiệp có những nhà thầu đã hợp tác lâu dài thì càng tốt. Vì họ sẽ ưu tiên về sản phẩm và mức giá cho doanh nghiệp.

Thống nhất khoản tiền cho từng hạng mục tương ứng

Sử dụng từ thống nhất bởi việc dự trù kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm tránh sai sót cần được thảo luận bởi tất cả những người có liên quan. Đặc biệt là chủ đầu tư và nhà tổ chức.

Thông thường thì chủ đầu tư sẽ mong muốn mức giá thấp nhất. Nhưng người tổ chức thì lại biết được giá thị trường và mong muốn chất lượng tuyệt hảo cho khách hàng. Nên việc thảo luận, thống nhất với nhau là đặt biệt quan trọng. Để tránh mâu thuẫn về tiền, ảnh hưởng đến quá trình hợp tác sau này.

Hiện nay, các hạng mục quan trọng, như thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, thì khá nhiều tầm giá. Tùy từng đời và công suất khác nhau. Nhưng sẽ giao động từ 1.000.000 cho đến trăm triệu phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô lễ kỷ niệm.

Xoo Event đảm bảo cho mình những nhà thầu phụ uy tín, đáng tin cậy để có thể đem đến cho khách hàng dự trù kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm ổn, chất lượng nhất, giúp công ty không còn phải lo lắng về vấn đề tài chính nữa.

---

»»» Tìm hiểu thêm: