Cách thiết kế thư mời Gala Dinner trang trọng cho tiệc cuối năm

Những năm trở lại đây, tổ chức Gala Dinner đã trở thành sự kiện thường niên của nhiều doanh nghiệp. Được tổ chức nhằm thay lời cảm ơn và tri ân đến khách hàng; cũng như đối tác thân thiết. Với ý nghĩa như vậy, các khâu chuẩn bị cho chương trình thường được tiến hành kỹ lưỡng từ rất sớm. Trước hết là khâu phát hành thư mời. Sau đây Xoo Event xin giới thiệu đến quý vị một số mẫu thư mời Gala Dinner phổ biến và trang trọng; quý vị có thể tham khảo cho dịp tất niên năm nay.

Tổng hợp danh sách khách hàng và phân chia list khách hàng

Theo đó, trước khi lên kế hoạch và kịch bản chương trình; ban tổ chức nên ngồi lại bàn bạc và tổng hợp danh sách khách mời tham dự sự kiện.

Trên thực tế, do Gala Dinner là dịp tri ân lớn hằng năm của doanh nghiệp; nên các thành phần khách mời bao giờ cũng phải có sự góp mặt của:

• Đại diện ban giám đốc
• Toàn thể nhân viên các phòng ban
• Các đối tác
• Bạn hàng thân thiết

Sau khi có được danh sách ban đầu; ban tổ chức có thể phân chia số lượng khách ra thành các list khách VIP; khách thường để có những cách viết thư mời tham dự Gala Dinner sao cho phù hợp.

Lựa chọn hình thức gửi thư

Có thể thấy hiện nay, người ta có vô số phương thức để liên hệ. Trao đổi thư từ giờ đây rất hiếm.

Song, để đảm bảo tính trang trọng của chương trình Gala Dinner. Hầu hết người ta vẫn ưu tiên phương thức gửi thư mời tận tay.

Nếu như có phát sinh tình huống bất khả kháng như khách hàng hoặc đối tác đang ở xa; hoặc đi công tác nước ngoài. Ban tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức gửi thư khác sao cho thuận tiện như:

• Gửi email
• Gửi tin nhắn SMS
• Gọi điện trực tiếp

Tuy nhiên, cần chú ý thể hiện thiện chí và giữ được phép lịch sự khi gửi lời mời theo những cách này.

Nội dung trong thư mời Gala Dinner

Theo đó, dù được thể hiện dưới hình thức nào đi chăng nữa thì nội dung của các mẫu thư mời Gala Dinner, bao giờ cũng cần phải có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Thời gian diễn ra chương trình
• Địa điểm tổ chức
• Lý do và chủ đề của chương trình
• Các tiết mục chính sẽ diễn ra

Về hình thức của thư thì tùy thuộc vào chủ đề và tiêu chí của chương trình. Bộ phận thiết kế có thể thảo luận và đưa ra ý kiến cho phù hợp.

Chú ý việc sử dụng ngôn từ sao cho lịch sự, trong sáng; và đầy đủ thiện chí đối với người nhận.

Ngoài ra, cũng đừng quên khâu liên hệ lại xác nhận với đối tác và khách hàng. Để chắc chắn họ có thể sắp xếp lịch và thời gian tham dự chương trình.

Trên đây là tổng hợp của Xoo Event đối với công tác thiết kế và phát hành thư mời Gala Dinner; quý doanh nghiệp có thể tham khảo cho dịp tri ân cuối năm sắp tới. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về việc thiết kế thư mời; hay cần đến sự hỗ trợ về các dịch vụ sự kiện. Đừng ngần ngại gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết!

---

»»» Tìm hiểu thêm: