Các chi phí chạy roadshow cần dự toán như thế nào?

Tổ chức Roadshow là một trong những hình thức quảng cáo hiệu quả và phổ biến. Đang được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn. Tuy nhiên để tổ chức sự kiện này thì vấn đề trước tiên cần đặt ra chính là cơ sở về tài chính. Doanh nghiệp cần dự toán các chi phí chạy roadshow thật cụ thể. Nhằm lên kế hoạch phân bổ ngân sách được chính xác và tiết kiệm nhất. Dưới đây là những chi phí cơ bản mà doanh nghiệp cần tính đến. Đặc biệt là trước khi thực hiện hoạt động này.

Chi phí chạy roadshow về phần bảo hiểm

Đây là loại chi phí mà không nhiều doanh nghiệp chú ý. Nhất là khi tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức roadshow nói riêng. Việc thực hiện roadshow tuy khá có vẻ khá đơn giản. Nhưng cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Chẳng hạn như các yếu tố về con người, tai nạn giao thông. Hoặc một số tình huống bất khả kháng khác xảy ra.

Vì thế việc đóng chi phí bảo hiểm sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt đi gánh nặng về những thiệt hại trên thực tế, do đã có tổ chức bảo hiểm bồi thường thiệt hại. Mức độ bồi thường tuỳ vào gói bảo hiểm mà hai bên đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc và dự trù nguồn chi phí chạy roadshow này sao cho hợp lý để mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Chi phí chạy roadshow quảng cáo, tuyên truyền, truyền thông

Để gia tăng hiệu quả tổ chức sự kiện thì các vấn đề về quảng cáo, truyền thông, giới thiệu sự kiện tới đông đảo quần chúng là hoạt động rất cần thiết.

Doanh nghiệp cần xem xét những hình thức quảng cáo, ví dụ như tờ rơi, tạp chí, mạng internet,… Khoản chi phí của từng hình thức này là bao nhiêu? Mức độ hiệu quả của những hình thức đó như thế nào. Trên cơ sở này, doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án lựa chọn thích hợp nhất, đồng thời để dự trù nguồn kinh phí chính xác hơn cho các khoản chi phí chạy roadshow.

Phí in ấn, trang trí phương tiện và công cụ

Chạy roadshow thiên về sử dụng hình ảnh thực tế để kích thích sự tò mò của công chúng. Hoạt động hướng các đối tượng này đến việc tìm hiểu và quan tâm hơn tới dịch vụ mà đơn vị tổ chức cung cấp. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng bộ các phương tiện. Để gia tăng hiệu ứng thu hút lên mức tối đa.

Các vấn đề cần chuẩn bị bao gồm đồng phục, thiết kế phương tiện di chuyển, banner, in ấn tờ rơi, áp phích… Lưu ý, tất cả đều cần có sự tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng chương trình là tối ưu mà vẫn tiết kiệm được chi phí chạy roadshow trên thực tế.

Chi phí nhân viên, ekip thực hiện

Tiền công cho đội ngũ tham gia, thực hiện sự kiện là chi phí chạy roadshow tiếp theo mà doanh nghiệp cần quan tâm. Đầu tiên, quý khách hàng cần tính đến tổng thể nhân lực cần thiết cho sự kiện này là bao nhiêu.

Thông thường, một sự kiện roadshow sẽ cần tới các đối tượng cơ bản như quản lý, PB hoặc PG trực tiếp chạy roadshow, ekip quay phim chụp ảnh, ekip chuẩn bị trang phục thiết bị.

Theo đó, dựa trên công việc thực tế được giao cho mỗi cá nhân, đồng thời căn cứ vào mức giá chung trên thị trường, doanh nghiệp có thể dự trù gần như chính xác số tiền cần bỏ ra cho đội ngũ nhân lực này là bao nhiêu.

Chi phí quản lý và tài trợ rủi ro

Ngoài các chi phí chạy roadshow nêu trên. Doanh nghiệp cần có một nguồn ngân sách dự phòng khác cho những tình huống bất ngờ. Nguồn kinh phí này sẽ được đùng để giải hỗ trợ giải quyết, xử lý những rủi ro. Những thứ không thuộc đối tượng được bảo hiểm. Mức chi phí này không cố định là bao nhiêu mà tùy vào khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Với những thông tin được chia sẻ trên đây, Xoo Event mong rằng có thể giúp quý doanh nghiệp xây dựng dự toán các chi phí tổ chức roadshow được cụ thể và chính xác nhất. Nếu có gì thắc mắc hoặc cần có sự hỗ trợ, quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Xoo Event để được tư vấn chi tiết.

Tìm hiểu thêm:

Roadshow là gì? Tổ chức roadshow như thế nào để Marketing tốt nhất

Hướng dẫn làm thủ tục xin giấy phép chạy roadshow chi tiết